Quy định của pháp luật về sổ chứng thực và số chứng thực

1.Quy định của pháp luật về số chứng thực và sổ chứng thực 

1. Sổ chứng thực dùng để theo dõi, quản lý các việc đã chứng thực tại cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực. Sổ chứng thực được viết liên tiếp theo thứ tự từng trang không được bỏ trống, phải đóng dấu giáp lai từ trang đầu đến trang cuối sổ và thực hiện theo từng năm. Khi hết năm phải thực hiện khóa sổ và thống kê tổng số việc chứng thực đã thực hiện trong năm; người ký chứng thực xác nhận, ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu.

2. Số chứng thực là số thứ tự ghi trong sổ chứng thực, kèm theo quyển số, năm thực hiện chứng thực và ký hiệu loại việc chứng thực. Số thứ tự trong sổ chứng thực phải ghi liên tục từ số 01 cho đến hết năm, trường hợp chưa hết năm mà sử dụng sang sổ khác thì phải lấy số thứ tự tiếp theo của sổ trước, không được ghi từ số 01. Đối với sổ được sử dụng tiếp cho năm sau thì trường hợp chứng thực đầu tiên của năm sau sẽ ghi bắt đầu từ số 01, không được lấy tiếp số thứ tự cuối cùng của năm trước.

Số ghi trong văn bản chứng thực là số tương ứng với số chứng thực đã ghi trong sổ chứng thực.

3. Trong trường hợp cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực đã ứng dụng công nghệ thông tin vào việc chứng thực thì phải bảo đảm đầy đủ nội dung theo mẫu sổ chứng thực ban hành kèm theo Nghị định này. Định kỳ hàng tháng, cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực phải in và đóng thành sổ, đóng dấu giáp lai; đến hết ngày 31 tháng 12 hằng năm thì ghép chung thành 01 (một) sổ chứng thực theo từng loại việc chứng thực đã thực hiện trong 01 (một) năm. Việc lập sổ, ghi số chứng thực và khóa sổ được thực hiện theo quy định tại Khoản 1 và Khoản 2 Điều này.

4. Mẫu sổ chứng thực ban hành kèm theo Nghị định này bao gồm:

a) Sổ chứng thực bản sao từ bản chính (SCT/BS);

b) Sổ chứng thực chữ ký, chứng thực điểm chỉ (SCT/CK,ĐC);

c) Sổ chứng thực chữ ký người dịch (SCT/CKND);

đ) Sổ chứng thực hợp đồng, giao dịch (SCT/HĐ,GD).

2.Chế độ lưu trữ 

Căn cứ theo điều 14 Nghị định 23/2015 NĐ - CP quy định như sau :

1. Sổ chứng thực là tài liệu lưu trữ của Nhà nước, được bảo quản, lưu trữ vĩnh viễn tại trụ sở cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực.

2. Đối với việc chứng thực chữ ký và chứng thực chữ ký người dịch, cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực phải lưu một bản giấy tờ, văn bản đã chứng thực; thời hạn lưu trữ là 02 (hai) năm. Trong trường hợp chứng thực chữ ký của người tiến hành giám định trong văn bản kết luận giám định tư pháp, chứng thực bản sao từ bản chính thì không lưu trữ.

3. Đối với việc chứng thực hợp đồng, giao dịch, cơ quan thực hiện chứng thực phải lưu một bản chính hợp đồng, giao dịch kèm theo hồ sơ; thời hạn lưu trữ là 20 (hai mươi) năm.

4. Cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực không được thu lệ phí, chi phí khác đối với văn bản chứng thực lưu trữ quy định tại Khoản 2 và Khoản 3 Điều này; có trách nhiệm bảo quản, lưu trữ sổ chứng thực và văn bản chứng thực.

5. Việc tiêu hủy văn bản chứng thực khi hết thời hạn lưu trữ được thực hiện theo quy định của pháp luật về lưu trữ.

3. Khái niệm lời chứng là gì ?

1. Lời chứng là nội dung bắt buộc của Văn bản chứng thực.

2. Mẫu lời chứng ban hành kèm theo Nghị định này bao gồm:

a) Lời chứng chứng thực bản sao từ bản chính;

b) Lời chứng chứng thực chữ ký bao gồm: Lời chứng chứng thực chữ ký của một người trong một giấy tờ, văn bản; Lời chứng chứng thực chữ ký của nhiều người trong một giấy tờ, văn bản; Lời chứng chứng thực điểm chỉ; Lời chứng chứng thực trong trường hợp không thể ký, điểm chỉ được;

c) Lời chứng chứng thực chữ ký người dịch;

d) Lời chứng chứng thực hợp đồng, giao dịch bao gồm: Lời chứng chứng thực hợp đồng, giao dịch; Lời chứng chứng thực văn bản thỏa thuận phân chia di sản; Lời chứng chứng thực văn bản khai nhận di sản; Lời chứng chứng thực di chúc; Lời chứng chứng thực văn bản từ chối nhận di sản.

4.Cần phải công chứng những loại giao dịch bất động sản nào ?

Tặng cho bất động sản (căn cứ: Điều 459 Bộ luật Dân sự năm 2015);

Hợp đồng mua bán nhà ở phải được lập thành văn bản có công chứng hoặc chứng thực. (Điều 122 Luật Nhà ở năm 2014);

Hợp đồng thế chấp nhà ở bắt buộc phải công chứng do tiềm ẩn nhiều rủi ro và tranh chấp của loại giao dịch này. (khoản 1 Điều 122 Luật Nhà ở năm 2014);

Hợp đồng đổi nhà ở là giao dịch về chuyển quyền sở hữu để được Nhà nước công nhận và sang tên sở hữu nên cần thiết có sự xác minh, kiểm soát về tính pháp lý nên bắt buộc phải công chứng. (khoản 1 Điều 122 Luật Nhà ở năm 2014);

Hợp đồng góp vốn bằng nhà ở thương mại trừ trường hợp góp vốn bằng nhà ở bởi một bên là tổ chức. (khoản 1 Điều 122 Luật Nhà ở năm 2014);

Hợp đồng chuyển nhượng mua bán nhà ở thương mại (Khoản 1 Điều 122 Luật nhà ở 2014);

Văn bản thừa kế nhà ở, quyền sử dụng đất, quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất (khoản 3 Điều 122 Luật Nhà ở năm 2014 và điểm c khoản 3 Điều 167 Luật đất đai năm 2013);

Hợp đồng tặng cho quyền sử dụng đất, quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất (Khoản 3 Điều 167 Luật đất đai năm 2013);

Hợp đồng góp vốn bằng quyền sử dụng đất, quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất (Khoản 3 Điều 167 Luật đất đai năm 2013);

Hợp đồng thế chấp quyền sử dụng đất (Khoản 3 Điều 167 Luật đất đai năm 2013);

Hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất (Khoản 3 Điều 167 Luật đất đai năm 2013).

Lưu ý:

- Các hợp đồng từ 1 đến 6 sẽ loại trừ trường hợp mua bán mua bán, cho thuê mua nhà ở thuộc sở hữu nhà nước; mua bán, cho thuê mua nhà ở xã hội, nhà ở phục vụ tái định cư.

- Các hợp đồng từ 8 đến 11 sẽ loại trừ các trường hợp Hợp đồng cho thuê, cho thuê lại quyền sử dụng đất, quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất, hợp đồng chuyển đổi quyền sử dụng đất nông nghiệp; hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất, quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất, tài sản gắn liền với đất mà một bên hoặc các bên tham gia giao dịch là tổ chức hoạt động kinh doanh bất động sản được công chứng hoặc chứng thực theo yêu cầu của các bên (điểm a khoản 3 Điều 167 Luật đất đai năm 2013).

- Đối với trường hợp chuyển nhượng quyền sử dụng đất, quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất, tài sản gắn liền với đất mà một bên là tổ chức kinh doanh bất động sản thì không cần lập hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất.

Các loại Hợp đồng liên quan đến quyền sử dụng đất, tài sản gắn liền với đất không phải là nhà ở:

Hợp đồng chuyển nhượng, tặng cho, thế chấp, góp vốn bằng quyền sử dụng đất; quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất quy định tại Điểm a, b Khoản 3, Điều 167 Luật Đất Đai năm 2013. Lưu ý: Hợp đồng cho thuê, cho thuê lại quyền sử dụng đất, quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất, hợp đồng chuyển đổi quyền sử dụng đất nông nghiệp; hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất, quyền sử dụng đất và TS gắn liền với đất, tài sản gắn liền với đất mà một bên hoặc các bên tham gia giao dịch là tổ chức hoạt động kinh doanh bất động sản được công chứng hoặc chứng thực theo yêu cầu của các bên.

Văn bản mua bán, thuê mua công trình xây dựng của các Bên đều là cá nhân quy định tại Khoản 2 Điều 17 Luật Kinh doanh Bất Động Sản năm 2014.

Văn bản tặng cho công trình xây dựng mà người được tặng cho là hộ gia đình, cá nhân trong nước, cộng đồng dân cư quy định tại Điểm c, Khoản 1, Khoản 3 Điều 32 Nghị định 43/2014/NĐ-CP.

Văn bản chấp thuận của người sử dụng đất đồng ý cho xây dựng công trình quy định tại Khoản 3 Điều 32 Nghị định 43/2014/NĐ-CP.

Văn bản mua bán, tặng cho rừng sản xuất là rừng trồng; cây lâu năm; Văn bản thỏa thuận của người sử dụng đất cho phép sử dụng đất để trồng rừng, trồng cây lâu năm quy định tại Khoản 3 Điều 33; Khoản 2 Điều 34; Khoản 8 Điều 33; Khoản 6 Điều 34 Nghị định 43/2014/NĐ-CP.

5.Các Hợp đồng liên quan đến Nhà ở

Hợp đồng thuê, thuê mua, cho mượn, cho ở nhờ, uỷ quyền quản lý nhà trừ trường hợp cá nhân cho thuê nhà ở dưới 06 tháng; Bên cho thuê nhà ở là tổ chức có chức năng kinh doanh nhà ở; Thuê nhà công vụ; Thuê mua nhà ở xã hội thì không bắt buộc công chứng, chứng thực quy định tại Khoản 3, Điều 93 Luật Nhà ở 2014; Khoản 4, 5, Điều 63, Nghị Định 71/2010/NĐ-CP.

Hợp đồng mua bán, tặng cho, đổi, góp vốn, thế chấp nhà ở, chuyển nhượng hợp đồng mua bán nhà ở thương mại quy định tại khoản 1, Điều 122 Luật Nhà ở năm 2014,  trừ trường hợp quy định tại Khoản 2 Điều này.

Các loại Văn bản thừa kế và Di chúc:

Di chúc của người bị hạn chế về thể chất hoặc của người không biết chữ quy định tại Khoản 3 Điều 630 Bộ Luật Dân sự năm 2015. Lưu ý: Xác định tính hợp pháp của di chúc (phải được người làm chứng lập thành văn bản và có công chứng hoặc chứng thực).

Di chúc miệng được ghi lại bởi người làm chứng quy định tại Khoản 5 Điều 630 Bộ Luật Dân sự năm 2015. Lưu ý: Di chúc miệng được coi là hợp pháp nếu người di chúc miệng thể hiện ý chí cuối cùng của mình trước mặt ít nhất 2 người làm chứng và ngay sau đó, người làm chứng ghi chép lại, cùng ký tên hoặc điểm chỉ. Trong thời hạn 05 ngày, kể từ ngày người di chúc miệng thể hiện ý chí cuối cùng thì di chúc phải được công chứng viên hoặc cơ quan có thẩm quyền chứng thực xác nhận chữ ký hoặc điểm chỉ của người làm chứng.

Di chúc được lập bằng tiếng nước ngoài quy định tại Khoản 5 Điều 647 Bộ luật dân sự năm 2015. Lưu ý: Phải được dịch ra Tiếng Việt.

Văn bản thừa kế nhà ở ; Văn bản thừa kế quyền sử dụng đất, quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất quy định tại Khoản 3 Điều 122 Luật nhà ở năm 2014 và Điểm c Khoản 3 Điều 167 Luật đất đai năm 2013.

Các loại giao dịch về thừa kế (khai nhận, phân chia, từ chối nhận di sản) quy định tại Bộ luật dân sự năm 2015 và Luật Công chứng 2014.

Các loại Văn bản liên quan đến Hôn nhân và Gia đình:

Văn bản thoả thuận xác lập chế độ tài sản của vợ chồng quy định tại Điều 47 Luật Hôn nhân và Gia đình năm 2014. Lưu ý : Được ký kết trước ngày đăng ký kết hôn và có hiệu lực vào ngày đăng ký kết hôn.

Văn bản thoả thuận về việc chia tài sản chung vợ chồng quy định tại Khoản 2, Điều 38 Luật Hôn nhân và Gia đình năm 2014.

Văn bản thoả thuận về việc mang thai hộ quy định tại Khoản 2, Điều 96 Luật Hôn nhân và Gia đình năm 2014. Lưu ý Việc thoả thuận mang thai hộ đối với người mang thai hộ đang có quan hệ hôn nhân phải được sự đồng ý của người chồng.

Văn bản uỷ quyền cho nhau về việc thoả thuận mang thai hộ quy định tại Khoản 2, Điều 96 Luật Hôn nhân và Gia đình năm 2014. Lưu ý: Uỷ quyền lại không có giá trị pháp lý

Các Hợp đồng liên quan đến phương tiện vận tải:

Hợp đồng bán, tặng, cho phương tiện vận tải đường bộ của cá nhân (chủ phương tiện là cá nhân) quy định tại Điểm g, khoản 1, Điều 10, Thông tư số 15/2014/TT-BCA.

Hợp đồng bán, tặng, cho xe máy chuyên dùng; phương tiện giao thông đường sắt; phương tiện thuỷ nội địa; tàu biển quy định tại Điểm b, Khoản 1, Điều 6, Thông tư 20/2010/TT-BGTVT; Điều 8, Thông tư 01/2013/TT-BGTVT; Điều 14, Thông tư 75/2015/TT-BGTVT; Điều 14 Nghị định 161/2013/NĐ-CP.

Văn bản đăng ký quyền sở hữu, quyền chiếm hữu quy định tại Điều 15, Điều 16 Nghị Định số 70/2007/NĐ-CP.