Thủ tục thành lập văn phòng đại diện tại TP HCM làm thế nào?

1. Điều kiện thành lập văn phòng địa diện tại Thành phố Hồ Chí Minh.

Muốn thành lập văn phòng đại diện trước hết cần đáp ứng những điều kiện sau:

- Thứ nhất, cần lưu ý, văn phòng đại diện không có chức năng kinh doanh và chỉ có chức năng đại diện theo uỷ quyền của công ty, doan nghiệp nên trước khi thành lập cần tìm hiểu kỹ lưỡng vấn đề này.

- Thứ hai, Tên văn phòng đại diện phỉa được đặt theo đúng quy định tại Điều 40 Luật Doanh nghiệp 2020 hướng dẫn bơi Nghị định 01/2021/NĐ-CP theo đó:

+ Tên văn phòng đại diện phải được viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt , các chữ cái F, J, Z, W, chữ số và các ký hiệu.

+ Tên văn phòng đại diện, phải bao gồm tên doanh nghiệp kèm theo cụm từ  “Văn phòng đại diện” đối với văn phòng đại diện, 

+ Tên văn phòng đại diện phải được viết hoặc gắn tại trụ sở  văn phòng đại diện. Tên văn phòng đại diện được in hoặc viết với khổ chữ nhỏ hơn tên tiếng Việt của doanh nghiệp trên các giấy tờ giao dịch, hồ sơ tài liệu và ấn phẩm do văn phòng đại diện phát hành. Đối với những doanh nghiệp 100% vốn nhà nước khi chuyển thành đơn vị hạch toán phụ thuộc do yêu cầu tổ chức lại thì được phép giữ nguyên tên doanh nghiệp nhà nước trước khi tổ chức lại.

Thứ ba, Việc ký kết hợp đồng của văn phòng đại diện thì phải theo ủy quyền của doanh nghiệp và đóng dấu doanh nghiệp đó, văn phòng đại diện không có quyền tự nhân danh mình ký kết hợp đồng riêng.

Thứ tư, Văn phòng đại diện phải có trụ sở và trụ sở tuân theo quy định của pháp luật. phải ở trên lãnh thổ Việt Nam, có địa chỉ được xác định gồm số nhà, tên phố (ngõ phố) hoặc tên xã, phường, thị trấn, huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương; số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có).

Thứ năm, Người đứng tên thành lập văn phòng đại diện có thể là giám đốc công ty và các chức quản lý khác có thể kiêm nghiệm là người đứng đầu văn phòng đại diện hoặc bất cứ người nào có đủ năng lực hành vi dân sự và không có hành vi vi phạm pháp luật.

2. Thủ tục thành lập văn phòng đại diện tại thành phố Hồ Chí Minh.

Bước 1: Nộp hồ sơ đăng ký thành lập văn phòng đại diện doanh nghiệp

Doanh nghiệp có mong muốn thành lập văn phòng đại diện tại thành phố Hồ Chí Minh thì tiến hành nộp một bộ hồ sơ đến Phòng đăng ký kinh doanh thành phố Hồ Chí Minh. Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện bao gồm các giấy tờ sau:

- Thông báo lập văn phòng đại diện (tải về tại: Mẫu thông báo thành lập văn phòng đại diện mới và cách viết)

- Biên bản họp về việc thành lập văn phòng đại diện (Đối với công ty cổ phần và công ty trách nhiệm hữu hạn);

- Quyết định thành lập văn phòng đại diện (tham khảo: Mẫu Quyết định thành lập văn phòng đại diện mới nhất)

- Quyết định bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện nếu người đứng đầu văn phòng đại diện không đồng thời là người đại diện theo pháp luật hoặc cổ đông, thành viên, chủ sở hữu công ty

- 01 bản công chứng CMND/Căn cước công dân/ Hộ chiếu còn hiệu lực của người đứng đầu văn phòng đại diện;

- Bản sao công chứng Giấy CN ĐKKD/Giấy CN ĐKDN của công ty mẹ;

- Giấy giới thiệu hoặc giấy uỷ quyền cho người nộp hồ sơ;

- 01 bản công chứng CMND/Căn cước công dân/ Hộ chiếu còn hiệu lực của người nộp hồ sơ

Bước 2: Xử lý hồ sơ

Khi nhận được hồ sơ hợp lệ của doanh nghiệp, Phòng Đăng ký kinh doanh nhập thông tin vào Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp để yêu cầu mã sốvăn phòng đại diện.

Thời gian giải quyết theo quy định của Luật Doanh nghiệp 2020 là trong thời hạn 03 đến 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện.

Trường hợp doanh nghiệp lập văn phòng đại diện tại tỉnh, thành phố khác nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính, Phòng Đăng ký kinh doanh nơi văn phòng đại diện đặt trụ sở gửi thông tin đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính.

Doanh nghiệp có quyền mở văn phòng đại diện trong nước và cả ở nước ngoài tuy nhiên cũng sẽ khó khăn để thực hiện nếu như doanh nghiệp còn lúng túng trong khâu thủ tục và hồ sơ. Doanh nghiệp có thể đặt một hoặc nhiều văn phòng đại diện tại một địa phương theo giới hạn hành chính. 

Đối với doanh nghiệp nộp hồ sơ trên cổng điện tử với doanh nghiệp không sử dụng chữ ký số, nếu qua 30 ngày không mang bản cứng tới nhận Giấy phép thành lập văn phòng đại diện thì hồ sơ điện tử của doanh nghiệp sẽ bị hủy bỏ.

Ngoài ra, sau khi nhận Giấy chứng nhận, doanh nghiệp cần thực hiện kê khai thuế môn bài và thực hiện nộp thuế, mức thuế là 1.000.000 VNĐ/năm đối với văn phòng đại diện.

3. Mức phạt khi hoạt động không đăng ký thành lập văn phòng đại diện tại TP.HCM?

 Nếu khi thành lập văn phòng đại diện tại Thành phố Hồ Chí Minh nhưng không thực hiện đăng ký thành lập văn phòng đại diện thì sẽ bị xử phạt hành chính theo quy định tại Điều 54 Nghị định 122/2021/NĐ-CP xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực kế hoạch và đầu tư.

Điều 54. Vi phạm về thành lập, chấm dứt hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp

- Phạt tiền từ 20.000.000 đồng đến 30.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau:

- Kinh doanh ở địa điểm mà không thông báo với cơ quan đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp (trường hợp địa điểm kinh doanh trực thuộc doanh nghiệp) hoặc chi nhánh (trường hợp địa điểm kinh doanh trực thuộc chi nhánh) thực hiện hoạt động kinh doanh.

Trường hợp có vi phạm pháp luật về thuế thì xử lý theo quy định về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực thuế;

- Chấm dứt hoạt động của chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh nhưng không thông báo cho cơ quan đăng ký kinh doanh;

-Chuyển trụ sở chi nhánh, văn phòng đại diện sang tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương khác nơi chi nhánh, văn phòng đại diện đã đăng ký nhưng không thông báo với cơ quan đăng ký kinh doanh nơi chi nhánh, văn phòng đại diện chuyển đến.

- Ngoài ra, còn phải chịu biện pháp khắc phục hậu quả: Buộc thông báo cho cơ quan đăng ký kinh doanh đối với hành vi vi phạm quy định tại khoản 1 Điều 54 Nghị định này.

4. Dịch vụ thành lập văn phòng đại diện của công ty Luật Minh Khuê.

Văn phòng đại diện như một công cụ để nghiên cứu thị trường, là công cụ hiệu quả để thúc đẩy hoạt động thương mại, tìm kiếm đối tác và tăng cường cơ hội mở rộng thị trường kinh doanh tại Việt Nam. Chính vì vậy, việc thành lập văn phòng đại diện đang là xu hướng của các doanh nghiệp lớn nhỏ trên thị trường Việt Nam và thị trường quốc tế. Tuy nhiên, để thành lập văn phòng đại diện không hẳn dễ bởi bởi cần phải tiến hành nhiều thủ tục nên các doanh nghiệp thường lựa chọn dịch vụ thành lập văn phòng đại diện trọn gói.

Dịch vụ thành lập văn phòng đại diện của Luật Minh Khuê tại Thành phố Hồ Chí Minh là một trong những lựa chọn tối ưu đối với các doanh nghiệp bởi với hơn 10 năm kinh nghiệp chúng tôi cam kết sẽ giúp khách hàng thực hiện thủ tục thành lập văn phòng đại diện một cách nhanh, gọn và đúng quy định của pháp luật với chi phí tối ưu nhất. Cùng với đó, Luật sư bên Luật Minh Khuê sẽ hỗ trợ quý khách hàng những thủ tục sau khi thành lập nếu khách hàng có nhu cầu, cụ thể chúng tôi sẽ:

- Nghiên cứu và xem xét các tài liệu mà khách hàng cung cấp;

- Tư vấn và kiểm tra về tính hợp pháp, hợp lệ các giấy tờ của khách hàng;

- Tiến hành soạn thảo hồ sơ thành lập văn phòng đại diện và nộp hồ sơ tại cơ quan nhà nước có thẩm quyền;

- Đại diện quý khách hàng theo dõi tiến trình hồ sơ;

- Thay mặt Quý khách hàng nhận kết quả

- Thay mặt Quý khách hàng làm thủ tục khắc dấu

- Đăng bố cáo thông tin văn phòng đại diện và mẫu dấu văn phòng đại diện ( Nếu có ) lên cổng thông tin doanh nghiệp quốc gia.

Đối với việc thành lập văn phòng đại diện tại thành phố Hồ Chí Minh, hiện tại Luật Minh Khuê chỉ có trụ sở chính tại Hà Nội, tuy nhiên chúng tôi sẽ hỗ trợ quý khách hàng trên tất cả các phương tiện như: Tư vấn qua zalo, qua Email hoặc thư tư vấn sẽ do khách hàng lựa chọn.

Trên đây là bài viết của Luật Minh Khuê liên quan đến Thủ tục thành lập văn phòng đại diện tại Thành phố Hồ Chí Minh. Nếu khách hàng có vướng mắc hoặc có nhu cầu thành lập hãy liên hệ qua tổng đài:1900.6162 để được tư vấn, hỗ trợ qua tổng đài trực tuyến.