Mong luật sư tư vấn giúp tôi vấn đề trên, Tôi xin cảm ơn!

Người hỏi: Nguyễn Thị Trang (thành phố Hồ Chí Minh).

>> Luật sư tư vấn pháp luật thuế trực tuyến, gọi:1900.6162

 

Trả lời:

Chào chị cảm ơn chị đã gửi thắc mắc của chị tới công ty luật Minh Khuê, căn cứ những thông tin mà chị cung cấp xin tư vấn cho chị như sau:

 

1. Cơ sở pháp lý về hóa đơn

- Thông tư số 39/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính : Hướng dẫn thi hành Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14 tháng 5 năm 2010 và Nghị định số 04/2014/NĐ-CP ngày 17 tháng 01 năm 2014 của Chính phủ quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.

 

2. Khái niệm hóa đơn

Hóa đơn là loại chứng từ do người bán lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ theo quy định của pháp luật. Hóa đơn bao gồm:

  • Hóa đơn GTGT;
  • Hóa đơn bán hàng;
  • Hóa đơn khác như tem, thẻ, phiếu thu bảo hiểm…
  • Phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không; chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế…

 

3. Phân tích việc lập và ghi hóa đơn

Tại thông tư 39/2014/TT-BTC có hướng dẫn việc lập hóa đơn GTGT tại điều 4 như sau:

"Điều 4. Nội dung trên hóa đơn đã lập

g) Tên hàng hóa, dịch vụ; đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền ghi bằng số và bằng chữ.

Đối với hóa đơn giá trị gia tăng, ngoài dòng đơn giá là giá chưa có thuế giá trị gia tăng, phải có dòng thuế suất thuế giá trị gia tăng, tiền thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền phải thanh toán ghi bằng số và bằng chữ."

Cũng tại thông tư 39/2014/TT-BTC tại điểm b khoản 2.6 Phụ lục 4 thông tư 39 có hướng dẫn đối với việc doanh nghiệp kinh doanh hàng hóa có nhiều mức thuế suất khác nhau như sau:

"Trường hợp hàng hoá bán ra có thuế suất thuế GTGT khác nhau phải lập bảng kê riêng cho hàng hoá bán ra theo từng nhóm thuế suất."

Vậy theo Thông tư 39/2014/TT-BTC Pháp luật không cấm việc lập hóa đơn có nhiều mức thuế suất khác nhau. Để đơn giản hóa thủ tục hành chính cũng như giúp doanh nghiệp chủ động trong việc tự thiết kế biểu mẫu hóa đơn riêng cho đặc thù từng doanh nghiệp Các mẫu hoá đơn tại phụ lục chỉ mang tính tham khảo. Vì thế nếu yêu cầu đặc thù sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp cần thiết phải xuất hóa đơn có nhiều mức thuế suất khác nhau doanh nghiệp có thể thiết kế mẫu hóa đơn riêng thể hiện số dòng hoặc cột thuế xuất khác nhau để thể hiện được nhiều mức thuế suất trên cùng 1 hóa đơn chỉ cần đảm bảo đầy đủ các tiêu thức bắt buộc. Tuy nhiên trong trường hợp nếu hóa đơn doanh nghiệp đã thiết kế chỉ có 1 dòng thuế suất thì để đảm bảo việc viết hóa đơn dễ hiểm tránh hiểu lầm cho người đọc thì tốt nhất doanh nghiệp viết riêng các mặt hàng có cùng mức thuế suất trên 1 hóa đơn.

 

4. Cách ghi hóa đơn có nhiều mặt hàng, nhiều dòng

Trường hợp khi bán hàng hóa, dịch vụ nếu danh mục hàng hóa, dịch vụ nhiều hơn số dòng của một số hóa đơn, doanh nghiệp có thể thực hiện theo 2 cách như sau:

 

Cách 1: Viết hóa đơn nhiều hơn số dòng của một hóa đơn - có thể ghi liên tiếp nhiều số hóa đơn.

Khi viết hóa đơn nhiều hơn số dòng của một hóa đơn, đối với cách ghi liên tiếp nhiều số hóa đơn thì dòng ghi hàng hóa cuối cùng của số hóa đơn trước ghi cụm từ "tiếp số sau” và dòng ghi hàng hóa đầu số hóa đơn sau ghi cụm từ "tiếp số trước”. Các hóa đơn liệt kê đủ các mặt hàng theo thứ tự liên tục từ hóa đơn này đến hóa đơn khác.

Thông tin người bán, thông tin người mua được ghi đầy đủ ở số hóa đơn đầu tiên. Chữ ký và dấu người bán (nếu có), chữ ký người mua (Nếu có), giá thanh toán, phụ thu, phí thu thêm, chiết khấu thương mại, thuế giá trị gia tăng được ghi trong hóa đơn cuối cùng và gạch chéo phần còn trống (nếu có).

 

Cách 2: Sử dụng bảng kê để liệt kê khi Viết hóa đơn nhiều hơn số dòng của một hóa đơn


Người bán hàng được sử dụng bảng kê để liệt kê các loại hàng hóa, dịch vụ đã bán kèm theo hóa đơn..(Theo khoản 2 điều 19 Thông tư 39/2014/TT-BTC ngày 31/03/2014 quy định) khi viết hóa đơn nhiều hơn số dòng của một hóa đơn có giới hạn.

a) Nội dung ghi trên hóa đơn

Hóa đơn phải ghi rõ “kèm theo bảng kê số..., ngày..., tháng.... năm...”. Mục “tên hàng” trên hóa đơn chỉ ghi tên gọi chung của mặt hàng.

Các tiêu thức khác ghi trên hóa đơn thực hiện theo hướng dẫn tại khoản 2 Điều 16 Thông tư này.

b) Nội dung trên bảng kê

Bảng kê do người bán hàng tự thiết kế phù hợp với đặc điểm, mẫu mã, chủng loại của các loại hàng hóa nhưng phải đảm bảo các nội dung chính như sau:

+ Tên người bán hàng, địa chỉ liên lạc, mã số thuế

+ Tên hàng, số lượng, đơn giá, thành tiền. Trường hợp người bán hàng nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ thì bảng kê phải có tiêu thức “thuế suất giá trị gia tăng”, “tiền thuế giá trị gia tăng”. Tổng cộng tiền thanh toán (chưa có thuế giá trị gia tăng) đúng với số tiền ghi trên hóa đơn giá trị gia tăng.

Bảng kê phải ghi rõ “kèm theo hóa đơn số... Ngày... tháng.... năm” và có đầy đủ các chữ ký của người bán hàng, chữ ký của người mua hàng như trên hóa đơn.

Trường hợp bảng kê có hơn một (01) trang thì các bảng kê phải được đánh số trang liên tục và phải đóng dấu giáp lai. Trên bảng kê cuối cùng phải có đầy đủ chữ ký của người bán hàng, chữ ký của người mua hàng như trên hóa đơn.

Số bảng kê phát hành phù hợp với số liên hóa đơn. Bảng kê được lưu giữ cùng với hóa đơn để cơ quan thuế kiểm tra, đối chiếu khi cần thiết.

 

5. Cách viết hóa đơn GTGT chính xác

5.1 Yêu cầu chung khi viết hóa đơn GTGT

Theo đó, khi viết hóa đơn GTGT, bạn cần đáp ứng các yêu cầu cơ bản sau:

- Trên hóa đơn GTGT cần ghi rõ là giá bán chưa có thuế GTGT, phụ thu hay tính ngoài giá ban (nếu có) của thuế GTGT, tổng thanh toán đã có thuế.

- Trên hóa đơn GTGT phải đúng nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Tuyệt đối không tẩy xóa, sửa chữa dẫn đến tình trạng hóa đơn bất hợp pháp.

- Viết hóa đơn GTGT phải dùng cùng 1 loại mực, mực không phai và tuyệt đối không dùng mực đỏ.

- Khi viết hóa đơn GTGT phải đảm bảo chữ viết liên tục, không ngắt quãng, không viết hoặc in đè lên chữ in sẵn và gạch chéo phần còn trống.

- Hóa đơn GTGT phải được lập 1 lần thành nhiều liên. Đồng thời, nội dung trên hóa đơn phải được thống nhất trên các liên có cùng một số.

- Hóa đơn GTGT bắt buộc phải được lập theo thứ tự liên tục từ số nhỏ đến số lớn.

Khi viết hóa đơn GTGT, ngoài việc đảm bảo nắm được cách viết hóa đơn giá trị gia tăng chuẩn xác, các kế toán cần phải quan tâm, đáp ứng các yêu cầu chung đối với một hóa đơn GTGT được lập chuẩn xác.

 

5.2 Cách viết đúng các tiêu thức quan trọng của hóa đơn GTGT

Hiện nay, cách viết hóa đơn giá trị gia tăng nhanh nhất, chính xác nhất là người viết cần phải đảm bảo viết đúng các tiêu thức trên hóa đơn.

 

+ Viết đúng tiêu thức ngày tháng năm trên hóa đơn GTGT

Đối với tiêu thức ngày lập hóa đơn GTGT trong bán hàng hóa, phải là ngày chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa của phía người bán cho người mua, không phân biệt đã chuyển tiền hay chưa.

Đối với ngày lập hóa đơn GTGT trong cung cấp dịch vụ, đây phải là ngày hoàn thành việc cung ứng dịch vụ tới người mua, không phân biệt đã thanh toán hay chưa.

Lưu ý:

- Nếu bên bán, cung ứng dịch vụ thu được tiền trước hoặc trong khi cung ứng dịch vụ thì ngày viết hóa đơn sẽ phải là ngày thu tiền.

- Các trường hợp kinh doanh dịch vụ thì hóa đơn được bỏ qua tiêu thức “đơn vị tính”.

Ngoài ra, muốn biết cụ thể hơn về ngày lập hóa đơn đối với từng trường hợp cụ thể khác thì bạn có thể tham khảo tại Khoản 2, Điều 16, Thông tư 39/TT-BTC quy định thời điểm xuất hóa đơn GTGT.

 

+ Viết đúng thông tin người mua hàng

Cách viết hóa đơn giá trị gia tăng chính xác là người phải ghi đúng thông tin của người mua hàng.

Với tiêu thức họ tên người mua, đó phải là tên người trực tiếp mua hay thực hiện giao dịch với bên bán. Trường hợp người mua không muốn lấy hóa đơn GTGT, không cung cấp tên, địa chỉ, mã số thuế (MST) thì người bán vẫn phải lập hóa đơn và ghi rõ “người mua không lấy hóa đơn” hay “người mua không cung cấp tên, địa chỉ, MST.”

Với tiêu thức tên đơn vị, đây phải là tên công ty của bên mua.

Với tiêu thức địa chỉ, đây phải là địa chỉ của công ty mua hàng.

Với tiêu thức mã số thuế, đây là MST công ty được cấp theo giấy chứng nhận điều kiện kinh doanh, đăng ký thuế.

Với tiêu thức hình thức thanh toán:

  • Thanh toán bằng tiền mặt thì ký hiệu là TM
  • Thanh toán bằng chuyển khoản thì ký hiệu CK.
  • Trường hợp chưa xác định hình thức thanh toán sẽ ký hiệu TM/CK.

Thực tế, chỉ những hóa đơn có giá trị trên 20.000.000 đồng mà bắt buộc phải chuyển khoản thì mới được khấu trừ thuế GTGT và tính vào chi phí hợp lý của doanh nghiệp.

Ngoài ra, cần lưu ý rằng, trên hóa đơn GTGT không cần phải viết thông tin người bán.

 

+ Viết đúng Bảng kê chi tiết hàng hóa bán ra

Đối với Bảng kê chi tiết hàng hóa bán ra, muốn viết đúng, kế toán thực hiện theo hướng dẫn sau:

- Cột STT: Ghi lần lượt các số thứ tự theo dãy số tự nhiên từ 1 và tăng dần.

- Cột tên hàng hóa, dịch vụ: Ghi rõ tên hàng hóa đã bán.

- Cột đơn vị tính: Ghi rõ đơn vị tính của hàng hóa mình đã bán ra như: cái, chiếc, bộ, kg,...

- Cột số lượng: Ghi rõ số lượng hàng hóa đã bán ra.

- Cột đơn giá: Giá bán hàng hóa/1 đơn vị (giá chưa VAT).

- Cột thành tiền: Số tiền người mua phải trả với mỗi loại hàng hóa, nó được tính bằng đơn giá nhân số lượng.

Lưu ý rằng, sau khi đã viết xong Bảng kê chi tiết hàng hóa đã bán ra với mỗi đơn hàng, bạn phải gạch chéo bỏ những dòng còn trống, nếu có.

 

+ Viết chuẩn xác thông tin phần tổng cộng

Sau khi đã kê khai đầy đủ hàng hóa bán ra, việc viết chuẩn xác thông tin phần tổng cộng là điều rất quan trọng của cách viết hóa đơn giá trị gia tăng. Cụ thể:

  • Phần cộng tiền hàng: Tổng số tiền ở cột thành tiền cộng lại.
  • Phần suất thuế GTGT: Ghi rõ mức thuế suất của hàng hóa, dịch vụ đã bán. Theo quy định, tùy loại hàng hóa sẽ có 2 mức thuế suất: 0%, 5%, 10%. Với những trường hợp đối tượng không phải chịu thuế GTGT hay được miễn thì phần này không phải ghi gì hoặc gạch bỏ đi.
  • Tổng cộng tiền thanh toán: Là tính tổng của dòng “Cộng tiền hàng” và phần “Tiền thuế GTGT”.

 

+ Bắt buộc phải có ký tên 2 bên mua

Sau khi đã tính xong phần tổng cộng, kế toán thực hiện ký tên để hoàn thành cách viết hóa đơn GTGT.

Với người mua hàng thì ai mua, ai tiến hành giao dịch phải trực tiếp ký. Trường hợp là mua hàng qua mạng thì người mua không nhất thiết phải ký nhưng người bán cần ghi rõ là bán hàng qua mạng/điện thoại.

Với người bán hàng thì ai lập hóa đơn người đó sẽ ký.

Đối với thủ trưởng đơn vị, thường sẽ là Giám đốc ký. Lưu ý rằng chữ ký này phải là chữ ký tươi, ký sống, có đóng dấu và ghi rõ họ tên. Trường hợp Giám đốc đi vắng thì phải có giấy ủy quyền chỉ định người trực tiếp bán và ký.

Trường hợp trong nội dung tư vấn có điều gì gây nhầm lẫn, chưa rõ ràng hoặc thông tin nêu trong nội dung tư vấn khiến quý khách chưa hiểu hết vấn đề hoặc/và có sự vướng ngại, thắc mắc, Hãy gọi: 1900.6162 - Chúng tôi rất mong nhận được ý kiến phản hồi của quý khách hàng.

Trân trọng./.

Bộ phận tư vấn pháp luật thuế - Công ty luật Minh Khuê