Nội dung trong hợp đồng kinh tế được thể hiện như sau: 
Điều 3. Thanh toán
Tiến độ thanh toán: Bên A sẽ thanh toán cho Bên B thành 03 đợt (mỗi đợt thanh toán kèm theo đề nghị thanh toán và hóa đơn GTGT) như sau:
- Đợt 1: Bên A sẽ tạm ứng cho bên B 30% tổng giá trị hợp đồng trong vòng 01 tuần kể từ ngày ký hợp đồng.
- Đợt 2: Bên A sẽ thanh toán cho bên B 50% giá trị hợp đồng sau khi Bên B giao hàng đến công trường nhà máy bên A tại KCN Trần Quốc Toản, P.11, Cao Lãnh, Đồng Tháp.
- Đợt 3: Bên A sẽ thanh toán tiếp cho bên B  20% tổng giá trị hợp đồng trong vòng 03 ngày kể từ ngày nghiệm thu, bàn giao.
Hợp đồng bên khách hàng soạn do người bán hàng bên em, do bên em không đọc kỹ nội dung trong hợp đồng nên 2 bên đã ký. Bên em có liên hệ kế toán bên công ty khách hàng để hiệu chỉnh lại hợp đồng nhưng bên khách hàng rất khó tính không đồng ý. Nếu bên em không xuất hóa đơn theo từng đợt thì em sợ khách hàng sẽ không mua hàng bên em. Bên công ty Thương Mại xuất hóa đơn như vậy chứng từ có hợp lệ không? Văn bản nào quy định về vấn đề này? Nếu xuất hóa đơn: nội dung sẽ ghi như thế nào? Cách hạch toán ra sao?
Người gửi: Nguyễn

Câu hỏi được biên tập từ chuyên mục tư vấn pháp luật thuế của Công ty luật Minh Khuê,

hợp đồng thương mại

Tư vấn hóa đơn đối với hợp đồng - Ảnh minh họa

Trả lời:

Chào bạn, cảm ơn bạn đã đặt câu hỏi cho chúng tôi. Với câu hỏi của bạn, chúng tôi xin được trả lời như sau:

Nội dung tư vấn:

1. Thời điểm xuất hóa đơn bán hàng của doanh nghiệp thương mại

Thời điểm xuất hóa đơn GTGT được hiểu là thời điểm lập hóa đơn GTGT hay ngày lập GTGT theo quy định của Thông tư 39/2014/TT-BTC. Đối với mỗi trường hợp cụ thể thì thời điểm này có sự khác nhau.

1.1. Trường hợp bán hàng hóa

Tại Điều 4, Thông tư 68/2019/TT-BTC, thời điểm xuất hóa đơn điện tử hợp pháp được quy định như sau:

– Đối với những trường hợp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ hoặc giao hàng nhiều lần, bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ, thời điểm lập xuất hóa đơn đúng pháp luật phải tuân theo quy định dưới đây:

Thời điểm lập hóa đơn điện tử đối với bán hàng hóa phải là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho bên mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

Tức là, khi tổ chức kinh doanh hoạt động bán hàng hóa (bên bán) thì tại thời điểm giao tài sản cho khách hàng thì phải lập hóa đơn và giao cho khách. Việc khách hàng có thanh toán hay chưa không ảnh hưởng tới vấn đề lập hóa đơn của bên bán.

1.2. Trường hợp cung ứng dịch vụ

Ngày lập hóa đơn đối với cung ứng dịch vụ là ngày hoàn thành việc cung ứng dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

Tuy nhiên, nếu bên cung ứng dịch vụ thực hiện thu tiền trước hoặc trong khi cung ứng dịch vụ thì ngày lập hóa đơn là ngày thu tiền chứ không xác định là ngày hoàn thành dịch vụ.

Như vậy, trường hợp công ty bạn là doanh nghiệp bán hàng thì thời điểm xuất hóa đơn là thời điểm chuyển giao hàng cho bên kia không phân biệt đã thu được tiền hay chưa. Đối với điều khoản thanh toán như trên thì công ty bạn sẽ xuất hóa đơn thành 3 lần trong khi chỉ có một lần giao hàng duy nhẩ. Như vậy là đang xuất hóa đơn thành nhiều lần là sai quy định.

Ta sẽ xét từng đợt thanh toán:

Đợt 1:  sau khi ký hợp đồng được 1 tuần, hàng hóa chưa được chuyển giao, số tiền thanh toan tương ứng là tiền tạm ứng thực hiện hợp đồng. Mà theo quy định tại Thông tư 39/2014/TT-BTC và Thông tưu 219/2013/TT-BTC thì số tiền tạm ứng không phải suất hóa đơn nên hóa đơn xuất đợt 1 là sai quy định.

Đợt 2: Xuất hóa đơn sau khi Bên B giao hàng đến công trường nhà máy bên A, đây là thời điểm chuyển giao hàng hóa, vậy đây chính là thời điểm xuất hóa đơn của hợp đồng, và giá trị của hóa đơn phải là 100% hợp đồng, không phân biệt bên A đã thanh toán hết giá trị hợp đồng hay chưa.

Đợt 3: thanh toán phần còn lại và xuất hóa đơn đợt cuối: Như phân tích ở trên thì laapfn xuất hóa đơn này sai với quy định về thời điểm xuất hóa đơn.

1.3 Cách xử lý:

Trường hợp nếu hai bên chưa xuất hóa đơn thì nên thỏa thuận để điều chỉnh lại nội dung thời điểm xuất hóa đơn của hợp đồng, vì nếu xuất như hợp đồng thì hai bên sẽ có khả năng bị phạt hành chính và bắt buộc sửa lại hóa đơn, nếu không sẽ không được ghi nhận hóa đơn hợp lệ.

Trường hợp nếu đã xuất hóa đơn hai bên lập biên bản thu hồi hoá đơn vì đây là trường hợp hoá đơn xuất không đúng quy định, biên bản phải có đủ chữ ký xác nhận và dấu của cả hai bên. Sau khi thu hồi hoá đơn thì gạch chéo để huỷ bỏ và phải lưu đầy đủ các liên của số hoá đơn thu hồi. Cả Công ty và khách hàng (chủ đầu tư) phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về hoá đơn huỷ bỏ này. 

2. Cách hạch toán thuế gtgt

Hạch toán thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ

– Đầu vào: Khi mua hàng hóa, dịch vụ, tài sản phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh

Nợ TK 156, 152,153, 211, 642, 142, 242… : giá chưa thuế

Nợ TK 1331: Thuế GTGT được khấu trừ

Có TK 111, 112, 331.. : số tiền phải trả nhà cung cấp.

Theo TT219/2013/TT-BTC: Số thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ, cơ sở kinh doanh được hạch toán vào chi phí để tính thuế thu nhập doanh nghiệp hoặc tính vào nguyên giá của tài sản cố định, trừ số thuế GTGT của hàng hóa, dịch vụ mua vào từng lần có giá trị từ hai mươi triệu đồng trở lên không có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt. (theo TT219/2013/TT-BTC)

– Đầu ra: Khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ

Nợ các TK 111, 112, 131.. Tổng giá thanh toán

Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp

Có TK 511 – Doanh thu chưa có thuế

– Cuối kỳ: xác định số thuế GTGT được khấu trừ với số thuế GTGT đầu ra và số thuế GTGT phải nộp trong kỳ:

Số thuế GTGT được khấu trừ trong kỳ được chuyển trừ vào số thuế GTGT đầu ra:

Nợ TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp

Có TK 1331 – Thuế GTGT được khấu trừ.

+ Nếu 1331 > 3331: tức là đầu vào lớn hơn đầu ra nên kế toán được chuyển số dư của 1331 sang kỳ sau để khấu trừ tiếp.

+ Nếu 1331 < 3331 : tức là đầu vào nhỏ hơn đầu ra nên kế toán phải nộp số tiền thuế chênh lệch này vào NSNN.

Khi nộp kế toán hạch toán:

Nợ TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp.
Có TK 111, 112

Hạch toán thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp

– Đầu vào:

Đối với công ty kê khai tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp thì thuế GTGT đầu vào sẽ không được khấu trừ và không được hạch toán vào tài khoản 133 ( cho dù có mua hàng ở công ty tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, tức là trên hóa đơn có thuế GTGT). Số thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ được tính vào giá trị của vật tư­, hàng hoá, tài sản cố định, dịch vụ mua vào.

Nợ 156, 152, 153, 642… Tổng thanh toán
Có 111, 112, 331.. Tổng số tiền phải trả

– Đầu ra: Đối với doanh nghiệp nộp thuế GTGT tính theo phương pháp trực tiếp, cuối kỳ số thuế GTGT phải nộp theo phương pháp trực tiếp:

Nợ TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ

Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp.

– Khi nộp thuế GTGT vào Ngân sách Nhà nước, ghi:

Nợ TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp
Có các TK 111, 112,. . .

3. Mức xử phạt đối với hành vi xuất hóa sai thời điểm

Căn cứ theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP quy định về xử phath vi phạm hành chính về hóa đơn thì có các mức phạt hành vi xuất hóa đơn sai thời điểm như sau:

Tùy vào mức độ của hành vi vi phạm, các đơn vị kinh doanh khi xuất hóa đơn sai thời điểm có thể bị phạt cảnh cáo hoặc phạt tiền.

– Mức phạt cảnh cáo được áp dụng với trường hợp lập hóa đơn điện tử không đúng thời điểm nhưng không dẫn đến chậm thực hiện nghĩa vụ thuế và có tình tiết giảm nhẹ.

– Mức phạt cảnh cáo này cũng được áp dụng với trường hợp lập sai loại hóa đơn, đã giao cho người mua hoặc đã kê khai thuế. Theo đó, khi phát hiện lỗi sai này, bên bán và bên mua cần phải lập lại loại hóa đơn đúng theo quy định trước khi cơ quan có thẩm quyền công bố quyết định thanh tra, kiểm tra tại trụ sở người nộp thuế và không ảnh hưởng đến việc xác định nghĩa vụ thuế.

– Mức phạt tiền từ 3.000.000 – 5.000.000 đồng đối với hành vi lập hóa đơn điện tử không đúng thời điểm nhưng không dẫn đến chậm thực hiện nghĩa vụ thuế, trừ trường hợp quy định ở mục 1.

– Mức phạt tiền từ 4.000.000 – 8.000.000 đồng được áp dụng đối với trường hợp:

  • Lập hóa đơn điện tử không đúng thời điểm theo quy định của pháp luật về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, trừ trường hợp 2.1 và 2.2.
  • Lập hóa đơn điện tử khi chưa có thông báo chấp thuận của cơ quan thuế hoặc lập trước ngày cơ quan thuế chấp nhận việc sử dụng hóa đơn điện tử có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế.
  • Lập hóa hóa đơn điện tử bán hàng hóa, dịch vụ trong thời gian DN tạm ngừng hoạt động kinh doanh, trừ trường hợp lập hóa đơn điện tử giao cho khách hàng để thực hiện các hợp đồng đã ký trước ngày thông báo tạm ngừng kinh doanh.
  • Lập hóa đơn điện tử từ máy tính tiền không có kết nối, chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.

Ngoài ra các mức phạt trên, tại Nghị định 125/2020/NĐ-CP, Chính phủ còn quy định phạt tiền từ 10.000.000 – 20.000.000 đồng đối với các hành vi không lập hóa đơn khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ cho bên mua theo quy định. Tuy nhiên, không áp dụng mức phạt này với hành vi quy định tại điểm b khoản 2 Điều này.

Ngoài ra, các trường hợp vi phạm tại Điểm d, Khoản 4 và khoản 5 trong Điều 24 này, bên bán buộc phải lập hóa đơn khi bên mua có yêu cầu.

Về các vấn đề pháp lí liên quan đến hóa đơn bán hàng hóa, dịch vụ, bạn có thể tham khảo tại Thông tư số 39/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính. Theo qui định của Thông tư này, nội dung của hóa đơn thuế giá trị gia tăng bao gồm các nội dung sau ((mẫu số 3.1 Phụ lục 3 và mẫu số 5.1 Phụ lục 5 ban hành kèm theo Thông tư)

Trên đây là nội dung tư vấn của chúng tôi với yêu cầu của bạn. Chúc bạn thành công!

Trân trọng!

BỘ PHẬN TƯ VẤN PHÁP LUẬT