1. Quy định pháp luật về việc rút hồ sơ đại học và thôi học

Pháp luật hiện hành không quy định một thủ tục chung mang tên "rút hồ sơ đại học". Tùy từng giai đoạn học tập, người học sẽ thực hiện các thủ tục hành chính khác nhau theo quy định của Luật Giáo dục đại học và quy chế đào tạo của từng cơ sở giáo dục đại học.

Đối với tân sinh viên đã xác nhận nhập học nhưng chưa chính thức tham gia học tập, việc rút hồ sơ thường được hiểu là thủ tục hủy xác nhận nhập học và nhận lại hồ sơ gốc đã nộp cho trường, bao gồm học bạ, bằng tốt nghiệp hoặc giấy chứng nhận tốt nghiệp tạm thời cùng các giấy tờ liên quan. Trong trường hợp này, quan hệ giữa người học và nhà trường mới phát sinh ở giai đoạn tuyển sinh nên chưa hình thành kết quả học tập cần xử lý.

Đối với sinh viên đang theo học, thủ tục áp dụng là xin thôi học vì lý do cá nhân. Khi quyết định thôi học được ban hành, người học chấm dứt tư cách sinh viên tại trường và bị xóa tên khỏi danh sách sinh viên đang theo học. Nếu sau này muốn học lại, người học phải tham gia tuyển sinh theo quy định hiện hành, trừ trường hợp đủ điều kiện bảo lưu hoặc chuyển trường theo quy chế đào tạo.

Cơ sở pháp lý quan trọng điều chỉnh vấn đề này gồm:

Luật Giáo dục đại học năm 2012, được sửa đổi, bổ sung năm 2018.
Thông tư số 08/2021/TT-BGDĐT ban hành Quy chế đào tạo trình độ đại học.
Quy chế đào tạo nội bộ do Hiệu trưởng từng trường ban hành.

Thông tư 08/2021/TT-BGDĐT trao quyền tự chủ cho các trường đại học trong việc xây dựng quy trình giải quyết các thủ tục học vụ như thôi học, nghỉ học tạm thời, chuyển trường, chuyển ngành hoặc trả lại hồ sơ gốc. Vì vậy, hồ sơ, biểu mẫu và trình tự thực hiện có thể khác nhau giữa các trường nhưng vẫn phải bảo đảm quyền và lợi ích hợp pháp của người học.

Ngoài ra, một số nhóm đối tượng đặc thù như sinh viên sư phạm được hưởng chính sách hỗ trợ theo Nghị định 116/2020/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 60/2025/NĐ-CP) hoặc sinh viên cử tuyển theo Nghị định 141/2020/NĐ-CP cần lưu ý rằng việc tự ý thôi học có thể làm phát sinh nghĩa vụ bồi hoàn kinh phí đào tạo theo quy định của pháp luật.

2. Thủ tục rút hồ sơ đại học và rút học bạ chi tiết mới nhất

Mặc dù mỗi trường có quy định riêng, quy trình giải quyết hồ sơ thường được thực hiện theo các bước thống nhất dưới đây.

Bước 1. Chuẩn bị hồ sơ

Người học cần chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ theo yêu cầu của nhà trường, bao gồm:

Đơn xin thôi học hoặc đơn xin rút hồ sơ theo mẫu của trường.
Căn cước công dân để đối chiếu thông tin.
Thẻ sinh viên (nếu đã được cấp).
Biên lai hoặc chứng từ chứng minh đã hoàn thành nghĩa vụ học phí.
Các giấy tờ chứng minh lý do xin thôi học nếu thuộc trường hợp đặc biệt như giấy ra viện, giấy báo nhập ngũ hoặc giấy tờ định cư ở nước ngoài.

Một số trường yêu cầu đơn phải có xác nhận của phụ huynh hoặc người giám hộ đối với người học chưa đủ độ tuổi theo quy định nội bộ.

Bước 2. Hoàn thành xác nhận của các đơn vị liên quan

Đây là bước quan trọng nhằm xác định người học đã hoàn thành mọi nghĩa vụ với nhà trường trước khi được nhận lại hồ sơ.

Thông thường, sinh viên phải xin xác nhận tại:

Khoa hoặc viện quản lý đào tạo.
Cố vấn học tập hoặc phòng công tác sinh viên.
Trung tâm thư viện để xác nhận không còn nợ sách, tài liệu.
Phòng kế hoạch - tài chính để xác nhận đã thanh toán học phí và các khoản phí khác.
Ban quản lý ký túc xá nếu đang lưu trú.

Nếu còn bất kỳ khoản công nợ hoặc tài sản chưa bàn giao, hồ sơ có thể chưa được tiếp nhận hoặc chưa được trình ký quyết định.

Bước 3. Nộp hồ sơ tại bộ phận có thẩm quyền

Sau khi hoàn tất các xác nhận, người học nộp hồ sơ tại Phòng Đào tạo, Phòng Công tác sinh viên hoặc bộ phận một cửa của trường.

Cán bộ tiếp nhận sẽ:

Kiểm tra tính đầy đủ của hồ sơ.
Lập giấy biên nhận hoặc giấy hẹn.
Chuyển hồ sơ đến Ban Giám hiệu hoặc người có thẩm quyền xem xét quyết định.

Bước 4. Nhận quyết định và hồ sơ gốc

Đến thời gian ghi trên giấy hẹn, người học mang giấy tờ tùy thân đến nhận:

Quyết định cho thôi học hoặc xác nhận hủy nhập học.
Học bạ THPT bản chính.
Bằng tốt nghiệp hoặc giấy chứng nhận tốt nghiệp đã nộp.
Các giấy tờ gốc khác thuộc hồ sơ nhập học.

Trước khi ký nhận, người học nên kiểm tra đầy đủ số lượng và tình trạng giấy tờ để tránh phát sinh vướng mắc về sau.

3. Thời gian xử lý hồ sơ rút khỏi trường đại học là bao lâu?

Trên thực tế, phần lớn các trường đại học giải quyết thủ tục rút hồ sơ trong khoảng từ 3 đến 7 ngày làm việc kể từ khi người học nộp đủ hồ sơ hợp lệ.

Khoảng thời gian này được sử dụng để:

Kiểm tra tình trạng học vụ.
Đối chiếu nghĩa vụ tài chính.
Xác nhận việc hoàn trả tài sản của trường.
Trình lãnh đạo ký quyết định hành chính.
Chuẩn bị hồ sơ gốc để bàn giao cho người học.

Tuy nhiên, thời gian xử lý có thể kéo dài nếu phát sinh một trong các trường hợp sau:

Hồ sơ chưa đầy đủ hoặc phải bổ sung giấy tờ.
Sinh viên còn nợ học phí, phí ký túc xá hoặc các khoản phí dịch vụ.
Chưa hoàn trả sách, giáo trình hoặc tài sản của thư viện.
Ban Giám hiệu hoặc người có thẩm quyền chưa thể ký quyết định đúng thời điểm.
Có sai lệch thông tin giữa các phòng ban cần xác minh lại.

Để tránh kéo dài thời gian, người học nên chủ động liên hệ với Phòng Đào tạo trước khi nộp hồ sơ để được hướng dẫn đầy đủ về quy trình và các giấy tờ cần chuẩn bị.

4. Rút hồ sơ đại học có mất tiền không và các chi phí liên quan

Pháp luật hiện hành không quy định người học phải nộp một khoản phí riêng chỉ để thực hiện thủ tục rút hồ sơ hoặc xin thôi học. Tuy nhiên, trên thực tế người học vẫn có thể phát sinh một số nghĩa vụ tài chính tùy từng trường hợp.

Thứ nhất, người học phải hoàn thành toàn bộ học phí và các khoản phí còn nợ trước khi trường giải quyết hồ sơ. Nếu chưa hoàn tất nghĩa vụ tài chính, nhiều trường sẽ tạm dừng việc trình ký quyết định thôi học.

Thứ hai, nếu làm mất thẻ sinh viên hoặc tài sản của trường, người học có thể phải bồi hoàn hoặc nộp khoản phí theo quy định nội bộ của cơ sở đào tạo.

Thứ ba, việc hoàn trả học phí phụ thuộc hoàn toàn vào quy chế tài chính của từng trường. Thông thường:

Rút hồ sơ trước khi học kỳ bắt đầu có thể được hoàn phần lớn học phí sau khi trừ chi phí hành chính.
Rút trong những tuần đầu của học kỳ có thể được xem xét hoàn một phần học phí nếu đáp ứng điều kiện của trường.
Rút giữa học kỳ hoặc sau khi chương trình đào tạo đã triển khai thường không được hoàn học phí.

Người học cần đọc kỹ quy chế thu học phí, hoàn học phí và các cam kết tài chính của trường để biết chính xác quyền lợi của mình.

Đối với sinh viên sư phạm hoặc sinh viên học theo chế độ cử tuyển, việc thôi học không chỉ liên quan đến học phí đã nộp mà còn có thể phát sinh nghĩa vụ bồi hoàn toàn bộ hoặc một phần kinh phí hỗ trợ của Nhà nước theo các nghị định chuyên ngành.

5. Những lưu ý quan trọng khi rút hồ sơ đại học để chuyển trường

Nếu mục đích của người học là chuyển sang một cơ sở đào tạo khác, việc lựa chọn hình thức xử lý phù hợp sẽ giúp bảo đảm quyền lợi học tập và hạn chế tổn thất về thời gian, chi phí.

Trước hết, cần tìm hiểu xem mình có đủ điều kiện chuyển trường theo Điều 16 Thông tư 08/2021/TT-BGDĐT hay không. Trong nhiều trường hợp, chuyển cơ sở đào tạo hoặc chuyển ngành sẽ có lợi hơn so với việc thôi học hoàn toàn vì người học có thể được công nhận một phần kết quả học tập đã tích lũy.

Bên cạnh đó, người học nên sao lưu và chứng thực các giấy tờ quan trọng trước khi nộp bản chính cho trường hoặc trước khi nhận lại hồ sơ để thuận tiện khi thực hiện các thủ tục tại cơ sở đào tạo mới.

Việc đối chiếu công nợ với phòng tài chính, thư viện và các đơn vị liên quan cũng nên được thực hiện trước khi nộp đơn chính thức. Điều này giúp tránh tình trạng hồ sơ bị kéo dài do còn tồn tại các khoản nghĩa vụ chưa được xác nhận.

Nếu đang cân nhắc nghỉ học vì khó khăn tạm thời về sức khỏe, tài chính hoặc hoàn cảnh gia đình, người học cũng nên xem xét phương án nghỉ học tạm thời và bảo lưu kết quả học tập theo Điều 15 Thông tư 08/2021/TT-BGDĐT. Đây là giải pháp giúp giữ nguyên các tín chỉ đã tích lũy và tạo điều kiện quay trở lại học tập khi đủ điều kiện.

Cuối cùng, đối với sinh viên thuộc diện được Nhà nước hỗ trợ kinh phí đào tạo như sinh viên sư phạm hoặc sinh viên cử tuyển, cần nghiên cứu kỹ các quy định về nghĩa vụ bồi hoàn trước khi quyết định thôi học. Việc tự ý chấm dứt quá trình đào tạo có thể dẫn đến trách nhiệm hoàn trả khoản hỗ trợ đã nhận và phát sinh các nghĩa vụ pháp lý khác theo quy định hiện hành.

Quý bạn đọc cũng có thể tham khảo thêm một số nội dung khác liên quan đến chủ đề trên như: