Sổ kế toán sai sót thông tin thì có được tẩy xóa, tự ý chỉnh sửa?

1. Sổ kế toán có sai sót thì có được tẩy xóa, tự ý chỉnh sửa thông tin hay không?

Khi một tổ chức hoặc doanh nghiệp phát hiện ra sổ kế toán của mình có sai sót, điều quan trọng nhất là phải xử lý chúng một cách đúng đắn và tuân thủ các quy định pháp luật. Trong Luật Kế toán 2015, Điều 27 đã được quy định cụ thể về việc sửa chữa sổ kế toán để đảm bảo tính chính xác và minh bạch của dữ liệu kế toán.

Điều 27 của Luật Kế toán 2015 rõ ràng chỉ định rằng khi phát hiện sai sót trong sổ kế toán, không được phép tẩy xóa thông tin để tránh làm mất dấu vết. Thay vào đó, có ba phương pháp chính để sửa chữa sai sót này.

Phương pháp đầu tiên là ghi cải chính, tức là gạch một đường thẳng vào chỗ sai và ghi số hoặc chữ đúng ở phía trên, đồng thời phải có chữ ký của kế toán trưởng bên cạnh. Điều này giúp duy trì tính minh bạch của dữ liệu kế toán và chứng minh được sự thay đổi được thực hiện một cách rõ ràng.

Phương pháp thứ hai là ghi số âm, thông qua việc ghi lại số sai bằng mực đỏ hoặc đặt số sai trong dấu ngoặc đơn, sau đó ghi lại số đúng và cũng phải có chữ ký của kế toán trưởng bên cạnh. Điều này giúp nhận biết sự điều chỉnh và tránh hiểu nhầm về thông tin được ghi.

Cuối cùng, phương pháp thứ ba là ghi điều chỉnh thông qua việc lập “chứng từ điều chỉnh” và ghi thêm số chênh lệch để điều chỉnh cho đúng. Điều này đảm bảo rằng mọi sửa đổi đều được ghi lại một cách cụ thể và có thể được tra cứu sau này.

Và việc tuân thủ các quy định về sửa chữa sổ kế toán không chỉ là nghĩa vụ pháp lý mà còn là cách để đảm bảo tính chính xác và minh bạch của thông tin kế toán. Bằng cách này, tổ chức và doanh nghiệp có thể xây dựng lòng tin từ phía các bên liên quan và đảm bảo tuân thủ đúng các quy định pháp luật.

Như vậy thì khi phát hiện trên sổ kế toán có sai sót thì sẽ không được tiến hành tẩy xóa làm mất dấu vết thông tin, số liệu ghi sai mà phải sửa chữa theo một trong ba phương pháp sau:

- Ghi cải chính bằng cách gạch một đường thẳng vào chỗ sai và ghi số hoặc chữ đúng ở phía trên và phải có chữ ký của kế toán trưởng bên cạnh

- Ghi số âm bằng cách ghi lại số sai bằng mực đỏ hoặc ghi lại số sai trong dấu ngoặc đơn, sau đó ghi lại số đúng và phải có chữ ký của kế toán trưởng bên cạnh

- Ghi điều chỉnh bằng cách lập “chứng từ điều chỉnh” và ghi thêm số chênh lệch cho đúng.

2. Quy định về chữ viết và chữ số sử dụng trong kế toán

Căn cứ dựa theo quy định tại Điều 11 của Luật Kế toán 2015 có quy định về chữ viết và chữ số sử dụng trong kế toán. Cụ thể như sau:

Quy định về chữ viết và chữ số sử dụng trong kế toán không chỉ là một phần quan trọng của việc bảo đảm tính chính xác của dữ liệu kế toán mà còn là cách để tạo ra sự thống nhất và đồng nhất trong quá trình ghi chép và báo cáo tài chính. Điều này giúp cho các bên liên quan như cơ quan quản lý, nhà đầu tư, cũng như các đối tác kinh doanh có thể dễ dàng hiểu và phân tích thông tin.

- Chữ viết trong kế toán phải sử dụng tiếng Việt, điều này là điểm cốt lõi nhằm đảm bảo tính đồng nhất và dễ hiểu cho người sử dụng thông tin kế toán. Trong trường hợp sử dụng tiếng nước ngoài trên các tài liệu kế toán như chứng từ, sổ sách, và báo cáo tài chính, cần phải sử dụng cùng lúc cả tiếng Việt và tiếng nước ngoài để tránh hiểu nhầm hoặc sự không rõ ràng trong diễn giải.

- Chữ số sử dụng trong kế toán phải là chữ số Ả-rập. Để tạo sự dễ hiểu và đồng nhất, sau mỗi hàng nghìn, triệu, tỷ, cần phải đặt dấu chấm (.) để phân tách. Đối với các chữ số hàng đơn vị, sau khi ghi xong hàng đơn vị cần phải đặt dấu phẩy (,). Điều này giúp cho việc đọc và phân tích số liệu trở nên dễ dàng hơn và tránh được sự nhầm lẫn trong việc hiểu biết và xử lý thông tin kế toán.

-  Trong trường hợp các doanh nghiệp, chi nhánh của doanh nghiệp nước ngoài hoặc tổ chức nước ngoài phải chuyển báo cáo tài chính về cho công ty mẹ hoặc tổ chức ở nước ngoài, việc sử dụng dấu phẩy (,) sau các hàng nghìn, triệu, tỷ và dấu chấm (.) sau hàng đơn vị là bắt buộc. Ngoài ra, cần phải có chú thích rõ ràng trong tài liệu, sổ sách, và báo cáo tài chính để giải thích sự khác biệt này. Điều này giúp đảm bảo tính thống nhất và minh bạch trong việc giao dịch và báo cáo tài chính giữa các đơn vị kinh doanh khác nhau.

Như vậy thì dựa theo quy định trên thì việc tuân thủ quy định về chữ viết và chữ số trong kế toán không chỉ là một nghĩa vụ pháp lý mà còn là một biện pháp quan trọng để tạo ra sự rõ ràng và đồng nhất trong việc ghi chép và báo cáo thông tin tài chính. Điều này góp phần tạo ra sự tin cậy và minh bạch trong hoạt động kinh doanh và quản lý tài chính của mỗi doanh nghiệp.

3. Các hành vi bị nghiêm cấm trong hoạt động kế toán

Căn cứ dựa theo quy định tại Điều 13 của Luật Kế toán 2015 có quy định như sau về các hành vi bị nghiêm cấm trong hoạt động kế toán

Quy định về các hành vi bị nghiêm cấm trong hoạt động kế toán, như được quy định tại Điều 13 của Luật Kế toán 2015, đặt ra các nguyên tắc và tiêu chuẩn mà mọi tổ chức và cá nhân tham gia vào hoạt động kế toán cần tuân thủ. Những quy định này không chỉ nhằm bảo vệ tính công bằng và minh bạch trong kế toán mà còn giữ vững uy tín và trách nhiệm của hệ thống kế toán.

- Giả mạo, khai man hoặc thỏa thuận: Các hành vi này làm mất đi tính minh bạch và chính xác của dữ liệu kế toán, gây ảnh hưởng đến quá trình ra quyết định và phân tích kinh doanh.

- Cung cấp thông tin sai sự thật: Việc cố ý cung cấp thông tin hoặc số liệu kế toán không chính xác sẽ dẫn đến việc ra quyết định sai lầm và gây tổn thất cho tổ chức.

- Để ngoài sổ kế toán tài sản, nợ phải trả: Hành vi này là vi phạm nghiêm trọng về tính minh bạch và có thể dẫn đến việc lừa đảo, gian lận tài chính.

- Hủy bỏ tài liệu kế toán trước thời hạn: Việc này không chỉ làm mất đi dấu vết về giao dịch mà còn ẩn chứa nguy cơ gian lận và tham nhũng.

- Ban hành chuẩn mực kế toán không đúng thẩm quyền: Hành vi này làm mất đi tính chính thống và uy tín của chuẩn mực kế toán, gây ra sự bất ổn trong hệ thống tài chính.

- Mua chuộc, đe dọa người làm kế toán: Sự can thiệp vào công việc kế toán không chỉ làm mất đi tính chuyên nghiệp mà còn đe dọa tính minh bạch của thông tin kế toán.

- Người quản lý kiêm làm kế toán: Sự xâm phạm vào nguyên tắc phân cách nhiệm vụ và quyền lợi có thể dẫn đến việc lạm dụng quyền lực và gian lận.

- Bố trí người làm kế toán không đủ tiêu chuẩn: Việc này có thể gây ra sự thiếu sót và sai lầm trong quá trình ghi chép và báo cáo tài chính.

- Thuê, mượn, cho thuê, cho mượn chứng chỉ kế toán viên: Hành vi này làm mất đi tính chính xác và uy tín của dữ liệu kế toán, gây ra sự nghi ngờ và không tin cậy.

- Lập hai hệ thống sổ kế toán tài chính: Hành vi này làm mất đi tính chính xác và đồng nhất của thông tin kế toán, gây ra sự rối loạn và bất ổn trong hệ thống kế toán.

- Kinh doanh dịch vụ kế toán mà không có giấy phép: Vi phạm quy định về hành nghề kế toán làm mất đi tính chuyên nghiệp và uy tín của tổ chức.

- Sử dụng cụm từ “dịch vụ kế toán” mà không có giấy phép: Hành vi này làm mất đi sự minh bạch và tính công bằng trong kinh doanh.

- Thuê người không đủ điều kiện hành nghề: Việc này làm mất đi tính chính xác và uy tín của dữ liệu kế toán, gây ra rủi ro và không tin cậy.

- Kế toán viên thông đồng với khách hàng: Sự thông đồng này làm mất đi tính minh bạch và độc lập của quá trình kiểm toán, gây ra sự nghi ngờ và không tin cậy.

- Các hành vi khác vi phạm pháp luật về phòng, chống tham nhũng trong kế toán: Mọi hành vi vi phạm pháp luật đều gây ra sự bất ổn và không tin cậy trong hệ thống kế toán.

Như vậy thì việc tuân thủ các quy định về các hành vi bị nghiêm cấm trong hoạt động kế toán không chỉ là nghĩa vụ pháp lý mà còn là cách để bảo vệ tính công bằng, minh bạch và uy tín của hệ thống kế toán. Điều này là quan trọng để duy trì sự tin cậy của người dùng thông tin kế toán và bảo vệ lợi ích của cộng đồng.

Nếu như các bạn còn có những vướng mắc vui lòng liên hệ 19006162 hoặc lienhe@luatminhkhue.vn để được hỗ trợ chi tiết nhất

Tham khảo thêm bài viết sau: Nghề kế toán là gì? Những quy định chung về nghề kế toán hiện nay