Một cách phổ biến để bắt đầu với hóa đơn là sử dụng các mẫu hóa đơn. Các mẫu hóa đơn giúp bạn tiết kiệm thời gian để bạn không phải nhập lại cùng một thông tin mỗi khi lập hóa đơn. Hóa đơn phục vụ một mục đích quan trọng cho cả doanh nghiệp gửi hóa đơn và khách hàng nhận hóa đơn. Đối với các doanh nghiệp gửi hóa đơn và khách hàng nhận hóa đơn. Đối với các doanh nghiệp nhỏ, hóa đơn giúp đẩy nhanh quá trình thanh toán bằng cách cung cấp cho khách hàng, hóa đơn cung cấp một bản ghi có tổ chức về một khoản chi phí với các chi tiết được chia thành từng khoản và có thể giúp lưu trữ hồ sơ.

Cơ sở pháp lý: Nghị định số 123/2020/NĐ-CP quy định về việc quản lý, sử dụng hóa đơn khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.

 

1. Hóa đơn là gì?

Trên cơ sở quy định tại Điều 3 Nghị định 123.2020/NĐ-CP quy định về việc quản lý, sử dụng hóa đơn khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ thì hóa đơn được hiểu như sau:

- Hóa đơn là chứng từ kế toán do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Hóa đơn được thể hiện theo hình thức hóa đơn điện tử hoặc hóa đơn do cơ quan thuế đặt in.

- Hóa đơn điện tử là hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về thuế, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế, trong đó:

+ Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua. Mã của cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử bao gồm số giao dịch là một dãy số duy nhất do hệ thống của cơ quan thuế tạo ra và một chuỗi ký tự được cơ quan thuế mã hóa dựa trên thông tin của người bán lập trên hóa đơn.

b) Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử do tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua không có mã của cơ quan thuế.

- Hóa đơn do cơ quan thuế đặt in là hóa đơn được thể hiện dưới dạng giấy do cơ quan thuế đặt in để bán cho tổ chức, cá nhân thuộc đối tượng và trường hợp được mua hóa đơn của cơ quan thuế theo quy định tại Điều 23 Nghị định này để sử dụng khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.

- Chứng từ là tài liệu dùng để ghi nhận thông tin về các khoản thuế khấu trừ, các khoản thu thuế, phí và lệ phí thuộc ngân sách nhà nước theo quy định của pháp luật quản lý thuế. Chứng từ theo quy định tại Nghị định này bao gồm chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, biên lai thu thuế, phí, lệ phí được thể hiện theo hình thức điện tử hoặc đặt in, tự in.

- Chứng từ điện tử bao gồm các loại chứng từ, biên lai theo Khoản 4 Điều này được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân có trách nhiệm khấu trừ thuế có trách nhiệm khấu trừ thuế cấp cho người nộp thuế hoặc do tổ chức thu thuế, lệ phí cấp cho người nộp bằng phương tiện điện tử theo quy định của pháp luật phí, lệ phí, pháp luật thuế.

- Chứng từ đặt  in, tự in bao gồm các loại chứng từ, biên lai theo Khoản 4 Điều này được thể hiện ở dạng giấy do cơ quan thuế, tổ chức thu thuế, phí, lệ phí đặt in theo mẫu để sử dụng hoặc tự in trên các thiết bị tin học, máy tính tiền hoặc các thiết bị khác khi khấu trừ thuế, khi thu thuế, phí, lệ phí theo quy định của pháp luật phí, lệ phí, pháp luật thuế.

- Hóa đơn chứng từ hợp pháp là hóa đơn, chứng từ đảm bảo đúng, đầy đủ về hình thức và nội dung theo quy định tại Nghị định này.

- Hóa đơn, chứng từ giả là hóa đơn, chứng từ được in hoặc khởi tạo theo mẫu hóa đơn, chứng từ đã được thông báo phát hành của tổ chức, cá nhân hoặc in, khởi tạo trùng số của cùng một ký hiệu hóa đơn, chứng từ hoặc làm giả hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử.

- Hóa đơn là một tài liệu thương mại được đóng dấu thời gian, ghi lại từng khoảnh khoản mục và ghi lại giao dịch giữa người mua và người bán. Nếu hàng hóa hoặc dịch vụ được mua bằng tín dụng, hóa đơn thường chỉ định các điều khoản của thỏa thuận và cung cấp thông tin về các phương thức thanh toán có sẵn.

Hóa đơn hoặc thẻ là một tài liệu thương mại do người bán phát hành cho người mua liên quan đến giao dịch và cho biết các sản phẩm, số lượng và giá cả đã thỏa thuận cho các sản phẩm hoặc dịch vụ mà người bán đã cung cấp cho người mua.

Các điều khoản thanh toán thường được ghi trên hóa đơn. Những điều này có thể quy định rằng người mua có số ngày tối đa để thanh toán và đôi khi được giảm giá nếu thanh toán trước ngày đến hạn. Người mua có thể đã thanh toán cho các sản phẩm hoặc dịch vụ được liệt kê trên hóa đơn. Để tránh nhầm lẫn và hậu quả là các thông tin liên lạc không cần thiết từ người mua đến người bán, một số người bán ghi rõ ràng bằng các chữ cái lớn và/ hoặc viết hoa trên hóa đơn liệu nó đã được thanh toán hay chưa.

Theo quan điểm của người bán, hóa đơn là hóa đơn bán hàng. Theo quản điểm của người mua, hóa đơn là hóa đơn mua hàng. Chứng từ cho biết người mua và người bán nhưng hóa đơn kỳ hạn cho biết tiền đang nợ hoặc đang nợ.

Các loại hóa đơn có thể bao gồm hóa đơn giấy, hóa đơn bán hàng, giấy ghi nợ, hóa đơn bán hàng hoặc hồ sơ điện tử trực tuyến.

Hóa đơn là tài liệu lưu giữ hồ sơ giao dịch giữa người mua và người bán, chẳng hạn như biên lai giấy tờ cửa hàng hoặc hồ sơ trực tuyến từ nhà máy điện tử.

Hóa đơn là một yếu tố quan trọng của kiểm soát và kiểm toán nội bộ kế toán.

Các khoản phí được ghi trên hóa đơn phải được sự chấp thuận của nhân viên quản lý có trách nhiệm.

Hóa đơn thường phác thảo các điều khoản thanh toán, chi phí đơn vị, vận chuyển, xử lý và bất kỳ điều khoản nào khác được nêu trong quá trình giao dịch.

Hóa đơn phát triển qua các thời kỳ như sau:

- Hóa đơn đá

Hóa đơn và hồ sơ giao dịch đã được thực hiện sớm nhất vào năm 5000 trước công nguyên ở Mesopotamia. Các thương gia đã từng chạm khắc các chi tiết của giao dịch trên đất sét hoặc bảng đá bằng cách sử dụng dạng toán sớm nhất.

- Hóa đơn viết tay

Hóa đơn sau đó đã phát triển thành hóa đơn viết tay trên da động vật, giấy da hoặc giấy. Những hóa đơn này chứa hầu hết các yếu tố của một hóa đơn hiện đại và được sử dụng chữ ký hoặc con dấu.

- Hóa đơn điện tử

Việc phát minh ra máy tính đã mang lại sự thay đổi lớn tiếp theo trong việc lập hóa đơn. Cuộc cách mạng này được kích hoạt bởi mong muốn giảm chi phí và lao động truyền thống. Việc lập hóa đơn trở nên rẻ hơn, dễ dàng hơn và nhanh hơn với hóa đơn điện tử.

- Hóa đơn trực tuyến

Sự ra đời của Internet đã dẫn đến những cách tốt hơn, an toàn hơn, xanh hơn để giao tiếp với khách hàng. Hóa đơn trực tuyến không có giấy tờ vì hóa đơn được gửi qua email và thanh toán được thực hiện trực tuyến.

- Hóa đơn di động

Hóa đơn trong thế giới hiện đại đã trở nên di động. các công ty SaaS (Phần mềm như một dịch vụ) chuyên biệt đảm bảo rằng việc lập hóa đơn hiện được tự động hóa, an toàn và tức thì, vì vậy bạn có thể lập hóa đơn khi đang di chuyển.

 

2. Phân loại hóa đơn

Trên cơ sở quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP thì hóa đơn được phân loại thành các loại hóa đơn như sau:

- Hóa đơn giá trị gia tăng (Hóa đơn GTGT)

- Hóa đơn bán hàng

- Hóa đơn khác gồm: tem, vé, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm...

- Phiếu thu tiền

Hóa đơn phải ghi rõ đây là hóa đơn trên mặt của hóa đơn. Nó thường có một số nhận dạng duy nhất được gọi là số hóa đơn hữu ích cho việc tham khảo nội bộ và bên ngoài. Hóa đơn thường chứa thông tin liên hệ của người bán hoặc nhà cung cấp dịch vụ trong trường hợp có lỗi liên quan đến việc lập hóa đơn.

Các điều khoản thanh toán có thể được nêu trên hóa đơn, cũng như thông tin liên quan đến bất kỳ khoản chiết khấu nào, chi tiết thanh toán sớm hoặc phí tài chính được đánh giá cho các khoản thanh toán chậm. Nó cũng trình bày đơn giá của một mặt hàng, tổng số đơn vị đã mua, cước phí vận chuyển, bốc xếp, vận chuyển và các khoản thuế liên quan, và nó nêu tổng số tiền còn nợ

Các công ty có thể chọn chỉ cần gửi một bảng sao kê cuối tháng làm hóa đơn cho tất cả các giao dịch chưa thanh toán. Nếu đúng như vậy, bản tuyên bố phải chỉ ra rằng sẽ không có hóa đơn nào được gửi tiếp theo. Trước đây, hóa đơn được ghi trên giấy, thường được tạo nhiều bản sao để người mua và người bán đề có hồ sơ về giao dịch để lưu trữ cho riêng mình. Hiện nay, hóa đơn do máy tính lập khá phổ biến. Chúng có thể được in ra giấy theo yêu cầu hoặc gửi qua email cho các bên của giao dịch. Hồ sơ điện tử cũng cho phép tìm kiếm và sắp xếp các giao dịch cụ thể hoặc ngày cụ thể dễ dàng hơn.

 

3. Nội dung của hóa đơn

Hóa đơn được sử dụng như một tài liệu nguồn cho kế toán kinh doanh. hóa đơn hữu ích để ghi lại tất cả các giao dịch bán hàng mà một doanh nghiệp thực hiện với khách hàng của mình. Hóa đơn được các doanh nghiệp sử dụng cho nhiều mục đích khác nhau, bao gồm:

- Để yêu cầu khách hàng thanh toán kịp thời

- Để theo dõi doanh số bán hàng

- Để theo dõi hàng tồn kho, đối với các doanh nghiệp bán sản phẩm

- Để dự báo doanh số bán hàng trong tương lai bằng cách sử dụng dữ liệu lịch sử

- Để ghi nhận doanh thu kinh doanh để nộp hồ sơ thuế

Một hóa đơn chuyên nghiệp sẽ trông rõ ràng, dễ đọc và đơn giản trong khi cung cấp tất cả các chi tiết về các dịch vụ được cung cấp và khoản thanh toán theo yêu cầu của khách hàng. Một hóa đơn chuyên nghiệp cần phải bao gồm:

- Thông tin liên hệ kinh doanh của bạn

- Thông tin liên hệ của khách hàng của bạn

- ID hóa đơn hoặc số hóa đơn

- Điều khoản và thời hạn thanh toán

- Danh sách các dịch vụ được hiển thị thành từng mục

- Số tiền đến hạn

Các công ty cần giao hóa đơn để yêu cầu thanh toán. Hóa đơn là một thỏa thuận ràng buộc về mặt pháp lý thể hiện sự đồng ý của cả hai bên đối với giá niêm yết và các điều kiện thanh toán. Tuy nhiên, có những lợi ích khác khi sử dụng hóa đơn.

- Lưu trữ hồ sơ

Lợi ích quan trọng nhất của hóa đơn là khả năng lưu giữ hồ sơ hợp pháp về việc bán hàng. Điều này giúp bạn có thể biết khi nào một hàng hóa được bán, ai đã mua và ai đã bán nó.

- Theo dõi thanh toán

Hóa đơn là một công cụ kế toán vô giá. Nó giúp cả người bán và người mua theo dõi các khoản thanh toán và số tiền còn nợ của họ.

- Bảo vệ pháp lý

Hóa đơn hợp lệ là bằng chứng hợp pháp về sự thỏa thuận giữa người mua và người bán về một mức giá ấn định. Nó bảo vệ người bán khỏi các vụ kiện gian lận.

- Khai thuế dê dàng

Việc ghi chép và lưu giữ tất cả các hóa đơn bán hàng giúp công ty báo cáo thu nhập của mình và đảm bảo rằng họ đã nộp đủ thuế.

- Phân tích kinh doanh

Phân tích hóa đơn có thể giúp doanh nghiệp thu thập thông tin từ các hình thức mua hàng của khách hàng và xác định xu hướng, sản phẩm phổ biến, thời gian mua hàng cao điểm,... Điều này giúp phát triển các chiến lược tiếp thị hiệu quả.

 

4. Hình thức hóa đơn

Hóa đơn được thể hiện bằng các hình thức sau:

- Hóa đơn tự in

- Hóa đơn điện tử

- Hóa đơn đặt in

Một hóa đơn tốt, hợp pháp phải chứa tất cả các thông tin mà khách hàng sẽ cần để thực hiện thanh toán và cung cấp một đại lộ để giải quyết bất kỳ câu hỏi nào. Chúng ta hãy xem xét các yếu tố khác nhau của một hóa đơn:

- Số hóa đơn

- Ngày của dịch vụ được kết xuất

- Ngày gửi hóa đơn

- Liên hệ và tên của tổ chức/ người bán

- tên và liên hệ của người mua

- Điều khoản và điều kiện

- Giới thiệu chi tiết từng sản phẩm hoặc dịch vụ

- Chi phí cho mỗi đơn vị sản phẩm

- Thuế suất

- Tổng số tiền nợ bằng đơn vị tiền tệ

- Một ghi chú cá nhân hóa

 

5. Cách xử lý hóa đơn xuất sai

- Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có sai sót nhưng chưa gửi cho người mua

Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có sai sót nhưng chư gửi cho người mua thì người bán thực hiện hủy hóa đơn đã lập có sai sót và lập háo đơn điện tử mới gửi cho người mua. hóa đơn điện tử đã hủy phải được lưu trữ phục vụ tra cứu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

- Trường hợp hóa đơn đã lập và gửi cho người mua viết sai địa chỉ, tên công ty

Căn cứ Khoản 7 Điều 3 Thông tư số 26/2015/TT-BTC ngày 27/02/2015 của Bộ Tài chính: Trường hợp hóa đơn đã lập có sai sót về địa chỉ, tên người mua nhưng ghi đúng số mã thuế người mua thì các bên lập biên bản điều chỉnh và không phải lập hóa đơn điều chỉnh.

- Trường hợp hoa đơn đã lập và gửi cho người mua sai các thông tin khác:

TH1. Hóa đơn điện tử đã lập chưa kê khai thuế

+ Bên bán và bên mua xác nhận sai sót và lập biên bản hủy hóa đơn điện tử đã lập sai;

+ Bên bán thực hiện lập hóa đơn điện tử mới theo đúng quy định để gửi cho người mua, trên hóa đơn điện tử mới phải có dòng chữ "hóa đơn này thay thế hóa đơn số..., ký hiệu... ngày....

TH2. hóa đơn điện tử đã lập kê khai thuế

+ Bên bán và bên mua xác nhận sai sót và lập biên bản điều chỉnh đơn điện tử đã lập sai;

+ Bên bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh sai sót ghi rõ điều chỉnh (tăng, giảm) số lượng hàng hóa, giá bán, thuế suất giá trị gia tăng, tiền thuế giá trị gia tăng cho hóa đơn điện tử số..., ký hiệu... ngày....

Một số lưu ý xử lý hóa đơn xuất sai

+ hóa đơn đã kê khai thuế sai thông tin như: mã số thuế, tên hàng hóa, dịch vụ, đơn vị tính, ngày tháng năm -> Đây là những sai sót về phần nội dung không ảnh hưởng đến số tiền nên chỉ cần lập biên bản điều chỉnh và xuất hóa đơn điều chỉnh về nội dung đúng.

+ Hóa đơn điện tử đã kê khai thuế sai sót liên quan đến con số hoặc số tiền, doanh nghiệp lập biên bản điều chỉnh và xuất hóa đơn điều chỉnh tăng hoặc giảm. Nếu viết sai cao hơn thì cần làm điều chỉnh giảm. Ngược lại, nếu viết hóa đơn thấp hơn thì cần phải điều chỉnh tăng. hóa đơn điều chỉnh không được ghi âm.

+ Biên bản điều chỉnh hay biên bản hủy hóa đơn nếu bên mua có chữ ký điện tử thì biên bản điều chỉnh được lập và ký điện tử. Ngược lại, nếu bên mua không có chữ ký điện tử thì biên bản điều chỉnh phải lập bằng giấy và ký trực tiếp.

Trên đây là toàn bộ bài viết mà Luật Minh Khuê muốn cung cấp đến bạn đọc tham khảo. Nếu có thắc mắc vui lòng liên hệ tời tổng đài tư vấn pháp luật trực tuyến hotline 1900.6162 để được chuyên viên pháp luật tư vấn trực tiếp. Xin chân thành cảm ơn!