Xây dựng, lựa chọn mô hình hoạt động Ban quản trị nhà chung cư

1. Mô hình ban quản trị nhà chung cư được lựa chọn bằng cách nào?

Căn cứ theo quy định tại Luật Nhà ở năm 2014 và Thông tư số 28/2016/TT-BXD của Bộ Xây dựng thì hội nghị nhà chung cư được quyền triệu tập và tổ chức cuộc họp của Ban quản trị để lựa chọn mô hình hoạt động của Ban quản trị nhà chung cư cho phù hợp với thực tế từng tòa nhà, cụm nhà chung cư.

Về Hội nghị nhà chung cư:

- Trong trường hợp nhà chung cư chỉ có một chủ sở hữu, Hội nghị nhà chung cư được coi là cuộc họp của đại diện chủ sở hữu cùng với những người sử dụng nhà chung cư.

- Đối với những tòa nhà chung cư có nhiều chủ sở hữu, Hội nghị nhà chung cư sẽ là cuộc họp của đại diện từ các chủ sở hữu căn hộ hoặc người đang sử dụng nếu chủ sở hữu không tham dự.

Về thành phần tham gia Hội nghị nhà chung cư:

- Đối với những nhà chung cư, cụm nhà chung cư có một chủ sở hữu, thành phần tham dự Hội nghị nhà chung cư bao gồm đại diện chủ sở hữu, người sử dụng nhà chung cư và mời đại diện của Ủy ban nhân dân cấp phường nơi có nhà chung cư tham dự.

- Đối với những nhà chung cư, cụm nhà chung cư có nhiều chủ sở hữu, thành phần tham dự Hội nghị nhà chung cư được quy định như sau:

+ Trong trường hợp tổ chức Hội nghị nhà chung cư lần đầu, thành phần tham dự bao gồm đại diện chủ đầu tư, đại diện chủ sở hữu căn hộ đã nhận bàn giao và mời đại diện của Ủy ban nhân dân cấp phường.

+ Trong trường hợp tổ chức Hội nghị nhà chung cư bất thường và Hội nghị nhà chung cư thường niên, thành phần tham dự bao gồm đại diện chủ sở hữu căn hộ đã nhận bàn giao, đại diện chủ đầu tư (nếu chủ đầu tư còn sở hữu diện tích trong nhà chung cư), đại diện đơn vị quản lý vận hành (nếu nhà chung cư phải thuê đơn vị quản lý vận hành) và mời đại diện của Ủy ban nhân dân cấp phường.

Nhiệm vụ của Ban quản trị chung cư sau Hội nghị nhà chung cư:

- Trong thời hạn 10 ngày làm việc, kể từ ngày được Hội nghị nhà chung cư bầu (bao gồm trường hợp bầu Ban quản trị lần đầu; bầu Ban quản trị khi hết nhiệm kỳ hoặc khi bị bãi miễn, thay thế; bầu Ban quản trị mới khi tách, nhập Ban quản trị hoặc bầu thay thế Trưởng ban, Phó ban quản trị nhà chung cư), Ban quản trị nhà chung cư có trách nhiệm nộp hồ sơ đề nghị công nhận Ban quản trị, quy định tại Điều 23 của Quy chế này, tại Ủy ban nhân dân cấp quận nơi có nhà chung cư.

- Sau đó, Ban quản trị nhà chung cư đợi UBND cấp quận kiểm tra hồ sơ và ban hành Quyết định công nhận Ban quản trị nhà chung cư trong thời hạn 07 ngày làm việc.

- Khi có Quyết định công nhận của UBND cấp quận, Ban quản trị được công nhận có trách nhiệm:

+ Lập tài khoản hoạt động của Ban quản trị.

+ Trong trường hợp nhà chung cư có nhiều chủ sở hữu, Ban quản trị phải lập tài khoản quản lý quỹ bảo trì nhà chung cư theo quy định của pháp luật và đăng ký con dấu theo quy định của pháp luật về đăng ký quản lý con dấu. Điều này trừ khi Ban quản trị đã có con dấu và tài khoản được lập theo quy định.

Ban quản trị nhà chung cư có một chủ sở hữu bắt đầu hoạt động từ thời điểm được công nhận bởi Ủy ban nhân dân cấp quận. Trong trường hợp Ban quản trị nhà chung cư có nhiều chủ sở hữu, việc hoạt động bắt đầu từ khi con dấu được đăng ký theo quy định của pháp luật và các tài khoản được lập theo quy định của Quy chế này.

Đối với Ban quản trị nhà chung cư có nhiều chủ sở hữu đã có con dấu và tài khoản được lập theo quy định mà không thuộc trường hợp đổi tên Ban quản trị, Ban quản trị cần phải thông báo bằng văn bản đến tổ chức tín dụng nơi đã mở tài khoản, đồng thời kèm theo bản sao chứng thực quyết định công nhận Ban quản trị để thực hiện các giao dịch với tổ chức tín dụng theo quy định.

2. Xây dựng, lựa chọn mô hình hoạt động Ban quản trị nhà chung cư

Bộ Xây dựng vừa có văn bản trả lời kiến nghị của cử tri thành phố gửi tới kỳ họp thứ 7, Quốc hội khóa XIV, theo Công văn số 199/BDN ngày 12/6/2019 của Ban Dân nguyện - Ủy ban Thường vụ Quốc hội, thông qua Đoàn đại biểu Quốc hội TP Hồ Chí Minh.

Nội dung kiến nghị như sau: "Đề nghị hướng dẫn chi tiết về mô hình hoạt động của Ban quản trị theo Hội đồng quản trị của HTX hoặc Công ty Cổ phần. Hiện nay, thiếu sự rõ ràng trong hướng dẫn này đang gây khó khăn cho các chủ đầu tư, Ban quản trị nhà chung cư và cư dân khi xây dựng và lựa chọn mô hình hoạt động của Ban quản trị nhà chung cư, để phù hợp với tình hình cụ thể tại từng chung cư."

Bộ Xây dựng trả lời như sau:

Căn cứ quy định tại Khoản 3, Điều 103 của Luật Nhà ở năm 2014 thì: “Ban quản trị nhà chung cư có nhiều chủ sở hữu được tổ chức và hoạt động theo mô hình Hội đồng quản trị của Công ty cổ phần hoặc mô hình Ban chủ nhiệm của HTX, có tư cách pháp nhân, có con dấu và thực hiện các quyền, trách nhiệm quy định tại Khoản 1, Điều 104 của Luật này.”

Theo quy định tại Khoản 5, Điều 3 của Thông tư 28/2016/TT-BXD ngày 15/12/2016 của Bộ Xây dựng về sửa đổi bổ sung một số quy định của Thông tư 10/2015/TT-BXD ngày 30/12/2015 của Bộ Xây dựng thì “Ban quản trị nhà chung cư, cụm nhà chung cư có nhiều chủ sở hữu được thành lập và hoạt động theo mô hình Hội đồng quản trị của HTX hoặc của Công ty cổ phần. Hội nghị nhà chung cư quyết định lựa chọn mô hình hoạt động của Ban quản trị nhà chung cư cho phù hợp với thực tế từng tòa nhà, cụm nhà chung cư. Trường hợp Ban quản trị nhà chung cư được thành lập và hoạt động theo mô hình Hội đồng quản trị của HTX thì việc triệu tập và tổ chức cuộc họp của Ban quản trị được thực hiện theo quy định của pháp luật về HTX. Trường hợp Ban quản trị nhà chung cư được thành lập và hoạt động theo mô hình Hội đồng quản trị của Công ty cổ phần thì việc triệu tập và tổ chức cuộc họp của Ban quản trị được thực hiện theo quy định của pháp luật về doanh nghiệp. Việc biểu quyết và ghi biên bản cuộc họp của Ban quản trị nhà chung cư phải tuân thủ quy định tại Điều 25 của quy chế này”.

Như vậy, theo các quy định của Luật Nhà ở năm 2014 và Thông tư số 28/2016/TT-BXD ngày 15/12/2016 của Bộ trưởng Bộ Xây dựng thì hội nghị nhà chung cư quyết định lựa chọn thực hiện việc triệu tập và tổ chức cuộc họp của Ban quản trị theo mô hình của Hội đồng quản trị của HTX hoặc Hội đồng quản trị của Công ty cổ phần cho phù hợp với điều kiện cụ thể của nhà chung cư.

Trong thời gian tới, Bộ Xây dựng sẽ tiếp tục đánh giá về mô hình ban quản trị hiện nay và nghiên cứu đề xuất một số mô hình mới quản lý vận hành nhà chung cư, trình cơ quan có thẩm quyền xem xét, quyết định để nâng cao hiệu quả quản lý, vận hành nhà chung cư.

Trên đây là trả lời của Bộ Xây dựng đối với kiến nghị của cử tri TP Hồ Chí Minh. Bộ Xây dựng chân thành cảm ơn sự quan tâm của cử tri và Đoàn đại biểu Quốc hội TP Hồ Chí Minh đối với ngành Xây dựng trong thời gian qua và mong tiếp tục nhận được nhiều ý kiến đóng góp trong thời gian tới.

3. Cần làm gì để đảm bảo hiệu quả hoạt động của mô hình ban quản trị chung cư?

Để đảm bảo hiệu quả hoạt động của mô hình ban quản trị chung cư, cần lưu ý:

Để tăng cường tính minh bạch và chặt chẽ trong quá trình tuyển chọn và bầu chọn thành viên Ban quản trị nhà chung cư, cần thực hiện các biện pháp sau:

- Soạn thảo Quy chế hoạt động của Ban Quản trị:

+ Quy chế nên được soạn thảo chi tiết, đặc biệt là về quy trình tuyển chọn và bầu chọn thành viên Ban quản trị.

+ Cần có sự tham gia của những chuyên gia như luật sư, người hiểu biết về ngân hàng, tài chính, xây dựng để đảm bảo tính chính xác và pháp lý.

- Thu chi tài chính và quản lý chi phí:

+ Quy chế cần rõ ràng về các khoản thu phí do Ban quản trị quản lý và mức thù lao của từng thành viên.

+ Phân công trách nhiệm và quy trình xử lý tài chính, bao gồm cả quy trình rút tiền và giữ các hồ sơ liên quan.

- Phân giao trách nhiệm ghi chép và quản lý sổ sách:

+ Đặt ra quy định cụ thể về trách nhiệm ghi chép và quản lý sổ sách, hóa đơn, chứng từ thu chi tài chính.

+ Cần có quy tắc rõ ràng về phân công nhiệm vụ và kiểm soát nội dung của các bản ghi tài chính.

- Xử lý vi phạm và quy định hình thức xử lý:

+ Đề xuất quy định về xử lý vi phạm khi có hành vi chi tiêu không đúng mục đích hoặc chiếm dụng kinh phí do Ban quản trị quản lý.

+ Nêu rõ các biện pháp và hình thức xử lý khi phát hiện sai phạm trong ghi chép, quản lý sổ sách, hóa đơn, chứng từ thu chi tài chính.

- Quy chế đặc thù cho từng chung cư:

+ Đề xuất việc người dân tự xây dựng Quy chế để phản ánh đúng tình hình và đặc thù của từng cộng đồng cư dân.

+ Đảm bảo tính linh hoạt và sự thích ứng với điều kiện cụ thể của từng khu dân cư.

- Thuê đơn vị quản lý chuyên nghiệp:

+ Cho phép chung cư có thể thuê đơn vị quản lý chuyên nghiệp để thực hiện các công việc quản lý tòa nhà chung cư, đặc biệt là trong trường hợp cần sự chuyên nghiệp và hiệu quả cao hơn.

Xem thêm: Ban quản trị nhà chung cư hoạt động theo mô hình cổ phần có bắt buộc có con dấu không?

Như vậy trên đây là toàn bộ thông tin về Xây dựng, lựa chọn mô hình hoạt động Ban quản trị nhà chung cư mà Công ty Luật Minh Khuê muốn gửi đến quý khách mang tính tham khảo. Nếu quý khách còn vướng mắc về vấn đề trên hoặc mọi vấn đề pháp lý khác, quý khách hãy vui lòng liên hệ trực tiếp với chúng tôi qua Luật sư tư vấn pháp luật trực tuyến theo số điện thoại 19006162 để được Luật sư tư vấn pháp luật trực tuyến qua tổng đài kịp thời hỗ trợ và giải đáp mọi thắc mắc.

Nếu quý khách cần báo giá dịch vụ pháp lý thì quý khách có thể gửi yêu cầu báo phí dịch vụ đến địa chỉ email: lienhe@luatminhkhue.vn để nhận được thông tin sớm nhất! Rất mong nhận được sự hợp tác và tin tưởng của quý khách! Luật Minh Khuê xin trân trọng cảm ơn!