1. Khái niệm về tài liệu kế toán?

Theo quy định tại khoản 18 của Điều 3 Luật Kế toán 2015, tài liệu kế toán bao gồm một loạt các văn bản và báo cáo quan trọng đóng vai trò quyết định trong việc ghi chép, báo cáo và kiểm toán các giao dịch tài chính của một tổ chức hoặc doanh nghiệp. Cụ thể, tài liệu kế toán gồm:

- Chứng từ kế toán: Đây là các tài liệu chứng minh việc thực hiện các giao dịch kinh doanh như hóa đơn, biên nhận, phiếu thu, phiếu chi, hợp đồng và các văn bản khác có giá trị pháp lý.

- Sổ kế toán: Bao gồm các sổ sách và bản kê kế toán như sổ cái, sổ chi tiết các tài khoản, sổ nhật ký kế toán, sổ cái ngân hàng, sổ theo dõi công nợ, và các sổ khác có chức năng ghi chép và tổng hợp thông tin kế toán.

- Báo cáo tài chính: Bao gồm báo cáo tài chính bán niên, hàng niên, quý, năm của doanh nghiệp, gồm báo cáo lưu chuyển tiền tệ, báo cáo kết quả kinh doanh, báo cáo tài sản và nợ phải trả và báo cáo về biến động vốn chủ sở hữu.

- Báo cáo kế toán quản trị: Cung cấp thông tin về hiệu quả hoạt động kinh doanh và tài chính của doanh nghiệp từ quan điểm quản lý nội bộ.

- Báo cáo kiểm toán: Được thực hiện bởi các đơn vị kiểm toán độc lập để đánh giá sự đúng đắn, minh bạch và phù hợp của báo cáo tài chính.

- Báo cáo kiểm tra kế toán: Bao gồm các báo cáo được thực hiện bởi các cơ quan kiểm tra kế toán như cục thuế, kiểm toán nhà nước để đảm bảo tuân thủ các quy định về kế toán và thuế.

- Tài liệu khác có liên quan đến kế toán: Như các văn bản, báo cáo và thông tin khác có ảnh hưởng đến quá trình kế toán và báo cáo tài chính của doanh nghiệp.

Tóm lại, tài liệu kế toán đóng vai trò rất quan trọng trong việc ghi chép, báo cáo và kiểm toán các hoạt động tài chính của doanh nghiệp, đồng thời cung cấp thông tin cần thiết cho quản lý và các bên liên quan để đánh giá và ra quyết định về hiệu quả hoạt động và tài chính của doanh nghiệp.

 

2. Thời gian lưu tối thiểu tài liệu kế toán về thành lập doanh nghiệp

Theo quy định tại Điều 9 của Nghị định số 174/2016/NĐ-CP, nơi lưu trữ tài liệu kế toán của các tổ chức và doanh nghiệp được xác định một cách cụ thể và rõ ràng, cụ thể:

- Tài liệu kế toán của một đơn vị sẽ được lưu trữ tại kho của chính đơn vị đó. Đảm bảo tính chính xác, minh bạch và dễ dàng truy cứu khi cần thiết. Trách nhiệm của đơn vị kế toán là đảm bảo rằng họ có đầy đủ thiết bị và phương tiện bảo quản để đảm bảo an toàn và bảo vệ tài liệu kế toán trong quá trình lưu trữ, theo quy định của pháp luật. Điều này bao gồm việc duy trì môi trường lưu trữ phù hợp để ngăn chặn sự hư hỏng hoặc mất mát của các tài liệu quan trọng.

Tuy nhiên, trong trường hợp một đơn vị không tổ chức được bộ phận hoặc kho lưu trữ tài liệu kế toán tại địa điểm của mình, họ có thể thuê các tổ chức hoặc cơ quan lưu trữ chuyên nghiệp để thực hiện công việc này. Quá trình thuê này sẽ được thực hiện dưới hình thức hợp đồng lưu trữ, tuân thủ các quy định của pháp luật để đảm bảo tính chính xác và bảo mật của tài liệu kế toán.

- Tài liệu kế toán của các doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài, chi nhánh và văn phòng đại diện của doanh nghiệp nước ngoài hoạt động tại Việt Nam được xác định cụ thể về nơi lưu trữ. Trong thời gian hoạt động tại Việt Nam, các tài liệu kế toán này, bao gồm cả Giấy chứng nhận đầu tư, Giấy chứng nhận đăng ký thành lập doanh nghiệp hoặc Giấy chứng nhận hoạt động của chi nhánh, văn phòng đại diện, phải được lưu trữ tại đơn vị kế toán ở Việt Nam hoặc được thuê tổ chức lưu trữ tại Việt Nam thực hiện.

Khi kết thúc hoạt động tại Việt Nam, người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp sẽ quyết định nơi lưu trữ tài liệu kế toán, trừ trường hợp có quy định khác của pháp luật. Cho phép các doanh nghiệp có sự linh hoạt trong việc quyết định về việc bảo quản tài liệu kế toán sau khi chấm dứt hoạt động tại Việt Nam, nhưng vẫn phải tuân thủ các quy định pháp luật liên quan.

- Tài liệu kế toán của một doanh nghiệp đối với các trường hợp như giải thể, phá sản, chấm dứt hoạt động hoặc kết thúc dự án đòi hỏi sự chăm sóc và quản lý đúng đắn để đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật và bảo vệ thông tin kế toán của doanh nghiệp.  Các tài liệu này bao gồm tài liệu kế toán của các kỳ kế toán năm đang còn trong thời hạn lưu trữ, cũng như tài liệu kế toán liên quan đến quá trình giải thể, phá sản hoặc kết thúc hoạt động. Những tài liệu này phải được lưu trữ tại nơi do người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán quyết định hoặc theo quyết định của cơ quan có thẩm quyền.

- Trong trường hợp doanh nghiệp chuyển đổi hình thức sở hữu, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp hoặc chuyển đổi loại hình đơn vị, tài liệu kế toán cũng bao gồm các kỳ kế toán năm đang còn trong thời hạn lưu trữ và tài liệu kế toán liên quan đến quá trình chuyển đổi hình thức sở hữu, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp hoặc chuyển đổi đơn vị. Những tài liệu này sẽ được lưu trữ tại đơn vị kế toán mới hoặc tại nơi do cơ quan có thẩm quyền quyết định chuyển đổi.

- Theo quy định về lưu trữ tài liệu kế toán khi các đơn vị được chia, tách, chúng ta nhận thấy sự quan trọng của việc xác định và bảo quản các tài liệu này một cách chính xác và hợp pháp. Cụ thể, khi có sự phân chia hoặc tách của các đơn vị, tài liệu kế toán của các kỳ kế toán năm còn trong thời hạn lưu trữ sẽ được xử lý như sau:

+ Nếu tài liệu kế toán có thể phân chia và được chuyển giao cho đơn vị kế toán mới, thì chúng sẽ được lưu trữ tại đơn vị mới. Đảm bảo tính liên tục và minh bạch trong quản lý tài liệu kế toán của các đơn vị liên quan.

+ Trong trường hợp tài liệu kế toán không thể phân chia hoặc không thể chuyển giao cho đơn vị mới, chúng sẽ được lưu trữ tại đơn vị kế toán ban đầu hoặc tại nơi mà cơ quan có thẩm quyền quyết định về việc chia, tách đơn vị đã quyết định. Tài liệu kế toán liên quan đến quá trình phân chia đơn vị kế toán sẽ được lưu trữ tại các đơn vị kế toán mới để đảm bảo việc theo dõi và xử lý thông tin một cách hiệu quả. Tài liệu kế toán liên quan đến quá trình tách đơn vị kế toán sẽ được lưu trữ tại nơi mà đơn vị bị tách hoặc tại đơn vị kế toán mới. 

- Tài liệu kế toán của các kỳ kế toán năm đang còn trong thời hạn lưu trữ và tài liệu kế toán liên quan đến quá trình hợp nhất, sáp nhập các đơn vị kế toán sẽ được lưu trữ tại đơn vị nhận sáp nhập hoặc đơn vị kế toán hợp nhất. Thông tin kế toán liên quan đến quá trình hợp nhất được bảo quản và sử dụng một cách hiệu quả, đồng thời đảm bảo tính liên tục và minh bạch trong quản lý tài liệu kế toán.

- Tài liệu kế toán về an ninh, quốc phòng cũng phải được lưu trữ theo quy định của pháp luật liên quan. Điều này là cực kỳ quan trọng để đảm bảo tính bảo mật và quyền riêng tư của thông tin liên quan đến an ninh và quốc phòng. Việc tuân thủ các quy định pháp luật liên quan đảm bảo rằng thông tin này được bảo vệ một cách chặt chẽ và không bị lộ ra ngoài một cách trái phép.

 

3. Những tài liệu kế toán nào phải lưu trữ vĩnh viễn

Nghị định 174/2016/NĐ-CP đã quy định rất rõ về việc lưu trữ tài liệu kế toán vĩnh viễn, đặc biệt là đối với các đơn vị kế toán trong lĩnh vực kế toán nhà nước. Điều này nhấn mạnh sự quan trọng của việc bảo quản thông tin kế toán, đặc biệt là những thông tin mang tính quyết định và có ý nghĩa quan trọng đối với hoạt động của quốc gia. Theo quy định của Điều 14, tài liệu kế toán phải lưu trữ vĩnh viễn bao gồm các loại sau đây:

- Báo cáo tổng quyết toán ngân sách nhà nước năm đã được Quốc hội phê chuẩn và báo cáo quyết toán ngân sách địa phương đã được Hội đồng nhân dân các cấp phê chuẩn. Đây là những tài liệu mang tính quyết định và có ảnh hưởng trực tiếp đến việc quản lý và sử dụng tài nguyên ngân sách của đất nước và các địa phương.

- Hồ sơ, báo cáo quyết toán dự án hoàn thành thuộc nhóm A, dự án quan trọng quốc gia. Đây là những dự án có tầm quan trọng đặc biệt đối với phát triển kinh tế, xã hội của đất nước, và việc lưu trữ tài liệu kế toán liên quan đến các dự án này là cực kỳ quan trọng để đánh giá hiệu quả và tác động của chúng.

- Tài liệu kế toán khác có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng. Tài liệu này có tính chất đặc biệt và mang ý nghĩa quan trọng đối với sự phát triển và bảo vệ của quốc gia.

Việc xác định tài liệu kế toán khác phải lưu trữ vĩnh viễn được quy định cụ thể, do người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán, ngành hoặc địa phương quyết định, dựa trên việc xác định tính chất sử liệu và ý nghĩa quan trọng của chúng về kinh tế, an ninh, quốc phòng. Chỉ thông qua việc thực hiện đúng và đầy đủ các quy định này, chúng ta mới có thể đảm bảo rằng thông tin kế toán của các đơn vị được quản lý và sử dụng một cách hiệu quả và đáng tin cậy.

Trong hoạt động kinh doanh, việc lưu trữ tài liệu kế toán có tính lịch sử và ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh và quốc phòng là một yếu tố cực kỳ quan trọng để đảm bảo tính minh bạch, toàn vẹn và bảo mật của thông tin kế toán. Đồng thời cũng giúp tạo ra một hệ thống quản lý thông tin hiệu quả, từ đó hỗ trợ quá trình ra quyết định và đánh giá hiệu suất kinh doanh một cách chính xác và đáng tin cậy.

Việc xác định những tài liệu kế toán cần phải lưu trữ vĩnh viễn là một quyết định quan trọng, điều này thường được quyết định bởi người đứng đầu hoặc người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán. Trong quá trình đánh giá, họ căn cứ vào tính sử liệu và ý nghĩa lâu dài của tài liệu, thông tin để quyết định cho từng trường hợp cụ thể. Điều này có thể bao gồm các tài liệu như báo cáo tổng quyết toán ngân sách, báo cáo quyết toán dự án, và tài liệu khác có tính quan trọng đặc biệt đối với hoạt động kinh doanh và an ninh quốc phòng.

Thời hạn lưu trữ vĩnh viễn của các tài liệu này phải được xác định rõ ràng, thường được quy định là không ít hơn 10 năm, trừ trường hợp tài liệu bị hủy hoại tự nhiên. Đảm bảo rằng các thông tin quan trọng này được bảo tồn một cách an toàn và hiệu quả trong suốt thời gian dài, từ đó phục vụ cho việc xác định và theo dõi các xu hướng và biến động trong hoạt động kinh doanh và quản lý của đơn vị.

Xem thêm >>> Quy định về thời hạn lưu trữ tài liệu kế toán mới nhất

Nếu như quý khách còn có những nội dung câu hỏi vướng mắc hoặc ý kiến đóng góp, vui lòng liên hệ với chúng tôi thông qua số điện thoại tổng đài tư vấn 19006162 hoặc liên hệ qua địa chỉ email lienhe@luatminhkhue.vn.