1. Cơ sở pháp lý :

Thông tư 39/2014/TT-BTC

2. Chuyên viên tư vấn :

Theo quy định của khoản 2 Điều 16 Thông tư 39/2014/TT-BTC hướng dẫn về thời điểm để xuất hóa đơn như sau

Thứ nhất, Đối với hoạt động bán hàng hóa : Thời điểm lập hoá đơn GTGT (Ngày lập) là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

Ví dụ: Ngày 5/7/2018 công ty có xuất hàng ra khỏi kho bán cho khách hàng. Vậy thì ngày hôm đó công ty phải xuất hóa đơn không phân biệt là đã thu được tiền hay chưa. Nếu như công ty cho chuyển hàng nhiều lần đến 15/7/2018 mới giao xong thì mỗi lần xuất hàng ra khỏi kho chuyển sang bên người mua thì phải xuất hóa đơn.

Thứ hai, Đối với hoạt động cung ứng dịch vụ : Ngày lập hóa đơn là ngày hoàn thành việc cung ứng dịch vụ không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền. Nếu công ty cung ứng dịch vụ thực hiện thu tiền trước hoặc trong khi cung ứng dịch vụ thì ngày lập hóa đơn là ngày thu tiền.

Theo Công văn số 10309/CT-TTHT ngày 24/10/2016 của Cục Thuế TP. HCM hướng dẫn Dịch vụ hoàn thành trong tháng nào thì phải lập ngay hóa đơn trong tháng đó. Công ty lập hóa đơn cho doanh thu hoàn thành trong tháng vào ngày 1 tháng kế tiếp là không đúng quy định.

Theo Công văn Số 13675/BTC-CST ngày ngày 14/10/2013 của Bộ tài chính gửi cho hội kiểm toán Việt Nam: Khoản tiền đặt cọc hoặc tạm ứng để đảm bảo thực hiện hợp đồng thì không phải xuất hóa đơn. “Trường hợp tổ chức cung ứng dịch vụ: kế toán, kiểm toán, tư vấn tài chính, thuế; thẩm định giá; khảo sát, thiết kế kỹ thuật; tư vấn giám sát; lập dự án đầu tư xây dựng; nhận tiền đặt cọc hoặc tạm ứng để bảo đảm thực hiện hợp đồng (tại thời điểm nhận tiền chưa cung cấp dịch vụ, chưa thực hiện hợp đồng) thì tổ chức cung ứng dịch vụ không phải xuất hóa đơn GTGT đối với khoản tiền đặt cọc hoặc tạm ứng để bảo đảm thực hiện hợp đồng này.”

Thứ ba, Đối với hoạt động cung cấp điện, nước sinh hoạt, dịch vụ viễn thông, dịch vụ truyền hình : Ngày lập hóa đơn thực hiện chậm nhất không quá bảy (7) ngày kế tiếp kể từ ngày ghi chỉ số điện, nước tiêu thụ trên đồng hồ hoặc ngày kết thúc kỳ quy ước đối với việc cung cấp dịch vụ viễn thông, truyền hình. Kỳ quy ước để làm căn cứ tính lượng hàng hóa, dịch vụ cung cấp căn cứ thỏa thuận giữa đơn vị cung cấp dịch vụ viễn thông, truyền hình với người mua.

Thứ tư, Đối với hoạt động xây dựng, lắp đặt : Ngày lập hóa đơn là thời điểm nghiệm thu, bàn giao công trình, hạng mục công trình, khối lượng xây dựng, lắp đặt hoàn thành, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

+ Trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ thì mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao đều phải lập hóa đơn cho khối lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ được giao tương ứng.

+ Trường hợp doanh nghiệp kinh doanh bất động sản, xây dựng cơ sở hạ tầng, xây dựng nhà để bán, chuyển nhượng có thực hiện thu tiền theo tiến độ thực hiện dự án hoặc tiến độ thu tiền ghi trong hợp đồng thì ngày lập hóa đơn là ngày thu tiền. Trường hợp công ty nhận khoản đặt cọc của khách hàng trước khi ký hợp đồng để đảm bảo việc giữ chỗ mua căn hộ hình thành trong tương lai nếu việc thu tiền đặt cọc không nằm trong tiến độ thực hiện dự án hoặc tiến độ thu tiền ghi trong hợp đồng thì công ty chưa phải lập hóa đơn GTGT.

Thứ năm, Đối với hoạt động cung cấp xăng dầu : Trường hợp bán xăng dầu tại các cửa hàng bán lẻ cho người mua thường xuyên là tổ chức, cá nhân kinh doanh; cung cấp dịch vụ ngân hàng, chứng khoán, ngày lập hóa đơn thực hiện định kỳ theo hợp đồng giữa hai bên kèm bảng kê hoặc chứng từ khác có xác nhận của hai bên, nhưng chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng phát sinh hoạt động mua bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ. Ngày lập hóa đơn đối với việc bán dầu thô, khí thiên nhiên, dầu khí chế biến và một số trường hợp đặc thù thực hiện theo hướng dẫn riêng của Bộ Tài chính.

Thứ sáu, Thời điểm xuất hóa đơn hàng xuất khẩu : Khi xuất khẩu hàng hóa ra nước ngoài sử dụng hóa đơn thương mại. Thời điểm xuất hóa đơn hàng xuất khẩu cũng được xác định như thời điểm bán hàng hóa tức là ngày chuyển giao hàng cho khách hàng. Theo khoản 7 Điều 3 Thông tư 119/2014 quy định Hóa đơn thương mại. Ngày xác định doanh thu xuất khẩu để tính thuế là ngày xác nhận hoàn tất thủ tục hải quan trên tờ khai hải quan

Trường hợp công ty lập hóa đơn sai thời điểm bị phạt Theo khoản 3 điều 11 Thông tư 10/2014/TT-BTC ngày 17/1/2014

Phạt tiền từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng đối với một trong các hành vi:

- Lập hóa đơn không đúng thời điểm.Thời điểm lập hóa đơn thực hiện theo hướng dẫn tại Thông tư của Bộ Tài chính về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.

- Phạt cảnh cáo nếu việc lập hóa đơn không đúng thời điểm không dẫn đến chậm thực hiện nghĩa vụ thuế và có tình tiết giảm nhẹ. Trường hợp không có tình tiết giảm nhẹ thì phạt tiền ở mức tối thiểu của khung hình phạt.

Phạt tiền từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng đối với hành vi khác lập hóa đơn không đúng thời điểm theo quy định.

- Lập hóa đơn không theo thứ tự từ số nhỏ đến số lớn theo quy định. Hóa đơn được lập liên tục từ số nhỏ đến số lớn thực hiện theo hướng dẫn tại Thông tư của Bộ Tài chính về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.

Hóa đơn sai thời điểm có được kê khai khấu trừ thuế GTGT : Theo như Công văn 2104/TCT-KK ngày 06/06/2014 của Tổng Cục thuế hướng dẫn cho Cục thuế thành phố Hà Nội như sau: Căn cứ hướng dẫn nêu trên, trường hợp Ban quản lý dự án Xây dựng phòng thí nghiệm Dioxin mua hàng hóa từ các nhà cung cấp (trang thiết bị, vật tư sử dụng để nghiên cứu). Tuy nhiên, do nguyên nhân khách quan làm chậm thanh toán tiền hàng dẫn đến nhà cung cấp không xuất hóa đơn GTGT khi giao hàng/thanh lý hợp đồng thì Ban quản lý được kê khai, hoàn thuế đối với những hóa đơn GTGT hàng hóa mua vào do người bán lập sai thời điểm nếu các hóa đơn này có đủ điều kiện khấu trừ theo quy định. Các đơn vị cung cấp hàng hóa cho Ban quản lý dự án bị xử phạt về hành vi sử dụng hóa đơn.

Căn cứ công văn số 74116/CT-TTHT ngày 02/12/2016 của Cục thuế Hà Nội : Trường hợp Công ty cung cấp dịch vụ cho khách hàng, việc cung ứng dịch vụ đã hoàn thành từ năm 2014 nhưng khi hoàn thành dịch vụ Công ty không lập hóa đơn mà lập vào năm 2015 cùng doanh thu dịch vụ năm 2015 là không đúng quy định. Công ty bị xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực thuế, bị xử phạt vi phạm lập hóa đơn không đúng thời điểm theo quy định tại Thông tư số 10/2014/TT-BTC Công ty được khai bổ sung hồ sơ khai thuế vào kỳ khai thuế hoàn thành cung cấp dịch vụ năm 2014 nhưng phải trước khi cơ quan thuế, cơ quan có thẩm quyền công bố quyết định kiểm tra thuế, thanh tra thuế tại trụ sở người nộp thuế. Đối với bên mua hàng hóa dịch vụ, nếu việc mua hàng hóa, dịch vụ đúng thực tế, có đầy đủ hóa đơn, chứng từ và đáp ứng điều kiện quy định tại Khoản 8 Điều 14 Thông tư 219/2013/TT-BTC nêu trên thì được khấu trừ thuế GTGT đầu vào theo quy định.

Hóa đơn xuất sai thời điểm có được tính chi phí được trừ :Theo Công văn 2731/TCT-CS ngày 20/6/2016 của Tổng cục thuế : “Trường hợp người mua đi mua nguyên vật liệu của nhà cung cấp trong tháng 1/2016 nhưng nhà cung cấp không lập hóa đơn khi giao nguyên vật liệu mà lập hóa đơn vào tháng 2/2016. Nếu công ty có có các tài liệu, hồ sơ: Báo giá, hợp đồng kinh tế, biên bản bàn giao trong tháng 1/2016 thì được tính vào chi phí hợp lý khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp. Bên bán sẽ bị phạt về hành vi lập hóa đơn không đúng thời điểm.

Nếu còn vướng mắc, chưa rõ hoặc cần hỗ trợ pháp lý khác bạn vui lòng liên hệ bộ phận tư vấn pháp luật trực tuyến qua tổng đài điện thoại số: 1900.6162 để được giải đáp.

Trân trọng./.

Bộ phận tư vấn pháp luật Thuế - Công ty luật Minh Khuê