1. Quy định pháp luật trong việc sử dụng hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử được Nhà nước quy định sử dụng thay thế cho hóa đơn giấy từ 1/1/2018. Về bản chất thì hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy là giống nhau. Nguyên nhân của sự thay thế này nhằm phù hợp với sự phát triển nhanh chóng của thời đại công nghệ 4.0 hiện nay. Điều này khiến cho hình thức hóa đơn giấy trở nên lạc hậu so với thời đại nên cần thay thế bằng hóa đơn điện tử. Từ khi áp dụng hóa đơn điện tử, những chi phí về in ấn, gửi, bảo quản, lưu trữ đã giảm đi rõ rệt. Ngoài ra hóa đơn điện tử cũng thuận tiện trong việc hạch toán, kế toán, đối chiếu dữ liệu, quản trị kinh doanh. Rút ngắn thời gian và thuận tiện hơn cho việc thanh toán hóa đơn. Những nguyên tắc, điều kiện và các quy định liên quan về hóa đơn điện tử được quy định cụ thể tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Hóa đơn điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử ở dạng dữ liệu điện tử. Hóa đơn điện tử có nhiệm vụ ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp các dịch vụ theo quy định pháp luật. Hóa đơn điện tử gồm 2 loại là hóa đơn:

- Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế

- Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế.

1.1. Nguyên tắc sử dụng hóa đơn điện tử

Phải thông báo cho khách hàng về định dạng, cách thức truyền nhận hóa đơn điện tử khi tổ chức, cá nhân lựa chọn sử dụng hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.

Phải thỏa thuận về yêu cầu kỹ thuật và các điều kiện đảm bảo tính toàn vẹn, bảo mật của hóa đơn điện tử. Đối tượng phải thực hiện bao gồm người bán, người mua, tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử và các đơn vị có liên quan.

1.2. Điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử

Người lập hóa đơn điện tử phải thỏa mãn các điều kiện sau thì mới được sử dụng hóa đơn điện tử:

- Đáp ứng đủ điều kiện được pháp luật quy định về tổ chức kinh tế và đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai thuế với cơ quan thuế, sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng.

- Có địa điểm, các đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát, sử dụng, bảo quản, lưu trữ.

- Đội ngũ thực hiện phải đáp ứng điều kiện về đảm bảo quá trình sử dụng hóa đơn điện tử.

- Phải có chữ ký điện tử.

- Sở hữu phần mềm bán hàng hóa, dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán.

- Đảm bảo các yêu cầu tối thiểu về chất lượng lưu trữ về quy trình sao lưu dữ liệu, khôi phục dữ liệu, lưu trữ dữ liệu.

- Bảo đảm sao lưu và phục hồi dữ liệu khi hệ thống gặp sự cố.

1.3. Cách lập hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế

Cách lập hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế sẽ có những bước khác nhau tùy theo đối tượng thực hiện. Có hai cách lập hóa đơn điện tử là cách lập trực tiếp và cách lập gián tiếp.

Đối với cách lập hóa đơn gián tiếp, sau khi lập hóa đơn bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người thực hiện tiến hành ký số trên các hóa đơn đã lập và gửi hóa đơn qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử để cơ quan thuế cấp mã. Cách lập này áp dụng với doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử và không thuộc trường hợp không trả phí dịch vụ theo pháp luật quy định.

Đối với cách lập trực tiếp, sau khi lập hóa đơn bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ thì thực hiện ký số, gửi hóa đơn cho cơ quan thuế cấp mã. Đây là trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử không phải trả tiền dịch vụ trong 12 tháng kể từ khi bắt đầu sử dụng. Áp dụng với các doanh nghiệp, hợp tác xã, hộ, cá nhân kinh doanh khó khăn. Địa bàn có điều kiện kinh tế, xã hội đặc biệt khó khăn cũng thuộc đối tượng này. Ngoài ra còn có doanh nghiệp nhỏ và vừa khác theo đề nghị Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương gửi Bộ Tài chính.

1.4. Cách lập hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế

Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế sử dụng phần mềm để lập hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, ký số trên hóa đơn điện tử và gửi cho người mua bằng phương thức điện tử theo thỏa thuận giữa người bán và người mua. Qua đó đảm bảo phù hợp quy định pháp luật.

2. Hướng dẫn vướng mắc về sử dụng hóa đơn điện tử của Tổng cục thuế?

Ngày 24/20/2023, Tổng cục thuế ban hành Công văn 4694/TCT-DNNCN về hướng dẫn thắc mắc theo đề nghị của Cục thuế Đồng Tháp về sử dụng hóa đơn điện tử. Trong Công văn 1042/CTDTH-TTHT của Cục thuế Đồng Tháp có đưa ra hai vấn đề thắc mắc với nội dung như sau:

- Người nộp thuế có kinh doanh nhiều ngành, nghề, mô hình thì có thể sử dụng nhiều hình thức hóa đơn điện tử không?

- Có cần thông tin người mua đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối CQT không?

- Trường hợp ứng dụng của đơn vị cung cấp giải pháp chưa nâng cấp để đáp ứng yêu cầu của Tổng cục Thuế thì cần xử lý thế nào?

Dựa trên tinh thần pháp luật trong lĩnh vực thuế, Tổng cục thuế đã đưa ra hướng giải quyết như sau:

- Người nộp thuế có kinh doanh nhiều ngành nghề, nhiều mô hình kinh doanh có thể sử dụng nhiều hình thức hóa đơn điện tử nếu đáp ứng điều kiện về đăng ký sử dụng hóa đơn theo quy định. Điều kiện này bao gồm cả về tổ chức kinh tế lẫn cơ sở, vật chất, thiết bị liên quan phải đáp ứng trong việc đăng ký sử dụng hóa đơn. Trong trường hợp không đảm bảo việc đáp ứng các yêu cầu trên thì không thể tiến hành đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.

- Đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được tạo trên máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với CQT không bắt buộc phải có thông tin địa chỉ người mua. Tuy nhiên nếu người mua có yêu cầu thì phải có trách nhiệm thực hiện kê khai đầy đủ thông tin trên hóa đơn. Lưu ý, bổ sung chỉ tiêu địa chỉ trên hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền.

- Nếu đơn vị cung cấp giải pháp chưa nâng cấp ứng dụng của đơn vị để đáp ứng theo Thông báo số 547/TB-TCT của Tổng cục Thuế thì Cục Thuế nắm bắt thông tin yêu cầu đơn vị cung cấp giải pháp thực hiện. Ngoài ra, phản ánh về Tổng cục Thuế để được hỗ trợ xử lý.

3. Các trường hợp không được tiếp tục sử dụng hóa đơn điện tử

Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh chấm dứt hiệu lực mã số thuế.

Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh thuộc trường hợp cơ quan thuế xác minh và thông báo không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký

Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh thông báo với cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền tạm ngừng kinh doanh.

Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh có thông báo của cơ quan thuế về việc ngừng sử dụng hóa đơn điện tử để thực hiện cưỡng chế nợ thuế.

Ngoài ra, việc ngừng sử dụng hóa đơn điện tử còn được đặt ra đối với những hành vi vi phạm của doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh:

- Hành vi vi phạm khi sử dụng hóa đơn điện tử để bán hàng nhập lậu, hàng cấm, hàng giả, hàng xâm phạm quyền sở hữu trí tuệ.

- Hành vi vi phạm khi lập hóa đơn điện tử phục vụ mục đích bán khống hàng hòa, cung cấp dịch vụ để chiếm đoạt tiền của tổ chức, cá nhân

- Đối với những ngành nghề, kinh doanh có điều kiện mà doanh nghiệp không có đủ điều kiện kinh doanh theo quy định pháp luật mà vẫn tiến hành kinh doanh. Sau đó đã bị cơ quan đăng ký kinh doanh, cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu tạm ngừng kinh doanh.

Bài viết liên quan: Thuế thu nhập cá nhân chuyển nhượng bất động sản năm 2023

Trên đây là bài viết về chủ đề: Hướng dẫn vướng mắc về sử dụng hóa đơn điện tử của Tổng cục thuế. Hy vọng những kiến thức pháp luật mà Luật Minh Khuê cung cấp sẽ hữu ích với các bạn. Nếu có bất kỳ thắc mắc nào về mặt pháp luật, xin vui lòng liên hệ với chúng tôi qua hotline: 19006162 hoặc email: lienhe@luatminhkhue.vn. Xin trân trọng cảm ơn.