Tư vấn về việc lấy lại đóng bảo hiểm xã hội ở công ty mới khi công ty cũ chưa chốt sổ BHXH ?

 Câu hỏi được biên tập từ chuyên mục Tư vấn luật lao động của Công ty luật Minh Khuê.

>>  Luật sư tư vấn pháp luật Bảo hiểm xã hội gọi:  1900.6162

Trả lời: Chào bạn, cảm ơn bạn đã tin tưởng và gửi câu hỏi tới Luật Minh Khuê. Với yêu cầu này, Luật Minh Khuê đã nghiên cứu và xin trả lời như sau:

Nội dung phân tích:

1. Trách nhiệm của người sử dụng lao động theo pháp luật BHXH ?

Khoản 2 Điều 15 Luật bảo hiểm xã hội quy định như sau:

Điều 15: Trách nhiệm của người sử dụng lao động

1. Tổ chức đại diện người sử dụng lao động có các quyền sau đây:

a) Bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của người sử dụng lao động tham gia bảo hiểm xã hội;

b) Kiến nghị với cơ quan nhà nước có thẩm quyền xử lý vi phạm pháp luật về bảo hiểm xã hội.

2. Tổ chức đại diện người sử dụng lao động có các trách nhiệm sau đây:

a) Tuyên truyền, phổ biến chính sách, pháp luật về bảo hiểm xã hội cho người sử dụng lao động;

b) Tham gia kiểm tra, giám sát việc thi hành pháp luật về bảo hiểm xã hội;

c) Kiến nghị, tham gia xây dựng, sửa đổi, bổ sung chính sách, pháp luật về bảo hiểm xã hội.

Như vậy khi bạn chấm dứt hợp đồng làm việc với công ty cũ, bạn hoàn toàn có quyền nhận lại sổ bảo hiểm của mình cũng như có quyền yêu cầu phía công ty phải trả lại sổ bảo hiểm cho bạn.

2. Bạn có quyền chốt sổ BHXH ở công ty cũ không ?

Người lao động có những quyền sau đây:

- Được tham gia và hưởng các chế độ bảo hiểm xã hội theo quy định của Luật này.

- Được cấp và quản lý sổ bảo hiểm xã hội.

- Nhận lương hưu và trợ cấp bảo hiểm xã hội đầy đủ, kịp thời, theo một trong các hình thức chi trả sau:

• Trực tiếp từ cơ quan bảo hiểm xã hội hoặc tổ chức dịch vụ được cơ quan bảo hiểm xã hội ủy quyền;
•  Thông qua tài khoản tiền gửi của người lao động mở tại ngân hàng;
• Thông qua người sử dụng lao động.

- Hưởng bảo hiểm y tế trong các trường hợp sau đây:

•  Đang hưởng lương hưu;
• Trong thời gian nghỉ việc hưởng trợ cấp thai sản khi sinh con hoặc nhận nuôi con nuôi;
• Nghỉ việc hưởng trợ cấp tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp hằng tháng
• Đang hưởng trợ cấp ốm đau đối với người lao động mắc bệnh thuộc Danh mục bệnh cần chữa trị dài ngày do Bộ Y tế ban hành

- Được chủ động đi khám giám định mức suy giảm khả năng lao động nếu thuộc trường hợp quy định tại điểm b khoản 1 điều 45 của Luật này và đang bảo lưu thời gian đóng bảo hiểm xã hội, được thanh toán chi phí giám định y khoa nếu đủ điều kiện để hưởng bảo hiểm xã hội.

- Ủy quyền cho người khác nhận lương hưu, trợ cấp bảo hiểm xã hội.

- Định kỳ 06 tháng được người sử dụng lao động cung cấp thông tin về đóng bảo hiểm xã hội; định kỳ hằng năm được cơ quan bảo hiểm xã hội xác nhận về việc đóng bảo hiểm xã hội; được yêu cầu người sử dụng lao động và cơ quan bảo hiểm xã hội cung cấp thông tin về việc đóng, hưởng bảo hiểm xã hội.

- Khiếu nại, tố cáo và khởi kiện về bảo hiểm xã hội theo quy định của pháp luật.

Hơn nữa, tại điểm c khoản 1 Điều 18 Luật Bảo hiểm xã hội thì người sử dụng lao động có trách nhiệm trả sổ bảo hiểm cho người lao động khi họ không còn làm việc. Như vậy, công ty cũ của bạn có nghĩa vụ phải chốt sổ bảo hiểm và trả sổ lại cho bạn khi bạn không còn làm việc tại công ty.

3. Trách nhiệm của cơ quan bảo hiểm xã hội

- Tuyên truyền, phổ biến chính sách, pháp luật về bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm y tế.

- Ban hành mẫu sổ, mẫu hồ sơ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp sau khi có ý kiến thống nhất của Bộ lao động - Thương binh và xã hội.

- Tổ chức thực hiện thu, chi bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm y tế theo quy định của pháp luật.

- Cấp sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động; quản lý sổ bảo hiểm xã hội khi người lao động đã được giải quyết chế độ hưu trí hoặc tử tuất.

- Tiếp nhận hồ sơ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế; giải quyết chế độ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế; tổ chức trả lương hưu, trợ cấp bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp đầy đủ, thuận tiện và đúng thời hạn.

- Hằng năm, xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội cho từng người lao động; cung cấp đầy đủ và kịp thời thông tin về việc đóng, quyền được hưởng chế độ, thủ tục thực hiện bảo hiểm xã hội khi người lao động, người sử dụng lao động hoặc tổ chức công đoàn yêu cầu.

- Hằng năm, cung cấp thông tin về việc đóng bảo hiểm xã hội của người lao động để người sử dụng lao động niêm yết công khai.

- Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý bảo hiểm xã hội; lưu trữ hồ sơ của người tham gia bảo hiểm xã hội theo quy định của pháp luật.

- Quản lý, sử dụng quỹ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm y tế theo quy định của pháp luật.

- Thực hiện các biện pháp bảo toàn và tăng trưởng quỹ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm y tế theo quyết định của Hội đồng quản lý bảo hiểm xã hội.

- Thực hiện công tác thống kê, kế toán tài chính về bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm y tế.

- Tập huấn và hướng dẫn nghiệp vụ về bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm y tế.

- Định kỳ 06 tháng, báo cáo Hội đồng quản lý bảo hiểm xã hội và hằng năm, báo cáo Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội về tình hình thực hiện bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp; báo cáo Bộ Y tế về tình hình thực hiện bảo hiểm y tế; báo cáo Bộ Tài chính về tình hình quản lý và sử dụng quỹ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm y tế.

Hằng năm, cơ quan bảo hiểm xã hội tại địa phương báo cáo Ủy ban nhân dân cùng cấp về tình hình thực hiện bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm y tế trong phạm vi địa phương quản lý.

- Công khai trên phương tiện truyền thông về người sử dụng lao động vi phạm nghĩa vụ đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm y tế.

- Cung cấp tài liệu, thông tin liên quan theo yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

- Giải quyết khiếu nại, tố cáo về việc thực hiện bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm y tế theo quy định của pháp luật.

- Thực hiện hợp tác quốc tế về bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm y tế.

5. Sau thời gian bao lâu thì người lao động được lấy lại sổ bảo hiểm?

Theo quy định tại điều 48 của Bộ luật lao động 2019 quy định thì:

Điều 48: Trách nhiệm khi chấm dứt hợp đồng lao động

1. Trong thời hạn 14 ngày làm việc kể từ ngày chấm dứt hợp đồng lao động, hai bên có trách nhiệm thanh toán đầy đủ các khoản tiền có liên quan đến quyền lợi của mỗi bên, trừ trường hợp sau đây có thể kéo dài nhưng không được quá 30 ngày:

a) Người sử dụng lao động không phải là cá nhân chấm dứt hoạt động;

b) Người sử dụng lao động thay đổi cơ cấu, công nghệ hoặc vì lý do kinh tế;

c) Chia, tách, hợp nhất, sáp nhập; bán, cho thuê, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp; chuyển nhượng quyền sở hữu, quyền sử dụng tài sản của doanh nghiệp, hợp tác xã;

d) Do thiên tai, hỏa hoạn, địch họa hoặc dịch bệnh nguy hiểm.

2. Tiền lương, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, trợ cấp thôi việc và các quyền lợi khác của người lao động theo thỏa ước lao động tập thể, hợp đồng lao động được ưu tiên thanh toán trong trường hợp doanh nghiệp, hợp tác xã bị chấm dứt hoạt động, bị giải thể, phá sản.

3. Người sử dụng lao động có trách nhiệm sau đây:

a) Hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp và trả lại cùng với bản chính giấy tờ khác nếu người sử dụng lao động đã giữ của người lao động;

b) Cung cấp bản sao các tài liệu liên quan đến quá trình làm việc của người lao động nếu người lao động có yêu cầu. Chi phí sao, gửi tài liệu do người sử dụng lao động trả.

Theo quy định trên, người sử dụng lao động có nghĩa vụ phải trả lại sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động trong vòng 14 ngày làm việc kể từ ngày chấm dứt hợp đồng lao động, có thể kéo dài nhưng không được quá 30 ngày. 

Đối với trường hợp của bạn, phía bên công ty cũ của bạn có trách nhiệm phải hoàn trả lại sổ bảo hiểm cho bạn trong vòng 14 ngày làm việc kể từ ngày chấm dứt hợp đồng lao động; hoặc chậm nhất là 1 tháng. Nếu như công ty không trả đúng thời hạn, bạn có thể khởi kiện công ty ra tòa án huyện / quận nơi công ty có trụ sở làm việc yêu cầu tòa bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp cho bạn.

Khi làm việc ở công ty mới mà chưa chốt được sổ bảo hiểm ở công ty cũ thì thì bạn vẫn có thể  tiếp tục đóng BHXH ở công ty mới, bạn chỉ cần thông báo mã số sổ bảo hiểm cho bên công ty mới để công ty kê khai bảo hiểm với cơ quan BHXH và nộp tiếp bảo hiểm cho bạn.

4. Thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ chốt sổ BHXH

Chốt sổ bảo hiểm cần những thủ tục giấy tờ gì? Để tiến hành chốt sổ, đơn vị cần chuẩn bị các giấy tờ sau:

- 01 phiếu giao nhận hồ sơ theo mẫu 103, kê khai các giấy tờ đi kèm.

- 01 mẫu D02-TS kê khai danh sách lao động cần thực hiện chốt sổ Bảo hiểm.

- Sổ Bảo hiểm xã hội của người lao động.

- 01 Bản sao quyết định chấm dứt hợp đồng lao động, quyết định nghỉ việc hoặc giấy tờ chứng minh đơn vị chuyển địa chỉ (trường hợp đơn vị chuyển Cơ quan BHXH quản lý).

- Mẫu TK01-TS kê khai các thông tin cần thay đổi (trong trường hợp lao động cần điều chỉnh thông tin).

- Thẻ Bảo hiểm Y tế của người lao động còn thời hạn sử dụng.

Bước 2: Nộp hồ sơ chốt sổ lên cơ quan Bảo hiểm xã hội

Đơn vị có thể đến nộp hồ sơ trực tiếp, gửi toàn bộ giấy tờ trên qua bưu điện hoặc có thể nộp hồ sơ qua mạng (nếu không đính kèm thẻ BHYT còn hạn) cho Cơ quan BHXH đang quản lý nơi công ty đặt trụ sở chính.

- Thời gian thực hiện chốt sổ Bảo hiểm xã hội

Căn cứ vào nội dung được quy định tại điều 48 của Bộ luật lao động năm 2019, trong vòng 14 ngày kể từ ngày chấm dứt hợp đồng với Người lao động , đơn vị phải thực hiện báo giảm cho NLĐ. Sau khi báo giảm có kết quả trả về thì đơn vị thực hiện chốt sổ Bảo hiểm xã hội . Một số trường hợp đặc biệt thì thời gian này có thể kéo dài hơn nhưng không được quá 30 ngày. Sau khi bên Cơ quan Bảo hiểm nhận đủ hồ sơ, thời gian giải quyết sẽ là 10 ngày kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ. Trường hợp cần bổ sung hồ sơ do thiếu hồ sơ, hồ sơ không hợp lệ hoặc có vấn đề phát sinh thì bên Cơ quan Bảo hiểm xã hội sẽ có văn bản thông báo gửi về đơn vị.

Trên đây là hướng dẫn để đơn vị thực hiện thủ tục chốt sổ Bảo hiểm xã hội đơn giản, nhanh chóng nhất. Đơn vị cần lưu ý, khi người lao động nghỉ việc cần thanh toán đủ tiền Bảo hiểm xã hội và chuẩn bị đầy đủ giấy tờ, để thực hiện thủ tục chốt sổ nhanh chóng nhất để hoàn trả cho người lao động.

Trên đây là những tư vấn từ phía Công ty chúng tôi cho yêu cầu của Quý khách hàng. Nếu còn vấn đề nào chưa rõ, vui lòng liên hệ trực tiếp qua Tổng đài tư vấn pháp luật bảo hiểm xã hội trực tuyến: 1900.6162 để được tư vấn, hỗ trợ.

Trân trọng./.

Bộ phận tư vấn pháp luật bảo hiểm xã hội - Công ty luật Minh Khuê