Xử lý hóa đơn liên 2 đã xóa bỏ nhưng làm mất như thế nào ? Có bị phạt không ?

Căn cứ pháp lý:

Thông tư số 39/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính : Hướng dẫn thi hành Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14 tháng 5 năm 2010 và Nghị định số 04/2014/NĐ-CP ngày 17 tháng 01 năm 2014 của Chính phủ quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ;

Nghị định số 125/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 quy định về xử phạt vi phạm hành chính về lĩnh vực thuế, hóa đơn;

Nội dung tư vấn: 

1. Xử lý như thế nào trong trường hợp mất, cháy, hỏng hóa đơn

Theo điều 24 Thông tư số 39/2014/TT-BTC quy định về xử lý trong trường hợp mất, cháy, hỏng hóa đơn như sau :

"Điều 24. Xử lý trong trường hợp mất, cháy, hỏng hóa đơn

1. Tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh nếu phát hiện mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập hoặc chưa lập phải lập báo cáo về việc mất, cháy, hỏng và thông báo với cơ quan thuế quản lý trực tiếp (mẫu số 3.8 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư này) chậm nhất không quá năm (05) ngày kể từ ngày xảy ra việc mất, cháy, hỏng hóa đơn. Trường hợp ngày cuối cùng (ngày thứ 05) trùng với ngày nghỉ theo quy định của pháp luật thì ngày cuối cùng của thời hạn được tính là ngày tiếp theo của ngày nghỉ đó.

2. Trường hợp khi bán hàng hóa, dịch vụ người bán đã lập hóa đơn theo đúng quy định nhưng sau đó người bán hoặc người mua làm mất, cháy, hỏng liên 2 hóa đơn bản gốc đã lập thì người bán và người mua lập biên bản ghi nhận sự việc, trong biên bản ghi rõ liên 1 của hóa đơn người bán hàng khai, nộp thuế trong tháng nào, ký và ghi rõ họ tên của người đại diện theo pháp luật (hoặc người được ủy quyền), đóng dấu (nếu có) trên biên bản và người bán sao chụp liên 1 của hóa đơn, ký xác nhận của người đại diện theo pháp luật và đóng dấu trên bản sao hóa đơn để giao cho người mua. Người mua được sử dụng hóa đơn bản sao có ký xác nhận, đóng dấu (nếu có) của người bán kèm theo biên bản về việc mất, cháy, hỏng liên 2 hóa đơn để làm chứng từ kế toán và kê khai thuế. Người bán và người mua phải chịu trách nhiệm về tính chính xác của việc mất, cháy, hỏng hóa đơn.

Trường hợp mất, cháy, hỏng hóa đơn liên 2 đã sử dụng có liên quan đến bên thứ ba (ví dụ: bên thứ ba là bên vận chuyển hàng hoặc bên chuyển hóa đơn) thì căn cứ vào việc bên thứ ba do người bán hoặc người mua thuê để xác định trách nhiệm và xử phạt người bán hoặc người mua theo quy định".

Như vậy pháp luật có quy định đối với những trường hợp đã lập hóa đơn theo đúng quy định của pháp luật mà người bán hoặc người mua làm mất liên hai hóa đơn bản gốc đã lập thì người bán và người mua phải lập biên bản ghi nhận sự việc, trong biên bản phải ghi rõ lirn 1 của hóa đơn người bán hàng khai, nộp thuế trong tháng nào, ký và ghi rõ hộ tên của người đại diện theo pháp luật (hoặc người được ủy quyền nếu có), đóng dấu (nếu có) trên biên bản và người bán sao chụp liên 1 của hóa đơn. Người bán và người mua sẽ phải chịu trách nhiệm về tính chính xác của việc mất hóa đơn này.

Cụ thể có được xử lý như sau:

1.1 Trường hợp bên bán làm mất hóa đơn liên 2 (Mất trước khi khách hàng nhận được hóa đơn)

- Cách xử lý theo thủ tục hành chính theo quy định tại Điều 24 Thông tư số 39/2014/TT-BTC

- Bước 1: Bên bán thông báo cho cơ quan thuế

• Bên bán làm  báo cáo mất, cháy hỏng hóa đơn theo mẫu BC21/AC
• Gửi về: cơ quan thuế quản lý trực tiếp
• Thời hạn: chậm nhất không quá 5 ngày kể từ ngày xảy ra sự việc mất hóa đơn.

- Bước 2: Bên bán làm việc với khách hàng (nếu mất liên 2 đã lập)

• Bên bán và bên mua lập biên bản ghi nhận sự việc, trong biên bản ghi rõ liên 1 của hóa đơn bên bán hàng khai, nộp thuế trong tháng nào, ký và ghi rõ họ tên của người đại diện theo pháp luật (hoặc người được ủy quyền), đóng dấu (nếu có) trên biên bản.
• Bên bán sao chụp liên 1 của hóa đơn, ký xác nhận của người đại diện theo pháp luật và đóng dấu trên bản sao hóa đơn để giao cho người mua.

=> Người mua được sử dụng hóa đơn bản sao có ký xác nhận, đóng dấu (nếu có) của người bán kèm theo biên bản về việc mất liên 2 hóa đơn để làm chứng từ kế toán và kê khai thuế.

1.2 Bên mua làm mất làm mất hóa đơn đầu vào liên 2

Các bước thực hiện như sau:

- Bên mua làm báo cáo BC21/AC gửi đến cơ quan quản lý thuế trược tiếp của mình

- Liên hệ với bên bán để lập biên bản ghi nhận sự việc, trong biên bản phải ghi rõ nội dung liên 1 cúa hóa đơn người bán hàng khai nộp thuế trong tháng nào, ký và ghi rõ họ tên của người đại diện theo pháp luật (hoặc người được ủy quyền), đóng dấu (nếu có) trên biên bản.

- Bên bán sao chụp liên 1 của hóa đơn, ký xác nhận của người đại diện theo pháp luật và đóng dấu trên bản sao hóa đơn để giao cho người mua. Người mua được sử dụng hóa đơn bản sao có ký xác nhận, đóng dấu (nếu có) của người bán kèm theo biên bản về việc mất liên 2 hóa đơn để làm chứng từ kế toán và kê khai thuế. Sai khi làm biên bản và sao chụp liên 1 bên mua dùng liên 1 để hạch toán, kê khai và vẫn được khấu trừ thuế.

1.3 Trường hợp bên bán làm mất hóa đơn đầu ra liên 1- lưu, liên 3 - nội bộ

- Cách xử lý thực hiện theo thủ tục hành chính được quy định tại Khoản 1 Điều 24 Thông tư số 39/2014/TT-BTC cụ thể Bên bán làm báo cáo BC21/AC và gửi cơ quan thuế quản lý trực tiếp trong vòng 5 ngày kể từ ngày xảy ra sự việc mất hóa đơn.

- Nếu trong trường hợp làm mất hóa đơn chưa lập công ty có thể bị phạt tiền từ 4 triệu đồng đến 8 triệu đồng (Căn cứ theo điểm a, Khoản 3 Điều 26 Nghị định số 125/2020/NĐ-CP).

- Nếu làm mất hóa đơn đã lập trogn quá trình sử dụng (chưa đến thời gian lưu trữ) đã kê khai, nộp thuế, có hồ sơ chứng từ chứng minh việc mua bán hàng hóa, dịch vụ và có tình tiết giạm nhẹ thì công ty chỉ bị phạt cảnh cáo (Căn cứ theo quy định tại điểm a, Khoản 1 Điều 26 Nghị định số 125/2020/NĐ-CP)

- Nếu trong trường hợp công ty làm mất hóa đơn đã lập và hóa đơn này đã khai, nộp thuế trong quá trình sử dụng (và không có tình tiết giảm nhẹ) hoặc mất trong thời gian lưu trữ hóa đơn thì công ty có thể bị phạt tiền từ 5 triệu đồng đến 10 triệu đồng (căn cứ theo quy định tại Khoản 4 Điều 26 Nghị định số 125/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 quy định về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực thuế, hóa đơn).

2. Mức phạt vi phạm hành chính đối với trường hợp làm mất liên 2 của hóa đơn

Theo quy định tại Điều 26 Nghị định số 125/2020/NĐ-CP quy định về mức xử phạt vi phạm hành chính, quy định như sau:

Như vậy, trong trường hợp của bạn đưa ra thì công ty bạn sẽ bị phạt cảnh cáo về hành vi mất hóa đơn đã lập sai và đã xóa bỏ. Và công ty bạn lập phải lập báo cáo về việc mất, cháy, hỏng và thông báo với cơ quan thuế quản lý trực tiếp (mẫu số 3.8 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư 39/2014/TT-BTC) chậm nhất không quá năm (05) ngày kể từ ngày xảy ra việc mất, cháy, hỏng hóa đơn.

Trên đây là tư vấn của Luật Minh Khuê về Xử lý hóa đơn liên 2 đã xóa bỏ nhưng làm mất như thế nào ? Có bị phạt không ?​ ​. ​Nếu còn vướng mắc, chưa rõ hoặc cần hỗ trợ pháp lý khác bạn vui lòng liên hệ Luật sư tư vấn pháp luật thuế trực tuyến qua tổng đài điện thoại gọi số: 1900.6162  để được giải đáp.

Trân trọng./.

Bộ phận tư vấn luật thuế - Công ty luật Minh Khuê