Xuất hóa đơn quà tặng Tết 2026: Hướng dẫn chi tiết theo Nghị định 70

Trong bối cảnh nền kinh tế Việt Nam đang chuyển mình mạnh mẽ sang giai đoạn số hóa toàn diện công tác quản lý thuế, việc thực thi các quy định về hóa đơn và chứng từ không còn đơn thuần là nghiệp vụ kế toán mà đã trở thành một phần trọng yếu trong chiến lược quản trị rủi ro của doanh nghiệp. Năm 2026 đánh dấu một cột mốc quan trọng với sự giao thoa của nhiều văn bản pháp luật mới, đặc biệt là Nghị định 70/2025/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ; Nghị định 174/2025/NĐ-CP về giảm thuế giá trị gia tăng (GTGT); và Nghị định 310/2025/NĐ-CP về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực thuế, hóa đơn. Bài viết này của Luật Minh Khuê cung cấp cái nhìn chuyên sâu và hướng dẫn chi tiết về quy trình xuất hóa đơn quà tặng Tết 2026, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí và đảm bảo tính tuân thủ tuyệt đối.

1. Hàng quà tặng, biếu, tặng có phải xuất hóa đơn không?

Nguyên tắc lập hóa đơn đối với hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng là một trong những nội dung cơ bản nhưng thường xuyên gây ra những hiểu lầm trong thực tiễn vận hành doanh nghiệp. Theo quy định tại khoản 1 Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, được sửa đổi bởi điểm a khoản 3 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP, nguyên tắc lập hóa đơn được xác định là bắt buộc đối với mọi trường hợp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.

Phân tích nguyên tắc lập hóa đơn theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Nghị định 70/2025/NĐ-CP

Pháp luật quy định rõ rằng khi bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn để giao cho người mua. Quy định này mở rộng cho cả các trường hợp hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ. Ngoại trừ trường hợp luân chuyển nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất, tất cả các hình thức chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng khác đều phát sinh nghĩa vụ lập hóa đơn.

Sự thay đổi tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP không làm thay đổi nguyên tắc gốc này mà tập trung vào việc chuẩn hóa dữ liệu và tăng cường khả năng giám sát của cơ quan thuế đối với các luồng vận động phi thương mại của hàng hóa. Điều này có nghĩa là trong dịp Tết Dương lịch và Tết Nguyên đán 2026, bất kể giá trị quà tặng lớn hay nhỏ, dù tặng cho khách hàng thân thiết, đối tác chiến lược hay cán bộ nhân viên, doanh nghiệp đều phải thực hiện xuất hóa đơn điện tử theo đúng định dạng chuẩn dữ liệu của cơ quan thuế.

Mục đích của việc xuất hóa đơn đối với quà tặng Tết

Việc xuất hóa đơn đối với quà tặng không thu tiền mang lại nhiều mục đích quản lý và kinh tế vĩ mô quan trọng. Trước hết, nó đảm bảo nguyên tắc liên tục của chuỗi giá trị gia tăng. Hàng hóa khi mua vào đã được doanh nghiệp khấu trừ thuế GTGT đầu vào (nếu đáp ứng điều kiện), do đó khi xuất ra dưới hình thức biếu tặng, việc lập hóa đơn và kê khai thuế GTGT đầu ra là cần thiết để cân đối nghĩa vụ thuế với ngân sách nhà nước.

Thứ hai, hóa đơn là bằng chứng pháp lý cao nhất để chứng minh tính thực tế phát sinh của khoản chi. Đối với cơ quan thuế, hóa đơn quà tặng giúp ngăn chặn các hành vi gian lận thông qua việc "tẩu tán" hàng tồn kho hoặc hợp thức hóa các khoản chi phí không có thật. Đối với doanh nghiệp, đây là chứng từ gốc để ghi nhận chi phí bán hàng hoặc chi phí quản lý, phục vụ cho việc xác định lợi nhuận thuần và nghĩa vụ thuế TNDN cuối năm. Cuối cùng, trong kỷ nguyên kinh tế số, việc xuất hóa đơn quà tặng giúp làm sạch dữ liệu tồn kho trên hệ thống hóa đơn điện tử tập trung, đảm bảo sự khớp đúng giữa thực tế hàng hóa tại kho và dữ liệu trên cổng thông tin của Tổng cục Thuế.

2. Quy định về thuế suất GTGT cho quà tặng Tết 2026 theo Nghị định 70

Năm 2026 là một năm đặc thù khi chính sách giảm thuế GTGT tiếp tục được duy trì nhằm mục tiêu thúc đẩy tiêu dùng nội địa và hỗ trợ doanh nghiệp phục hồi sau các biến động kinh tế toàn cầu.

Đối tượng hàng hóa được áp dụng giảm thuế theo Nghị định 70 và Nghị định 174

Theo lộ trình thực thi pháp luật, chính sách giảm thuế GTGT từ 10% xuống 8% được áp dụng cho hầu hết các nhóm hàng hóa, dịch vụ đang chịu thuế suất 10%, kéo dài từ ngày 01/07/2025 đến hết ngày 31/12/2026. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần lưu ý các danh mục loại trừ tại Phụ lục I và II ban hành kèm theo Nghị định 174/2025/NĐ-CP.

Trong giỏ quà Tết 2026, việc xác định thuế suất đòi hỏi sự tỉ mỉ của bộ phận kế toán. Các mặt hàng như bánh kẹo, thực phẩm chế biến, trà, cà phê thông thường sẽ được áp dụng mức thuế suất 8%. Ngược lại, những mặt hàng thuộc diện chịu thuế tiêu thụ đặc biệt (như rượu, bia) hoặc các sản phẩm công nghệ đặc thù, dịch vụ viễn thông, tài chính vẫn phải áp dụng mức thuế suất 10%.

Sự chuyển dịch tại Nghị định 174/2025/NĐ-CP so với các nghị định giảm thuế trước đây là việc bổ sung một số mặt hàng như xăng dầu và hóa chất vào diện được giảm thuế. Điều này có thể ảnh hưởng đến chi phí vận hành việc giao quà Tết của doanh nghiệp, giúp tiết kiệm chi phí hậu cần đáng kể.

Cách thể hiện thuế suất trên hóa đơn điện tử (8% hay 10%)

Khi lập hóa đơn điện tử cho quà tặng Tết 2026, doanh nghiệp phải tuân thủ đúng định dạng hiển thị. Đối với cơ sở kinh doanh tính thuế theo phương pháp khấu trừ, tại dòng thuế suất trên hóa đơn GTGT phải ghi rõ mức thuế suất là "8%" hoặc "10%" tương ứng với từng mặt hàng. Trong trường hợp một hóa đơn xuất cho một giỏ quà hỗn hợp bao gồm cả hàng 8% và 10%, phần mềm hóa đơn điện tử phải có khả năng tách biệt các dòng hàng theo từng loại thuế suất để cơ quan thuế dễ dàng đối soát.

Đối với các hộ kinh doanh hoặc doanh nghiệp tính thuế theo phương pháp trực tiếp trên doanh thu, mức giảm được thực hiện bằng cách giảm 20% mức tỷ lệ % để tính thuế GTGT khi lập hóa đơn. Khi đó, trên hóa đơn tại cột "Thành tiền" ghi đầy đủ giá trị hàng hóa, tại dòng "Cộng tiền hàng hóa, dịch vụ" ghi theo số đã giảm 20% mức tỷ lệ % trên doanh thu, đồng thời ghi chú rõ: "đã giảm... (số tiền) tương ứng 20% mức tỷ lệ % để tính thuế GTGT theo Nghị quyết số 174/2024/QH15". Việc thể hiện sai sót trên hóa đơn không chỉ dẫn đến rủi ro bị loại chi phí mà còn có thể khiến doanh nghiệp bị xử phạt hành chính về hành vi lập hóa đơn không đúng quy định.

3. Hướng dẫn cách viết hóa đơn quà tặng Tết 2026 chuẩn pháp lý

Quy trình viết hóa đơn quà tặng đòi hỏi sự kết hợp giữa việc tuân thủ các chỉ tiêu bắt buộc tại Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP và các điểm mới về nội dung tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP.

Thông tin người mua: Xử lý các trường hợp đặc thù

Một trong những khó khăn lớn nhất khi tặng quà Tết là thu thập thông tin người mua (người nhận quà), đặc biệt là khi số lượng người nhận lên tới hàng nghìn khách hàng lẻ.

• Trường hợp khách hàng cung cấp đầy đủ thông tin: Doanh nghiệp lập hóa đơn như một giao dịch bán hàng thông thường, ghi rõ Tên, Địa chỉ, Mã số thuế (hoặc Số định danh cá nhân theo quy định mới tại Nghị định 70) của người nhận.
• Trường hợp khách hàng không lấy hóa đơn hoặc khách hàng lẻ: Đây là tình huống phổ biến nhất. Doanh nghiệp thực hiện lập hóa đơn vào cuối ngày hoặc cuối mỗi đợt tặng quà. Tại mục "Tên người mua", kế toán ghi "Khách hàng không lấy hóa đơn" hoặc để trống (tùy thuộc vào thiết lập hệ thống nhưng phải đảm bảo hiển thị đúng bản chất trên bản thể hiện).
• Quà tặng cho nhân viên: Doanh nghiệp có thể lập một hóa đơn tổng kèm theo bảng kê danh sách nhân viên nhận quà. Điều quan trọng là bảng kê này phải có chữ ký xác nhận của nhân viên để làm bằng chứng thực tế cho việc chuyển giao hàng hóa.

Nội dung tên hàng hóa và dòng diễn giải bắt buộc

Trên hóa đơn quà tặng, phần "Tên hàng hóa, dịch vụ" cần ghi rõ tên sản phẩm, chủng loại, quy cách (ví dụ: "Hộp quà Tết Xuân Đoàn Viên - Phiên bản 2026"). Điểm mấu chốt để phân biệt với hóa đơn bán hàng là dòng chữ "Hàng biếu tặng không thu tiền" hoặc "Hàng biếu tặng không thu tiền phí".

Dòng ghi chú này giúp người làm kế toán hạch toán đúng vào các tài khoản chi phí (641 hoặc 642) thay vì tài khoản doanh thu (511). Theo hướng dẫn tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP, đối với các mặt hàng thực phẩm, dịch vụ ăn uống, hóa đơn còn phải thể hiện chi tiết mặt hàng cụ thể, tránh ghi chung chung để phục vụ công tác hậu kiểm.

Xác định giá tính thuế GTGT

Giá tính thuế GTGT đối với hàng cho biếu tặng là giá tính thuế GTGT của hàng hóa, dịch vụ cùng loại hoặc tương đương tại thời điểm phát sinh hoạt động tặng quà. Doanh nghiệp không được tự ý ghi giá bằng 0 trừ khi chương trình quà tặng đó được đăng ký theo hình thức khuyến mại "tặng hàng hóa không thu tiền" với cơ quan quản lý nhà nước về thương mại (Sở Công thương hoặc Bộ Công thương).

Ví dụ, nếu doanh nghiệp mua một chai rượu vang với giá 500.000 đồng để tặng khách hàng, giá tính thuế trên hóa đơn quà tặng phải là 500.000 đồng (chưa VAT). Việc cố tình ghi giá thấp hơn giá thị trường có thể dẫn đến việc cơ quan thuế ấn định lại giá tính thuế và truy thu tiền thuế thiếu cùng tiền phạt chậm nộp.

4. Điều kiện để chi phí quà tặng Tết được tính vào chi phí hợp lý

Để tối ưu hóa nghĩa vụ thuế TNDN, doanh nghiệp cần đảm bảo khoản chi quà tặng Tết 2026 đáp ứng đầy đủ các điều kiện về tính hợp lý, hợp lệ và hợp pháp theo Thông tư 96/2015/TT-BTC.

Hồ sơ kèm theo và tính minh chứng của chi phí

Chi phí quà tặng được coi là chi phí được trừ nếu đáp ứng ba điều kiện cốt lõi: Liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh; có đầy đủ hóa đơn chứng từ; và có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (nếu thuộc diện bắt buộc).

Bộ hồ sơ hoàn chỉnh thường bao gồm:

• Quyết định phê duyệt của Ban lãnh đạo: Văn bản này nêu rõ mục đích tặng quà (tri ân khách hàng cũ, tìm kiếm khách hàng mới, hoặc phúc lợi nhân viên), đối tượng được tặng và danh sách quà tặng kèm dự toán.
• Hợp đồng và hóa đơn đầu vào: Chứng minh nguồn gốc hàng hóa được mua về để tặng.
• Biên bản giao nhận quà hoặc Danh sách có chữ ký: Đây là bằng chứng cho thấy hàng hóa đã thực sự rời kho và đến tay người nhận.
• Hóa đơn đầu ra: Hóa đơn biếu tặng được xuất đúng thời điểm trao quà.

Sự thay đổi về ngưỡng thanh toán không dùng tiền mặt từ Nghị định 181/2025/NĐ-CP

Một thay đổi mang tính "cách mạng" trong quản lý thuế bắt đầu từ ngày 01/07/2025 là việc giảm ngưỡng bắt buộc thanh toán không dùng tiền mặt. Theo Điều 26 Nghị định 181/2025/NĐ-CP, các hóa đơn mua vào có giá trị từ 05 triệu đồng trở lên (đã bao gồm thuế GTGT) bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt mới được khấu trừ thuế GTGT và tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN.

Trước đây, ngưỡng này là 20 triệu đồng. Sự sụt giảm mạnh mẽ này buộc các doanh nghiệp phải thay đổi thói quen chi tiêu bằng tiền mặt cho các giỏ quà nhỏ lẻ. Nếu kế toán mua nhiều giỏ quà từ cùng một nhà cung cấp trong cùng một ngày, dù mỗi hóa đơn dưới 5 triệu nhưng tổng giá trị từ 5 triệu trở lên, doanh nghiệp vẫn phải thực hiện chuyển khoản để đảm bảo tính hợp lệ của chi phí.

Mối liên quan giữa hóa đơn và chi phí được trừ khi tính thuế TNDN

Việc xuất hóa đơn đầu ra cho hàng biếu tặng không chỉ là nghĩa vụ thuế GTGT mà còn là điều kiện đủ để ghi nhận chi phí TNDN. Nếu doanh nghiệp tặng quà mà không xuất hóa đơn, cơ quan thuế có quyền loại bỏ toàn bộ chi phí mua quà tặng đó ra khỏi chi phí hợp lý khi quyết toán thuế.

Riêng đối với quà tặng nhân viên (chi phúc lợi), tổng mức chi phúc lợi trực tiếp cho người lao động trong năm không được quá 01 tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm tính thuế. Nếu vượt quá định mức này, phần chi phí vượt sẽ không được trừ khi tính thuế TNDN. Do đó, kế toán cần cân đối giữa tổng quỹ lương và kế hoạch quà tặng Tết để tối ưu hóa lợi ích về thuế cho doanh nghiệp.

5. Các sai lầm thường gặp và mức xử phạt liên quan đến hóa đơn quà tặng

Với sự ra đời của Nghị định 310/2025/NĐ-CP về xử phạt vi phạm hành chính, các sai sót dù nhỏ trong việc quản lý hóa đơn quà tặng cũng có thể dẫn đến những khoản phạt nặng nề.

Lỗi không xuất hóa đơn hoặc xuất sai thời điểm

Nhiều doanh nghiệp vẫn giữ thói quen dồn các hóa đơn quà tặng để xuất vào cuối tháng hoặc sau khi kỳ nghỉ Tết kết thúc. Đây là một sai lầm nghiêm trọng về thời điểm lập hóa đơn. Theo quy định tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP, thời điểm lập hóa đơn đối với hàng hóa biếu tặng là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng, tức là ngay tại lúc trao quà.

Nghị định 310/2025/NĐ-CP quy định mức phạt tiền rất cụ thể dựa trên số lượng hóa đơn vi phạm, áp dụng từ ngày 16/01/2026.

Mức phạt đối với cá nhân bằng 1/2 mức phạt của tổ chức. Việc vi phạm nhiều hóa đơn trong cùng một ngày chỉ bị xử phạt một lần theo mức cao nhất, nhưng nếu vi phạm kéo dài qua nhiều ngày, mức phạt sẽ được cộng dồn theo khung hình phạt tăng nặng.

Rủi ro từ việc không tuân thủ định dạng hóa đơn Nghị định 70

Nghị định 70/2025/NĐ-CP loại bỏ khái niệm "hủy" hóa đơn đối với hóa đơn điện tử đã lập sai sót. Doanh nghiệp chỉ có thể thực hiện điều chỉnh hoặc thay thế. Nếu kế toán tự ý hủy hóa đơn quà tặng đã được cấp mã của cơ quan thuế mà không tuân thủ quy trình lập văn bản thỏa thuận và hóa đơn thay thế, doanh nghiệp sẽ đối mặt với rủi ro bị coi là sử dụng hóa đơn bất hợp pháp.

Ngoài ra, việc thiếu thông tin "Số định danh cá nhân" đối với người mua trong các trường hợp bắt buộc hoặc không ghi rõ chi tiết mặt hàng ăn uống theo đặc thù ngành nghề cũng là những lỗi có thể bị xử phạt hành chính về hành vi lập hóa đơn không đầy đủ nội dung.