Tặng rượu ngoại, đặc sản dịp Tết: Doanh nghiệp cần lưu ý gì về hóa đơn và thuế tiêu thụ đặc biệt?

Trong bối cảnh nền kinh tế Việt Nam đang chuyển dịch mạnh mẽ sang chuyển đổi số và siết chặt quản lý thuế, hoạt động biếu tặng quà Tết của doanh nghiệp không còn đơn thuần là một cử chỉ ngoại giao văn hóa mà đã trở thành một nghiệp vụ kế toán phức tạp. Việc sử dụng các mặt hàng xa xỉ như rượu ngoại hay các sản phẩm đặc thù như đặc sản vùng miền làm quà tri ân khách hàng và phúc lợi cho nhân viên đòi hỏi sự am hiểu tường tận về hệ thống văn bản pháp quy từ Nghị định 123/2020/NĐ-CP đến những cập nhật mới nhất tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP và lộ trình tăng thuế tiêu thụ đặc biệt giai đoạn 2026-2031. Sự minh bạch trong hóa đơn và tính chính xác trong kê khai thuế không chỉ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí mà còn là lá chắn bảo vệ đơn vị trước những rủi ro pháp lý và các chế tài hành chính nghiêm khắc.

1. Nguyên tắc xuất hóa đơn đối với hàng biếu, tặng dịp Tết

Nền tảng của quản lý thuế hiện đại tại Việt Nam dựa trên nguyên tắc mọi sự dịch chuyển hàng hóa, dịch vụ ra khỏi kho bãi của doanh nghiệp phục vụ mục đích kinh doanh hoặc tiêu dùng đều phải được ghi nhận bằng hóa đơn. Đối với hàng hóa dùng để cho, biếu, tặng, quy định pháp luật hiện hành không có sự phân biệt về nghĩa vụ lập hóa đơn so với các giao dịch mua bán thương mại thông thường.

Doanh nghiệp có bắt buộc phải xuất hóa đơn khi tặng quà không?

Câu trả lời là bắt buộc. Căn cứ theo quy định tại Khoản 1 Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, doanh nghiệp khi bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ, bao gồm cả các trường hợp hàng hóa dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu, hoặc hàng dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động, đều phải lập hóa đơn để giao cho người mua. Việc lập hóa đơn này đóng vai trò quyết định trong việc chứng minh tính hợp pháp của chi phí quà tặng và đảm bảo chuỗi dữ liệu thuế của cơ quan quản lý được liên tục.

Trong thực tế vận hành dịp Tết, nhiều doanh nghiệp lầm tưởng rằng quà tặng cho khách hàng lẻ hoặc quà biếu không thu tiền thì không cần hóa đơn. Tuy nhiên, theo các quy định mới nhất, ngay cả khi người nhận quà là cá nhân không lấy hóa đơn hoặc không cung cấp thông tin mã số thuế, doanh nghiệp vẫn phải thực hiện nghĩa vụ lập hóa đơn và lưu trữ tại đơn vị. Hóa đơn quà tặng là bằng chứng duy nhất giúp kế toán hạch toán giảm kho và ghi nhận chi phí bán hàng hoặc chi phí phúc lợi một cách hợp lệ.

Phân tích quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và cập nhật tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP

Thời điểm lập hóa đơn là yếu tố then chốt để xác định tính tuân thủ của doanh nghiệp. Theo Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, thời điểm lập hóa đơn đối với bán hàng hóa là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa. Áp dụng vào hoạt động biếu tặng Tết, hóa đơn phải được lập ngay tại thời điểm doanh nghiệp bàn giao quà cho khách hàng hoặc nhân viên.

Một điểm mới đáng chú ý tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP (có hiệu lực từ ngày 01/06/2025) là việc cho phép doanh nghiệp linh hoạt hơn trong cách thức lập hóa đơn đối với số lượng quà tặng lớn. Thay vì phải xuất lẻ từng số hóa đơn cho hàng trăm khách hàng, doanh nghiệp được phép lập một hóa đơn tổng kèm theo bảng kê chi tiết danh sách người nhận quà. Quy định này được xem là giải pháp giảm bớt gánh nặng hành chính trong mùa cao điểm.

Sự chuyển dịch này phản ánh nỗ lực của Chính phủ trong việc đơn giản hóa thủ tục nhưng vẫn đảm bảo khả năng giám sát chặt chẽ thông qua hệ thống hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế. Các thông tin trên bảng kê phải đảm bảo tính xác thực, bao gồm tên hàng, số lượng, đơn giá tương đương và chữ ký xác nhận của bộ phận phụ trách tặng quà để phục vụ công tác thanh tra, kiểm tra sau này.

2. Cách xác định giá tính thuế tiêu thụ đặc biệt (TTĐB) đối với rượu ngoại biếu tặng

Rượu ngoại thuộc danh mục hàng hóa chịu thuế tiêu thụ đặc biệt do tính chất là mặt hàng xa xỉ và cần điều tiết tiêu dùng. Khi dùng rượu ngoại làm quà biếu, doanh nghiệp phải xác định giá tính thuế TTĐB dựa trên các quy định về giá thị trường và lộ trình thuế suất mới nhất.

Xác định giá tính thuế đối với rượu nhập khẩu biếu tặng

Đối với rượu ngoại được doanh nghiệp nhập khẩu trực tiếp về để biếu tặng, giá tính thuế TTĐB được xác định tại thời điểm thông quan. Cơ sở để tính thuế là tổng của giá tính thuế nhập khẩu và số tiền thuế nhập khẩu phát sinh. Điều này tạo ra một cấu trúc giá bao gồm:

Giá tính thuế TTĐB_nhập khẩu = Giá tính thuế Nhập khẩu + Thuế Nhập khẩu

Việc hạch toán đúng giá trị này rất quan trọng vì nó ảnh hưởng đến toàn bộ giá trị món quà được ghi nhận trên sổ sách. Nếu doanh nghiệp mua rượu ngoại từ các đại lý trong nước để tặng, giá tính thuế TTĐB sẽ được ẩn trong giá mua và doanh nghiệp không phải kê khai thuế TTĐB đầu ra, nhưng phải đảm bảo nhà cung cấp đã nộp đủ thuế thông qua việc kiểm tra tem rượu và hóa đơn hợp lệ.

Xác định giá tính thuế đối với rượu sản xuất trong nước dùng để biếu tặng

Trường hợp các cơ sở sản xuất rượu dùng sản phẩm của chính mình để làm quà biếu tặng, giá tính thuế TTĐB được xác định theo giá bán của hàng hóa cùng loại hoặc tương đương tại thời điểm phát sinh hoạt động biếu tặng. Công thức tính thuế TTĐB đối với hàng tiêu thụ trong nước như sau:

Giá tính thuế TTĐB = (Giá bán chưa có thuế GTGT - Thuế Bảo vệ môi trường (nếu có))/ (1 + Thuế suất TTĐB)

Lưu ý rằng nếu rượu được đóng chai và doanh nghiệp không thu hồi vỏ chai, hoặc vỏ chai có giá trị cao, thì giá tính thuế TTĐB phải bao gồm cả giá trị bao bì không thu hồi được. Điều này đảm bảo tính công bằng trong việc điều tiết thuế đối với các sản phẩm đóng gói cao cấp thường thấy trong dịp Tết.

Lộ trình tăng thuế suất TTĐB từ năm 2026

Doanh nghiệp cần đặc biệt quan tâm đến Luật Thuế tiêu thụ đặc biệt 2025 với lộ trình tăng thuế suất mạnh mẽ kể từ ngày 01/01/2026. Chính sách này nhằm mục tiêu giảm thiểu tiêu dùng đồ uống có cồn và bảo vệ sức khỏe cộng đồng.

Lộ trình tăng thuế này sẽ trực tiếp đẩy chi phí mua rượu ngoại và quà tặng có cồn của doanh nghiệp lên cao qua từng năm. Việc nắm bắt lộ trình giúp bộ phận tài chính chủ động trong việc dự toán ngân sách quà tặng Tết cho các năm tiếp theo, đồng thời cân nhắc việc chuyển dịch sang các loại quà tặng khác có thuế suất ổn định hơn.

3. Điều kiện để chi phí quà tặng Tết được trừ khi tính thuế TNDN

Để một khoản chi mua rượu ngoại hay đặc sản biếu tặng được cơ quan thuế chấp nhận là chi phí hợp lý khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN, doanh nghiệp phải tuân thủ nghiêm ngặt các điều kiện về tính thực tế và tính hợp pháp của hồ sơ chứng từ.

Các điều kiện cốt lõi về chi phí được trừ

Theo Thông tư 96/2015/TT-BTC và các sửa đổi tại Nghị định 320/2025/NĐ-CP (áp dụng từ kỳ thuế 2025), chi phí quà tặng Tết được trừ nếu thỏa mãn ba điều kiện:

• Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp hoặc mang tính chất phúc lợi trực tiếp cho người lao động.
• Có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.
• Có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với các hóa đơn có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (từ ngày 01/07/2025, một số quy định mới yêu cầu thanh toán không dùng tiền mặt đối với hóa đơn từ 5 triệu đồng trở lên để được tính vào chi phí được trừ).

Một điểm lưu ý quan trọng là quy định khống chế mức chi 15% cho các chi phí quảng cáo, tiếp thị, biếu tặng đã được bãi bỏ từ năm 2015. Do đó, doanh nghiệp được trừ toàn bộ chi phí quà tặng nếu đáp ứng đủ các điều kiện về chứng từ nêu trên. Đối với quà tặng cho nhân viên, tổng số chi phí phúc lợi trong năm không được quá 01 tháng lương bình quân thực tế thực hiện.

Hướng dẫn hoàn thiện bộ hồ sơ quà tặng Tết

Việc chuẩn bị một bộ hồ sơ chặt chẽ là chìa khóa để doanh nghiệp tự tin khi giải trình trước cơ quan thuế. Bộ hồ sơ chuẩn bao gồm:

• Hợp đồng mua bán và Hóa đơn đầu vào: Chứng minh nguồn gốc và giá trị của quà tặng. Đối với rượu ngoại, hóa đơn phải khớp với thông tin trên tem rượu.
• Chứng từ thanh toán: Ủy nhiệm chi hoặc chứng từ chuyển khoản qua ngân hàng đối với các giao dịch có giá trị lớn theo ngưỡng quy định.
• Quyết định tặng quà của Ban lãnh đạo: Văn bản phê duyệt chủ trương tặng quà, đối tượng nhận và định mức giá trị món quà.
• Danh sách khách hàng, nhân viên nhận quà: Có ký xác nhận của người nhận hoặc biên bản bàn giao có xác nhận của bộ phận phụ trách.
• Hóa đơn đầu ra: Do chính doanh nghiệp xuất cho hàng biếu tặng để ghi nhận thuế GTGT đầu ra và giá vốn hàng bán.

Sự thiếu hụt bất kỳ chứng từ nào trong danh mục trên đều có thể dẫn đến rủi ro bị loại chi phí, gây thiệt hại tài chính đáng kể cho doanh nghiệp khi phải nộp bổ sung thuế TNDN và tiền chậm nộp.

4. Hướng dẫn kê khai thuế GTGT đối với hàng đặc sản dùng làm quà tặng

Thuế suất GTGT đối với quà tặng đặc sản vùng miền thường có sự phân hóa phức tạp tùy thuộc vào mức độ chế biến của sản phẩm. Việc kê khai đúng mức thuế suất là yếu tố then chốt để đảm bảo tính tuân thủ.

Thuế suất GTGT đối với đặc sản nông sản và thực phẩm

Căn cứ theo Luật Thuế GTGT và Nghị định 181/2025/NĐ-CP, mức thuế suất cho đặc sản được chia làm ba nhóm chính:

• Nhóm không chịu thuế hoặc không phải kê khai: Các sản phẩm trồng trọt, chăn nuôi, thủy sản chưa chế biến hoặc mới chỉ qua sơ chế thông thường (như gạo, hạt điều thô, chè tươi) do doanh nghiệp tự sản xuất hoặc ở khâu kinh doanh thương mại giữa các doanh nghiệp nộp thuế theo phương pháp khấu trừ.
• Nhóm thuế suất 5%: Áp dụng cho các mặt hàng nông sản chưa chế biến hoặc sơ chế thông thường bán cho cá nhân, hộ kinh doanh hoặc doanh nghiệp nộp thuế trực tiếp.
• Nhóm thuế suất 10% (hoặc 8% theo chính sách giảm thuế): Áp dụng cho đặc sản đã qua chế biến sâu như nước mắm có hương liệu, yến sào chưng đường, các loại hạt rang tẩm ướp đóng gói, mứt hoa quả.

Doanh nghiệp cần lưu ý rằng theo chính sách tại Nghị quyết 110/2025/UBTVQH15, mức giảm thuế GTGT xuống 8% đối với các mặt hàng đang chịu thuế 10% sẽ tiếp tục được kéo dài đến hết năm 2026, ngoại trừ các mặt hàng chịu thuế TTĐB như rượu ngoại.

Nguyên tắc khấu trừ đầu vào và kê khai đầu ra

Hàng biếu tặng tuân thủ nguyên tắc: Thuế GTGT đầu vào của hàng hóa dùng để cho, biếu, tặng phục vụ sản xuất kinh doanh được khấu trừ toàn bộ. Tuy nhiên, tại đầu ra, doanh nghiệp phải xuất hóa đơn và kê khai nộp thuế GTGT như bán hàng bình thường. Giá tính thuế là giá của hàng hóa cùng loại hoặc tương đương tại thời điểm biếu tặng.

Một cập nhật quan trọng tại Nghị định 320/2025/NĐ-CP là số thuế GTGT đầu ra mà doanh nghiệp phải nộp cho hàng biếu tặng không thu tiền sẽ được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN. Điều này giúp giảm bớt thiệt hại dòng tiền cho doanh nghiệp khi thực hiện các chương trình tri ân khách hàng.

5. Rủi ro và xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn, chứng từ quà tặng

Sự lỏng lẻo trong việc quản lý hóa đơn quà tặng biếu Tết có thể dẫn đến những án phạt hành chính nặng nề. Cơ quan thuế hiện nay áp dụng công nghệ rà soát chéo dữ liệu, khiến các hành vi bỏ sót hóa đơn dễ dàng bị phát hiện.

Các mức xử phạt theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP và Nghị định 310/2025/NĐ-CP

Việc không lập hóa đơn khi biếu tặng quà Tết bị xử phạt theo tính chất nghiêm trọng của hành vi và số lượng hóa đơn vi phạm. Từ ngày 16/01/2026, các mức phạt được điều chỉnh theo Nghị định 310/2025/NĐ-CP nhằm tăng tính răn đe.

Ngoài việc bị phạt tiền, doanh nghiệp còn bị áp dụng biện pháp khắc phục hậu quả là buộc phải lập hóa đơn cho số hàng hóa đã biếu tặng. Việc sử dụng hóa đơn không hợp pháp (mua hóa đơn khống) để hợp thức hóa chi phí quà tặng có thể bị phạt từ 20 triệu đến 50 triệu đồng, thậm chí bị truy cứu trách nhiệm hình sự nếu số tiền trốn thuế lớn.

Rủi ro về thuế TNCN và các khoản thu nhập từ quà tặng

Nhiều doanh nghiệp tặng quà cho khách hàng cá nhân có giá trị lớn nhưng không thực hiện nghĩa vụ khấu trừ thuế TNCN tại nguồn. Theo quy định, nếu quà tặng thuộc loại tài sản phải đăng ký sở hữu (như ô tô, xe máy) hoặc quà tặng từ trúng thưởng tất niên vượt trên 10 triệu đồng (từ năm 2026 ngưỡng này là 20 triệu đồng theo Luật Thuế TNCN 2025), cá nhân nhận quà phải nộp thuế 10%. Việc doanh nghiệp không khấu trừ và kê khai thay có thể dẫn đến việc bị truy thu và phạt chậm nộp thuế.