Mục lục bài viết
1. Ưu điểm và nhược điểm của chứng từ khấu trừ TTNCN bản giấy
* Ưu điểm của chứng từ khấu trừ TTNCN bản giấy:
- Tính pháp lý: Chứng từ khấu trừ TTNCN bản giấy có giá trị pháp lý cao, được cơ quan thuế chấp nhận và sử dụng làm căn cứ để thanh tra, kiểm tra việc khấu trừ thuế thu nhập cá nhân của người nộp thuế.
- Dễ dàng lưu trữ: Chứng từ khấu trừ TTNCN bản giấy có thể dễ dàng lưu trữ bằng cách đóng thành tập hoặc để trong bìa hồ sơ. Việc lưu trữ bản giấy giúp doanh nghiệp dễ dàng kiểm tra, tra cứu khi cần thiết.
- Ít rủi ro bị giả mạo: Việc làm giả chứng từ khấu trừ TTNCN bản giấy khó khăn hơn so với bản điện tử. Do đó, sử dụng chứng từ bản giấy giúp giảm thiểu rủi ro gian lận thuế.
* Nhược điểm của chứng từ khấu trừ TTNCN bản giấy:
- Tốn kém: Việc in ấn, phát hành và quản lý chứng từ khấu trừ TTNCN bản giấy tốn kém chi phí cho doanh nghiệp.
- Dễ bị thất lạc: Chứng từ khấu trừ TTNCN bản giấy có thể bị thất lạc do nhiều nguyên nhân như rách nát, thất lạc, hoặc do lỗi của con người. Việc thất lạc chứng từ có thể ảnh hưởng đến việc khấu trừ thuế của doanh nghiệp.
- Mất thời gian: Việc lập, phát hành và quản lý chứng từ khấu trừ TTNCN bản giấy tốn nhiều thời gian của nhân viên doanh nghiệp.
- Khó khăn trong việc tra cứu: Việc tra cứu thông tin trên chứng từ khấu trừ TTNCN bản giấy khó khăn hơn so với bản điện tử.
2. Ưu điểm và nhược điểm của chứng từ khấu trừ TTNCN bản điện tử
* Ưu điểm của chứng từ khấu trừ TTNCN bản điện tử:
- Tiết kiệm chi phí: Việc sử dụng chứng từ khấu trừ TTNCN bản điện tử giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí in ấn, phát hành và quản lý chứng từ so với bản giấy.
- Giảm thiểu rủi ro gian lận thuế: Việc làm giả chứng từ khấu trừ TTNCN bản điện tử khó khăn hơn so với bản giấy. Do đó, sử dụng chứng từ bản điện tử giúp giảm thiểu rủi ro gian lận thuế.
- Thuận tiện trong việc quản lý: Chứng từ khấu trừ TTNCN bản điện tử có thể dễ dàng lưu trữ, quản lý và tra cứu thông tin bằng hệ thống phần mềm. Việc này giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và công sức.
- Tăng tính minh bạch: Việc sử dụng chứng từ khấu trừ TTNCN bản điện tử giúp tăng tính minh bạch trong việc thanh toán thuế thu nhập cá nhân của người nộp thuế.
- Bảo vệ môi trường: Việc sử dụng chứng từ khấu trừ TTNCN bản điện tử giúp giảm thiểu việc sử dụng giấy tờ, góp phần bảo vệ môi trường.
* Nhược điểm của chứng từ khấu trừ TTNCN bản điện tử:
- Cần đầu tư vào hệ thống phần mềm: Doanh nghiệp cần đầu tư vào hệ thống phần mềm để quản lý chứng từ khấu trừ TTNCN bản điện tử.
- Yêu cầu về trình độ tin học: Nhân viên doanh nghiệp cần có trình độ tin học nhất định để sử dụng hệ thống phần mềm quản lý chứng từ khấu trừ TTNCN bản điện tử.
- Rủi ro về an ninh mạng: Chứng từ khấu trừ TTNCN bản điện tử có thể bị xâm hại bởi tin tặc nếu doanh nghiệp không có biện pháp bảo mật adeguate.
- Khó khăn trong việc in sao: Việc in sao chứng từ khấu trừ TTNCN bản điện tử có thể gặp khó khăn nếu doanh nghiệp không có máy in chuyên dụng.
3. So sánh ưu và nhược điểm của hai hình thức chứng từ
So sánh ưu và nhược điểm của chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (TTNCN) bản giấy và bản điện tử:
Chú ý: Bảng so sánh dưới đây chỉ tóm tắt những điểm chính. Doanh nghiệp nên tìm hiểu kỹ hơn về quy định của pháp luật hiện hành trước khi quyết định sử dụng hình thức chứng từ nào.
Tiêu chí | Chứng từ khấu trừ TTNCN bản giấy | Chứng từ khấu trừ TTNCN bản điện tử |
Tính pháp lý | Cao | Cao |
Tính an toàn | Khá cao | Cao |
Khả năng quản lý | Khó khăn | Dễ dàng |
Chi phí | Cao | Thấp |
Tính bảo mật | Thấp | Cao |
Tiện lợi | Ít tiện lợi | Rất tiện lợi |
Môi trường | Gây ảnh hưởng | Góp phần bảo vệ |
Nguy cơ thất lạc | Cao | Thấp |
Nguy cơ làm giả | Khá cao | Khó khăn |
Yêu cầu thủ tục | Đơn giản | Phức tạp hơn |
Yêu cầu về trình độ | Ít | Cao hơn |
Khả năng sao lưu | Khó khăn | Dễ dàng |
Việc lựa chọn sử dụng chứng từ khấu trừ TTNCN bản giấy hay bản điện tử phụ thuộc vào nhu cầu và điều kiện của từng doanh nghiệp. Doanh nghiệp nên cân nhắc kỹ lưỡng các ưu và nhược điểm của từng hình thức trước khi đưa ra quyết định. Việc sử dụng hóa đơn điện tử có nhiều ưu điểm như tiết kiệm chi phí, giảm thiểu rủi ro gian lận thuế, và thuận tiện trong việc quản lý.
4. Sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN bản giấy hay bản điện tử?
Quy định chuyển đổi từ chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (TTNCN) bản giấy sang bản điện tử:
* Quy định:
- Nghị định số 123/2020/NĐ-CP:
+ Có hiệu lực thi hành từ ngày 01/7/2022.
+ Khuyến khích áp dụng sớm trước ngày 01/7/2022 (cho những đơn vị đáp ứng điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin).
+ Quy định về việc xử lý chuyển tiếp.
+ Cho phép sử dụng chứng từ khấu trừ TTNCN bản giấy theo quy định cũ đến hết ngày 30/6/2022.
* Từ ngày 01/7/2022:
- Bắt buộc: Các tổ chức, doanh nghiệp phải chuyển sang sử dụng chứng từ khấu trừ TTNCN điện tử.
- Ngừng sử dụng:
+ Chứng từ khấu trừ TTNCN tự in.
+ Chứng từ khấu trừ TTNCN bản giấy do cơ quan thuế cấp còn tồn.
- Lưu ý:
+ Doanh nghiệp cần đáp ứng điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin để áp dụng chứng từ điện tử.
+ Tham khảo hướng dẫn tại Thông tư số 37/2010/TT-BTC (đã hết hiệu lực) về việc sử dụng chứng từ khấu trừ TTNCN bản giấy cho trường hợp chuyển tiếp.
+ Tham khảo ý kiến chuyên gia tư vấn thuế để được hỗ trợ thêm.
* Công văn 7563/CTTPHCM-TTHT năm 2022 của Cục Thuế thành phố Hồ Chí Minh quy định về việc hủy bỏ hiệu lực chấp thuận sử dụng chứng từ khấu trừ TTNCN tự in và thời hạn sử dụng loại chứng từ này như sau:
- Từ ngày 01/07/2022:
+ Cơ quan thuế hủy bỏ hiệu lực việc chấp thuận sử dụng chứng từ khấu trừ TTNCN tự in đã trả lời chấp thuận cho các tổ chức chi trả thu nhập.
+ Các tổ chức chi trả thu nhập chỉ được sử dụng Chứng từ khấu trừ TTNCN tự in đến hết ngày 30 tháng 6 năm 2022.
- Điều này có nghĩa là:
+ Kể từ ngày 01/07/2022, tất cả các tổ chức chi trả thu nhập bắt buộc phải sử dụng chứng từ khấu trừ TTNCN điện tử.
+ Chứng từ khấu trừ TTNCN tự in không còn hiệu lực và không được sử dụng để khấu trừ thuế thu nhập cá nhân cho người nộp thuế.
- Lưu ý:
+ Doanh nghiệp cần chủ động chuyển đổi sang sử dụng chứng từ khấu trừ TTNCN điện tử từ ngày 01/07/2022 để tuân thủ quy định của pháp luật.
+ Tham khảo hướng dẫn chi tiết về việc sử dụng chứng từ khấu trừ TTNCN điện tử tại website của Tổng cục Thuế hoặc cơ quan thuế địa phương.
* Hướng dẫn xử lý chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (TTNCN) do cơ quan thuế cấp còn tồn và sử dụng chứng từ điện tử
- Xử lý chứng từ khấu trừ TTNCN do cơ quan thuế cấp còn tồn: Đối với Chứng từ khấu trừ TTNCN do cơ quan thuế cấp còn tồn, các tổ chức chi trả thu nhập thực hiện:
+ Gạch chéo lưu giữ tại quyển: Cần gạch chéo trên toàn bộ nội dung của chứng từ để thể hiện rằng chứng từ này không còn hiệu lực.
+ Điền vào phần sử dụng tại cột xóa bỏ trong Bảng kê thanh toán biên lai (mẫu: CTT25/AC): Cần điền đầy đủ thông tin về chứng từ đã gạch chéo vào bảng kê để theo dõi và quản lý.
+ Lưu ý:
-> Việc gạch chéo và điền thông tin vào bảng kê cần được thực hiện cẩn thận, chính xác và đầy đủ.
-> Doanh nghiệp cần lưu giữ sổ chứng từ khấu trừ TTNCN đã gạch chéo theo quy định của pháp luật.
- Sử dụng chứng từ điện tử:
+ Tự xây dựng hệ thống phần mềm: Các tổ chức chi trả thu nhập có thể tự xây dựng hệ thống phần mềm để sử dụng chứng từ điện tử. Hệ thống phần mềm cần đảm bảo đáp ứng các yêu cầu:
-> Đảm bảo các nội dung bắt buộc theo quy định tại khoản 1 Điều 32 Nghị định 123/2020/NĐ-CP: Bao gồm các thông tin như: mã số thuế, tên tổ chức chi trả thu nhập, tên người nộp thuế, số tiền thu nhập, số tiền thuế đã khấu trừ,...
-> Có chức năng tạo, ký, xác nhận và lưu trữ chứng từ điện tử: Đảm bảo tính an toàn, bảo mật và tính pháp lý của chứng từ điện tử.
+ Không bắt buộc phải thông qua đơn vị cung cấp giải pháp: Doanh nghiệp có thể tự xây dựng hệ thống phần mềm hoặc sử dụng dịch vụ của các đơn vị cung cấp giải pháp uy tín.
+ Lưu ý:
-> Doanh nghiệp cần đảm bảo hệ thống phần mềm được vận hành ổn định, an toàn và bảo mật.
-> Cần thực hiện sao lưu dữ liệu thường xuyên để tránh mất mát.
-> Cần cập nhật hệ thống phần mềm theo hướng dẫn của cơ quan thuế.
Doanh nghiệp cần thực hiện đúng quy định về xử lý chứng từ khấu trừ TTNCN do cơ quan thuế cấp còn tồn và sử dụng chứng từ điện tử để đảm bảo tuân thủ pháp luật và bảo vệ quyền lợi của người nộp thuế.
Ngoài ra, có thể tham khảo: Người lao động có quyền yêu cầu công ty cấp chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân. Còn khúc mắc, liên hệ 1900.6162 hoặc gửi email tới: lienhe@luatminhkhue.vn để được hỗ trợ. Xin cảm ơn.