Luật sư tư vấn:

Luật hộ tịch năm 2014 và các văn bản hướng dẫn luật hộ tịch quy định cụ thể về thủ tục xin trích lục, sao y các giấy tờ hộ tịch như như: Chứng minh thư nhân dân, hộ chiếu, giấy khai sinh... Luật Minh Khuê giới thiệu về thủ tục và quy trình để Quý khách hàng tham khảo: 

Căn cứ pháp lý:

Luật hộ tịch năm 2014;

Nghị định 123/2015/NĐ-CP hướng dẫn Luật hộ tịch năm 2014;

Thông tư 04/2020/TT-BTP;

Nội dung tư vấn:

1. Thủ tục trích lục hộ tịch

a. Các trường hợp yêu cầu cấp trích lục

Công dân có yêu cầu;

Do cơ quan, tổ chức trong quá trình thực hiện công vụ có yêu cầu;

b. Thẩm quyền cấp trích lục: ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn nơi cấp giấy tờ hộ tịch có thẩm quyền cấp trích lục bản sao cho người dân;

c. Tài liệu giấy tờ cần cung cấp

Căn cứ theo quy định tại Điều 2 Nghị định 123/2015/NĐ-CP khi đi xin cấp Trích lục bản sao công dân cần phải cung cấp những tài liệu giấy tờ sau:

- CMND hoặc hộ chiếu hoặc giấy tờ tương đương của người xin trích lục;

- Tờ khai xin cấp trích lục hộ tịch (theo mẫu)

d. Trình tự thủ tục:

Căn cứ theo quy định tại Điều 64 Thủ tục cấp bản sao trích lục hộ tịch gồm những bước sau:

- Người yêu cầu cấp bản sao trích lục trực tiếp hoặc thông qua người đại diện,  đến nộp hồ sơ tại bộ phận một của của UBND cấp xã, phường, thị trấn; Trường hợp cơ quan, tổ chức yêu cầu cấp trích lục bản sao hộ tịch của cá nhân thì gửi văn bản yêu cầu;

- Cán bộ tư pháp, hộ tịch tiếp nhận hồ sơ và giải quyết thủ tục;

- Trình Chủ tịch ủy ban nhân dân ký trích lục hộ tịch;

- Trả lại kết quả cho công dân, cơ quan, tổ chức có yêu cầu

e. Thời gian giải quyết;

- Được thực hiện trong ngày;

- Trường hợp công dân nộp hồ sơ sau 15h thì sẽ nhận kết quả vào ngày hôm sau.

2. Các hành vi bị nghiêm cấm trong lĩnh vực hộ tịch

Điều 12 Luật hộ tịch quy định:

Điều 12. Các hành vi bị nghiêm cấm

1. Nghiêm cấm cá nhân thực hiện các hành vi sau đây:

a) Cung cấp thông tin, tài liệu sai sự thật; làm hoặc sử dụng giấy tờ giả, giấy tờ của người khác để đăng ký hộ tịch;

b) Đe dọa, cưỡng ép, cản trở việc thực hiện quyền, nghĩa vụ đăng ký hộ tịch;

c) Can thiệp trái pháp luật vào hoạt động đăng ký hộ tịch;

d) Cam đoan, làm chứng sai sự thật để đăng ký hộ tịch;

đ) Làm giả, sửa chữa, làm sai lệch nội dung giấy tờ hộ tịch hoặc thông tin trong Cơ sở dữ liệu hộ tịch;

e) Đưa hối lộ, mua chuộc, hứa hẹn lợi ích vật chất, tinh thần để được đăng ký hộ tịch;

g) Lợi dụng việc đăng ký hộ tịch hoặc trốn tránh nghĩa vụ đăng ký hộ tịch nhằm động cơ vụ lợi, hưởng chính sách ưu đãi của Nhà nước hoặc trục lợi dưới bất kỳ hình thức nào;

h) Người có thẩm quyền quyết định đăng ký hộ tịch thực hiện việc đăng ký hộ tịch cho bản thân hoặc người thân thích theo quy định của Luật hôn nhân và gia đình;

i) Truy cập trái phép, trộm cắp, phá hoại thông tin trong Cơ sở dữ liệu hộ tịch.

...

3. Cấp bản sao trích lục hộ tịch từ Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, xác nhận thông tin hộ tịch

Điều 13 Nghị định 87/2020/NĐ-CP quy định:

Điều 13. Cấp bản sao trích lục hộ tịch từ Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, xác nhận thông tin hộ tịch

1. Cơ quan có thẩm quyền theo quy định tại khoản 1, khoản 2, khoản 3, khoản 4 Điều 8 của Nghị định này cấp bản sao trích lục hộ tịch theo yêu cầu của cá nhân, không phụ thuộc vào nơi đã đăng ký việc hộ tịch và nơi cư trú của người có yêu cầu.

2. Cơ quan có thẩm quyền theo quy định tại khoản 2, khoản 3, khoản 4 Điều 8 của Nghị định này cấp xác nhận thông tin hộ tịch đối với trường hợp cá nhân có yêu cầu khai thác thông tin từ nhiều việc đăng ký hộ tịch hoặc xác nhận các thông tin hộ tịch khác nhau của mình; cơ quan, tổ chức có yêu cầu khai thác nhiều thông tin hộ tịch của một cá nhân hoặc khai thác thông tin hộ tịch của nhiều người.

3. Người có yêu cầu cấp xác nhận thông tin hộ tịch phải cung cấp thông tin theo biểu mẫu điện từ tương tác, đính kèm bản chụp hoặc bản sao điện tử các giấy tờ, tài liệu có liên quan đến nội dung đề nghị xác nhận thông tin hộ tịch trong trường hợp nộp hồ sơ trực tuyến.

Trường hợp nộp hồ sơ trực tiếp tại cơ quan đăng ký hộ tịch hoặc gửi hồ sơ qua hệ thống bưu chính thì phải nộp Tờ khai đề nghị xác nhận thông tin hộ tịch theo mẫu, xuất trình bản chính hoặc nộp bản sao có chứng thực các giấy tờ, tài liệu có liên quan đến nội dung đề nghị xác nhận thông tin hộ tịch.

Trong thời hạn 3 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ, cơ quan đăng ký, quản lý hộ tịch có thẩm quyền thẩm tra hồ sơ, đối chiếu thông tin trong Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, nếu thấy thông tin đề nghị xác nhận là đúng thì có văn bản xác nhận thông tin hộ tịch trả cho người có yêu cầu. Trường hợp phải kiểm tra, xác minh thì thời hạn có thể kéo dài nhưng không quá 10 ngày làm việc.

4. Cấp bản sao trích lục hộ tịch

Điều 23 Thông tư 04/2020/TT-BTP quy định:

Điều 23. Cấp bản sao trích lục hộ tịch

1. Cơ quan đăng ký, quản lý hộ tịch đang lưu giữ Sổ hộ tịch hoặc quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử có thẩm quyền cấp bản sao trích lục hộ tịch. Nội dung bản sao trích lục hộ tịch được ghi đúng theo thông tin trong Sổ hộ tịch, Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử. Những thông tin Sổ hộ tịch, Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử không có để ghi vào mẫu bản sao trích lục hộ tịch hiện hành thì để trống.

2. Trường hợp Sổ hộ tịch trước đây ghi tuổi thì cơ quan đăng ký hộ tịch xác định năm sinh tương ứng ghi vào mục Ghi chú của Sổ hộ tịch, sau đó cấp bản sao trích lục hộ tịch.

Ví dụ: Sổ đăng ký khai sinh năm 1975 ghi tuổi của cha là 25 tuổi, tuổi của mẹ là 23 tuổi thì xác định năm sinh của cha: 1950, năm sinh của mẹ: 1952.

3. Trường hợp thông tin của cá nhân đã được thay đổi, cải chính, bổ sung thông tin hộ tịch, xác định lại dân tộc, ghi vào Sổ hộ tịch việc thay đổi hộ tịch theo bản án, quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền, ghi vào Sổ hộ tịch việc hộ tịch của công dân Việt Nam đã được giải quyết tại cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài thì thông tin trong bản sao Giấy khai sinh, bản sao trích lục hộ tịch là thông tin đã được cập nhật theo nội dung ghi trong mục Ghi chú của Sổ hộ tịch.

Trường hợp yêu cầu cấp bản sao Trích lục kết hôn mà trong Sổ đăng ký kết hôn đã ghi chú việc thay đổi hộ tịch theo bản án, quyết định ly hôn đã có hiệu lực pháp luật, ghi vào Sổ hộ tịch việc ly hôn đã được giải quyết tại cơ quan có thẩm quyền nước ngoài thì mục Ghi chú trong Trích lục kết hôn bản sao ghi rõ: Đã ly hôn theo Bản án/Quyết định số… ngày…tháng…năm … của Tòa án ….

5. Xây dựng Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử

Xây dựng Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử bao gồm các hoạt động:

a) Bảo đảm cơ sở hạ tầng kỹ thuật, thông tin;

b) Thiết kế, tổ chức Cơ sở dữ liệu;

c) Triển khai, nâng cấp, phát triển, mở rộng Phần mềm đăng ký, quản lý hộ tịch điện tử dùng chung;

d) Thu thập, chuẩn hóa, nhập dữ liệu;

đ) Lưu trữ, bảo mật, bảo đảm an toàn, an ninh thông tin cho Cơ sở dữ liệu; có giải pháp bảo đảm tính toàn vẹn, chống chối bỏ của dữ liệu;

e) Đào tạo, tập huấn, bồi dưỡng, tổ chức bộ máy nhân sự, vận hành, quản lý, cập nhật, khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu;

g) Vận hành, hiệu chỉnh Cơ sở dữ liệu;

h) Các hoạt động khác theo quy định pháp luật.

Thiết kế cấu trúc hệ thống của Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện từ phải đáp ứng chuẩn về cơ sở dữ liệu và các tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật, công nghệ thông tin và định mức kinh tế - kỹ thuật; có tính tương thích, khả năng tích hợp, chia sẻ thông tin và khả năng mở rộng các trường dữ liệu trong thiết kế hệ thống và phần mềm ứng dụng; bảo đảm việc mở rộng, nâng cấp, phát triển.

Cập nhật dữ liệu trong Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử:

- Thông tin được cập nhật vào Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử bao gồm thông tin hộ tịch của cá nhân và thông tin hộ tịch của cha, mẹ, vợ hoặc chồng của cá nhân khi có sự biến động do kết hôn, thay đổi, cải chính hộ tịch, bổ sung thông tin hộ tịch, xác định lại dân tộc; nhận cha, mẹ, con; giám hộ; nuôi con nuôi; khai tử; ghi vào Sổ hộ tịch việc thay đổi hộ tịch theo bản án, quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền; ghi vào Sổ hộ tịch việc hộ tịch của công dân Việt Nam đã được giải quyết tại cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài.

- Trách nhiệm cập nhật dữ liệu

+ Cơ quan đăng ký hộ tịch sử dụng Phần mềm đăng ký, quản lý hộ tịch điện tử dùng chung cập nhật dữ liệu nêu ở trên.

+ Cơ quan đăng ký, quản lý hộ tịch nhận được giấy tờ hộ tịch hoặc nhận được thông tin thông qua hệ thống điện tử về việc biến động thông tin hộ tịch cập nhật vào Cơ sở dữ liệu hộ tịch trong trường hợp thông tin hộ tịch có biến động chưa được cập nhật thông qua Phần mềm đăng ký, quản lý hộ tịch điện tử dùng chung, ghi chú thông tin hộ tịch có biến động vào Sổ hộ tịch tương ứng ngay trong ngày làm việc. Trường hợp nhận được giấy tờ hộ tịch hoặc thông tin sau 15h00 thì thực hiện trong ngày làm việc tiếp theo.

- Thủ trưởng cơ quan đăng ký hộ tịch có trách nhiệm thường xuyên kiểm tra, giám sát việc cập nhật dữ liệu của cơ quan mình; cơ quan quản lý hộ tịch cấp trên có trách nhiệm thường xuyên kiểm tra, giám sát việc cập nhật dữ liệu của cơ quan đăng ký hộ tịch cấp dưới.

Trên đây là ý kiến tư vấn của chúng tôi. Nếu bạn có bất kỳ thắc mắc gì về ý kiến tư vấn xin hãy liên hệ với 1900.6162để được tư vấn trực tiếp hoặc bạn có thể liên hệ với gmail : Tư vấn pháp luật dân sự miễn phí qua Email

Bộ phận tư vấn pháp luật dân sự công ty Luật Minh Khuê.

Trân trọng!

Bộ phận tư vấn pháp luật hành chính - Công ty luật MInh Khuê