Kính chào công ty Luật Minh Khuê, xin luật sư cho hỏi đối với việc thành lập và hoạt động văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài thì pháp luật Việt Nam có quy định nào cần lưu ý? Rất mong nhận được tư vấn từ luật sư. Tôi xin chân thành cảm ơn!

Người gửi: Hoàng Giang - Hưng Yên

Câu hỏi được biên tập từ chuyên mục tư vấn luật Doanh nghiệp của Công ty luật Minh Khuê

>> Luật sư tư vấn pháp luật Doanh nghiệp, gọi: 1900.6162

Trả lời:

Chào bạn, cảm ơn bạn đã tin tưởng và gửi câu hỏi đề nghị tư vấn luật đến Bộ phận luật sư tư vấn pháp luật của Công ty Luật Minh Khuê. Nội dung câu hỏi của bạn đã được đội ngũ luật sư của Chúng tôi nghiên cứu và tư vấn cụ thể như sau:

1. Cơ sở pháp lý:

- Luật thương mại năm 2005;

- Nghị định số 07/2016/NĐ-CP;

- Nghị định số 98/2020/NĐ-CP.

2. Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam là gì?

Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam là đơn vị phụ thuộc của thương nhân nước ngoài, được thành lập theo quy định của pháp luật Việt Nam để tìm hiểu thị trường và thực hiện một số hoạt động xúc tiến thương mại mà pháp luật Việt Nam cho phép.

3. Lưu ý khi thành lập và hoạt động Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam

Văn phòng đại diện của thương nhân nưức ngoài là một đơn vị phụ thuộc của thương nhân đó tại Việt Nam được thành lập với mục đích để thực hiện chức năng văn phòng liên lạc, tìm hiểu thị trường, xúc tiến thúc đẩy cơ hội đầu tư kinh doanh của thương nhân mà mình đại diện. Văn phòng đại diện được xem là hiện diện thương mai của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam, tuy nhiên, pháp luật Việt Nam không cho phép văn phòng đại diện thực hiện hoạt động sinh lợi trực tiếp tại Việt Nam.

3.1. Điều kiện thành lập

Để có thể thành lập một văn phòng đại diện tại Việt Nam, Thương nhân nước ngoài được cấp Giấy phép thành lập Chi nhánh khi đáp ứng các điều kiện sau:

- Thương nhân nước ngoài được thành lập, đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia Điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc được pháp luật các quốc gia, vùng lãnh thổ này công nhận;

- Thương nhân nước ngoài đã hoạt động ít nhất 05 năm, kể từ ngày được thành lập hoặc đăng ký;

- Trong trường hợp Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài có quy định thời hạn hoạt động thì thời hạn đó phải còn ít nhất là 01 năm tính từ ngày nộp hồ sơ;

- Nội dung hoạt động của Chi nhánh phải phù hợp với cam kết mở cửa thị trường của Việt Nam trong các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên và phù hợp với ngành nghề kinh doanh của thương nhân nước ngoài;

- Trường hợp nội dung hoạt động của Chi nhánh không phù hợp với cam kết của Việt Nam hoặc thương nhân nước ngoài không thuộc quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên, việc thành lập Chi nhánh phải được sự chấp thuận của Bộ trưởng Bộ quản lý chuyên ngành.

3.2. Người đứng đầu văn phòng đại diện

Bên cạn điều kiện đã nêu trên, thương nhân nước ngoài cũng cần lưu ý đến các hạn chế liên quan đến người đứng đầu văn phòng đại diện. Trên thực tế, đề dễ dàng quản lý hoạt động của văn phòng đại diện, công ty mẹ thường bổ nhiệm các vị trí quản lý cấp cao của mình làm trưởng văn phòng đại diện, và các vị trí này thường là người đại diện theo pháp luật của công ty mẹ hoặc công ty con trong một tập đoàn. Tuy nhiên, việc làm này lại vô tình vi phạm quy định của pháp luật Việt Nam liên quan đến hạn chế kiêm nhiệm chức vụ của trưởng văn phòng đại diện đối với các vị trí sau: (theo quy định tại khoản 6 Điều 33 Nghị định số 07/2016/NĐ-CP). Người đứng đầu Văn phòng đại diện của một thương nhân nước ngoài không được kiêm nhiệm các chức vụ sau:

- Người đứng đầu Chi nhánh của cùng một thương nhân nước ngoài;

- Người đứng đầu Chi nhánh của thương nhân nước ngoài khác;

- Người đại diện theo pháp luật của thương nhân nước ngoài đó hoặc thương nhân nước ngoài khác;

- Người đại diện theo pháp luật của tổ chức kinh tế được thành lập theo quy định pháp luật Việt Nam.

Trong trường hợp trưởng văn phòng đại diện kiêm nhiệm các vị trí được đề cập nêu trên, văn phòng đại diện có thể bị phạt vi phạm hành chính với mức phạt từ 40 triệu đồng đến 60 triệu đồng theo quy định tại Điều 4 và Điều 67 Nghị định số 98/2020/NĐ-CP.

3.3. Quá trình hoạt động

Như đã nêu ở phần trên, pháp luật Việt Nam không cho phép văn phòng đại diện thực hiện hoạt động sinh lợi trực tiếp tại Việt Nam. Điều này có nghĩa là văn phòng đại diện không được giao kết hợp đồng, sửa đổi, bổ sung hợp đồng đã giao kết của thương nhân nước ngoài. Tuy nhiên, người đứng đầu văn phòng đại diện được thương nhân nước ngoài ủy quyền giao kết hợp đồng, sửa đổi, bổ sung hợp đồng đã giao kết. Trong trường hợp này việc ủy quyền phải được thực hiện bằng văn bản cho từng lần giao kết hợp đồng, sửa đổi, bổ sung hợp đồng đã giao kết.

Bên cạnh đó, trong trường hợp người đứng đầu văn phòng đại diện xuất cảnh khỏi Việt Nam, phải ủy quyền bằng văn bản cho người khác thực hiện quyền và nghĩa vụ của người đứng đầu văn phòng đại diện theo pháp luật. Việc ủy quyền này phải được sự đồng ý của thương nhân nước ngoài. Người đứng đầu văn phòng đại diện, chi nhánh vẫn phải chịu trách nhiệm về việc thực hiện quyền và nghĩa vụ đã ủy quyền.

Ngoài ra, thương nhận nước ngoài cần phải lưu ý các vấn đề sau đây để tránh trường hợp bị xử phạt vi phạm hành chính gồm:

+ 1. Trước ngày 30 tháng 01 hàng năm, Văn phòng đại diện, Chi nhánh có trách nhiệm gửi báo cáo theo mẫu của Bộ Công Thương về hoạt động của mình trong năm trước đó qua đường bưu điện tới Cơ quan cấp Giấy phép.

+ Thương nhân phải tiến hành thủ tục điều chỉnh giấy phép thành lập Văn phòng đại diện trong vòng 60 ngày làm việc kể từ ngày có sự thay đổi trong các trường hợp dưới đây: (Điều 15, khoản 1 Điều 17 Nghị định số 07/2016/NĐ-CP)

- Thay đổi tên gọi hoặc địa chỉ đặt trụ sở của thương nhân nước ngoài.

- Thay đổi nội dung hoạt động của thương nhân nước ngoài có liên quan trực tiếp đến nội dung hoạt động của Chi nhánh tại Việt Nam.

- Thay đổi người đứng đầu của Văn phòng đại diện, Chi nhánh.

- Thay đổi tên gọi của Văn phòng đại diện, Chi nhánh.

- Thay đổi nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện, Chi nhánh.

- Thay đổi địa chỉ đặt trụ sở của Văn phòng đại diện trong một tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương hoặc trong khu vực địa lý thuộc phạm vi quản lý của một Ban quản lý.

Mức phạt cho việc không tuân thủ các quy định nêu trên là từ 40 triệu đến 60 triệu đồng theo quy định tại Điều 67 Nghị định số 98/2020/NĐ-CP.

Mặc dù văn phòng đại diện có mô hình tổ chức tương đối đơn giản. Tuy không được phép hoạt động tọa ra lợi nhuận song trong suốt quá trình hoạt động của mình Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài vẫn phải tuân thủ chặt chẽ các quy định của pháp luật Việt Nam để tránh những trường hợp bị xử phạt vi phạm hành chính ảnh hưởng đến hoạt động cuẩ chính thương nhân nước ngoài.

4. Hồ sơ thành lập Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài

Hồ sơ thành lập Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài​ được quy định tại Điều 10 Nghị định số 07/2016/NĐ-CP. Cụ thể, hồ sơ 01 bộ bao gồm những giấy tờ như sau:

- Đơn đề nghị cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện theo mẫu của Bộ Công Thương do đại diện có thẩm quyền của thương nhân nước ngoài ký;

- Bản sao Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài;

- Văn bản của thương nhân nước ngoài cử/bổ nhiệm người đứng đầu Văn phòng đại diện;

- Bản sao báo cáo tài chính có kiểm toán hoặc văn bản xác nhận tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế hoặc tài chính trong năm tài chính gần nhất hoặc giấy tờ có giá trị tương đương do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền nơi thương nhân nước ngoài thành lập cấp hoặc xác nhận, chứng minh sự tồn tại và hoạt động của thương nhân nước ngoài trong năm tài chính gần nhất;

- Bản sao hộ chiếu hoặc giấy chứng minh nhân dân hoặc thẻ căn cước công dân (nếu là người Việt Nam) hoặc bản sao hộ chiếu (nếu là người nước ngoài) của người đứng đầu Văn phòng đại diện;

- Tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện bao gồm:

+ Bản sao biên bản ghi nhớ hoặc thỏa thuận thuê địa điểm hoặc bản sao tài liệu chứng minh thương nhân có quyền khai thác, sử dụng địa điểm để đặt trụ sở Văn phòng đại diện;

+ Bản sao tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện theo quy định tại Điều 28 Nghị định này và quy định pháp luật có liên quan.

Tài liệu trên (đối với trường hợp bản sao hộ chiếu của người đứng đầu Văn phòng đại diện là người nước ngoài) phải dịch ra tiếng Việt và chứng thực theo quy định của pháp luật Việt Nam. Bản sao Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài phải được cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài chứng nhận hoặc hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam.

5. Hồ sơ điều chỉnh Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện

Khi thuộc một trong những trường hợp phải điều chỉnh Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện được quy định tại Điều 15 Nghị định 07/2016/NĐ-CP thì Văn phòng đại diện cần thực hiện thủ tục điều chỉnh giấy phép thành lập. Hồ sơ cần chuẩn bị theo quy định tại Điều 16 Nghị định này. Cụ thể hồ sơ 01 bộ bao gồm:

- Đơn đề nghị điều chỉnh Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, Giấy phép thành lập Chi nhánh theo mẫu của Bộ Công Thương do đại diện có thẩm quyền của thương nhân nước ngoài ký;

- Các tài liệu chứng minh về nội dung thay đổi, cụ thể:

+ Trường hợp điều chỉnh Giấy phép quy định tại Khoản 1 Điều 15 Nghị định này: Bản sao tài liệu pháp lý do cơ quan có thẩm quyền cấp chứng minh sự thay đổi tên gọi hoặc địa chỉ đặt trụ sở của thương nhân nước ngoài.

+ Trường hợp điều chỉnh Giấy phép quy định tại Khoản 2 Điều 15 Nghị định này: Bản sao tài liệu pháp lý do cơ quan có thẩm quyền cấp chứng minh sự thay đổi nội dung hoạt động của thương nhân nước ngoài.

+ Trường hợp điều chỉnh Giấy phép quy định tại Khoản 3 Điều 15 Nghị định này: Văn bản của thương nhân nước ngoài cử/bổ nhiệm người đứng đầu mới của Văn phòng đại diện, Chi nhánh; bản sao hộ chiếu hoặc giấy chứng minh nhân dân hoặc thẻ căn cước công dân (nếu là người Việt Nam) hoặc bản sao hộ chiếu (nếu là người nước ngoài) của người đứng đầu mới của Văn phòng đại diện/Chi nhánh; giấy tờ chứng minh người đứng đầu cũ của Văn phòng đại diện, Chi nhánh đã thực hiện nghĩa vụ thuế thu nhập cá nhân đến thời điểm thay đổi.

+ Trường hợp điều chỉnh Giấy phép quy định tại Khoản 6 và Khoản 7 Điều 15 Nghị định này: Bản sao biên bản ghi nhớ hoặc thỏa thuận thuê địa điểm hoặc bản sao tài liệu chứng minh thương nhân có quyền khai thác, sử dụng địa điểm để đặt trụ sở Văn phòng đại diện, Chi nhánh; bản sao tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện, Chi nhánh theo quy định tại Điều 28 Nghị định này và quy định pháp luật có liên quan.

- Bản chính Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, Chi nhánh.

Các tài liệu chứng minh nội dung thay đổi (đối với trường hợp văn bản của thương nhân nước ngoài cử/bổ nhiệm người đứng đầu mới của Văn phòng đại diện, Chi nhánh bằng tiếng nước ngoài và bản sao hộ chiếu của người đứng đầu mới của Văn phòng đại diện/Chi nhánh là người nước ngoài) Điều 15 Nghị định này phải dịch ra tiếng Việt và chứng thực theo quy định của pháp luật Việt Nam. Các tài liệu chứng minh nội dung thay đổi (Thay đổi tên gọi hoặc địa chỉ đặt trụ sở của thương nhân nước ngoài; Thay đổi nội dung hoạt động của thương nhân nước ngoài có liên quan trực tiếp đến nội dung hoạt động của Chi nhánh tại Việt Nam) phải được cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài chứng nhận hoặc hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam.

Trên đây là tư vấn của chúng tôi. Nếu còn vướng mắc, chưa rõ hoặc cần hỗ trợ pháp lý khác bạn vui lòng liên hệ bộ phận tư vấn pháp luật trực tuyến qua tổng đài điện thoại số: 1900.6162 để được giải đáp.

Rất mong nhận được sự hợp tác!

Trân trọng./.

Bộ phận tư vấn pháp luật Doanh nghiệp - Công ty luật Minh Khuê