Quy định về thủ tục mở đại lý phân phối độc quyền sản phẩm tại Việt Nam

1. Thế nào là hình thức phân phối độc quyền?

Trước hết, Luật Minh Khuê sẽ hỗ trợ bạn trong việc phân biệt các khái niệm và thuật ngữ, giúp tránh nhầm lẫn khi thực hiện thủ tục với các cơ quan chức năng. Dưới đây là giải thích về các khái niệm liên quan:

- Nhà phân phối:

Trong thực tế, khái niệm "nhà phân phối" không được quy định trong pháp luật. Tuy nhiên, nó có thể được hiểu là đơn vị trung gian mua hàng và bán lại. Nhà phân phối mua sản phẩm hoặc dịch vụ từ doanh nghiệp sản xuất và chuyển giao chúng cho đại lý hoặc nhà bán lẻ. Nhiệm vụ của nhà phân phối có thể bao gồm cung cấp trực tiếp cho người tiêu dùng hoặc quản lý một mạng lưới đại lý khác nhau.

- Đại lý:

Đại lý, hay còn được gọi là đại lý phân phối, có thể là cá nhân hoặc tổ chức. Đối tượng chính của đại lý là người tiêu dùng cuối cùng. Đại lý có thể kinh doanh nhiều sản phẩm và dịch vụ từ nhiều nhà phân phối và nhà sản xuất mà không bị ràng buộc bởi nguyên tắc độc quyền. Chẳng hạn, một đại lý bia có thể bán các nhãn hiệu như Tiger, Heineken mà không bị hạn chế bởi một nhà cung cấp cụ thể.

- Nhà phân phối độc quyền - Đại lý độc quyền:

"Nhà phân phối độc quyền" là cách diễn đạt phổ biến cho mô hình đại lý độc quyền. Nó chỉ đơn giản là mô hình đại lý độc quyền theo quy định của Luật Thương mại 2005, không có sự sử dụng thuật ngữ "nhà phân phối độc quyền".

Đại lý độc quyền là đơn vị được doanh nghiệp sản xuất (nhà cung cấp) ủy quyền để phân phối sản phẩm hoặc dịch vụ của họ trong một địa điểm hoặc quốc gia cụ thể. Trong khi đó, doanh nghiệp sản xuất không được phép cung cấp sản phẩm cho bất kỳ nhà phân phối nào khác. Điều này tạo ra các ràng buộc pháp lý đặc biệt cho đại lý độc quyền, nhưng cũng đi kèm với các quyền lợi tương ứng.

Thường, mô hình phân phối độc quyền được áp dụng cho các sản phẩm công nghệ, quy trình sản xuất hiện đại như mỹ phẩm, thời trang, công nghệ điện tử, ô tô. Ví dụ điển hình có thể là các thương hiệu nổi tiếng như Apple, Samsung, Canon.

2. Những quy định về đại lý độc quyền

Điều 169, Khoản 2 của Luật Thương mại năm 2005 chỉ rõ rằng đại lý độc quyền là một hình thức đại lý đặc biệt, trong đó, bên giao đại lý chỉ ủy quyền cho một đại lý duy nhất tại một khu vực địa lý cụ thể để mua bán hoặc cung ứng một hoặc một số mặt hàng hoặc loại dịch vụ nhất định. Hoạt động của đại lý độc quyền đề cập đến việc bên giao đại lý và bên đại lý thực hiện trực tiếp các thỏa thuận liên quan đến việc mua bán hàng hóa hoặc cung ứng dịch vụ theo danh nghĩa của đại lý để đạt được lợi nhuận, với thù lao được tính theo tỷ lệ phần trăm (%) được thỏa thuận.

Để trở thành đại lý độc quyền, Công ty bạn và nhà sản xuất cần ký kết Hợp đồng đại lý độc quyền. Bên đại lý sẽ được quyền theo quy định tại Điều 174 của Luật Thương mại 2005, nếu không có các thỏa thuận khác. Cụ thể, bên đại lý có các quyền sau đây trừ khi có các thoả thuận khác giữa các bên:

- Giao kết hợp đồng đại lý với một hoặc nhiều bên giao đại lý, trừ khi có quy định khác tại khoản 7 của Điều 175 trong Luật này;

- Yêu cầu bên giao đại lý cung cấp hàng hoặc thanh toán theo hợp đồng đại lý; đòi lại tài sản được sử dụng làm bảo đảm (nếu có) khi kết thúc hợp đồng đại lý;

- Đề xuất bên giao đại lý hướng dẫn, cung cấp thông tin và điều kiện khác liên quan để thực hiện hợp đồng đại lý;

- Quyết định giá bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ cho khách hàng của đại lý bao tiêu;

- Hưởng thù lao, quyền lợi và các lợi ích pháp lý khác do hoạt động đại lý mang lại.

Dựa vào các cơ sở trên, có thể thấy rằng việc thiết lập đại lý độc quyền ở đây là kết quả của sự thỏa thuận giữa các bên trong mối quan hệ đại lý, và những thỏa thuận này không vi phạm các quy định của pháp luật. Do đó, các bên đều có quyền tự do quyết định và thỏa thuận về việc thiết lập đại lý độc quyền, và thỏa thuận này thường được thể hiện thông qua hợp đồng đại lý.

Về hình thức, hợp đồng đại lý phải được chứng minh bằng văn bản hoặc các hình thức pháp lý khác được pháp luật công nhận. Hai bên sẽ thỏa thuận về nhiều điều, bao gồm thời gian thực hiện đại lý độc quyền, quy định về phân phối hàng hóa, các điều kiện trả thù lao, và nhiều điều khác nữa.

Do đó, trong trường hợp của bạn, bạn sẽ tiến hành thỏa thuận với bên giao đại lý để chỉ giao các sản phẩm là mỹ phẩm cho công ty của bạn. Bạn sẽ có quyền yêu cầu bên giao đại lý cung cấp mỹ phẩm hoặc thanh toán theo hợp đồng đại lý; đồng thời, khi quyết định kết thúc hợp đồng, bạn có quyền đòi lại tài sản được sử dụng làm bảo đảm.

Như vậy, quyết định mở đại lý độc quyền của bạn đồng nghĩa với việc tham gia vào hoạt động kinh doanh, và đại lý độc quyền không thuộc vào trường hợp được miễn đăng ký kinh doanh theo quy định, mà bạn đã sẵn có công ty. Nếu muốn kinh doanh thêm hình thức đại lý độc quyền, công ty của bạn cần phải bổ sung hoặc thay đổi ngành nghề kinh doanh để đưa đại lý độc quyền vào danh mục ngành nghề của công ty.

2. Thủ tục mở đại lý phân phối độc quyền sản phẩm tại Việt Nam thực hiện thế nào?

Nếu bạn muốn kinh doanh mỹ phẩm với quy mô mới và muốn thành lập một doanh nghiệp chuyên phân phối độc quyền mỹ phẩm, thì trước hết bạn cần tiến hành thủ tục thành lập doanh nghiệp và đăng ký kinh doanh.

Trường hợp 1: Thành lập doanh nghiệp

Trong phần ngành nghề kinh doanh, bạn cần rõ ràng ghi lại hoạt động kinh doanh là đại lý độc quyền phân phối mỹ phẩm của thương hiệu nào.

Trước khi bạn thành lập doanh nghiệp, nếu muốn mở đại lý độc quyền, bạn cần xem xét kỹ về loại hình doanh nghiệp mà bạn chọn để kinh doanh. Hiện nay, pháp luật Việt Nam công nhận một số loại hình doanh nghiệp sau đây:

- Doanh nghiệp tư nhân;

- Công ty TNHH: bao gồm cả công ty TNHH một thành viên và công ty TNHH hai thành viên trở lên;

- Công ty cổ phần;

- Công ty hợp danh.

Mỗi loại hình doanh nghiệp mang đặc trưng riêng và quy trình thành lập cũng đều khác nhau. Để có thông tin chi tiết, bạn có thể tham khảo tại các bài viết trên trang web để nắm vững từng loại doanh nghiệp.

Các bước chính trong quá trình đăng ký doanh nghiệp bao gồm:

Bước 1: Nộp hồ sơ đề nghị đăng ký doanh nghiệp tại Phòng đăng ký kinh doanh:

- Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp.

- Bản sao chứng thực Chứng minh nhân dân, Căn cước công dân hoặc Hộ chiếu còn thời hạn của các thành viên, cổ đông sáng lập công ty.

- Dự thảo Điều lệ công ty phù hợp với loại hình dự định thành lập.

Thời gian hoàn thành: 03 – 05 ngày.

Bước 2: Công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp:

- Công ty cần nộp hồ sơ công bố thông tin thành lập doanh nghiệp trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp sau khi nhận Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

- Thời hạn công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp là trong vòng 30 ngày kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

Bước 3: Khắc dấu và thông báo mẫu con dấu doanh nghiệp:

- Sau khi nhận được Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, công ty tiến hành khắc dấu doanh nghiệp tại các cơ sở đủ điều kiện kinh doanh.

- Thực hiện thủ tục công bố mẫu dấu của công ty trên Cổng thông tin điện tử quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Bước 4: Đăng ký mã số thuế doanh nghiệp:

- Tờ khai đăng ký thuế theo mẫu số 02-ĐK-TCT và các bảng kê khai kèm theo (nếu có).

- Bản sao giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, giấy chứng nhận đầu tư hoặc quyết định thành lập doanh nghiệp.

- Các bảng kê khai bao gồm: Bản kê khai các văn phòng đại diện, văn phòng giao dịch, kho hàng, nhà thầu phụ.

Số lượng hồ sơ: 01 bản.

Thời hạn giải quyết hồ sơ: Trong vòng 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đầy đủ hồ sơ đăng ký mã số thuế (không tính thời gian chỉnh sửa, bổ sung do lỗi của chủ thể kê khai thuế).

Trường hợp 2: đăng ký thành lập hộ kinh doanh: 

Theo quy định của pháp luật, hộ kinh doanh được thành lập do một cá nhân hoặc một nhóm người, bao gồm các cá nhân là công dân Việt Nam đủ 18 tuổi, có đầy đủ năng lực hành vi dân sự. Hoặc một hộ gia đình có thể làm chủ, nhưng chỉ được đăng ký kinh doanh tại một địa điểm, sử dụng dưới 10 lao động và chịu trách nhiệm bằng toàn bộ tài sản của mình đối với hoạt động kinh doanh. Do đó, khi cá nhân hoặc tổ chức muốn thành lập hộ kinh doanh, cần chú ý rằng số lượng lao động tại cơ sở chỉ được dưới 10 người.

Quy trình đăng ký hộ kinh doanh như sau:

Cá nhân, nhóm cá nhân hoặc người đại diện hộ gia đình gửi 01 bộ hồ sơ đến cơ quan đăng ký kinh doanh cấp huyện nơi đặt địa điểm kinh doanh.

Thời hạn giải quyết: 03 ngày làm việc, tính từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.

Hồ sơ đăng ký hộ kinh doanh bao gồm các giấy tờ sau:

- Giấy đề nghị đăng ký hộ kinh doanh.

- Bản sao hợp lệ Thẻ căn cước công dân hoặc Chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu còn hiệu lực của các cá nhân tham gia hộ kinh doanh hoặc người đại diện hộ gia đình.

- Bản sao hợp lệ biên bản họp nhóm cá nhân về việc thành lập hộ kinh doanh đối với trường hợp hộ kinh doanh do một nhóm cá nhân thành lập.

Trường hợp 3: Tiến hành bổ sung/thay đổi ngành nghề kinh doanh của doanh nghiệp

Khi có thay đổi về nội dung ngành nghề đăng ký kinh doanh, người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp phải thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp trong thời hạn 10 ngày, tính từ ngày có thay đổi. Cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ xem xét và thực hiện thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp trong thời hạn 03 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được thông báo.

Nội dung thông báo cần bao gồm:

- Tên, mã số doanh nghiệp, mã số thuế hoặc số Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh.

- Ngành, nghề đăng ký bổ sung hoặc thay đổi.

- Họ, tên, chữ ký của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp.

Dựa trên thủ tục đăng ký doanh nghiệp và hộ kinh doanh nêu trên, bạn có thể xem xét và lựa chọn loại hình kinh doanh phù hợp để đăng ký làm đại lý độc quyền!

Bài viết liên quan: Tư vấn về những rủi ro pháp lý khi nhập khẩu hàng hóa đã có đơn vị phân phối độc quyền ?

Luật Minh Khuê xin tiếp nhận yêu cầu tư vấn của quý khách hàng qua số hotline: 1900.6162 hoặc email: lienhe@luatminhkhue.vn. Xin trân trọng cảm ơn!