1. Cơ sở pháp lý quy định về thủ tục đăng ký, ban hành nội quy lao động của doanh nghiệp
Bộ luật Lao động 2019 là văn bản pháp luật chính quy định các vấn đề liên quan đến quản lý lao động tại các doanh nghiệp, bao gồm cả việc xây dựng, ban hành và đăng ký nội quy lao động. Bộ luật này cung cấp khung pháp lý chi tiết nhằm đảm bảo rằng các quy định về nội quy lao động tại các doanh nghiệp đều tuân thủ đúng các yêu cầu pháp lý và quyền lợi hợp pháp của người lao động.
Thủ tục đăng ký nội quy lao động
- Xây dựng nội quy lao động
Trước khi thực hiện việc đăng ký nội quy lao động, doanh nghiệp cần xây dựng tài liệu này một cách chi tiết và phù hợp với các quy định của pháp luật. Nội quy lao động là văn bản quy định các quyền và nghĩa vụ của cả người lao động và người sử dụng lao động, nhằm tạo ra môi trường làm việc công bằng, hiệu quả và an toàn. Nội dung của nội quy lao động cần bao gồm những vấn đề cơ bản như:
+ Quyền và nghĩa vụ của người lao động và người sử dụng lao động.
+ Quy định về giờ làm việc, nghỉ ngơi, chế độ lương, thưởng và các phúc lợi khác.
+ Quy định về kỷ luật lao động, các hình thức xử lý vi phạm và quy trình giải quyết tranh chấp lao động.
+ Các biện pháp đảm bảo an toàn lao động và sức khỏe cho người lao động.
- Thực hiện tham vấn ý kiến
Trước khi nội quy lao động được chính thức ban hành, doanh nghiệp cần thực hiện tham vấn ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở (nếu có) hoặc tổ chức công đoàn (nếu doanh nghiệp có tổ chức công đoàn). Việc tham vấn này là cần thiết để đảm bảo rằng nội quy lao động được xây dựng dựa trên ý kiến và nhu cầu của người lao động, đồng thời tránh những tranh chấp có thể xảy ra trong quá trình áp dụng.
- Đăng ký với cơ quan chức năng
Sau khi hoàn thiện nội quy lao động, doanh nghiệp phải gửi hồ sơ đăng ký nội quy lao động đến cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền, thường là Sở Lao động - Thương binh và Xã hội. Hồ sơ đăng ký bao gồm các tài liệu sau:
+ Bản sao nội quy lao động.
+ Biên bản tham vấn ý kiến của tổ chức đại diện người lao động (nếu có).
+ Đơn đăng ký nội quy lao động theo mẫu quy định.
+ Cơ quan quản lý nhà nước sẽ xem xét hồ sơ và cấp Giấy xác nhận nội quy lao động nếu nội quy đáp ứng các yêu cầu pháp luật.
Ban hành và công bố nội quy lao động
- Ban hành nội quy lao động
Sau khi nhận được Giấy xác nhận từ cơ quan chức năng, doanh nghiệp có trách nhiệm chính thức ban hành nội quy lao động. Nội quy lao động phải được công bố công khai và có hiệu lực thi hành trong toàn bộ doanh nghiệp.
- Công bố nội quy lao động
Doanh nghiệp phải công bố nội quy lao động bằng các hình thức phù hợp, nhằm đảm bảo tất cả người lao động đều được thông báo và nắm rõ các quy định. Các hình thức công bố có thể bao gồm:
+ Niêm yết công khai: Nội quy lao động phải được niêm yết tại nơi dễ nhìn thấy trong khu vực làm việc của doanh nghiệp, chẳng hạn như tại bảng thông báo của công ty, khu vực lễ tân, phòng nhân sự hoặc các khu vực làm việc chung.
+ Phát cho người lao động: Doanh nghiệp nên phát tài liệu nội quy lao động đến từng người lao động, đặc biệt là trong các cuộc họp hoặc buổi đào tạo. Điều này giúp người lao động nắm rõ và hiểu rõ các quy định, quyền lợi và nghĩa vụ của mình.
Nội dung của nội quy lao động
Nội quy lao động của doanh nghiệp cần phải đảm bảo bao gồm các nội dung cơ bản theo quy định của Bộ luật Lao động 2019, nhằm đáp ứng yêu cầu pháp lý và thực tiễn quản lý lao động. Cụ thể, nội quy lao động cần bao gồm:
- Quy định chi tiết về quyền lợi và nghĩa vụ của người lao động và người sử dụng lao động, bao gồm các chế độ đãi ngộ, các quyền lợi liên quan đến sức khỏe, an toàn và môi trường làm việc.
- Quy định về giờ làm việc, thời gian nghỉ ngơi, chế độ lương, thưởng, và các phúc lợi khác mà người lao động được hưởng.
- Các quy định về kỷ luật lao động, hình thức xử lý vi phạm và quy trình giải quyết tranh chấp lao động. Điều này bao gồm các biện pháp xử lý vi phạm hành chính, các hình thức kỷ luật, và quy trình khiếu nại của người lao động.
- Các biện pháp đảm bảo an toàn lao động và sức khỏe, bao gồm các quy định về trang thiết bị bảo hộ lao động, điều kiện làm việc an toàn, và các chính sách liên quan đến phòng ngừa tai nạn lao động và bệnh nghề nghiệp.
Bộ luật Lao động 2019 cung cấp một khung pháp lý chi tiết và chặt chẽ, nhằm giúp doanh nghiệp xây dựng và quản lý nội quy lao động một cách hiệu quả, đồng thời bảo vệ quyền lợi hợp pháp của người lao động và đảm bảo môi trường làm việc công bằng, an toàn và hài hòa.
2. Nội quy lao động có những nội dung gì?
Theo Nghị định 145/2020/NĐ-CP, nội quy lao động của doanh nghiệp cần phải bao gồm chín nội dung chủ yếu sau đây:
- Thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi: Nội quy lao động phải quy định rõ ràng các vấn đề liên quan đến thời gian làm việc của người lao động. Cụ thể, cần nêu rõ thời giờ làm việc bình thường trong một ngày và một tuần, bao gồm cả ca làm việc cụ thể, thời điểm bắt đầu và kết thúc ca làm việc. Ngoài ra, nội quy cần quy định về làm thêm giờ, bao gồm các trường hợp đặc biệt mà người lao động có thể phải làm thêm giờ, và các quy định liên quan đến thời gian nghỉ giải lao ngoài thời gian nghỉ giữa giờ. Các quy định cũng phải đề cập đến việc nghỉ chuyển ca, ngày nghỉ hằng tuần, nghỉ hàng năm, nghỉ việc riêng, và nghỉ không hưởng lương.
- Trật tự tại nơi làm việc: Nội quy lao động cần quy định rõ về trật tự tại nơi làm việc, bao gồm phạm vi làm việc và đi lại trong thời gian làm việc. Điều này bao gồm việc xác định các quy tắc về văn hóa ứng xử và trang phục của người lao động. Đồng thời, cũng cần quy định về việc tuân thủ phân công và điều động của người sử dụng lao động.
- An toàn và vệ sinh lao động tại nơi làm việc: Nội quy lao động phải nêu rõ trách nhiệm của người lao động trong việc chấp hành các quy định, nội quy, quy trình và biện pháp liên quan đến an toàn và vệ sinh lao động. Điều này bao gồm các quy định về phòng chống cháy nổ, sử dụng và bảo quản các phương tiện bảo vệ cá nhân, thiết bị bảo đảm an toàn, vệ sinh lao động tại nơi làm việc, cũng như các biện pháp vệ sinh, khử độc, khử trùng tại khu vực làm việc.
- Phòng chống quấy rối tình dục tại nơi làm việc: Nội quy phải quy định rõ các biện pháp phòng chống quấy rối tình dục tại nơi làm việc, bao gồm cả trình tự và thủ tục xử lý các hành vi quấy rối tình dục. Theo quy định tại Điều 85 của Nghị định 145/2020/NĐ-CP, người sử dụng lao động có trách nhiệm xây dựng các quy định cụ thể về phòng chống quấy rối tình dục.
- Bảo vệ tài sản, bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ, và sở hữu trí tuệ: Nội quy cần xác định danh mục tài sản, tài liệu, bí mật công nghệ, bí mật kinh doanh và sở hữu trí tuệ của người sử dụng lao động. Các biện pháp bảo vệ tài sản và bí mật, cũng như trách nhiệm của người lao động trong việc bảo vệ các tài sản này cũng phải được quy định rõ ràng. Nội quy cũng cần chỉ rõ các hành vi xâm phạm tài sản và bí mật, và các biện pháp xử lý các hành vi này.
- Trường hợp được tạm thời chuyển người lao động làm việc khác so với hợp đồng lao động: Nội quy lao động phải quy định cụ thể các trường hợp mà người lao động có thể bị tạm thời chuyển sang làm việc khác so với hợp đồng lao động. Các quy định này cần tuân theo Điều 29 của Bộ luật Lao động, bao gồm các lý do vì nhu cầu sản xuất hoặc kinh doanh mà việc tạm thời chuyển công việc là cần thiết.
- Các hành vi vi phạm kỷ luật lao động và hình thức xử lý: Nội quy phải quy định cụ thể các hành vi vi phạm kỷ luật lao động của người lao động, cùng với các hình thức xử lý kỷ luật lao động tương ứng với từng hành vi vi phạm. Các quy định này cần phải rõ ràng và minh bạch để đảm bảo rằng mọi người lao động đều hiểu và chấp hành.
- Trách nhiệm vật chất: Nội quy cần quy định rõ các trường hợp mà người lao động phải bồi thường thiệt hại do làm hư hỏng dụng cụ, thiết bị hoặc gây thiệt hại tài sản. Cũng cần xác định mức bồi thường thiệt hại tương ứng với mức độ thiệt hại và người có thẩm quyền xử lý bồi thường thiệt hại. Việc này bao gồm cả các trường hợp làm mất dụng cụ, thiết bị, tài sản hoặc tiêu hao vật tư quá định mức.
- Người có thẩm quyền xử lý kỷ luật lao động: Nội quy lao động cần chỉ rõ người có thẩm quyền xử lý các vấn đề liên quan đến kỷ luật lao động. Theo quy định tại khoản 3 Điều 18 của Bộ luật Lao động, người có thẩm quyền là người đã ký kết hợp đồng lao động hoặc người được quy định cụ thể trong nội quy lao động. Các quy định này cần đảm bảo sự công bằng và hợp lý trong việc xử lý kỷ luật lao động.
3. Thủ tục đăng ký, ban hành nội quy lao động của doanh nghiệp
Thủ tục đăng ký nội quy lao động
Theo các quy định tại khoản 2, 3, 4 và 5 Điều 119 của Bộ luật Lao động 2019, thủ tục đăng ký nội quy lao động được thực hiện theo các bước sau:
Nộp hồ sơ đăng ký nội quy lao động:
Thời hạn: Người sử dụng lao động phải thực hiện việc đăng ký nội quy lao động trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày nội quy lao động được ban hành.
Hồ sơ đăng ký bao gồm:
- Văn bản đề nghị đăng ký nội quy lao động: Đây là văn bản chính thức do người sử dụng lao động lập ra để yêu cầu cơ quan có thẩm quyền thực hiện việc đăng ký nội quy lao động.
- Nội quy lao động: Bản sao của nội quy lao động đã được ban hành, phải đầy đủ và chính xác.
- Văn bản góp ý của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở: Nếu tại cơ sở có tổ chức đại diện người lao động, phải có văn bản thể hiện ý kiến và góp ý của tổ chức này về nội quy lao động.
- Các văn bản liên quan đến kỷ luật lao động và trách nhiệm vật chất: Nếu có các quy định cụ thể khác liên quan đến kỷ luật lao động và trách nhiệm vật chất, người sử dụng lao động cần cung cấp các văn bản này kèm theo hồ sơ.
Xem xét và thông báo của cơ quan chuyên môn:
- Thời hạn xem xét: Trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ đăng ký, cơ quan chuyên môn về lao động thuộc UBND cấp tỉnh sẽ tiến hành kiểm tra nội dung của nội quy lao động.
- Thông báo và hướng dẫn: Nếu phát hiện nội dung nội quy lao động có quy định trái với pháp luật, cơ quan chuyên môn sẽ thông báo cho người sử dụng lao động về các điểm cần sửa đổi, bổ sung. Đồng thời, cơ quan này sẽ hướng dẫn người sử dụng lao động cách thực hiện các điều chỉnh cần thiết và yêu cầu đăng ký lại.
Gửi nội quy lao động đến các địa bàn khác:
Đối với doanh nghiệp có nhiều chi nhánh: Nếu người sử dụng lao động có các chi nhánh, đơn vị, hoặc cơ sở sản xuất, kinh doanh đặt ở nhiều địa bàn khác nhau, nội quy lao động đã được đăng ký cần được gửi đến cơ quan chuyên môn về lao động thuộc UBND cấp tỉnh nơi đặt các chi nhánh, đơn vị, cơ sở này.
Ủy quyền cho cơ quan cấp huyện:
Căn cứ vào điều kiện cụ thể của từng địa phương, cơ quan chuyên môn về lao động thuộc UBND cấp tỉnh có thể ủy quyền cho cơ quan chuyên môn về lao động thuộc UBND cấp huyện thực hiện việc đăng ký nội quy lao động. Điều này giúp tạo thuận lợi trong việc quản lý và kiểm tra nội quy lao động ở cấp cơ sở.
Thủ tục ban hành nội quy lao động của doanh nghiệp
Trước khi ban hành hoặc sửa đổi, bổ sung nội quy lao động, người sử dụng lao động cần thực hiện các bước sau để đảm bảo tuân thủ đúng quy định pháp luật và bảo vệ quyền lợi của người lao động.
Tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở
- Trách nhiệm của người sử dụng lao động: Trước khi ban hành hoặc sửa đổi, bổ sung nội quy lao động, người sử dụng lao động có trách nhiệm tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở nếu doanh nghiệp có tổ chức này.
- Việc tham khảo ý kiến này được quy định tại khoản 1 Điều 41 Nghị định 145/2020/NĐ-CP. Theo đó, người sử dụng lao động phải trình bản dự thảo nội quy lao động và các thay đổi dự kiến cho tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở để họ có thời gian xem xét và góp ý.
- Tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở có thể đưa ra ý kiến, đề xuất các chỉnh sửa hoặc bổ sung vào dự thảo nội quy lao động. Người sử dụng lao động phải xem xét và có thể điều chỉnh nội dung nội quy lao động dựa trên các ý kiến góp ý của tổ chức đại diện người lao động.
Ban hành và công bố nội quy lao động
- Sau khi tiếp thu và điều chỉnh nội dung dự thảo dựa trên ý kiến của tổ chức đại diện người lao động, người sử dụng lao động chính thức ban hành nội quy lao động. Quyết định này thường được ký bởi người có thẩm quyền trong doanh nghiệp, như giám đốc hoặc người đứng đầu doanh nghiệp.
- Nội quy lao động sau khi ban hành phải được gửi đến từng tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở (nếu có). Điều này nhằm đảm bảo các tổ chức này nhận được thông tin chính thức và có thể theo dõi việc thực hiện nội quy.
- Thông báo đến toàn bộ người lao động: Người sử dụng lao động cũng phải thông báo nội dung nội quy lao động đến toàn bộ người lao động trong doanh nghiệp. Thông báo có thể thực hiện qua các hình thức như email, bảng tin nội bộ hoặc cuộc họp.
- Niêm yết nội quy lao động: Nội dung chính của nội quy lao động phải được niêm yết ở những nơi cần thiết tại nơi làm việc. Điều này giúp tất cả người lao động dễ dàng tiếp cận và nắm rõ các quy định và quy tắc làm việc.
Xem thêm: Nội quy lao động cần có những nội dung nào? Thủ tục ban hành nội quy lao động?
Quý khách còn vướng mắc về vấn đề trên hoặc mọi vấn đề pháp lý khác, quý khách hãy vui lòng liên hệ trực tiếp với chúng tôi qua Luật sư tư vấn pháp luật trực tuyến theo số điện thoại 1900.6162 để được Luật sư tư vấn pháp luật trực tiếp qua tổng đài kịp thời hỗ trợ và giải đáp mọi thắc mắc.
Nếu quý khách cần báo giá dịch vụ pháp lý thì quý khách có thể gửi yêu cầu báo phí dịch vụ đến địa chỉ email: lienhe@luatminhkhue.vn để nhận được thông tin sớm nhất!
