1. Quy định về các hình thức chứng thực tài liệu lưu trữ

Theo quy định tại khoản 1 Điều 11 của Thông tư 10/2014/TT-BNV về các hình thức chứng thực tài liệu lưu trữ, chúng ta có một số điều cơ bản về cách thức chứng thực tài liệu. Hình thức chứng thực tài liệu không chỉ đơn thuần là việc xác nhận tính chính xác của văn bản hay tài liệu, mà còn là cách thức để bảo vệ tính toàn vẹn, sự tin cậy của chúng trong quá trình lưu trữ và sử dụng sau này.

Theo đó, các hình thức chứng thực tài liệu lưu trữ được phân chia thành hai loại chính:

- Chứng thực bản sao nguyên văn toàn bộ văn bản, tài liệu: Điều này ám chỉ việc tạo ra một bản sao chính xác, toàn vẹn của văn bản hoặc tài liệu gốc. Quá trình này đảm bảo rằng bản sao này không chỉ sao chép toàn bộ nội dung của văn bản gốc mà còn giữ nguyên được các đặc điểm quan trọng như định dạng, chữ ký, con dấu, và các thông tin khác mà văn bản gốc có.

- Chứng thực bản sao một phần nội dung thông tin của văn bản, tài liệu: Trong trường hợp này, không cần phải chứng thực toàn bộ nội dung của văn bản hay tài liệu, mà chỉ cần chứng thực một phần cụ thể của nó. Điều này có thể áp dụng khi chỉ cần xác nhận tính chính xác của một phần nhỏ của tài liệu, hoặc khi cần lưu trữ một phần cụ thể để sử dụng trong các mục đích cụ thể mà không cần đến toàn bộ văn bản.

Qua đó, việc áp dụng các hình thức chứng thực tài liệu lưu trữ sẽ phụ thuộc vào mục đích cụ thể và yêu cầu của từng trường hợp, nhằm đảm bảo tính bảo mật, tính toàn vẹn và tính tin cậy của thông tin trong quá trình lưu trữ và sử dụng.

Như vậy thì các hình thức chứng thực tài liệu lưu trữ bao gồm có các hình thức như là chứng thực bản sao nguyên văn toàn bộ văn bản tài liệu và chứng chực bản sao một phần nội dung thông tin của văn bản tài liệu. 

 

2. Quy định về thủ tục chứng thực tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia được thực hiện ra sao?

Thủ tục chứng thực tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia (TCLTQG) theo quy định hiện nay, được thực hiện theo các bước và quy trình cụ thể, nhằm đảm bảo tính minh bạch, tính chính xác và tính toàn vẹn của thông tin được lưu trữ. Dưới đây là chi tiết về quy trình thực hiện thủ tục này, căn cứ vào tiểu mục II Mục 1 Phần II Thủ tục hành chính ban hành kèm theo Quyết định 909/QĐ-BNV năm 2021:

- Trình tự thực hiện:

Bước 1: Đăng ký vào Phiếu yêu cầu chứng thực tài liệu:

Độc giả có nhu cầu chứng thực tài liệu lưu trữ điền đầy đủ thông tin vào Phiếu yêu cầu chứng thực tài liệu. Khi độc giả có nhu cầu chứng thực tài liệu lưu trữ, quy trình điền đầy đủ thông tin vào Phiếu yêu cầu chứng thực tài liệu là một bước quan trọng, đòi hỏi sự chú ý và cẩn trọng. Phiếu này không chỉ là một tài liệu thông thường mà còn là bước khởi đầu quan trọng, đánh dấu sự khởi đầu của quy trình chứng thực, và do đó, việc điền thông tin vào phiếu cần phải được thực hiện một cách cẩn thận và chi tiết.

Bước 2: Xác nhận thông tin:

Viên chức Phòng đọc xác nhận thông tin về nguồn gốc, địa chỉ lưu trữ của tài liệu tại TCLTQG, bao gồm thông tin về tờ số, hồ sơ số, số mục lục hồ sơ, tên phông, số chứng thực được đăng ký trong Sổ chứng thực. Các thông tin này sẽ được thể hiện trên Dấu chứng thực.

Bước 3: Chứng thực và trả lại tài liệu:

Viên chức Phòng đọc điền đầy đủ thông tin vào Dấu chứng thực đóng trên bản sao, ghi ngày, tháng, năm chứng thực. Sau đó, Giám đốc TCLTQG ký xác nhận và đóng dấu của TCLTQG. Bản chứng thực tài liệu sau đó được trả lại cho độc giả tại Phòng đọc.

+ Xác nhận bởi Giám đốc TCLTQG: Giám đốc của TCLTQG, người có trách nhiệm cao cấp trong việc quản lý và giám sát các hoạt động của Trung tâm, sẽ tiến hành xác nhận chính thức về tính hợp lệ của quy trình chứng thực. Điều này bao gồm việc kiểm tra lại thông tin đã được điền vào Dấu chứng thực và xác nhận rằng quy trình đã được thực hiện đúng quy định và theo đúng thủ tục. 2

+ Ký xác nhận: Giám đốc TCLTQG sẽ ký tên vào bản chứng thực, đóng vai trò là một phần quan trọng trong việc xác nhận tính chính xác và hợp lệ của bản chứng thực. Chữ ký của Giám đốc không chỉ là biểu tượng của sự chấp nhận và xác nhận từ phía TCLTQG mà còn là điều kiện cần để bản chứng thực có giá trị pháp lý.

+ Đóng dấu của TCLTQG: Sau khi đã xác nhận bằng chữ ký, Giám đốc sẽ đóng dấu của TCLTQG lên bản chứng thực. Dấu của cơ quan quản lý là một biểu tượng quan trọng, chứng minh rằng bản chứng thực là chính thức và được công nhận bởi cơ quan có thẩm quyền.

+ Trả lại cho độc giả: Khi quy trình chứng thực đã hoàn tất và bản chứng thực đã được xác nhận bởi Giám đốc TCLTQG, bản chứng thực tài liệu sẽ được trả lại cho độc giả tại Phòng đọc. Điều này đảm bảo rằng người yêu cầu sẽ nhận được tài liệu của mình kèm theo xác nhận chính thức từ TCLTQG, đồng thời tiện lợi cho việc sử dụng tài liệu trong các mục đích sau này.

Quy trình này không chỉ là một bước cần thiết để đảm bảo tính chính xác và hợp pháp của quy trình chứng thực mà còn là một biện pháp để tăng cường sự tin cậy và uy tín của TCLTQG trong việc cung cấp dịch vụ chứng thực tài liệu cho cộng đồng.

- Cách thức thực hiện: Thủ tục được thực hiện trực tiếp tại TCLTQG.

- Thời hạn giải quyết: Thời hạn trả bản sao tài liệu và bản chứng thực tài liệu cho độc giả sẽ tuân thủ theo quy định của TCLTQG.

- Đối tượng thực hiện thủ tục: Các cá nhân, tổ chức trong nước và người nước ngoài có nhu cầu cấp bản sao và chứng thực lưu trữ.

- Cơ quan giải quyết thủ tục: Các TCLTQG thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước.

- Kết quả thực hiện: Các hồ sơ, văn bản, tài liệu được sao và chứng thực lưu trữ, đảm bảo tính chính xác và tính toàn vẹn của thông tin. Điều này góp phần vào việc bảo vệ và quản lý hiệu quả hệ thống lưu trữ quốc gia.

 

3. Quy định về hồ sơ chứng thực tài liệu lưu trữ

Theo quy định tại khoản 6 của Điều 11 trong Thông tư 10/2014/TT-BNV về chứng thực tài liệu, ta nhận thấy một điều quan trọng về việc bảo quản hồ sơ thực hiện chứng thực. Điều này là một phần không thể thiếu trong việc đảm bảo tính toàn vẹn và minh bạch của quy trình chứng thực tài liệu. Hãy cùng đi vào chi tiết về hồ sơ này:

-  Phiếu Yêu cầu chứng thực tài liệu: Đây là tài liệu đầu tiên đánh dấu bước khởi đầu của quy trình chứng thực tài liệu. Trên phiếu này, thông tin về tài liệu cần chứng thực, người yêu cầu, thông tin liên lạc và các yêu cầu khác sẽ được ghi lại.

-  Bản lưu và bản chứng thực tài liệu: Bản lưu của tài liệu là phiên bản gốc hoặc bản sao chính xác của tài liệu mà sẽ được chứng thực. Đây là nguồn gốc của quy trình chứng thực và cũng là tiêu chuẩn để so sánh và xác nhận tính toàn vẹn của bản chứng thực. Bản chứng thực tài liệu là phiên bản được đánh dấu và xác nhận là bản đã chứng thực. Nó thường được ký xác nhận và đóng dấu bởi cơ quan thực hiện chứng thực. Bản này thường được trao lại cho người yêu cầu sau khi quy trình chứng thực hoàn tất.

-  Thời gian bảo quản: Hồ sơ thực hiện chứng thực tài liệu phải được bảo quản ít nhất trong vòng 20 năm kể từ ngày chứng thực. Điều này đảm bảo rằng thông tin về quy trình chứng thực và tính chính xác của tài liệu được giữ lại trong một khoảng thời gian đủ dài để có thể tra cứu và sử dụng sau này khi cần thiết.

Quy định này không chỉ đảm bảo tính minh bạch và công bằng trong quy trình chứng thực tài liệu mà còn là cơ sở pháp lý quan trọng để bảo vệ quyền lợi của các bên liên quan và đảm bảo tính bảo mật của thông tin. Đồng thời, việc bảo quản hồ sơ trong một thời gian dài cũng hỗ trợ trong việc xác định và giải quyết tranh chấp hoặc thắc mắc về tính chính xác của tài liệu sau này.

Nêu như các bạn còn có những vướng mắc vui lòng liên hệ 19006162 hoặc lienhe@luatminhkhue.vn để được hỗ trợ

Tham khảo thêm bài viết sau đây: Quy định của pháp luật về sổ chứng thực và số chứng thực