1. Hiểu thế nào là giao nộp, thu hồi, hủy con dấu và hủy giá trị sử dụng con dấu?

Trước khi tìm hiểu về các trường hợp phải giao nộp, thu hồi, hủy con dấu và hủy giá trị sử dụng của con dấu thì chúng ta cần tìm hiểu kỹ về các hành động này là như thế nào? Theo quy định của Nghị định số 99/2016/NĐ-CP là Nghị định điều chỉnh về vấn đề quản lý con dấu của văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài tại Việt Nam thì trước khi con dấu của văn phòng đại diện được đưa vào sử dụng tại Việt Nam thì phải thông qua một quá trình đăng ký mẫu con dấu cụ thể tại cơ quan nhà nước có thẩm quyền đăng ký.

Theo đó có thể hiểu việc giao nộp lại con dấu là việc nộp lại con dấu cho cá nhân hoặc tổ chức có trách nhiệm quản lý con dấu hay cơ quan đăng ký con dấu. Thu hồi con dấu tức là việc lấy lại con dấu đã được cấp phép cho văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài tại Việt Nam. Hủy con dấu tức là loại bỏ những con dấu bị hỏng, bị rách, bị lỗi, bị nát,... Và cuối cùng hủy giá trị sử dụng con dấu tức là con dấu khi bị hủy sẽ không còn giá trị sử dụng nữa, Việc hủy giá trị sử dụng của con dấu sẽ không phụ thuộc vào con dấu đó còn tồn tại hay không.

Như vậy cần phân biệt chính xác sự khác biệt giữa các hoạt động giao nộp, thu hồi, hủy con dấu và hủy giá trị sử dụng con dấu để tránh gây nhầm lẫn trong quá trình sử dụng con dấu của văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài tại Việt Nam. Việc giao nộp là do văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam thực hiện, việc thu hồi, hủy con dấu và hủy giá trị sử dụng con dấu là do cơ quan nhà nước có thẩm quyền thực hiện.

2. Khi nào phải giao nộp con dấu của văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài tại Việt Nam?

Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam sẽ có trách nhiệm phải giao nộp con dâu có cơ quan đăng ký mẫu con dấu khi thuộc một trong các trường hợp sau đây:

- Đăng ký lại mẫu con dấu do con dấu bị biến dạng, bị mòn, bị hỏng, cần thay đổi chất liệu hoặc văn phòng đại diện có sự thay đổi về tổ chức như đổi tên,...

- Có quyết định chia, tách, sáp nhập, hợp nhất, giải thể, chấm dứt hoạt động hoặc kết thúc nhiệm vụ của cơ quan có thẩm quyền

- Con dấu bị mất được tìm thấy sau khi đã bị hủy giá trị sử dụng con dấu

- Có quyết định tạm đình chỉ, đình chỉ hoạt động văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài tại Việt Nam của cơ quan có thẩm quyền

- Thuộc một trong các trường hợp bị nghiêm cấm khi sử dụng con dấu:

+ Làm giả con dấu, sử dụng con dấu giả.

+ Mua bán con dấu, tiêu hủy trái phép con dấu.

+ Sử dụng con dấu hết giá trị sử dụng.

+ Cố ý làm biến dạng, sửa chữa nội dung mẫu con dấu đã đăng ký.

+ Không giao nộp con dấu theo quyết định của cơ quan có thẩm quyền hoặc cơ quan đăng ký mẫu con dấu.

+ Mượn, cho mượn, thuê, cho thuê, cầm cố, thế chấp con dấu; sử dụng con dấu của Cơ quan, tổ chức khác để hoạt động.

+ Chiếm giữ trái phép, chiếm đoạt con dấu.

+ Sử dụng con dấu chưa đăng ký mẫu con dấu.

+ Làm giả, sửa chữa, làm sai lệch nội dung thông tin trên giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu.

+ Đóng dấu lên chữ ký của người không có thẩm quyền.

+ Không chấp hành việc kiểm tra con dấu, không xuất trình con dấu khi có yêu cầu kiểm tra của cơ quan đăng ký mẫu con dấu.

+ Lợi dụng nhiệm vụ được giao trong quá trình giải quyết thủ tục về con dấu để sách nhiễu, gây phiền hà, xâm phạm quyền, lợi ích hợp pháp của cơ quan, tổ chức, cá nhân.

+ Và một số hành vi khác theo quy định của pháp luật.

Như vậy nếu thuộc một trong những trường hợp nêu trên thì văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam sẽ buộc phải nộp lại con dấu cho cơ quan có thẩm quyền theo quy trình tại mục 4 của bài viết.

3. Khi nào con dấu bị hủy và hủy giá trị sử dụng con dấu?

Không phải trường hợp nào con dấu của văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam sau khi giao nộp, thu hồi cũng sẽ bị hủy con dấu, hủy giá trị sử dụng con dấu. Có trường hợp sau khi bị thu hồi, con dấu chỉ bị hủy, có trường hợp sau khi bị thu hồi, con dấu bị hủy cả giá trị sử dụng và hủy con dấu. Vậy cụ thể là những trường hợp nào? Theo đó, con dấu sau khi bị thu hồi sẽ bị hủy trong trường hợp sau:

- Đăng ký lại mẫu con dấu do con dấu bị biến dạng, bị mòn, bị hỏng, thay đổi chất liệu hoặc văn phòng đại diện có sự thay đổi về tổ chức, đổi tên.

- Có quyết định chia, tách sáp nhập, hợp nhất, giải thể, chấm dứt hoạt động hoặc kết thúc nhiệm vụ của cơ quan có thẩm quyền

- Con dấu bị mất được tìm thấy sau khi đã bị hủy giá trị sử dụng con dấu

- Có quyết định tạm đình chỉ, đình chỉ hoạt động văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài tại Việt Nam của cơ quan có thẩm quyền. Lúc này cơ quan thu hồi con dấu sẽ phải niêm phong, quản lý con dấu đó cho đến khi văn phòng đai diện có quyết định hoạt động trở lại

- Văn phòng đại diện có hành vi vi phạm những điều bị cấm khi sử dụng con dấu

Và những trường hợp con dấu sẽ bị hủy giá trị sử dụng được tiến hành khi văn phòng đại diện thuộc trường hợp phải giao nộp con dấu trong thời hạn để hủy con dấu nhưng cố tình không giao nộp sẽ bị cơ quan có thẩm quyền ra quyết định hủy giá trị sử dụng con dấu

4. Quy trình giao nộp, thu hồi, hủy con dấu và hủy giá trị sử dụng con dấu

Giao nộp con dấu cho cơ quan nào? Cơ quan nào có thẩm quyền hủy con dấu, hủy giá trị sử dụng con dấu?

Việc giao nộp con dấu sẽ được giao cho bên cơ quan đã cấp giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu cho văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam là Phòng Cảnh sát quản lý hành chính về trật tự xã hội Công an tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương.

Và đồng thời đây cũng là cơ quan có thẩm quyền hủy con dấu và ra quyết định hủy giá trị sử dụng con dấu khi cần thiết.

Thời hạn phải giao nộp con dấu là bao lâu?

Tùy từng trường hợp giao nộp con dấu mà sẽ có thời hạn quy định giao nộp con dấu khác nhau. Việc giao nộp con dấu có thể do bên văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài tại Việt Nam tự giao nộp hoặc có trường hợp sẽ giao nộp theo thông báo, quyết định của bên cơ quan có thẩm quyền trong từng trường hợp. Cụ thể:

- Đối với trường hợp có quyết định chia, tách, sáp nhập, hợp nhất, giải thể, chấm dứt hoạt động, kết thúc nhiệm vụ của văn phòng đại diện theo cơ quan có thẩm quyền và trường hợp có quyết định thu hồi giấy phép thành lập và hoạt động của văn phòng đại diện thì việc giao nộp co dấu sẽ theo đúng thời hạn phải giao nộp con dấu được ghi trong quyết định của cơ quan có thẩm quyền đã ra quyết định.

- Đối với con dấu bị mất đã được tìm thấy sau khi đã hủy giá trị sử dụng con dấu thì sẽ phải giao nộp con dấu ngay sau khi tìm thấy con dấu đã bị mất

- Đối với trường hợp có quyết định tạm đình chỉ, đình chỉ hoạt động thì sẽ giao nộp con dấu theo đúng thời hạn phải giao nộp con dấu được ghi trong quyết định của cơ quan có thẩm quyền về việc tạm đình chỉ, đình chỉ hoạt động

- Đối với những trường hợp do văn phòng đại diện thực hiện các hành vi vi phạm thì sẽ phải giao nộp con dấu theo thông báo giao nộp của cơ quan đã cấp giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu và việc giao nộp sẽ phải được thực hiện theo đúng thời hạn trong thông báo giao nộp.

Ngoài ra, quý khách có thể tham khảo thêm bài viết:

Thành lập và hoạt động của Văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài ở Việt Nam cần lưu ý gì?

Mẫu thông báo về việc sử dụng mẫu con dấu của doanh nghiệp (chi nhánh, văn phòng đại diện)

Như vậy, trên đây là toàn bộ thông tin về trường hợp và quy trình giao nộp, thu hồi, hủy con dấu và hủy giá trị sử dụng con dấu của văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài, được biên soạn bởi Công ty Luật Minh Khuê. Thông tin này mang tính chất tham khảo và nhằm cung cấp cho quý khách hiểu rõ hơn về quy trình và quyền hạn liên quan đến con dấu.

Nếu quý khách có bất kỳ vướng mắc nào về vấn đề trên hoặc bất kỳ vấn đề pháp lý khác, chúng tôi khuyến nghị quý khách liên hệ trực tiếp với Luật sư tư vấn pháp luật trực tuyến qua số điện thoại 1900.6162. Qua tổng đài này, quý khách sẽ được tư vấn pháp luật trực tiếp từ Luật sư để được hỗ trợ kịp thời và giải đáp mọi thắc mắc.

Nếu quý khách có nhu cầu muốn biết thông tin về báo phí dịch vụ, vui lòng gửi yêu cầu báo phí dịch vụ đến địa chỉ email: lienhe@luatminhkhue.vn. Chúng tôi sẽ cung cấp thông tin sớm nhất để đáp ứng nhu cầu của quý khách.

Chúng tôi mong nhận được sự hợp tác và tin tưởng của quý khách. Luật Minh Khuê xin trân trọng cảm ơn và sẵn sàng hỗ trợ trong mọi vấn đề pháp lý quý khách đang gặp phải.