Thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp

1. Doanh nghiệp cần chuẩn bị gì cho thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử?

1.1 Điều kiện để sử dụng hóa đơn điện tử

Để đảm bảo quy trình đăng ký và sử dụng hóa đơn điện tử diễn ra một cách thuận lợi, nhanh chóng và đạt hiệu quả cao, doanh nghiệp cần thực hiện một loạt các bước chuẩn bị kỹ lưỡng, bao gồm nhưng không giới hạn ở những nội dung sau:

Trước hết, doanh nghiệp phải đăng ký và sử dụng phần mềm chữ ký số đúng theo quy định hiện hành của pháp luật. Điều này là cực kỳ quan trọng vì tại thời điểm lập hồ sơ phát hành hóa đơn điện tử, chữ ký số của doanh nghiệp phải còn hiệu lực ký, tức là phải đảm bảo rằng chữ ký số vẫn đang trong thời hạn sử dụng hợp lệ để tránh gặp phải các vấn đề pháp lý không đáng có.

Tiếp theo, doanh nghiệp cần có các thiết bị đủ khả năng truy cập vào mạng internet. Điều này không chỉ đơn giản là có kết nối internet mà còn đòi hỏi đường truyền phải đủ mạnh và ổn định để có thể thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến hóa đơn điện tử như kê khai, phát hành và lưu trữ một cách suôn sẻ. Một hệ thống mạng yếu hoặc không ổn định có thể làm gián đoạn quy trình làm việc và dẫn đến các sự cố không mong muốn, gây mất thời gian và tài nguyên của doanh nghiệp.

Ngoài ra, việc xây dựng cơ sở dữ liệu đủ lớn để lưu trữ hóa đơn điện tử trong một thời gian dài theo quy định cũng là một yếu tố không thể bỏ qua. Theo quy định, hóa đơn điện tử cần được lưu trữ trong vòng 10 năm, do đó, doanh nghiệp cần chuẩn bị cơ sở hạ tầng đủ để đáp ứng yêu cầu này. Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp không có khả năng tự xây dựng hệ thống lưu trữ, có thể lựa chọn các nhà cung cấp hóa đơn điện tử uy tín, có hệ thống lưu trữ trực tuyến quy mô, đã được chứng nhận về an toàn và bảo mật. Điều này giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí đầu tư ban đầu và đảm bảo tuân thủ đúng quy định pháp luật.

Về mặt nhân sự, doanh nghiệp cần đảm bảo rằng đội ngũ nhân viên liên quan đã được đào tạo và nắm vững quy trình sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử. Việc chọn nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử cũng cần được cân nhắc kỹ lưỡng, ưu tiên lựa chọn các đơn vị cung cấp dịch vụ hỗ trợ khách hàng 24/7. Điều này đảm bảo rằng doanh nghiệp sẽ nhận được sự hỗ trợ kịp thời và hiệu quả bất cứ khi nào gặp phải các vấn đề kỹ thuật hoặc nghiệp vụ liên quan đến hóa đơn điện tử.

Cuối cùng, đối với các doanh nghiệp kinh doanh hàng hóa, dịch vụ, cần đảm bảo rằng phần mềm bán hàng hoặc dịch vụ của họ có khả năng kết nối và tương thích tốt với phần mềm kế toán. Điều này sẽ giúp đảm bảo dữ liệu của hóa đơn điện tử bán hàng hóa hoặc cung ứng dịch vụ được tự động chuyển vào phần mềm kế toán hoặc cơ sở dữ liệu tại thời điểm lập hóa đơn, giúp doanh nghiệp quản lý tài chính một cách hiệu quả và chính xác. Tuy nhiên, trên thực tế, nhiều cơ quan thuế không yêu cầu các doanh nghiệp mới thành lập phải có sẵn những phần mềm này trước khi đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử. Vì vậy, doanh nghiệp nên tham khảo ý kiến của cơ quan thuế quản lý trực tiếp trước khi quyết định chuẩn bị hoặc đầu tư vào các phần mềm này.

1.2 Hồ sơ đăng ký hóa đơn điện tử

Để doanh nghiệp có thể bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định của pháp luật, trước hết cần phải đảm bảo rằng đã đáp ứng đầy đủ các điều kiện tiên quyết để đăng ký sử dụng loại hóa đơn này. Sau khi các điều kiện này đã được kiểm tra và xác nhận là phù hợp, doanh nghiệp cần tiến hành chuẩn bị một bộ hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử. Bộ hồ sơ này là bước không thể thiếu trong quy trình chuyển đổi từ sử dụng hóa đơn giấy truyền thống sang hóa đơn điện tử hiện đại, đảm bảo sự hợp pháp và tuân thủ các quy định của cơ quan thuế.

Cụ thể, bộ hồ sơ đăng ký và thông báo phát hành hóa đơn điện tử của doanh nghiệp sẽ bao gồm những tài liệu sau:

- Thông báo phát hành hóa đơn điện tử: Đây là văn bản mà doanh nghiệp gửi đến cơ quan thuế để thông báo về việc phát hành hóa đơn điện tử, trong đó nêu rõ thời điểm bắt đầu sử dụng và các thông tin liên quan khác.

- Quyết định sử dụng hóa đơn điện tử: Đây là quyết định chính thức của doanh nghiệp về việc áp dụng hình thức hóa đơn điện tử thay thế cho các loại hóa đơn trước đây. Quyết định này cần được ký bởi người có thẩm quyền trong doanh nghiệp và có nội dung đầy đủ theo quy định.

- Mẫu hóa đơn điện tử: Doanh nghiệp cần cung cấp mẫu hóa đơn điện tử mà họ sẽ sử dụng. Mẫu này thường được nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử tạo ra và cung cấp cho doanh nghiệp. Đây là minh chứng để cơ quan thuế biết được hình thức, nội dung của hóa đơn mà doanh nghiệp sẽ phát hành và sử dụng trong quá trình hoạt động kinh doanh.

Toàn bộ các tài liệu này cần được chuẩn bị kỹ lưỡng, đúng quy cách và nộp cho cơ quan thuế có thẩm quyền để được phê duyệt trước khi doanh nghiệp chính thức triển khai sử dụng hóa đơn điện tử trong hoạt động kinh doanh hàng ngày. Việc tuân thủ đúng các bước trên không chỉ đảm bảo tính hợp pháp mà còn giúp doanh nghiệp tránh được những rủi ro về pháp lý liên quan đến việc sử dụng hóa đơn điện tử.

2. Quy trình đăng ký hóa đơn điện tử theo Nghị định 123

Để thực hiện việc đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, bạn cần tuân thủ theo quy trình chi tiết như sau:

Bước 1: Trước tiên, bạn cần lập tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo đúng Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT Phụ lục IA, được ban hành kèm theo Nghị định 123 của Chính phủ. Sau khi hoàn thành tờ khai, bạn phải gửi nó đến cơ quan thuế quản lý để đăng ký thông tin sử dụng hóa đơn điện tử.

Hướng dẫn chi tiết về đăng ký thông tin sử dụng HĐĐT trên Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT Phụ lục IA của Nghị định 123:

Bước 1: Truy cập vào Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế tại địa chỉ hoadondientu.gdt.gov.vn. Tại đây, bạn sẽ cần điền đầy đủ các thông tin yêu cầu trong Tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử. Các thông tin cần điền bao gồm: tên người nộp thuế, mã số thuế của doanh nghiệp, cơ quan thuế quản lý, thông tin người liên hệ (bao gồm họ tên, địa chỉ, số điện thoại, và email liên hệ).

Bước 2: Sau khi đã điền đầy đủ các thông tin cơ bản, bạn cần lựa chọn hình thức hóa đơn điện tử mà bạn muốn sử dụng. Có hai tùy chọn cho bạn lựa chọn: hóa đơn có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn không có mã của cơ quan thuế. Việc này phụ thuộc vào yêu cầu và tình hình thực tế của doanh nghiệp.

Bước 3: Tiếp theo, bạn phải quyết định xem có sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế có tính phí dịch vụ hay không. Điều này cũng cần được chọn trực tiếp trên tờ khai.

Bước 4: Sau đó, bạn cần lựa chọn phương thức chuyển dữ liệu của hóa đơn điện tử. Đây là bước quan trọng để đảm bảo rằng tất cả dữ liệu hóa đơn sẽ được truyền tải chính xác đến cơ quan thuế theo quy định.

Bước 5: Bạn cần lựa chọn loại hóa đơn mà doanh nghiệp sẽ sử dụng. Các loại hóa đơn bao gồm: hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT), hóa đơn bán hàng, hóa đơn bán tài sản công, hóa đơn bán hàng dự trữ quốc gia, cùng với các loại hóa đơn khác và các chứng từ được in, phát hành, sử dụng, và quản lý như hóa đơn.

Bước 6: Trong trường hợp doanh nghiệp có sử dụng chứng thư số, bạn cần điền danh sách các chứng thư số sẽ sử dụng vào trong tờ khai.

Bước 7: Nếu doanh nghiệp có nhu cầu ủy nhiệm cho bên thứ ba lập hóa đơn, bạn cần đăng ký thông tin ủy nhiệm lập hóa đơn tại bước này.

Bước 8: Cuối cùng, điền đầy đủ ngày, tháng, năm của ngày lập tờ khai và ký tên người nộp thuế. Sau đó, bạn có thể tải ngay mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT Phụ lục IA của Nghị định 123 để hoàn tất quy trình đăng ký.

Bước 2: Sau khi nhận được tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử từ doanh nghiệp, Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế sẽ gửi một thông báo điện tử đến địa chỉ email mà doanh nghiệp đã đăng ký với cơ quan thuế. Thông báo này xác nhận việc tiếp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.

Bước 3: Trong vòng 01 ngày làm việc kể từ khi nhận được đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, cơ quan thuế có trách nhiệm gửi thông báo điện tử cho doanh nghiệp. Thông báo này sẽ được gửi theo Mẫu số 01/TB-ĐKĐT Phụ lục IB, ban hành kèm theo Nghị định 123, để xác nhận việc chấp nhận hoặc không chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử của doanh nghiệp.

3. Mẫu hóa đơn cơ bản và thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử 

Bạn đọc có thể tải mẫu tại đây: Mẫu hóa đơn cơ bản

Thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ:

- Mẫu đơn đăng ký: Theo mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT (Phụ lục IA Nghị định 123/2021/NĐ-CP).

- Các giấy tờ liên quan: Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, thông tin về phần mềm hóa đơn điện tử (nếu có)...

Bước 2: Nộp hồ sơ:

- Nộp trực tiếp: Đến cơ quan thuế nơi doanh nghiệp đăng ký kinh doanh để nộp hồ sơ.

- Nộp trực tuyến: Thông qua cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.

Bước 3: Cơ quan thuế thẩm định và cấp phép:

- Kiểm tra hồ sơ: Cơ quan thuế sẽ kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ.

- Cấp phép: Nếu hồ sơ đầy đủ, cơ quan thuế sẽ cấp giấy phép sử dụng hóa đơn điện tử.