>>  Luật sư tư vấn pháp luật thuế về xuất hóa đơn hàng hóa, gọi:1900.6162

 

Trả lời: 

1. Cách ghi tên hàng hóa lên hóa đơn

Bạn để tên sản phẩm của mình thể hiện đúng bản chất và chất liệu của sản phẩm là hoản toàn hợp lý để cả người bán và người mua xác định đước chính xác mặt hàng đó là gì, nếu không chắc chắn bạn có thể, mô tả sơ qua về mặt hàng đó trong hóa đơn( rất ngắn gọn). Sau đây là một vài nguyên tác lập hóa đơn cho bạn tham khảo tại Khoản 1, Điều 16 Thông tư 39/2014/TT-BTC ngày 31 tháng 3 năm 2014  Hướng dẫn thi hành Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14 tháng 5 năm 2010 và Nghị định số 04/2014/NĐ-CP ngày 17 tháng 01 năm 2014 của Chính phủ quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.

"Điều 16. Lập hóa đơn

1. Nguyên tắc lập hóa đơn

a) Tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh chỉ được lập và giao cho người mua hàng hóa, dịch vụ các loại hóa đơn theo hướng dẫn tại Thông tư này.

b) Người bán phải lập hóa đơn khi bán hàng hóa, dịch vụ, bao gồm cả các trường hợp hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ (trừ hàng hóa luân chuyển nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất); xuất hàng hóa dưới các hình thức cho vay, cho mượn hoặc hoàn trả hàng hóa.

Nội dung trên hóa đơn phải đúng nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh; không được tẩy xóa, sửa chữa; phải dùng cùng màu mực, loại mực không phai, không sử dụng mực đỏ; chữ số và chữ viết phải liên tục, không ngắt quãng, không viết hoặc in đè lên chữ in sẵn và gạch chéo phần còn trống (nếu có). Trường hợp hóa đơn tự in hoặc hóa đơn đặt in được lập bằng máy tính nếu có phần còn trống trên hóa đơn thì không phải gạch chéo.

c) Hóa đơn được lập một lần thành nhiều liên. Nội dung lập trên hóa đơn phải được thống nhất trên các liên hóa đơn có cùng một số.

d) Hóa đơn được lập theo thứ tự liên tục từ số nhỏ đến số lớn.

Trường hợp tổ chức kinh doanh có nhiều đơn vị trực thuộc trực tiếp bán hàng hoặc nhiều cơ sở nhận ủy nhiệm cùng sử dụng hình thức hóa đơn đặt in có cùng ký hiệu theo phương thức phân chia cho từng cơ sở trong toàn hệ thống thì tổ chức kinh doanh phải có sổ theo dõi phân bổ số lượng hóa đơn cho từng đơn vị trực thuộc, từng cơ sở nhận ủy nhiệm. Các đơn vị trực thuộc, cơ sở nhận ủy nhiệm phải sử dụng hóa đơn theo thứ tự từ số nhỏ đến số lớn trong phạm vi số hóa đơn được phân chia.

Trường hợp tổ chức kinh doanh có nhiều cơ sở bán hàng hoặc nhiều cơ sở được ủy nhiệm đồng thời cùng sử dụng một loại hóa đơn tự in, hóa đơn điện tử có cùng ký hiệu theo phương thức truy xuất ngẫu nhiên từ một máy chủ thì tổ chức kinh doanh phải có quyết định phương án cụ thể về việc truy xuất ngẫu nhiên của các cơ sở bán hàng và đơn vị được ủy nhiệm. Thứ tự lập hóa đơn được tính từ số nhỏ đến số lớn cho hóa đơn truy xuất toàn hệ thống của tổ chức kinh doanh."

Như vậy, cách ghi tên hàng hóa, dịch vụ trên hóa đơn thể hiện theo nguyên tắc sau: 

Cột tên hàng hóa, dịch vụ:  Ghi chi tiết, cụ thể tên hàng hóa mà mình bán ra (tên, mã, kí hiệu của hàng hóa)

- Nếu có quy định mã hàng hoá, dịch vụ để quản lý thì phải ghi cả mã hàng hoá và tên hàng hoá.

- Các loại hàng hoá cần phải đăng ký quyền sử dụng, quyền sở hữu thì phải ghi trên hoá đơn các loại số hiệu, ký hiệu đặc trưng của hàng hoá mà khi đăng ký pháp luật có yêu cầu.

Ngoài ra khi lập hóa đơn giá trị gia tăng cần phải lưu ý ghi đầy đủ những thông tin như sau:

  • Ghi rõ giá bán chưa có thuế GTGT, phụ thu và phí tính ngoài giá bán (nếu có), thuế GTGT, tổng giá thanh toán đã có thuế.
  • Đúng nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Không được tẩy xóa, sửa chữa;
  • Phải dùng cùng màu mực, loại mực không phai, không sử dụng mực đỏ;
  • Chữ số và chữ viết phải liên tục, không ngắt quãng, không viết hoặc in đè lên chữ in sẵn và gạch chéo phần còn trống (nếu có).
  • Hoá đơn được lập một lần thành nhiều liên. Nội dung lập trên hóa đơn phải được thống nhất trên các liên hóa đơn có cùng một số.
  • Hoá đơn được lập theo thứ tự liên tục từ số nhỏ đến số lớn.

Trên đây là ý kiến tư vấn của chúng tôi về câu hỏi của quý khách hàng. Việc đưa ra ý kiến tư vấn nêu trên căn cứ vào các quy định của pháp luật và thông tin do quý khách hàng cung cấp. Mục đích đưa ra nội dung tư vấn này là để các cá nhân, tổ chức tham khảo.

 

2. Cách viết hóa đơn giá trị gia tăng khi bán hàng hóa dịch vụ 

Căn cứ theo quy định tại Thông tư số 39/2014/TT-BTC quy định về cách viết hóa đơn giá trị gia tăng cần có những nội dung cụ thể như sau:

 

2.1 Cách viết ngày tháng năm trên hóa đơn giá trị gia tăng

- Ngày lập hóa đơn giá trị gia tăng đối với bán hành hóa là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

- Ngày lập hóa đơn đối với cung ứng dịch vụ là ngày hoàn thành việc cung ứng dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền. Trường hợp tổ chức cung ứng dịch vụ thực hiện thu tiền trước hoặc trong khi cung ứng dịch vụ thì ngày lập hóa đơn là ngày thu tiền. Trường hợp kinh doanh dịch vụ thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có tiêu thức “đơn vị tính"

- Ngày lập hóa đơn đối với hoạt động cung cấp điện sinh hoạt, nước sinh hoạt, dịch vụ viễn thông, dịch vụ truyền hình thực hiện chậm nhất không quá bảy (7) ngày kế tiếp kể từ ngày ghi chỉ số điện, nước tiêu thụ trên đồng hồ hoặc ngày kết thúc kỳ quy ước đối với việc cung cấp dịch vụ viễn thông, truyền hình. Kỳ quy ước để làm căn cứ tính lượng hàng hóa, dịch vụ cung cấp căn cứ thỏa thuận giữa đơn vị cung cấp dịch vụ viễn thông, truyền hình với người mua.

- Ngày lập hóa đơn đối với xây dựng, lắp đặt là thời điểm nghiệm thu, bàn giao công trình, hạng mục công trình, khối lượng xây dựng, lắp đặt hoàn thành, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

 

2.2 Về thông tin người mua hàng 

- Họ tên người mua hàng: Là người trực tiếp đến mua và giao dịch trực tiếp với công ty bán

- Nếu trong trường hợp người mua hàng không lấy hóa đơn hoặc  không cung cấp tên, địa chỉ, mã số thuế thì vẫn phải lập hóa đơn và ghi rõ “người mua không lấy hóa đơn” hoặc “người mua không cung cấp tên, địa chỉ, mã số thuế”.

- Tên Đơn vị: Là tên công ty của bên mua (Theo đúng trên giấy phép đăng ký kinh doanh)

- Địa chỉ: Là địa chỉ công ty mua hàng (Theo đúng trên giấy phép DKKD nhé)

- Mã số thuế: Là mã số thuê đã được cấp theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, đăng ký thuế.

- Hình thức thanh toán:

+ Nếu thanh toán bằng tiền mặt: ghi  TM

+ Nếu thanh toán bằng chuyển khoản: ghi CK

+ Nếu chưa xác định được hình thức thanh toán: Ghi TM/CK

+ Nếu Hóa đơn có giá trị trên 20.000.000 vnđ bắt buộc phải chuyển khoản thì mới được khấu trừ thuế GTGT và tính vào chi phí hợp lý của doanh nghiệp.

 

2.3 Cách viết bảng kê chi tiết hàng hóa

- Cột số thứ tự: Ghi lần lượt số thứu tự các loại hàng hóa mà người mua hàng đến mua

- Cột tên hàng hóa, dịch vụ: Ghi chi tiết cụ thể tên hàng hóa mà mình bán ra (tên, mã, kí hiệu của hàng hóa)

+ Nếu có quy định mã hàng hóa, dịch vụ để quản lý thì phải ghi cả mã hàng hóa và tên hàng hóa

+ Các loại hàng hóa cần phải đăng ký quyền sử dụng, quyền sở hữu thì phải ghi trên hoá đơn các loại số hiệu, ký hiệu đặc trưng của hàng hoá mà khi đăng ký pháp luật có yêu cầu.

- Đơn vị tính: Ghi rõ đơn vị tính của hàng hóa mà mình bán ra (cái, chiếc, m, kg,.....). Đối với trường hợp kinh doanh dịch vụ thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có tiêu thức về đơn vị tính

- Số lượng: Ghi rõ số lượng hàng hóa bán ra.

- Đơn giá: Ghi rõ đơn giá của 1 đơn vị hàng hóa (giá chưa VAT).

- Thành tiền: Là số tiền mà người mua phải trả bằng đơn giá nhân với số lương của loại hàng hóa đó (= cột số 4 x cột số 5)

Sau khi viết xong nội dung trong hóa đơn thì gạch chéo phần còn trống (nếu có), bắt đầu từ trái qua phải.

 

2.4 Phần tổng cộng trên hóa đơn 

- Cộng tiền hàng: là tổng số tiền ở cột thành tiền

- Thuế suất thuế giá trị gia tăng: Ghi mức thuế suất của hàng hóa, dịch vụ (hiện tại theo pháp luật hiện hành quy định có 3 mức thuế suất 0%, 5%, 10%).

+ Nếu hàng hóa, dịch vụ thuộc đối tượng không chịu thuế giá trị gia tăng, được miễn thuế giá trị gia tăng thì chỉ ghi dòng giá bán là giá thanh toán, dòng thuế suất thuế giá trị gia tăng không gi và gạch bỏ

+ Nếu hàng là thuế suất 0% thì viết là "0"

- Tổng cộng tiền thanh toán: Là tổng cộng của dòng "cộng tiền hàng và tiền thuế giá trị gia tăng"

- Số tiền viết bằng chữ: Viết chính xác số tiền bằng chữ ở dòng "tổng cộng tiền thanh toán".

Lưu ý đối với hóa đơn giá trị gia tăng không được làm tròn số tiền lẻ trên hóa đơn giá trị gia tăng.

- Đồng tiền ghi trên hoá đơn là đồng Việt Nam: 

+ Trường hợp thu ngoại tệ, tổng số tiền thanh toán được ghi bằng nguyên tệ, phần chữ ghi bằng tiếng Việt.

+ Trường hợp ngoại tệ thu về là loại không có tỷ giá với đồng Việt Nam thì ghi tỷ giá chéo với một loại ngoại tệ được Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tỷ giá.

 

2.5 Phần ký tên

- Người mua hàng: Ai là người đi mua thì người đó trực tiếp ký tên trên hóa đơn

- Người bán hàng: Ai là người lập hóa đơn thì người đấy ký

- Thủ trưởng đơn vị: Thủ trưởng đơn vị là Giám đốc, yêu cầu: Ký sống, đóng dấu, ghi dõ họ tên

Chú ý: Nếu giám đốc đi vắng thì phải có giấy ủy quyền cho người trực tiếp bán ký, ghi rõ họ tên trên hóa đơn và đóng dấu treo vào góc trên bên trái của 3 liên.

Mọi vướng mắc bạn vui lòng trao đổi trực tiếp với Luật sư tư vấn pháp luật trực tuyến qua tổng đài 24/7 gọi số1900.6162 hoặc gửi qua email: Tư vấn pháp luật doanh nghiệp qua Email để nhận được sự tư vấn, hỗ trợ từ Luật Minh Khuê. Rất mong nhận được sự hợp tác!