1. Quy định chung về thời hạn lưu trữ hóa đơn điện tử
Theo Điều 11 của Nghị định 119/2018/NĐ-CP, quy định về bảo quản, lưu trữ, và tiêu hủy hóa đơn điện tử như sau:
- Hóa đơn điện tử phải được bảo quản và lưu trữ thông qua các phương tiện điện tử.
- Cơ quan, tổ chức, và cá nhân được quyền chọn và áp dụng cách thức bảo quản, lưu trữ hóa đơn điện tử phù hợp với hoạt động cụ thể và khả năng công nghệ của mình.
- Quá trình lưu trữ hóa đơn điện tử phải đảm bảo: Hóa đơn điện tử phải được lưu trữ một cách an toàn và bảo mật để đảm bảo rằng thông tin trong hóa đơn không bị truy cập trái phép hay sửa đổi. Dữ liệu trong hóa đơn điện tử phải được bảo vệ khỏi bất kỳ sự thay đổi hay mất mát nào trong quá trình lưu trữ, đảm bảo tính toàn vẹn của thông tin. Hóa đơn điện tử cần được lưu trữ trong khoảng thời gian quy định bởi pháp luật kế toán, không vượt quá hay thiếu sót so với quy định này. Dữ liệu trong hóa đơn điện tử phải có khả năng được truy cập và in ra giấy khi có yêu cầu từ cơ quan quản lý hoặc bất kỳ bên liên quan nào theo quy định pháp luật.
- Khi hóa đơn điện tử hết thời hạn lưu trữ theo quy định của pháp luật kế toán và không có quy định khác từ cơ quan nhà nước có thẩm quyền, hóa đơn được tiêu hủy. Việc tiêu hủy này không được làm ảnh hưởng đến tính toàn vẹn của các dữ liệu hóa đơn chưa được tiêu hủy và hoạt động bình thường của hệ thống thông tin.
Những quy định này đảm bảo rằng hóa đơn điện tử được bảo quản, lưu trữ một cách an toàn và tuân thủ các quy định pháp luật liên quan, đồng thời đảm bảo tính toàn vẹn của dữ liệu và hoạt động bình thường của hệ thống thông tin.
2. Lưu ý về thời hạn lưu trữ hóa đơn điện tử
Để rõ hơn về thời gian lưu trữ của các loại chứng từ kế toán, quy định tại Điều 12 và Điều 13, cùng với Điều 14 của Nghị định 174/2016/NĐ-CP như sau:
- Tài liệu kế toán phải được lưu trữ tối thiểu 5 năm. Các chứng từ kế toán như phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, không được sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính, do đó không được lưu trong tập tài liệu kế toán của bộ phận kế toán. Tài liệu kế toán dùng cho quản lý, điều hành của đơn vị kế toán nhưng không được sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính. Trong trường hợp pháp luật quy định lưu trữ tài liệu kế toán tối thiểu trên 5 năm, thì phải tuân thủ quy định đó.
- Tài liệu kế toán phải lưu trữ tối thiểu 10 năm. Các chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính, cùng với các bảng kê, bảng tổng hợp chi tiết, sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp, báo cáo tài chính tháng, quý, năm của đơn vị kế toán, báo cáo quyết toán, báo cáo tự kiểm tra kế toán, biên bản tiêu hủy tài liệu kế toán lưu trữ và các tài liệu khác sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính.
- Tài liệu kế toán liên quan đến thanh lý, nhượng bán tài sản cố định; báo cáo kết quả kiểm kê và đánh giá tài sản cũng phải lưu trữ ít nhất 10 năm. Tài liệu kế toán của đơn vị chủ đầu tư và liên quan đến việc thành lập, chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, chuyển đổi hình thức sở hữu, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp hoặc chuyển đổi đơn vị, giải thể, phá sản, chấm dứt hoạt động, kết thúc dự án, cũng phải được lưu trữ ít nhất 10 năm. Các tài liệu khác không được quy định sẽ tuân thủ quy định của pháp luật khi quy định lưu trữ trên 10 năm.
- Đối với các đơn vị kế toán trong lĩnh vực kế toán nhà nước, các tài liệu kế toán quan trọng như báo cáo tổng quyết toán ngân sách nhà nước năm đã được Quốc hội phê chuẩn, báo cáo quyết toán ngân sách địa phương đã được Hội đồng nhân dân các cấp phê chuẩn, hồ sơ, báo cáo quyết toán dự án hoàn thành thuộc nhóm A, dự án quan trọng quốc gia, và các tài liệu khác có tính sử liệu và ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng, phải được lưu trữ vĩnh viễn. Đối với hoạt động kinh doanh, các tài liệu kế toán có tính sử liệu và ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng cũng phải được lưu trữ vĩnh viễn. Thời hạn lưu trữ vĩnh viễn có thể kéo dài đến khi tài liệu kế toán bị hủy hoại tự nhiên. Hóa đơn điện tử, là một loại chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính, nên thời hạn lưu trữ của nó cũng là 10 năm.
3. Biện pháp lưu trữ hóa đơn điện tử
Biện pháp lưu trữ hóa đơn điện tử đa dạng như sau:
- Lưu trữ trực tuyến: Sử dụng các dịch vụ lưu trữ đám mây từ các nhà cung cấp đáng tin cậy. Điều này giúp dễ dàng truy cập hóa đơn từ mọi thiết bị có kết nối internet và đảm bảo an toàn dữ liệu.
- Lưu trữ trên thiết bị lưu trữ vật lý: Sử dụng ổ cứng ngoài, đĩa CD/DVD, USB để lưu trữ hóa đơn. Điều này có thể là biện pháp phòng tránh khi có sự cố với dịch vụ trực tuyến hoặc khi cần sao lưu dự phòng.
- Lưu trữ kết hợp: Kết hợp cả lưu trữ trực tuyến và lưu trữ trên thiết bị vật lý. Điều này mang lại tính linh hoạt cao hơn và đảm bảo an toàn cho dữ liệu. Khi kết hợp cả hai phương thức này, người dùng có thể tận dụng lợi ích của cả hai, đồng thời giảm thiểu rủi ro mất mát dữ liệu.
Hậu quả khi không lưu trữ hóa đơn điện tử đúng cách có thể là mất mát dữ liệu quan trọng, vi phạm pháp luật về bảo quản hóa đơn, gặp rắc rối trong việc kiểm tra và tra cứu thông tin khi cần thiết, cũng như phạt pháp lý và rủi ro về việc không thể chứng minh được các giao dịch kinh doanh.
4. Hậu quả khi không lưu trữ hóa đơn điện tử đúng thời hạn
Hậu quả khi không lưu trữ hóa đơn điện tử đúng thời hạn có thể bao gồm:
- Phạt tiền: Doanh nghiệp có thể bị áp phí tới 20 triệu đồng theo quy định tại Điều 30 Nghị định 125/2020/NĐ-CP nếu không tuân thủ thời hạn lưu trữ hóa đơn điện tử theo quy định của pháp luật. Điều này là một biện pháp trừng phạt nhằm đảm bảo sự tuân thủ và giữ gìn sự an toàn, toàn vẹn của dữ liệu kế toán của doanh nghiệp theo quy định của pháp luật.
- Khó khăn trong việc kiểm tra, tra cứu: Thiếu hóa đơn điện tử có thể tạo ra những khó khăn trong quá trình kiểm tra và tra cứu thông tin tài chính của doanh nghiệp. Sự thiếu sót này có thể dẫn đến việc ghi nhận sai sót trong quản lý tài chính và ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Nếu không có đầy đủ hóa đơn điện tử để xác minh và kiểm tra các giao dịch tài chính, doanh nghiệp có thể gặp khó khăn trong việc đánh giá và kiểm soát các hoạt động tài chính của mình, từ đó gây ra rủi ro về việc đưa ra quyết định sai lầm trong quản lý tài chính và ảnh hưởng đến hiệu suất kinh doanh của doanh nghiệp.
- Mất quyền lợi khi kê khai thuế: Nếu doanh nghiệp không thể xuất trình được hóa đơn điện tử khi cơ quan thuế yêu cầu, hậu quả có thể là mất quyền lợi khi kê khai thuế. Điều này có thể dẫn đến việc bị phạt hoặc mất các lợi ích thuế mà doanh nghiệp có thể được hưởng. Cơ quan thuế thường yêu cầu doanh nghiệp cung cấp hóa đơn điện tử để xác minh và kiểm tra các giao dịch, thuế phải nộp và các khoản chi phí liên quan. Việc không có hóa đơn điện tử đầy đủ và chính xác có thể dẫn đến việc không thể chứng minh được các giao dịch và thông tin tài chính liên quan, từ đó làm mất quyền lợi và gây ra các hậu quả pháp lý và tài chính cho doanh nghiệp.
Ngoài ra, quý bạn đọc có thể tham khảo thêm bài viết Quy định mới về hóa đơn điện tử 2024 cần lưu ý những gì?. Nếu có bất cứ vấn đề pháp lý nào cần hỗ trợ, vui lòng liên hệ tới bộ phận tư vấn pháp luật trực tuyến qua số điện thoại: 1900.6162 hoặc gửi yêu cầu tới địa chỉ email: lienhe@luatminhkhue.vn. Trân trọng!
