Thủ tục cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất là một loại thủ tục hành chính. Thủ tục cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất là trình tự, cách thức thực hiện, hồ sơ và yêu cầu, điều kiện do nhà nước, người có thẩm quyền quy định để giải quyết nhu cầu được cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất của cá nhân, tổ chức. Trong đó có các vấn đề như sau:

1. Cơ sở pháp lý

- Luật đất đai 2013

- Nghị định 43/2014/NĐ-CP hướng dẫn thi hành Luật đất đai

- Thông tư 30/2014/TT-BTNMT quy định về hồ sơ giao đất, cho thuê đất, chuyển mục đích sử dụng đất, thu hồi đất 

2. Điều kiện để cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất cho dự án

Điều kiện để chủ đầu tư được cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất để thực hiện dự án, phải đáp ứng các điều kiện sau đây:

- Đã được nhà nước giao đất, cho thuê đất, cho phép chuyển mục đich sử dụng đất 

Trong đó bao gồm các điều kiện: Nằm trong kế hoạch sử dụng đất hàng năm của UBND cấp có thẩm quyền phê duyệt; Chủ đầu tư không vi phạm pháp luật về đất đai, đất dự án không có tranh chấp, đất không thuộc đất công và đất công không rơi vào trường hợp phải đấu giá; Được sự chấp thuận chủ trương đầu tư cấp có thẩm quyền phê duyệt quy hoạch chi tiết xây dựng tỉ lệ 1/500.

- Đã hoàn thành nghĩa vụ tài chính

3. Thành phần hồ sơ

Căn cứ thông tư 30/2014/TT- BTNMT quy định về hồ sơ giao đất, cho thuê đất đối với trường hợp thuộc thẩm quyền giao đất, cho thuê đất của Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương. Theo đó, doanh nghiệp, cá nhân, tổ chức..có nhu cầu sử dụng đất để thực hiện dự án đầu tư sẽ cần chuẩn bị hồ sơ bao gồm các văn bản giấy tờ cụ thể bao gồm các văn bản sau:

- Đơn xin giao đất/cho thuê đất (Mẫu 01 kèm theo thông tư 30/2014/TT- BTNMT)

- Quyết định thu hồi đất

- Quyết định bồi thường giải phóng mặt bằng

- Văn bản xác nhận hoàn thành bồi thường giải phóng mặt bằng của cấp có thẩm quyền

- Văn bản xác nhận thu hồi Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất của cấp có thẩm quyền 

- Bản vẽ hiện trạng vị trí thu hồi đất

- Bản vẽ hiện trạng vị trí giao đất/ thuê đất đã thẩm định

- Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh

- Quyết định chấp thuận chủ trương đầu tư và công nhận Chủ đầu tư

- Quyết định phê duyệt kết quả trúng đấu giá/ Văn bản của cơ quan có thẩm quyền công nhận kết quả đấu giá quyền sử dụng đất

- Quyết định phê duyệt kết quả đấu thầu lựa chọn nhà đầu tư

- Văn bản đề nghị cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất

- Giấy xác nhận hoàn tất nghĩa vụ tài chính của cơ quan thuế (Kèm theo giấy nộp tiền vào ngân sách nhà nước)

4. Quy trình thực hiện thủ tục

     Trình tự thủ tục giao đất, cho thuê đất thực hiện dự án đầu tư được thực hiện như sau:

Bước 1. Chủ đầu tư hoàn thiện và nộp hồ sơ đến Sở tài nguyên môi trường nơi đặt dự án

Bước 2. Thẩm định nhu cầu sử dụng đất, thẩm định điều kiện giao đất, thuê đất, cho phép chuyển mục đích sử dụng đất.

Trong đó bao gồm: Tiếp nhận, thẩm định bản vẽ hiện trạng vị trí, thẩm định hồ sơ, ký hợp đồng thuê đất, in phôi giấy chứng nhận, trình hồ sơ lên lãnh đạo sở.

Bước 3. Giao đất, cho thuê đất không thông qua đấu giá quyền sử dụng đất

  • Cơ quan tài nguyên và môi trường hướng dẫn chủ đầu tư lập hồ sơ xin giao đất, thuê đất, thực hiện nghĩa vụ tài chính; trình Ủy ban nhân dân cấp có thẩm quyền quyết định giao đất, cho thuê đất; ký hợp đồng thuê đất đối với trường hợp thuê đất;
  • Cơ quan tài nguyên và môi trường trình cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất; tổ chức giao đất trên thực địa và trao Giấy chứng nhận cho người được giao đất, cho thuê đất; chỉ đạo cập nhật, chỉnh lý cơ sở dữ liệu đất đai, hồ sơ địa chính.

     Như vậy, sau khi có quyết định giao đất hoặc ký hợp đồng thuê đất với cơ quan nhà nước có thẩm quyền, và hoàn thành nghĩa vụ tài chính chủ đầu tư sẽ được bàn giao đất trên thực địa và trao Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất cho chủ đầu tư thực hiện dự án đầu tư.

5. Thực hiện nghĩa vụ tài chính

Bước 1: Xác định giá đất tính thu tiền sử dụng đất, tiền thuê đất

Giá đất tính thu tiền sử dụng đất, tiền thuê đất được tính bằng gia đất do Ủy ban nhân dân cấp tỉnh quy định tại Bảng giá đất nhân với hệ số điều chỉnh giá đất, trường hợp này áp dụng với dự án mà diện tích thu tiền sử dụng đất, tiền thuê đất của dự án có giá trị (theo bảng giá đất) dưới 30 tỷ đồng đối với thành phố trực thuộc trung ương; dưới 10 tỷ đồng đối với các tỉnh miền núi, vùng cao; dưới 20 tỷ đồng với các tỉnh còn lại

Trường hợp tiền thuê đất của dự án có giá trị từ 30 tỷ đồng trở lên đối với các thành phố trực thuộc Trung ương; từ 10 tỷ đồng trở lên đối với các tỉnh miền núi, vùng cao; từ 20 tỷ đồng trở lên đối với các tỉnh còn lại thì việc xác định giá đất nhưu sau: phương pháp trực tiếp, chiết trừ, thu nhập, thặng dư (còn được gọi là "xác định giá đất theo giá thị trường"). Trường hợp này cơ quan có thẩm quyền cần thẩm định giá đất, phải thực hiện thủ tục phê duyệt giá đất cho dự án.

Bước 2: Xác định số tiền phải nộp và chủ đầu tư hoàn tất nghĩa vụ nộp tiền

Sau khi có quyết định phê duyệt giá đất, Sở tài nguyên môi trường chuyển hồ sơ Văn phòng đăng ký đất đai; sau đó văn phòng đăng ký đất đai chuyển hồ sơ qua Cục thuế ->Cục thuế xác định số tiền phải nộp và ra thông báo -> Thông báo nộp tiền sử dụng đất hoặc thông báo nộp tiền thuê đất -> Chủ đầu tư nộp tiền sử dụng đất, tiền thuê đất -> Cơ quan thuế xác nhận nghĩa vụ về mặt tài chính.

Lưu ý:

* Về ranh giới đất: Việc thông tin diện tích các thửa đất trong dự án được công nhận qua các thời kỳ sử dụng bằng nhiều tài liệu bản đồ địa chính khác nhau nên có thể dẫn đến các dữ liệu sẽ có sự chênh lệch và không trung khớp nhau. Vì vậy, khi ráp ranh bản đồ giải thửa để chứng minh nguồn đầy đủ. Do đó,  Chủ đầu tư ngay từ bước giao đất, thuê đất phải có công tác ra soát và liên hệ với cơ quan quản lý đất đai ở địa phương để hoàn chỉnh việc cập nhật dữ liệu Bản đồ địa chính, xác nhận nguồn gốc các thửa đất có sự sai lệch số liệu. Đồng thời, thực trạng trên cũng dẫn đến các thửa đất trong ranh dự án và kế cận giáp ranh dự án có thể phát sinh việc chồng lấn ranh sử dụng đất. Do đó, chủ đầu tư cần rà soát kỹ với chính quyền quản lý đất đai địa phương để kiểm tra vấn đề này trước khi thực hiện thủ tục cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất cho dự án.

* Giấy tờ nguồn gốc quyền sử dụng đất trong dự án: Đảm bảo toàn bộ các thửa đất phần diện tích đất trong dự án phải có nguồn gốc rõ ràng, đầy đủ căn cứ pháp lý để chứng minh (giấy chứng nhận quyền sử dụng đất qua các thời kỳ cho các thửa đất; xác nhận đất công do nhà nước quản lý phù hợp điều kiện giao cho chủ đầu tư thực hiện dự án).

* Việc xác định chỉ tiêu quy hoạch kiến trúc của dự án: Trong thực tế, có những dự án thực hiện điều chỉnh quy hoạch chi tiết tỷ lệ 1/500 song song với công tác xác định giá đất.  đây là yếu tố quan trọng quyết định đến giá đất của dự án. Vì vậy, để tránh tình trạng xác định không đúng hiện trạng và vị trí của dự án, Chủ đầu tư nên chủ động phối hợp với Sở TNMT để hướng dẫn thực địa dự án. Việc tổ chức đi thực địa nên được ghi nhân lại bằng biên bản có đính kèm hình ảnh. 

* Xác định hiện trạng và vị trí của dự án: bao gồm những yếu tố: hiện trạng trong khuôn viên dự án; hiện trạng kết nối giao thông của dự án ra tuyến đường có tên trong bảng giá đất; hiện trạng kết nối hệ thống hạ tầng kỹ thuật. Đây là những yếu tố quan trong quyết định đến giá đất của dự án. Vì vậy, để tránh tình trạng xác định không đúng hiện trạng và vị trí của dự án, chủ đầu tư nên chủ động phối hợp với cơ quan có thẩm quyền để hướng dẫn thực địa tại dự án. Việc tổ chức đi thực địa nên được ghi nhận lại bằng biên bản có đính kèm hình ảnh.

* Về nghĩa vụ tài chính về tiền sử dụng đất, thuê đất: Phòng chuyên môn sẽ kiểm tra,  đối chiếu việc nộp tiền sử dụng đất và các nghĩa vụ tài chính liên quan về đất ( trước bạ, thuế đất phi nông nghiệp, tiền thu bảo vệ và phát triển đất trồng lúa...) đã hoàn thành và phù hợp với thông báo nộp tiền sử dụng đất, phạt nộp chậm; phù hợp với cơ cấu sử dụng đất theo Quyết định giao đất, thuê đất, chuyển mục đích sử dụng đất, phù hợp với chỉ tiêu quy hoạch theo Quyết định phê duyệt quy hoạch chi tiết xây dựng tỉ lệ 1/500 hay không.

* Các trường hợp xác định giá đất:

- Xác định giá đất theo giá thị trường: Cách thức này sử dụng thông tin giá bất động sản chuyển nhượng trên thị trường. Do đó, thời gian dễ bị kéo dài.

- Trường hợp điều chỉnh quy hoạch: Để dự án khai thác hiệu quả hơn, Chủ đầu tư thường tự chủ động đề xuất điều chỉnh cục bộ hoặc toàn bộ quy hoạch chỉ tiết 1/500, nếu việc đều chỉnh này dẫn đến việc làm thay đối các chỉ tiêu sử dụng đất, chỉ tiêu quy hoạch như tầng cao, mật độ xây dựng, hệ số sử dụng đất... thì dự án phải thực hiện thủ tục xác định lại giá thu tiền sử dụng đất, tiền thuê đất theo từng lần điều chỉnh quy hoạch và thực hiện nghĩa vụ tài chính bổ sung nếu có. Đối với trường hợp này, Chủ đầu tư phải chủ động liên hệ với Sở tài nguyên & môi trường để thực hiện, tính chất pháp lý của dự án cũng phức tạp hơn so với dự án không điều chỉnh quy hoạch. Vì vậy, sẽ mất nhiều thời gian thực hiện hơn. Ngoài ra, trong một số trường  hợp điều chỉnh quy hoạch nhưng không dẫn đến việc làm thay đổi các chỉ tiêu sử dụng đất, chỉ tiêu quy hoạch kiến trúc, khi thực hiện công tác cấp chủ quyền cho khách hàng, Chủ đầu tư có thể phải liên hệ với cơ quan chức năng để có xác nhận bằng văn bản thuộc trường hợp không phải xác định lại nghĩa vụ tài chính. Những trường hợp kế trên sẽ làm kéo dài thời gian thực hiện dự án, phát sinh nhiều chi phí để thực hiện thủ tục xác định lại giá đất, thực hiện nghĩa vụ tài chính bổ sung.