Thông báo và ghi vào sổ hộ tịch các việc thay đổi, cải chính hộ tịch ?

1. Cải chính hộ tịch được hiểu như thế nào?​

Quy trình cải chính hộ tịch, theo quy định của Luật Hộ tịch, là một quá trình cần thiết nhằm điều chỉnh thông tin cá nhân trong Sổ hộ tịch hoặc bản chính giấy tờ hộ tịch. Điều này chỉ được thực hiện khi có đủ căn cứ để xác định rằng có sự sai sót do lỗi của công chức trong quá trình xử lý hộ tịch hoặc do người yêu cầu đăng ký hộ tịch gây ra.

Quá trình cải chính hộ tịch đóng một vai trò vô cùng quan trọng trong việc bảo đảm tính chính xác và đáng tin cậy của thông tin cá nhân trong hệ thống hộ tịch. Việc điều chỉnh thông tin cá nhân không chỉ đảm bảo tính toàn vẹn và đúng đắn của hồ sơ cá nhân, mà còn có tác động tích cực đến quyền lợi và trách nhiệm của công dân.

Quá trình cải chính hộ tịch đòi hỏi quy trình pháp lý và thủ tục chi tiết. Trước khi tiến hành cải chính, người yêu cầu phải cung cấp đủ bằng chứng và chứng minh rằng thông tin cá nhân đã bị sai sót. Công chức có trách nhiệm kiểm tra và xác nhận sự sai sót trước khi tiến hành điều chỉnh trong Sổ hộ tịch hoặc bản chính giấy tờ hộ tịch.

Đối với người yêu cầu, quá trình cải chính hộ tịch có thể đòi hỏi sự kiên nhẫn và sự cẩn trọng. Việc thu thập bằng chứng và chứng minh rõ ràng là yếu tố quan trọng để chứng tỏ sự sai sót và đạt được sự cải chính mong muốn.

2. Thông báo và ghi vào sổ hộ tịch các việc thay đổi, cải chính hộ tịch

Theo định tại Điều 13 Nghị định 123/2015/NĐ-CP quy định về việc ghi vào sổ hộ tịch việc thay đổi và cải chính hộ tịch. Cụ thể:

- Trong trường hợp thay đổi, cải chính hộ tịch và Sổ hộ tịch chưa được chứng thực chuyển lưu:

+ Ngay sau khi nhận được thông báo cùng với bản sao trích lục hộ tịch theo quy định, công chức làm công tác hộ tịch sẽ căn cứ vào bản sao trích lục để ghi đầy đủ thông tin thay đổi, cải chính vào Sổ hộ tịch. Các thông tin bao gồm: Số, ngày, tháng, năm; tên cơ quan cấp; họ, tên người ký trích lục hộ tịch; báo cáo Thủ trưởng cơ quan đăng ký hộ tịch ký và đóng dấu xác nhận.

+ Trường hợp Sổ hộ tịch đã được chứng thực chuyển lưu, công chức làm công tác hộ tịch phải báo cáo bằng văn bản và kèm theo bản chụp trích lục hộ tịch cho cơ quan quản lý hộ tịch cấp trên để ghi tiếp thông tin thay đổi, cải chính vào bản sao Sổ hộ tịch tương ứng. Cơ quan tiếp nhận bản sao Sổ hộ tịch có trách nhiệm ghi đầy đủ thông tin thay đổi, cải chính vào bản sao Sổ hộ tịch tương ứng, và Thủ trưởng cơ quan ký và đóng dấu xác nhận về nội dung đã ghi

- Trách nhiệm của Thủ trưởng cơ quan đăng ký, quản lý hộ tịch: Trường hợp Thủ trưởng cơ quan đăng ký, quản lý hộ tịch nhận được văn bản thông báo nhưng không thực hiện ghi vào Sổ hộ tịch hoặc không thực hiện thông báo và gửi bản sao trích lục hộ tịch theo quy định, Thủ trưởng cơ quan này phải chịu trách nhiệm về hậu quả của việc quản lý, khai thác, sử dụng thông tin hộ tịch sai lệch theo quy định của pháp luật.

Các quy định trên nhằm đảm bảo quá trình cập nhật và ghi chính xác thông tin hộ tịch vào Sổ hộ tịch, bảo vệ tính toàn vẹn và đáng tin cậy của dữ liệu cá nhân, và thiết lập trách nhiệm rõ ràng cho các cơ quan quản lý hộ tịch trong việc xử lý các thay đổi và cải chính hộ tịch.

3. Điều kiện thay đổi và cải chính hộ tịch

Theo quy định tại Điều 7 Nghị định 123/2015/NĐ-CP thì điều kiện để thay đổi và cải chính hộ tịch cụ thể như sau:

- Điều kiện thay đổi họ, chữ đệm, tên cho người dưới 18 tuổi: Theo quy định tại Khoản 1 Điều 26 của Luật Hộ tịch, việc thay đổi họ, chữ đệm, tên cho người dưới 18 tuổi yêu cầu sự đồng ý của cha, mẹ của người đó. Sự đồng ý này phải được thể hiện rõ ràng trong Tờ khai. Đối với người từ 9 tuổi trở lên, sự đồng ý của chính người đó cũng cần được có

- Điều kiện cải chính hộ tịch: Cải chính hộ tịch, theo quy định của Luật Hộ tịch, là quá trình điều chỉnh thông tin cá nhân trong Sổ hộ tịch hoặc bản chính giấy tờ hộ tịch. Tuy nhiên, quá trình này chỉ được thực hiện khi có đủ căn cứ để xác định rằng có sai sót do lỗi của công chức làm công tác hộ tịch hoặc của người yêu cầu đăng ký hộ tịch. Điều này nhằm đảm bảo tính chính xác và đáng tin cậy của thông tin cá nhân trong hộ tịch và tránh việc thực hiện cải chính không đúng căn cứ hoặc lý do không chính đáng

Các điều kiện trên nhằm bảo vệ quyền lợi của người dân trong việc thay đổi thông tin cá nhân trong hộ tịch. Chúng đề cập đến sự đồng ý của cha, mẹ (đối với người dưới 18 tuổi) và người đó (đối với người từ 9 tuổi trở lên), cũng như yêu cầu căn cứ xác định sai sót trước khi thực hiện cải chính hộ tịch.

4. Lập và xóa sổ hộ tịch

Theo quy định tại Điều 11 Nghị định 123/2015/NĐ-CP thì việc lập và xóa sổ hộ tịch được quy định cụ thể như sau:

- Lập, khóa Sổ hộ tịch: Sổ hộ tịch được lập thành 01 quyển cho mỗi loại việc hộ tịch được đăng ký. Điều này có nghĩa là mỗi loại thay đổi, cải chính trong hộ tịch sẽ được ghi vào một quyển sổ hộ tịch riêng. Quy trình quản lý hộ tịch bắt đầu bằng việc lập Sổ hộ tịch, và mỗi loại việc hộ tịch được đăng ký sẽ có một quyển sổ riêng. Điều này giúp phân loại và tổ chức thông tin hộ tịch một cách rõ ràng và tiện lợi

- Sử dụng Sổ hộ tịch và thống kê hàng năm: Cơ quan đăng ký hộ tịch sử dụng Sổ hộ tịch để ghi lại thông tin về các việc hộ tịch được đăng ký trong khoảng thời gian từ ngày 01 tháng 01 đến ngày 31 tháng 12 của mỗi năm. Sổ hộ tịch cung cấp cơ sở dữ liệu quan trọng để thống kê số liệu hộ tịch hàng năm, từ đó cung cấp thông tin thống kê và phân tích về các thay đổi và cải chính hộ tịch trong cộng đồng

- Khóa Sổ hộ tịch và thực hiện thống kê:

+ Trước ngày 05 tháng 01 của năm tiếp theo, công chức chịu trách nhiệm khóa Sổ hộ tịch, tức là dừng việc ghi thêm thông tin hộ tịch vào sổ. Quá trình này đảm bảo tính nhất quán và đúng thời điểm trong việc quản lý thông tin hộ tịch.

+ Sau khi khóa Sổ hộ tịch, công chức tiến hành thống kê đầy đủ và chính xác về các việc hộ tịch đã đăng ký trong năm trước đó. Các thông tin thống kê này được ghi vào trang liền kề với trang đăng ký cuối cùng của năm trước, tạo thành một tài liệu tổng hợp và phản ánh toàn bộ số liệu hộ tịch của năm đó.

+ Để xác nhận tính chính xác của thống kê, công chức ký tên, ghi rõ họ tên và chức danh. Báo cáo này sau đó được chuyển giao cho Thủ trưởng cơ quan đăng ký hộ tịch, người sẽ tiếp tục xác nhận thông tin và đóng dấu xác nhận, khẳng định tính chính xác và pháp lý của các thông tin trong Sổ hộ tịch và báo cáo thống kê.

Qua việc lập, khóa Sổ hộ tịch và thực hiện thống kê hàng năm, quy trình quản lý hộ tịch được thực hiện một cách có hệ thống, đảm bảo tính chính xác, cung cấp thông tin quan trọng và tạo điều kiện cho việc quản lý và sử dụng thông tin hộ tịch một cách hiệu quả và hợp pháp.

Trên đây là toàn bộ nội dung thông tin về chủ đề thông báo và ghi vào sổ hộ tịch các việc thay đổi, cải chính hộ tịch mà Luật Minh Khuê cung cấp tới quý khách hàng. Ngoài ra quý khách hàng có thể tham khảo thêm bài viết về chủ đề thẩm quyền đăng ký cải chính hộ tịch cho con có cha là người nước ngoài của Luật Minh Khuê. Còn bất kỳ điều gì vướng mắc, quy khách hàng vui lòng liên hệ trao đổi trực tiếp với bộ phận luật sư tư vấn pháp luật trực tuyến qua tổng đài 24/7. Gọi số 1900.6162 hoặc gửi email tới: lienhe@luatminhkhue.vn để được hỗ trợ. Chúng tôi rất hân hạnh hợp tác. Trân trọng./.