1. Khái niệm hóa đơn điện tử và tầm quan trọng của nó trong hoạt động kinh doanh hiện nay

Hóa đơn điện tử, một xu hướng ngày càng phổ biến trong thế giới kinh doanh hiện đại, không chỉ là một công cụ tiện lợi mà còn là một bước tiến quan trọng trong việc tối ưu hóa quy trình hành chính và giảm bớt gánh nặng về thủ tục cho các doanh nghiệp và cơ quan chính phủ. Thay vì sử dụng hóa đơn giấy truyền thống, hóa đơn điện tử được tạo ra, lưu trữ và quản lý dưới dạng dữ liệu điện tử, giúp tối ưu hóa quy trình giao dịch và giảm thiểu rủi ro mất mát thông tin.

Một đặc điểm quan trọng của hóa đơn điện tử là việc ký tên số bằng Chứng thư số công khai của tổ chức hoặc cá nhân lập hóa đơn. Điều này mang lại tính bảo mật và tính pháp lý cao, đồng thời giảm thiểu nguy cơ gian lận và làm giả hóa đơn. Hóa đơn điện tử được lưu trữ trên hệ thống máy tính của cơ quan thuế và doanh nghiệp, giúp dễ dàng quản lý, tra cứu và sử dụng khi cần thiết.

Hóa đơn điện tử không chỉ là một công cụ tiện ích mà còn là một phần không thể thiếu trong chiến lược quản lý và phát triển kinh doanh của các doanh nghiệp hiện nay, nhờ vào những ưu điểm vượt trội mà nó mang lại.

Trước hết, việc áp dụng hóa đơn điện tử đem lại lợi ích về chi phí đáng kể. Bằng cách loại bỏ hoàn toàn việc in ấn, vận chuyển và lưu trữ hóa đơn giấy truyền thống, doanh nghiệp tiết kiệm được một khoản lớn chi phí liên quan đến giấy tờ, mực in, nhân công và không gian kho bãi. Sự tiết kiệm này không chỉ giúp tăng cường tính cạnh tranh của doanh nghiệp mà còn đóng góp vào việc cải thiện hiệu quả tài chính và quản lý.

Ngoài ra, hóa đơn điện tử còn giúp nâng cao hiệu quả quản lý bằng cách tạo điều kiện thuận lợi cho việc tra cứu, kiểm soát hóa đơn mọi lúc mọi nơi thông qua hệ thống máy tính. Khả năng này không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian mà còn đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quản lý hóa đơn.

Một ưu điểm quan trọng khác của hóa đơn điện tử là khả năng chống gian lận và trốn thuế. Việc hóa đơn được ký tên số bằng Chứng thư số công khai giúp đảm bảo tính xác thực và nguyên bản của hóa đơn, từ đó hạn chế việc giả mạo hoặc sửa đổi hóa đơn, tăng cường sự tin cậy và pháp lý cho các giao dịch kinh doanh.

Không chỉ mang lại lợi ích kinh tế và pháp lý, việc sử dụng hóa đơn điện tử còn góp phần vào bảo vệ môi trường thông qua việc giảm thiểu sự sử dụng giấy tờ. Bằng cách này, doanh nghiệp không chỉ thể hiện sự chịu trách nhiệm xã hội mà còn góp phần vào việc bảo vệ môi trường cho thế hệ tương lai.

Hóa đơn điện tử cũng đóng vai trò quan trọng trong việc tăng năng suất lao động. Việc tự động hóa quy trình lập hóa đơn và thanh toán giúp giảm thiểu việc xử lý thủ công, từ đó giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và tăng năng suất lao động.

Cuối cùng, hóa đơn điện tử cũng mang lại tiện ích cho người mua khi họ có thể dễ dàng lưu trữ và tra cứu hóa đơn trên máy tính hoặc điện thoại thông minh. Sử dụng hóa đơn điện tử không chỉ thể hiện sự tiện lợi mà còn là một biểu hiện của sự chuyên nghiệp và hiện đại của doanh nghiệp, từ đó góp phần nâng cao hình ảnh và uy tín của họ trên thị trường.

Tính đến hiện nay, việc áp dụng hóa đơn điện tử đã trở thành một xu hướng không thể phủ nhận trong cộng đồng doanh nghiệp. Đối với các quốc gia và tổ chức, việc thúc đẩy và hỗ trợ việc triển khai hóa đơn điện tử không chỉ mang lại lợi ích về mặt kinh tế mà còn đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng một hệ thống giao dịch kinh doanh hiệu quả và bền vững.

 

2. Tiền thanh toán trên hóa đơn điện tử có bắt buộc bằng đồng Việt Nam?

Theo quy định của Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn phải chứa đựng một số thông tin quan trọng, đảm bảo tính minh bạch và rõ ràng trong giao dịch thương mại. Trong đó, khoản d) của Điều 10 này đề cập đến việc thể hiện tổng số tiền thanh toán trên hóa đơn điện tử.

Việc thể hiện tổng số tiền thanh toán bằng đồng Việt Nam theo chữ số Ả rập và bằng chữ tiếng Việt không chỉ đảm bảo tính chính xác mà còn giúp người tiêu dùng dễ dàng hiểu và so sánh giữa các khoản chi tiêu khác nhau. Việc này đặc biệt quan trọng trong môi trường kinh doanh ngày nay, nơi mà tính minh bạch và sự tin cậy là yếu tố quyết định trong quá trình tạo dựng và duy trì mối quan hệ với khách hàng và đối tác kinh doanh.

Tuy nhiên, có một điều kiện đặc biệt khiến việc thể hiện tổng số tiền thanh toán trên hóa đơn trở nên linh hoạt hơn. Đó là trường hợp bán hàng thu ngoại tệ mà không cần chuyển đổi ra đồng Việt Nam. Trong trường hợp này, việc thể hiện tổng số tiền thanh toán bằng nguyên tệ và chữ viết tiếng nước ngoài là cần thiết để đảm bảo tính linh hoạt và thuận tiện cho các bên liên quan.

Điều này cũng phản ánh một thực tế trong hoạt động thương mại quốc tế, nơi mà việc sử dụng nhiều loại tiền tệ khác nhau là điều bình thường. Việc thể hiện số tiền thanh toán bằng nguyên tệ và chữ viết tiếng nước ngoài trong trường hợp này không chỉ giúp tạo ra sự linh hoạt mà còn đảm bảo tính chính xác và pháp lý của các giao dịch.

Đồng thời, việc thực hiện đúng các quy định này cũng góp phần nâng cao uy tín và niềm tin từ phía khách hàng và đối tác kinh doanh, đặc biệt là trong các giao dịch quốc tế. Từ đó, doanh nghiệp có thể tạo ra một môi trường kinh doanh lành mạnh và bền vững, đồng thời thúc đẩy sự phát triển của nền kinh tế một cách bền vững.

Trong bối cảnh ngày nay, khi thị trường kinh doanh ngày càng mở cửa và quốc tế hóa, việc hiểu và áp dụng đúng các quy định pháp luật về hóa đơn là rất quan trọng. Điều này giúp tạo ra một môi trường kinh doanh lành mạnh, minh bạch và công bằng, đồng thời thúc đẩy sự phát triển bền vững của nền kinh tế.

 

3. Tầm quan trọng của việc tuân thủ các quy định pháp luật liên quan đến hóa đơn điện tử

Việc tuân thủ các quy định pháp luật liên quan đến hóa đơn điện tử (e-invoice) không chỉ là nghĩa vụ pháp lý mà còn là một nhu cầu cấp thiết đối với cả doanh nghiệp và cơ quan thuế. Đây không chỉ là một bước đi quan trọng trong quản lý và thực hiện giao dịch mà còn mang lại nhiều lợi ích to lớn cho cả hai bên và cho nền kinh tế nói chung. Dưới đây là một số lý do chính:

- Đảm bảo tính chính xác và minh bạch của hoạt động kinh doanh: 

Hóa đơn điện tử được ký tên số bằng Chứng thư số công khai, điều này giúp đảm bảo tính xác thực và nguyên bản của hóa đơn, từ đó hạn chế được việc giả mạo, sửa đổi hóa đơn. Điều này tạo ra sự tin cậy và minh bạch trong các giao dịch kinh doanh. Việc lập, lưu trữ, quản lý, sử dụng hóa đơn điện tử được thực hiện trên hệ thống máy tính của cơ quan thuế và doanh nghiệp, giúp đảm bảo tính minh bạch của hoạt động kinh doanh. Thông qua việc này, cơ quan thuế có thể kiểm tra và giám sát hoạt động của doanh nghiệp một cách dễ dàng và hiệu quả.

- Tăng cường công tác quản lý thuế:​

Hóa đơn điện tử giúp cơ quan thuế dễ dàng kiểm tra, giám sát hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Việc này giúp phát hiện và xử lý kịp thời các hành vi vi phạm thuế, từ đó đảm bảo tính công bằng và minh bạch trong hệ thống thuế. Sử dụng hóa đơn điện tử giúp giảm thiểu việc kê khai khống, gian lận thuế, góp phần tăng thu ngân sách nhà nước. Điều này giúp cải thiện hiệu quả thu thuế và tạo nguồn lực tài chính ổn định cho quốc gia.

- Tạo môi trường kinh doanh bình đẳng, cạnh tranh lành mạnh:

Việc tuân thủ các quy định về hóa đơn điện tử giúp tạo môi trường kinh doanh bình đẳng cho tất cả các doanh nghiệp. Điều này giúp hạn chế việc cạnh tranh không lành mạnh và tạo điều kiện công bằng cho các doanh nghiệp, đặc biệt là những doanh nghiệp nhỏ và vừa. Sử dụng hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp nâng cao hình ảnh và uy tín trên thị trường. Điều này không chỉ thu hút khách hàng mà còn thu hút sự quan tâm từ phía các nhà đầu tư, tạo ra một môi trường kinh doanh lành mạnh và ổn định.

- Góp phần bảo vệ môi trường:

Việc sử dụng hóa đơn điện tử không chỉ mang lại lợi ích về tính chính xác và tiện lợi mà còn góp phần bảo vệ môi trường. Sự chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử giúp giảm thiểu việc sử dụng giấy tờ, giảm lượng rác thải từ các loại giấy in và giúp bảo vệ môi trường một cách tích cực. Việc triển khai hóa đơn điện tử cũng đồng nghĩa với việc thúc đẩy Chính phủ điện tử và hướng tới nền kinh tế số. Bằng cách sử dụng công nghệ thông tin để thực hiện các giao dịch kinh doanh, doanh nghiệp không chỉ tạo ra một môi trường làm việc hiện đại mà còn giảm thiểu thủ tục giấy tờ, tăng cường tính minh bạch và hiệu quả trong quản lý.

- Tránh các vi phạm pháp luật và chế tài xử phạt:

Ngoài ra, việc tuân thủ các quy định pháp luật về hóa đơn điện tử cũng giúp doanh nghiệp tránh được các vi phạm pháp luật và chế tài xử phạt. Không chỉ là một trách nhiệm pháp lý mà việc tuân thủ các quy định này còn đảm bảo uy tín và thương hiệu của doanh nghiệp trên thị trường. Sự vi phạm có thể dẫn đến các hậu quả nghiêm trọng như xử phạt hành chính hoặc thậm chí là truy cứu trách nhiệm hình sự, ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh và sự phát triển của doanh nghiệp.

Tóm lại, việc tuân thủ các quy định pháp luật về hóa đơn điện tử không chỉ là trách nhiệm mà còn là cơ hội để doanh nghiệp thúc đẩy hiệu quả kinh doanh, bảo vệ môi trường và tạo uy tín trên thị trường. Điều này cần được thực hiện một cách nghiêm túc và đầy đủ để đảm bảo sự phát triển bền vững của doanh nghiệp và cộng đồng.

 

Xem thêm: Quy định mới về hóa đơn điện tử 2024 cần lưu ý những gì?

Qúy khách có thể liên hệ với Luật Minh Khuê qua tổng đài 1900.6162 hoặc qua địa chỉ email: lienhe@luatminhkhue.vn