1. 14 nội dung cần có trên hóa đơn điện tử

Nội dung của hóa đơn điện tử được quy định từ khoản 1 đến khoản 13 và khoản 15 Điều 10 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP, bao gồm các thông tin chi tiết sau:

1. Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, và ký hiệu mẫu số hóa đơn:

Tên hóa đơn: Phải nêu rõ tên loại hóa đơn như quy định tại Điều 8 Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Các loại hóa đơn có thể bao gồm: HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG, HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG KIÊM TỜ KHAI HOÀN THUẾ, HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG KIÊM PHIẾU THU, HÓA ĐƠN BÁN HÀNG, HÓA ĐƠN BÁN TÀI SẢN CÔNG, TEM, VÉ, THẺ, và HÓA ĐƠN BÁN HÀNG DỰ TRỮ QUỐC GIA.
Ký hiệu mẫu số hóa đơn và ký hiệu hóa đơn: Được thực hiện theo hướng dẫn của Bộ Tài chính.

2. Tên liên hóa đơn: Đối với hóa đơn do cơ quan thuế đặt in, tên liên hóa đơn phải được xác định theo hướng dẫn của Bộ Tài chính.

3. Số hóa đơn:

Số hóa đơn: Là số thứ tự của hóa đơn, được ghi bằng chữ số Ả-rập với tối đa 8 chữ số, bắt đầu từ số 1 vào ngày 01/01 hoặc ngày bắt đầu sử dụng hóa đơn và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm, với số tối đa là 99.999.999. Hóa đơn phải được lập theo thứ tự liên tục từ số nhỏ đến số lớn trong cùng một ký hiệu hóa đơn và ký hiệu mẫu số hóa đơn. Đối với hóa đơn do cơ quan thuế đặt in, số hóa đơn đã được in sẵn và người mua hóa đơn được sử dụng đến hết khi mua.
Đối với tổ chức kinh doanh có nhiều cơ sở: Nếu nhiều cơ sở sử dụng cùng loại hóa đơn điện tử có cùng ký hiệu theo hệ thống lập hóa đơn điện tử, hóa đơn phải được lập theo thứ tự liên tục từ số nhỏ đến số lớn theo thời điểm người bán ký số, ký điện tử trên hóa đơn.
Hệ thống lập hóa đơn điện tử: Phải đảm bảo nguyên tắc tăng theo thời gian, mỗi số hóa đơn chỉ được lập và sử dụng một lần duy nhất với tối đa 8 chữ số.

4. Tên, địa chỉ, và mã số thuế của người bán:

Trên hóa đơn phải ghi rõ tên, địa chỉ, và mã số thuế của người bán theo đúng thông tin tại các giấy chứng nhận đăng ký liên quan như giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh, giấy chứng nhận đăng ký thuế, thông báo mã số thuế, giấy chứng nhận đăng ký đầu tư, và giấy chứng nhận đăng ký hợp tác xã.

5. Tên, địa chỉ, và mã số thuế của người mua:

Trường hợp người mua là cơ sở kinh doanh: Cần ghi rõ tên, địa chỉ, mã số thuế theo giấy chứng nhận đăng ký tương ứng.
Trường hợp người mua là cá nhân: Nếu người mua không có mã số thuế, hóa đơn không cần ghi mã số thuế. Đối với các khách hàng nước ngoài, thông tin về địa chỉ có thể thay bằng thông tin về số hộ chiếu, giấy tờ xuất nhập cảnh, và quốc tịch.
Việc ghi tên, địa chỉ: Nếu tên và địa chỉ quá dài, có thể viết tắt các danh từ thông dụng như "Phường" thành "P", "Quận" thành "Q", "Thành phố" thành "TP", v.v., nhưng phải đảm bảo đầy đủ thông tin để xác định chính xác địa chỉ doanh nghiệp.

6. Chi tiết hàng hóa và dịch vụ:

Tên hàng hóa, dịch vụ: Phải ghi bằng tiếng Việt và mô tả chi tiết từng loại nếu có nhiều chủng loại. Các hàng hóa cần đăng ký quyền sở hữu phải ghi rõ các số hiệu đặc trưng.
Đơn vị tính: Xác định theo tính chất hàng hóa, dịch vụ. Ví dụ: tấn, kg, cái, hộp, v.v.
Số lượng: Ghi bằng chữ số Ả-rập theo đơn vị tính. Đối với các dịch vụ theo kỳ, ghi rõ kỳ cung cấp và bảng kê kèm theo hóa đơn nếu cần.
Đơn giá hàng hóa, dịch vụ: Ghi theo đơn vị tính và có thể không cần ghi nếu đã có bảng kê kèm theo.
Thuế giá trị gia tăng: Ghi rõ thuế suất, thành tiền chưa có thuế, tổng số tiền thuế và tổng số tiền thanh toán.
Chiết khấu và khuyến mại: Nếu có, phải ghi rõ trên hóa đơn.
Hóa đơn vận tải hàng không: Các khoản phí dịch vụ và thu hộ phí sân bay được ghi là giá thanh toán đã có thuế giá trị gia tăng.

7. Chữ ký của người bán và người mua:

Đối với hóa đơn do cơ quan thuế đặt in: Cần có chữ ký của người bán, dấu của người bán (nếu có), và chữ ký của người mua (nếu có).
Đối với hóa đơn điện tử: Nếu người bán là doanh nghiệp, chữ ký số là của doanh nghiệp; nếu là cá nhân, sử dụng chữ ký số cá nhân hoặc của người được ủy quyền.

8. Thời điểm lập hóa đơn: Theo hướng dẫn tại Điều 9 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP và phải được hiển thị theo định dạng ngày, tháng, năm của năm dương lịch.

9. Thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử: Phải được hiển thị theo định dạng ngày, tháng, năm của năm dương lịch. Nếu thời điểm ký số khác với thời điểm lập hóa đơn, thời điểm khai thuế là thời điểm lập hóa đơn.

10. Mã của cơ quan thuế: Theo quy định tại khoản 2 Điều 3 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

11. Phí, lệ phí, chiết khấu thương mại, khuyến mại: Cần ghi rõ nếu có, theo hướng dẫn tại điểm e khoản 6 Điều này.

12. Tên và mã số thuế của tổ chức nhận in hóa đơn: Đối với hóa đơn do cơ quan thuế đặt in.

13. Chữ viết, chữ số và đồng tiền trên hóa đơn:

Chữ viết: Phải là tiếng Việt. Nếu cần thêm chữ nước ngoài, phải đặt trong ngoặc đơn hoặc ngay dưới dòng tiếng Việt với cỡ chữ nhỏ hơn.
Chữ số: Sử dụng chữ số Ả-rập. Có thể chọn sử dụng dấu chấm hoặc dấu phẩy để phân cách số.
Đồng tiền: Ghi bằng Đồng Việt Nam với ký hiệu “đ”. Nếu giao dịch bằng ngoại tệ, ghi rõ đồng tiền và tỷ giá ngoại tệ với đồng Việt Nam.

14. Nội dung khác: Doanh nghiệp, tổ chức có thể thêm thông tin về biểu trưng, logo, hợp đồng, mã khách hàng và các thông tin khác tùy theo đặc điểm giao dịch và yêu cầu quản lý.

2. Trường hợp nào hóa đơn điện tử không nhất thiết có đầy đủ các nội dung?

Theo Khoản 14 Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, một số trường hợp cụ thể liên quan đến hóa đơn điện tử có thể không yêu cầu đầy đủ các nội dung thông thường. Cụ thể như sau:

Hóa đơn điện tử không yêu cầu chữ ký điện tử của người mua: Trong các trường hợp lập hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ cho khách hàng ở nước ngoài, chữ ký điện tử của người mua không nhất thiết phải có mặt trên hóa đơn. Tuy nhiên, nếu người mua là cơ sở kinh doanh và hai bên có thỏa thuận về việc người mua thực hiện ký số hoặc ký điện tử, thì hóa đơn sẽ bao gồm chữ ký số hoặc ký điện tử của cả người bán và người mua theo thỏa thuận đó.
Hóa đơn điện tử của cơ quan thuế: Đối với hóa đơn điện tử do cơ quan thuế cấp cho từng lần phát sinh, không yêu cầu chữ ký số của người bán và người mua.
Hóa đơn điện tử bán hàng tại siêu thị hoặc trung tâm thương mại: Khi người mua là cá nhân không tham gia kinh doanh, hóa đơn điện tử không cần có thông tin về tên, địa chỉ, hoặc mã số thuế của người mua.
Hóa đơn điện tử bán xăng dầu: Đối với hóa đơn điện tử bán xăng dầu cho cá nhân không tham gia kinh doanh, không cần phải có các chỉ tiêu như tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, số hóa đơn, tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua, chữ ký điện tử của người mua, chữ ký số hoặc chữ ký điện tử của người bán, và thuế suất thuế giá trị gia tăng.
Hóa đơn điện tử dưới dạng tem, vé, thẻ: Trường hợp hóa đơn điện tử dưới dạng tem, vé, hoặc thẻ, không yêu cầu có chữ ký số của người bán (trừ khi tem, vé, thẻ là hóa đơn điện tử do cơ quan thuế cấp mã). Các thông tin như tên người mua, địa chỉ, mã số thuế, tiền thuế, và thuế suất giá trị gia tăng có thể không cần thiết. Nếu tem, vé, hoặc thẻ đã có sẵn mệnh giá, cũng không cần có các thông tin về đơn vị tính, số lượng, và đơn giá.
Chứng từ điện tử dịch vụ vận tải hàng không: Đối với chứng từ điện tử dịch vụ vận tải hàng không xuất qua website hoặc hệ thống thương mại điện tử, nếu người mua là cá nhân không kinh doanh và chứng từ được lập theo thông lệ quốc tế, không yêu cầu có ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu hóa đơn, số thứ tự hóa đơn, thuế suất giá trị gia tăng, mã số thuế, địa chỉ người mua, hoặc chữ ký số của người bán. Tuy nhiên, khi tổ chức kinh doanh hoặc tổ chức không kinh doanh mua dịch vụ vận tải hàng không, chứng từ này không được coi là hóa đơn điện tử. Doanh nghiệp vận tải hàng không phải lập hóa đơn điện tử đầy đủ các nội dung theo quy định khi giao cho tổ chức hoặc cá nhân sử dụng dịch vụ.
Hóa đơn cho hoạt động xây dựng, lắp đặt, xây nhà để bán: Đối với các hoạt động xây dựng, lắp đặt, và xây nhà để bán có thu tiền theo tiến độ hợp đồng, hóa đơn không nhất thiết phải bao gồm đơn vị tính, số lượng, và đơn giá.
Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ: Phiếu này cần thể hiện các thông tin liên quan đến lệnh điều động nội bộ, người nhận hàng, người xuất hàng, địa điểm kho xuất, địa điểm nhận hàng, và phương tiện vận chuyển. Các thông tin về tiền thuế, thuế suất, và tổng số tiền thanh toán không cần thiết phải có trên phiếu.
Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý: Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý cần ghi rõ hợp đồng kinh tế, người vận chuyển, phương tiện vận chuyển, địa điểm kho xuất, địa điểm kho nhận, tên sản phẩm hàng hóa, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, và thành tiền. Cần ghi số và ngày tháng năm hợp đồng kinh tế, tên người vận chuyển, và hợp đồng vận chuyển (nếu có).
Hóa đơn thanh toán Interline giữa các hãng hàng không: Theo quy định của Hiệp hội vận tải hàng không quốc tế, hóa đơn này không cần có các chỉ tiêu như ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu hóa đơn, tên địa chỉ, mã số thuế của người mua, chữ ký số của người mua, đơn vị tính, số lượng, và đơn giá.
Hóa đơn doanh nghiệp vận chuyển hàng không xuất cho đại lý: Đối với hóa đơn xuất theo báo cáo đã đối chiếu giữa hai bên và bảng kê tổng hợp, không cần bao gồm đơn giá.
Hóa đơn cho hoạt động xây dựng, lắp đặt của doanh nghiệp quốc phòng an ninh: Đối với các hoạt động này phục vụ quốc phòng an ninh theo quy định của Chính phủ, hóa đơn không cần bao gồm đơn vị tính, số lượng, đơn giá, và phần tên hàng hóa, dịch vụ chỉ cần ghi cung cấp theo hợp đồng ký kết giữa các bên.

3. Ý nghĩa của các quy định trên

Các quy định trong Khoản 14 Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn điện tử có những ý nghĩa quan trọng sau:

Tạo sự linh hoạt trong quy trình lập hóa đơn: Các quy định này cho phép sự linh hoạt trong việc lập hóa đơn điện tử, tùy thuộc vào từng loại giao dịch và đối tượng mua hàng. Việc loại bỏ yêu cầu về chữ ký điện tử hoặc một số thông tin cụ thể giúp đơn giản hóa quy trình và giảm bớt gánh nặng hành chính cho các doanh nghiệp, đặc biệt trong các giao dịch quốc tế hoặc khi người mua là cá nhân không kinh doanh.
Tiết kiệm thời gian và chi phí: Bằng cách giảm bớt các yêu cầu về thông tin trên hóa đơn điện tử trong một số trường hợp, doanh nghiệp có thể tiết kiệm thời gian và chi phí trong việc xử lý và phát hành hóa đơn. Điều này đặc biệt quan trọng trong các hoạt động như bán lẻ tại siêu thị, trung tâm thương mại, hoặc bán xăng dầu, nơi số lượng hóa đơn lớn và quy trình cần phải nhanh chóng và hiệu quả.
Hỗ trợ các doanh nghiệp nhỏ và vừa: Những quy định này giúp giảm bớt yêu cầu phức tạp đối với các doanh nghiệp nhỏ và vừa, đặc biệt trong các giao dịch nhỏ lẻ hoặc khi họ bán hàng cho cá nhân không kinh doanh. Điều này giúp các doanh nghiệp này tuân thủ pháp luật một cách dễ dàng hơn và giảm bớt gánh nặng hành chính.
Hài hòa với các tiêu chuẩn quốc tế: Đối với các chứng từ điện tử dịch vụ vận tải hàng không và các hóa đơn liên quan đến các giao dịch quốc tế, các quy định này giúp đảm bảo sự hài hòa với các tiêu chuẩn quốc tế. Điều này không chỉ giúp các doanh nghiệp trong nước hoạt động hiệu quả hơn khi giao dịch với các đối tác quốc tế, mà còn giảm thiểu sự khác biệt giữa các hệ thống hóa đơn quốc gia và quốc tế.
Tăng cường tính chính xác và minh bạch: Trong các trường hợp cần thiết, các quy định cũng đảm bảo rằng các thông tin quan trọng như ký hiệu hóa đơn, số thứ tự, và mã số thuế vẫn được duy trì để bảo đảm tính chính xác và minh bạch trong các giao dịch. Điều này giúp giảm thiểu rủi ro gian lận và đảm bảo việc thu thuế và kiểm tra thuế được thực hiện chính xác.
Đáp ứng nhu cầu của các lĩnh vực đặc thù: Các quy định riêng biệt cho các lĩnh vực như quốc phòng an ninh, xây dựng, và vận tải hàng không thể đáp ứng được nhu cầu và đặc thù của từng lĩnh vực. Điều này giúp bảo đảm rằng các yêu cầu về hóa đơn phù hợp với đặc điểm và quy trình của từng ngành nghề, từ đó giúp các tổ chức và doanh nghiệp trong các lĩnh vực này hoạt động một cách hiệu quả hơn.

Tóm lại, các quy định này không chỉ giúp đơn giản hóa quy trình lập hóa đơn điện tử mà còn góp phần tăng cường tính minh bạch, hiệu quả và phù hợp với tiêu chuẩn quốc tế, đồng thời hỗ trợ các doanh nghiệp trong việc tiết kiệm thời gian và chi phí.