1. Khái niệm về trích lục

Theo khoản 9 Điều 4 Luật hộ tịch năm 2014 có quy định về trích lục như sau:

Điều 4. 

9. Trích lục hộ tịch là văn bản do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp nhằm chứng minh sự kiện hộ tịch của cá nhân đã đăng ký tại cơ quan đăng ký hộ tịch. Bản chính trích lục hộ tịch được cấp ngay sau khi sự kiện hộ tịch được đăng ký. Bản sao trích lục hộ tịch bao gồm bản sao trích lục hộ tịch được cấp từ Cơ sở dữ liệu hộ tịch và bản sao trích lục hộ tịch được chứng thực từ bản chính.

Theo đó, bản chính của trích lục hộ tịch được cấp ngay khi các sự kiện như khai con, kết hôn,... được đăng ký.

Ngoài ra, người dân có thể yêu cầu xin bản sao trích lục hộ tịch gồm:

- Bản sao trích lục hộ tịch được cấp từ hồ sơ gốc;

- Bản sao trích lục hộ tịch có chứng thực.

Bên cạnh trích lục hộ tịch, người dân còn có thể yêu cầu cấp trích lục thửa đất, trích đục bản đồ địa chính,...

Tóm lại, trích lục được hiểu là bản sao các giấy tờ, hồ sơ với thông tin như trong hồ sơ gốc do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp cho người dân.

 

2. Giá trị pháp lý của bản trích lục

Về giá trị pháp lý của trích lục và việc sử dụng trích lục thay thế các giấy tờ khác được quy định tại khoản 1,2 Điều 3 Nghị định 23/2015/NĐ-CP được hướng dẫn bởi Thông tư 01/2020/TT-BTP, theo đó, bản sao trích lục được sử dụng để thay thế cho bản chính, cụ thể:

“1. Bản sao được cấp từ sổ gốc có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

2. Bản sao được chứng thực từ bản chính theo quy định tại Nghị định này có giá trị sử dụng thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu chứng thực trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.”

Vậy nên giá trị pháp lý của bản trích lục sẽ thay thế được trong các giao dịch theo pháp luật quy định và phải được chứng thực từ bản chính.

 

3. Thẩm quyền xin trích lục

Theo quy định tại Điều 63 của Luật Hộ tịch năm 2014 về thẩm quyền cấp bản sao trích lục hộ tịch về sự kiện hộ tịch không có phụ thuộc vào nơi cư trú. Cá nhân có quyền được yêu cầu Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch cấp bản sao trích lục hộ tịch về sự kiện hộ tịch của mình đã được đăng ký.

Theo quy định khoản 1 Điều 64 Luật Hộ tịch 2014 quy định như sau:

Người yêu cầu cung cấp bản sao trích lục hộ tịch trực tiếp hay thông qua người đại diện gửi tờ khai mẫu theo quy định cho Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch.

Theo quy định khoản 5 Điều 4 Luật Hộ tịch 2014 có giải thích như sau:

Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch gồm có cơ quan đăng ký hộ tịch, Bộ Tư pháp, Bộ Ngoại giao và cơ quan khác được giao thẩm quyền theo đúng quy định của pháp luật.

Đối chiếu những quy định trên, thẩm quyền cấp trích lục thuộc về Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch.

Theo đó, cơ quan quản lý cơ sở dữ liệu hộ tịch gồm có Ủy ban nhân dân cấp xã và Ủy ban nhân dân cấp huyện, Bộ Tư pháp, Bộ Ngoại giao Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan đại diện lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài và cơ quan khác được giao thẩm quyền.

Như vậy, căn cứ vào quy định pháp luật hiện hành, thẩm quyền cấp bản sao trích lục hộ tịch không phụ thuộc vào việc nơi cư trú. Cá nhân có quyền yêu cầu cấp bản sao trích lục hộ tịch tại bất cứ Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch nào.

 

4. Trình tự các bước xin trích lục

Bước 1: Nộp hồ sơ xin trích lục ở cơ quan có thẩm quyền

Người có yêu cầu về cấp bản sao trích lục hộ tịch không phụ thuộc vào nơi cư trú cần chuẩn bị hồ sơ như đã hướng dẫn trên, đồng thời tiến hành nộp hồ sơ xin trích lục tại Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch có thẩm quyền.

Đối với trường hợp cơ quan và tổ chức có thẩm quyền đề nghị cấp bản sao trích lục hộ tịch của cá nhân thì cần phải gửi văn bản yêu cầu nêu cụ thể lý do cho Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch.

Bước 2: Kiểm tra hồ sơ xin trích lục

Sau khi tiếp nhận đầy đủ hồ sơ xin trích lục, cán bộ tiếp nhận hồ sơ kiểm tra, đối chiếu thông tin trong tờ khai và tính hợp lệ của những giấy tờ liên quan.

Trường hợp hồ sơ mang tính hợp lệ, cán bộ tiếp nhận hồ sơ viết giấy tiếp nhận ghi rõ ngày và giờ trả kết quả. Những giấy tờ xuất trình khi xin trích lục, cán bộ tiếp nhận đối chiếu với những thông tin trong Tờ khai cấp bản sao trích lục. Sau đó trả lại cho người xin trích lục và không yêu cầu người xin trích lục nộp thêm bản sao giấy tờ đó. Cán bộ tiếp nhận được phép chụp 01 bản giấy tờ xuất trình hoặc ghi lại thông tin của giấy tờ xuất trình để lưu hồ sơ.

Trường hợp nếu hồ sơ chưa hợp lệ thì cán bộ tiếp nhận có trách nhiệm phải hướng dẫn người xin trích lục bổ sung và hoàn thiện hồ sơ theo quy định pháp luật. Trong trường hợp, không thể bổ sung, hay hoàn thiện hồ sơ ngay thì cán bộ tiếp nhận hồ sơ xin trích lục phải lập thành văn bản nêu rõ loại giấy tờ  và nội dung cần hoàn thiện. Đồng thời, cán bộ tiếp nhận phải ký, ghi rõ họ, chữ đệm và tên của mình.

Đối với các hồ sơ xin trích lục sau khi đã được hướng dẫn mà không được bổ sung đầy đủ, hay không hoàn thiện thì cán bộ tiếp nhận có quyền từ chối tiếp nhận hồ sơ xin trích lục. Tuy nhiên, việc từ chối tiếp nhận hồ sơ cần phải được thể hiện bằng văn bản, trong đó ghi rõ lý do từ chối. Người tiếp nhận ký và ghi rõ họ, chữ đệm và tên của mình.

Bước 3: Thực hiện cấp bản sao trích lục theo yêu cầu

Sau khi hồ sơ xin trích lục đầy đủ, phù hợp quy định pháp luật, công chức làm công tác hộ tịch căn cứ vào Cơ sở dữ liệu hộ tịch, ghi rõ nội dung bản sao trích lục hộ tịch cho người có yêu cầu. Đồng thời báo cáo cho Thủ trưởng cơ quan quản lý cơ sở dữ liệu hộ tịch ký cấp bản sao trích lục cho người đã yêu cầu cấp bản sao trích lục hộ tịch

Thời gian giải quyết vấn đề

Trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ, công chức tư pháp – hộ tịch kiểm tra, xác minh hồ sơ. Nếu việc đăng ký lại khai sinh là đúng theo quy định của pháp luật thì công chức tư pháp – hộ tịch thực hiện đăng ký lại khai sinh

Nếu việc đăng ký lại khai sinh được thực hiện tại Ủy ban nhân dân cấp xã không phải là nơi đã đăng ký khai sinh trước đây thì công chức tư pháp – hộ tịch báo cáo Chủ tịch Ủy ban nhân dân có văn bản đề nghị Ủy ban nhân dân nơi đăng ký khai sinh trước đây kiểm tra, xác minh về việc lưu giữ sổ hộ tịch tại địa phương.

Trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được văn bản đề nghị, Ủy ban nhân dân nơi đã đăng ký khai sinh trước đây tiến hành kiểm tra, xác minh và trả lời bằng văn bản về việc còn lưu giữ hoặc không lưu giữ được sổ hộ tịch.

Trong thời hạn 03 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được kết quả xác minh về việc không còn lưu giữ được sổ hộ tịch tại nơi đã đăng ký khai sinh, nếu thấy hồ sơ đầy đủ, chính xác, đúng quy định pháp luật công chức tư pháp – hộ tịch thực hiện việc đăng ký lại khai sinh.

 

5. Bản sao trích lục có công chứng được không?

Bản sao trích lục chính là bản chụp từ bản chính hoặc bản đánh máy có nội dung đầy đủ, chính xác như nội dung văn bản do cơ quan nhà nước có thẩm quyền về hộ tịch cấp

Bản sao trích lục không phải công chứng vì:

Thứ nhất, bản sao trích lục không thuộc đối tượng phải công chứng:

Căn cứ vào khoản 1 Điều 2 Luật công chứng năm 2014 có quy định như sau:

Điều 2. Giải thích từ ngữ

1. Công chứng là việc công chứng viên của một tổ chức hành nghề công chứng chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch dân sự khác bằng văn bản (sau đây gọi là hợp đồng, giao dịch), tính chính xác, hợp pháp, không trái đạo đức xã hội của bản dịch giấy tờ, văn bản từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hoặc từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt (sau đây gọi là bản dịch) mà theo quy định của pháp luật phải công chứng hoặc cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng.

Đối tượng của công chứng chính là hợp đồng, giao dịch dân sự, các bản dịch giấy tờ từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài và ngược lại nên những bản sao trích lục không thuộc đối tượng phải công chứng.

Thứ hai, giá trị pháp lý của bản sao trích lục có thể sử dụng thay cho bản chính:

Căn cứ vào khoản 1, 2 Điều 3 Nghị định 23/2015/NĐ-CP có quy định về giá trị pháp lý của bản sao như sau:

Điều 3. Giá trị pháp lý của bản sao được cấp từ sổ gốc, bản sao được chứng thực từ bản chính, chữ ký được chứng thực và hợp đồng, giao dịch được chứng thực

1. Bản sao được cấp từ sổ gốc có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

2. Bản sao được chứng thực từ bản chính theo quy định tại Nghị định này có giá trị sử dụng thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu chứng thực trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

Theo quy định trên, bản sao trích lục có hai dạng là bản sao được cấp từ sổ gốc và bản sao được chứng thực từ bản chính. Giá trị pháp lý của cả hai dạng bản sao này đều có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch nên bản sao trích lục này không phải thực hiện công chứng.

Như vậy, bản sao trích lục không phải tiến hành công chứng.

Mọi vướng mắc bạn vui lòng trao đổi trực tiếp với bộ phận luật sư tư vấn pháp luật trực tuyến qua tổng đài 24/7 gọi số:1900.6162  để nhận được sự tư vấn, hỗ trợ từ Luật Minh Khuê. Rất mong nhận được sự hợp tác cùng Quý khách hàng! Trân trọng./.