Mục lục bài viết

Chào Luật sư, tôi có một câu hỏi đang rất thắc mắc và cần được tư vấn, hỗ trợ. Cụ thể là thế nào là ủy quyền, hình thức ủy quyền như thế nào là hợp pháp, ủy quyền sử dụng căn hộ chung cư có phải là ủy quyền được tham gia hội nghị nhà chung cư không? vì sao? Và hình thức ủy quyền là qua email có được không? Trân trọng cám ơn.

1. Cơ sở pháp lý:

- Thông tư 06/2019/TT-BXD ngày 31/10/2019

2. Nội dung tư vấn

2.1 Đại diện theo ủy quyền là gì?

Đại diện theo ủy quyền là một chế định quan trọng và phổ biến trong các quan hệ dân sự. Tại Khoản 1 Điều 138 Bộ luật dân sự 2015 có quy định về đại diện theo ủy quyền. Cụ thể như sau:
Điều 138. Đại diện theo ủy quyền
1. Cá nhân, pháp nhân có thể ủy quyền cho cá nhân, pháp nhân khác xác lập, thực hiện giao dịch dân sự.
2. Các thành viên hộ gia đình, tổ hợp tác, tổ chức khác không có tư cách pháp nhân có thể thỏa thuận cử cá nhân, pháp nhân khác đại diện theo ủy quyền xác lập, thực hiện giao dịch dân sự liên quan đến tài sản chung của các thành viên hộ gia đình, tổ hợp tác, tổ chức khác không có tư cách pháp nhân.
3. Người từ đủ mười lăm tuổi đến chưa đủ mười tám tuổi có thể là người đại diện theo ủy quyền, trừ trường hợp pháp luật quy định giao dịch dân sự phải do người từ đủ mười tám tuổi trở lên xác lập, thực hiện.

2.2 Các trường hợp không được ủy quyền

- Ly hôn, đối với yêu cầu xin ly hôn đương sự có thể nhờ Luật sư hoặc người bảo vệ quyền và lợi ích hơp pháp của mình để làm một số thủ tục khi nộp đơn ly hôn. Tuy nhiên, theo quy định tại khoản 4 điều 85 Bộ luật tố tụng dân sự 2015 Điều 85 thì “Người đại diện theo ủy quyền theo quy định của Bộ luật dân sự là người đại diện theo ủy quyền trong tố tụng dân sự.Đối với việc ly hôn, đương sự không được ủy quyền cho người khác thay mặt mình tham gia tố tụng. Trường hợp cha, mẹ, người thân thích khác yêu cầu Tòa án giải quyết ly hôn theo quy định tại khoản 2 Điều 51 của Luật hôn nhân và gia đình thì họ là người đại diện.”
- Đăng ký nhận cha mẹ, con. Người yêu cầu đăng ký nhận cha, mẹ, con nộp tờ khai theo mẫu quy định và chứng cứ chứng minh quan hệ cha, mẹ, con các bên phải có mặt (khoản 1 điều 25 Luật Hộ tịch 2014)
- Công chứng di chúc của bản thân. Theo quy định tại Điều 56 Luật công chứng 2014 thì: người lập di chúc phải tự mình yêu cầu công chứng di chúc và không được ủy quyền cho người khác yêu cầu công chứng di chúc.
- Không được ủy quyền cho người có quyền, lợi ích đối lập với người ủy quyền tại cùng một vụ việc theo quy định tại điểm a khoản 1 Điều 87 Bộ Luật tố tụng dân sự 2015: nếu người được ủy quyền cũng là đương sự trong cùng một vụ việc với người ủy quyền mà quyền, lợi ích hợp pháp của người được ủy quyền đối lập với quyền, lợi ích của người ủy quyền.
- Không được ủy quyền cho người đang được ủy quyền bởi một đương sự khác trong cùng vụ việc có quyền, lợi íchh đối lập với người sẽ ủy quyền theo quy định tại điểm b khoản 1 Điều 87 Bộ Luật Tố tụng dân sự 2015: Nếu người được ủy quyền đang là đại diện theo pháp luật trong tố tụng dân sự cho một người khác (người đã ủy quyền) mà quyền, lợi ích hợp pháp của đương sự đó đối lập với quyền, lợi ích hợp pháp của người được đại diện trong cùng một vụ việc (người sắp ủy quyền)

2.3 Quyền và nghĩa vụ của bên ủy quyền là gì?

Căn cứ theo quy định của Bộ luật dân sự 2015, tại điều 567,568 thì bên ủy quyền có những quyền và nghĩa vụ cụ thể như sau:
Điều 567. Nghĩa vụ của bên ủy quyền
1. Cung cấp thông tin, tài liệu và phương tiện cần thiết để bên được ủy quyền thực hiện công việc.
2. Chịu trách nhiệm về cam kết do bên được ủy quyền thực hiện trong phạm vi ủy quyền.
3. Thanh toán chi phí hợp lý mà bên được ủy quyền đã bỏ ra để thực hiện công việc được ủy quyền; trả thù lao cho bên được ủy quyền, nếu có thỏa thuận về việc trả thù lao.
Điều 568. Quyền của bên ủy quyền
1. Yêu cầu bên được ủy quyền thông báo đầy đủ về việc thực hiện công việc ủy quyền.
2. Yêu cầu bên được ủy quyền giao lại tài sản, lợi ích thu được từ việc thực hiện công việc ủy quyền, trừ trường hợp có thỏa thuận khác.
3. Được bồi thường thiệt hại, nếu bên được ủy quyền vi phạm nghĩa vụ quy định tại Điều 565 của Bộ luật này.

2.4 Quyền và nghĩa vụ của bên được ủy quyền là gì?

Căn cứ theo quy định tại Điều 565,566 Bộ luật dân sự 2015 thì:
Điều 565. Nghĩa vụ của bên được ủy quyền
1. Thực hiện công việc theo ủy quyền và báo cho bên ủy quyền về việc thực hiện công việc đó.
2. Báo cho người thứ ba trong quan hệ thực hiện ủy quyền về thời hạn, phạm vi ủy quyền và việc sửa đổi, bổ sung phạm vi ủy quyền.
3. Bảo quản, giữ gìn tài liệu và phương tiện được giao để thực hiện việc ủy quyền.
4. Giữ bí mật thông tin mà mình biết được trong khi thực hiện việc ủy quyền.
5. Giao lại cho bên ủy quyền tài sản đã nhận và những lợi ích thu được trong khi thực hiện việc ủy quyền theo thỏa thuận hoặc theo quy định của pháp luật.
6. Bồi thường thiệt hại do vi phạm nghĩa vụ quy định tại Điều này.
Điều 566. Quyền của bên được ủy quyền
1. Yêu cầu bên ủy quyền cung cấp thông tin, tài liệu và phương tiện cần thiết để thực hiện công việc ủy quyền.
2. Được thanh toán chi phí hợp lý mà mình đã bỏ ra để thực hiện công việc ủy quyền; hưởng thù lao, nếu có thỏa thuận.

2.5 Quyền sử dụng là gì?

Căn cư theo quy định tại Điều 189,190,191 Bộ luật dân sự 2015 thì:
Điều 189. Quyền sử dụng
Quyền sử dụng là quyền khai thác công dụng, hưởng hoa lợi, lợi tức từ tài sản.
Quyền sử dụng có thể được chuyển giao cho người khác theo thỏa thuận hoặc theo quy định của pháp luật.
Điều 190. Quyền sử dụng của chủ sở hữu
Chủ sở hữu được sử dụng tài sản theo ý chí của mình nhưng không được gây thiệt hại hoặc làm ảnh hưởng đến lợi ích quốc gia, dân tộc, lợi ích công cộng, quyền và lợi ích hợp pháp của người khác.
Điều 191. Quyền sử dụng của người không phải là chủ sở hữu
Người không phải là chủ sở hữu được sử dụng tài sản theo thỏa thuận với chủ sở hữu hoặc theo quy định của pháp luật.

2.6 Nhà chung cư là gì? Hội nghị nhà chung cư là gì?

- Về khái niệm nhà chung cư, tòa nhà chung cư:
Theo quy định tại Điều 3 Luật nhà ở 2014 thì
Điều 3. Giải thích từ ngữ
Trong Luật này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:
3. Nhà chung cư là nhà có từ 2 tầng trở lên, có nhiều căn hộ, có lối đi, cầu thang chung, có phần sở hữu riêng, phần sở hữu chung và hệ thống công trình hạ tầng sử dụng chung cho các hộ gia đình, cá nhân, tổ chức, bao gồm nhà chung cư được xây dựng với mục đích để ở và nhà chung cư được xây dựng có mục đích sử dụng hỗn hợp để ở và kinh doanh.
Và khái niệm tòa nhà chung cư cũng được quy định tại Thông tư 06/2019/TT-BXD có quy định cụ thể như sau:
Điều 2. Sửa đổi, bổ sung một số nội dung tại Điều 3 của Thông tư số 28/2016/TT-BXD ngày 15 tháng 12 năm 2016 sửa đổi, bổ sung một số quy định của Thông tư số 10/2015/TT-BXD ngày 30 tháng 12 năm 2015 của Bộ Xây dựng quy định việc đào tạo, bồi dưỡng kiến thức chuyên môn, nghiệp vụ quản lý vận hành nhà chung cư, Thông tư số 11/2015/TT-BXD ngày 30 tháng 12 năm 2015 của Bộ Xây dựng quy định việc cấp chứng chỉ hành nghề môi giới bất động sản; hướng dẫn việc đào tạo, bồi dưỡng kiến thức hành nghề môi giới bất động sản, điều hành sàn giao dịch bất động sản và một số quy định của Quy chế quản lý, sử dụng nhà chung cư ban hành kèm theo Thông tư số 02/2016/TT-BXD ngày 15 tháng 02 năm 2016 của Bộ trưởng Bộ Xây dựng như sau:
1. Khoản 1 được sửa đổi, bổ sung như sau:
“2. Tòa nhà chung cư là một khối nhà (block) độc lập hoặc nhiều khối nhà có chung kết cấu xây dựng hoặc chung hệ thống kỹ thuật công trình được xây dựng theo quy hoạch và hồ sơ dự án do cơ quan có thẩm quyền phê duyệt.
3. Cụm nhà chung cư là tập hợp từ 02 tòa nhà chung cư trở lên được xây dựng theo quy hoạch và hồ sơ dự án do cơ quan có thẩm quyền phê duyệt.”
- Về khái niệm hội nghị nhà chung cư:
Căn cứ theo quy định tại Điều 102 Luật nhà ở 2014 có quy định như sau:
Điều 102. Hội nghị nhà chung cư
1. Hội nghị nhà chung cư là hội nghị của các chủ sở hữu, người sử dụng nhà chung cư nếu chủ sở hữu nhà chung cư không tham dự.
2. Hội nghị nhà chung cư được tổ chức họp để quyết định các nội dung quy định tại khoản 3 hoặc khoản 4 Điều này khi có đủ điều kiện theo Quy chế quản lý, sử dụng nhà chung cư do Bộ trưởng Bộ Xây dựng ban hành.
...

2.7 Quy định về ủy quyền trong hội nghị nhà hcung cư

Tại điểm b khoản 1 Điều 39 Thông tư 02/2016/TT-BXD của Bộ Xây dựng được sửa đổi bởi Khoản 25 Điều 1 Thông tư 06/2019/TT-BXD: " Yêu cầu chủ đầu tư, Ban quản trị nhà chung cư hoặc Ủy ban nhân dân cấp xã tổ chức hội nghị nhà chung cư theo quy định của Quy chế này; tham dự hội nghị nhà chung cư và biểu quyết các nội dung trong cuộc họp hội nghị nhà chung cư theo quy định của Luật Nhà ở và Quy chế này". Như vậy, chủ sở hữu nhà chung cư có thể tham dự hội nghị nhà chung cư và biểu quyết các nội dung trong cuộc họp hội nghị nhà chung cư theo quy định của Luật Nhà ở và Quy chế này.
Tại khoản 1 Điều 15 Thông tư 02/2016/TT-BXD quy định về nội dung của cuộc hội nghị nhà chung cư gồm:
Điều 15. Hội nghị nhà chung cư thường niên
1. Hội nghị nhà chung cư thường niên được tổ chức mỗi năm một lần khi có tối thiểu 30% đại diện chủ sở hữu căn hộ đã nhận bàn giao tham dự hoặc có số lượng ít hơn do các chủ sở hữu nhà chung cư thống nhất. Hội nghị nhà chung cư, cụm nhà chung cư thường niên có các nội dung sau đây:
a) Nghe báo cáo kết quả hoạt động của Ban quản trị và thông qua các khoản thu, chi hàng năm của Ban quản trị nhà chung cư;
b) Xem xét, thông qua quyết toán kinh phí bảo trì phần sở hữu chung của nhà chung cư trong năm và thông qua kế hoạch bảo trì phần sở hữu chung nhà chung cư của năm sau;
c) Nghe báo cáo tình hình quản lý vận hành nhà chung cư;
d) Quyết định các nội dung khác theo quy định tại Điều 102 của Luật Nhà ở (nếu có).
...
Điểm a Khoản 3 Điều 13 Thông tư 06/2019/TT-BXD ngày 31/10/2019 của Bộ Xây dựng quy định: Kiểm tra, xác định tư cách đại diện chủ sở hữu căn hộ tham dự hội nghị; trường hợp ủy quyền thì phải có văn bản ủy quyền bao gồm các nội dung sau: Họ, tên và số điện thoại liên hệ (nếu có) của người ủy quyền và người được ủy quyền, địa chỉ căn hộ hoặc phần diện tích khác trong nhà chung cư của người ủy quyền, các nội dung ủy quyền liên quan đến hội nghị nhà chung cư, quyền và trách nhiệm của các bên ủy quyền và được ủy quyền, văn bản ủy quyền phải có đầy đủ chữ ký của người ủy quyền và người được ủy quyền.
Theo Điều 55 của Luật Công chứng năm 2014, việc giao kết Hợp đồng ủy quyền đòi hỏi phải có sự tham gia ký kết của cả bên ủy quyền và bên nhận ủy quyền.
Như vậy, người chủ sở hữu chung cư có thể ủy quyền cho người khác tham dự hội nghị chung cư bằng văn bản ủy quyền có đầy đủ chữ ký của người ủy quyền và người được ủy quyền. Cho nên, đối với các tin nhắn điện tử email để tham gia hội nghị nhà chung cư theo quy định của pháp luật hiện hành là không hợp pháp. Do đó, những tin nhắn điện tử qua email sẽ không được sử dụng để ủy quyền tham gia trong hội nghị nhà chung cư.

Rất mong nhận được sự hợp tác!

Trân trọng./.

Bộ phận Tư vấn pháp luật đất đai - Công ty luật Minh Khuê