Quy định mới hóa đơn điện tử theo thông tư 87, nghị định 123

1. Cơ sở pháp lý

- Nghị định 123/2020/NĐ-CP do Chính phủ ban hành ngày 19/10/2020 quy định về hóa đơn, chứng từ

- Thông tư 78/2021/TT-BTC do Bộ Tài chính ban hành ngày 17/9/2021 hướng dẫn thực hiện một số điều của Luật Quản lý thuế ngày 13/6/2019, Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ quy định về hóa đơn, chứng từ.

2. Quy định mới hóa đơn điện tử theo thông tư 87, nghị định 123

- Quy định về mẫu hóa đơn điện tử:  Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, doanh nghiệp không cần phải thông báo phát hành mẫu hóa đơn với cơ quan thuế. Cơ quan thuế chỉ quản lý dữ liệu hóa đơn thông qua định dạng XML, theo Quyết định 1450/QĐ-TCT. Điều này cho phép doanh nghiệp linh hoạt trong việc thiết lập mẫu hóa đơn theo nhu cầu mà không cần nộp thông báo phát hành hay mẫu hóa đơn khi đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.

- Ký hiệu mẫu số và ký hiệu hóa đơn điện tử

+ Ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử: Ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử bao gồm một chữ số từ 1 đến 6, phản ánh các loại hóa đơn điện tử theo quy định tại Điều 4 Thông tư 78/2021/TT-BTC như sau:

• Số 1: Hóa đơn điện tử giá trị gia tăng (VAT).
• Số 2: Hóa đơn điện tử bán hàng.
• Số 3: Hóa đơn điện tử bán tài sản công.
• Số 4: Hóa đơn điện tử bán hàng dự trữ quốc gia.
• Số 5: Hóa đơn điện tử khác (tem, vé, thẻ, phiếu thu điện tử).
• Số 6: Các chứng từ điện tử tương tự hóa đơn (phiếu xuất kho nội bộ, phiếu xuất kho hàng gửi đại lý).

+ Ký hiệu hóa đơn điện tử. Ký hiệu hóa đơn điện tử gồm 6 ký tự:

• Ký tự đầu tiên: Chữ cái C hoặc K. C thể hiện hóa đơn có mã của cơ quan thuế, K thể hiện hóa đơn không có mã.
• 2 ký tự tiếp theo: Hai chữ số đại diện năm lập hóa đơn (ví dụ, năm 2022 là 22, năm 2023 là 23).
• 1 ký tự tiếp theo: Chữ cái đại diện loại hóa đơn (T, D, L, M, N, B, G, H).
  • T: Hóa đơn do doanh nghiệp đăng ký sử dụng.
  • D: Hóa đơn bán tài sản công, hàng dự trữ quốc gia.
  • L: Hóa đơn cấp theo từng lần phát sinh từ cơ quan thuế.
  • M: Hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền.
  • N: Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ.
  • B: Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý.
  • G: Tem, vé, thẻ điện tử (hóa đơn VAT).
  • H: Tem, vé, thẻ điện tử (hóa đơn bán hàng).
• 2 ký tự cuối: Do người bán tự xác định để phân biệt các mẫu hóa đơn khác nhau trong cùng loại, ví dụ YY nếu không cần phân biệt.

- Quy định về đánh số hóa đơn: Số hóa đơn gồm 8 chữ số, bắt đầu từ số 1 vào ngày 01/01 hoặc ngày bắt đầu sử dụng hóa đơn. Số hóa đơn được đánh liên tục từ số nhỏ đến số lớn, tối đa là 99.999.999 và quay vòng sang năm mới từ số 1.

- Phương thức chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế: Đối với hóa đơn không có mã, có hai phương thức chuyển dữ liệu đến cơ quan thuế:

+ Chuyển dữ liệu từng hóa đơn: Ngay sau khi hóa đơn được gửi cho khách hàng, dữ liệu sẽ tự động được chuyển đến cơ quan thuế.

+ Chuyển dữ liệu theo bảng tổng hợp: Định kỳ theo kỳ kê khai thuế GTGT, kế toán lập bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn và gửi đến cơ quan thuế.

3. Quy định về hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế

Dựa theo các quy định của Nghị định 123/2020/NĐ-CP thì hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là loại hóa đơn mà cơ quan thuế cấp mã số trước khi tổ chức, cá nhân thực hiện việc bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ và gửi hóa đơn cho người mua. Mã số này bao gồm một chuỗi số duy nhất do hệ thống của cơ quan thuế tạo ra và một chuỗi ký tự mã hóa được cơ quan thuế sinh ra dựa trên thông tin từ hóa đơn mà người bán lập.

- Đối tượng áp dụng

+ Doanh nghiệp và tổ chức kinh tế: Các doanh nghiệp và tổ chức kinh tế khi thực hiện việc bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ phải sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, không phân biệt giá trị của từng giao dịch bán hàng hay cung cấp dịch vụ. Tuy nhiên, trong trường hợp có yêu cầu chuyển đổi từ hóa đơn điện tử không có mã sang hóa đơn có mã của cơ quan thuế, doanh nghiệp cần thực hiện theo quy định tại Khoản 1 Điều 5 Thông tư 78/2021/TT-BTC.

+ Doanh nghiệp có rủi ro cao về thuế: Doanh nghiệp bị xác định có mức rủi ro cao về thuế và đang sử dụng hóa đơn điện tử không có mã sẽ được cơ quan thuế yêu cầu chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử có mã trong vòng 10 ngày làm việc. Quy định này được nêu tại Khoản 2 Điều 5 Thông tư 78/2021/TT-BTC.

+ Hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh: Hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh thực hiện chế độ kế toán và nộp thuế theo phương pháp kê khai phải sử dụng hóa đơn điện tử. Đối với hộ kinh doanh và cá nhân nộp thuế theo phương pháp khoán, nếu có yêu cầu sử dụng hóa đơn, cơ quan thuế sẽ cấp hóa đơn điện tử theo từng lần phát sinh. Tương tự, đối với những hộ kinh doanh và cá nhân khai thuế theo từng lần phát sinh, cơ quan thuế cũng cấp hóa đơn điện tử lẻ khi có yêu cầu. Các quy định này được nêu trong Khoản 3 Điều 91 Luật Quản lý thuế 2019, Khoản 2 Điều 13 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, và Khoản 2 Điều 6 Thông tư 78/2021/TT-BTC.

+ Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế và tổ chức khác: Các đối tượng này, nếu được cơ quan thuế chấp nhận, có thể được cấp hóa đơn điện tử có mã theo từng lần phát sinh để giao cho khách hàng, theo quy định tại Khoản 4 Điều 91 Luật Quản lý thuế 2019 và Khoản 2 Điều 13 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Tóm lại, việc sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế không chỉ là một yêu cầu pháp lý mà còn là một công cụ quan trọng trong việc quản lý và giám sát hoạt động kinh doanh, nhằm đảm bảo tính minh bạch và chính xác trong các giao dịch thương mại.

4. Quy định về hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế

Cũng dựa theo các quy định của Nghị định 123/2020/NĐ-CP thì hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế là loại hóa đơn được phát hành và gửi đến người mua hàng hóa hoặc dịch vụ mà không có mã số do cơ quan thuế cấp. Đây là dạng hóa đơn mà tổ chức hoặc cá nhân thực hiện giao dịch tự tạo và sử dụng, không yêu cầu cơ quan thuế cấp mã số trước khi hóa đơn được phát hành.

- Đối tượng áp dụng

+ Doanh nghiệp hoạt động trong 15 lĩnh vực: Các doanh nghiệp hoạt động trong các lĩnh vực cụ thể như điện lực, xăng dầu, bưu chính viễn thông, nước sạch, tài chính tín dụng, bảo hiểm, y tế, thương mại điện tử, siêu thị, thương mại, vận tải hàng không, đường bộ, đường sắt, đường biển, và đường thủy, có thể sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế. Quy định này được nêu tại Khoản 2 Điều 91 Luật Quản lý thuế 2019.

+ Doanh nghiệp và tổ chức kinh tế đáp ứng các tiêu chuẩn công nghệ: Những doanh nghiệp và tổ chức kinh tế đã và đang sử dụng các phương tiện điện tử để thực hiện giao dịch với cơ quan thuế, đồng thời xây dựng hệ thống hạ tầng công nghệ thông tin bao gồm phần mềm kế toán và phần mềm lập hóa đơn điện tử, đáp ứng đủ các yêu cầu về lập, tra cứu, và lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử, có thể lựa chọn sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế. Điều này được quy định tại Khoản 2 Điều 91 Luật Quản lý thuế 2019.

+ Doanh nghiệp có rủi ro cao về thuế: Doanh nghiệp thuộc diện có rủi ro cao về thuế, sau khi chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, nếu có nhu cầu, có thể quay lại sử dụng hóa đơn điện tử không có mã sau 12 tháng từ thời điểm chuyển đổi. Điều này được quy định tại Khoản 2 Điều 5 Thông tư 78/2021/TT-BTC.

Như vậy, hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế mang lại sự linh hoạt trong việc quản lý hóa đơn cho các doanh nghiệp và tổ chức, đặc biệt là trong các lĩnh vực cụ thể và với các doanh nghiệp có nhu cầu đặc thù. Đồng thời, nó yêu cầu các doanh nghiệp phải có hệ thống công nghệ thông tin đầy đủ để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quá trình giao dịch và quản lý hóa đơn.

5. Quy định về chữ ký số

Theo Điều 7 Khoản 10 Điều 10 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP, quy định về việc ký số trên hóa đơn điện tử được phân chia như sau:

- Đối với doanh nghiệp và tổ chức: Nếu người bán là doanh nghiệp hoặc tổ chức, thì chữ ký số trên hóa đơn phải là chữ ký số của doanh nghiệp hoặc tổ chức đó. Điều này nhằm đảm bảo tính xác thực và trách nhiệm của tổ chức đối với hóa đơn điện tử được phát hành.

- Đối với cá nhân: Khi người bán là cá nhân, chữ ký số có thể là của chính cá nhân đó hoặc của người được cá nhân ủy quyền. Quy định này tạo điều kiện thuận lợi cho các cá nhân tự quản lý hóa đơn mà không cần phụ thuộc vào các quy trình phức tạp hơn.

- Các trường hợp hóa đơn điện tử không cần chữ ký số

+ Hóa đơn điện tử đối với các giao dịch bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ cho khách hàng quốc tế không yêu cầu chữ ký điện tử của người mua. Điều này giúp đơn giản hóa quy trình cho các giao dịch xuyên biên giới.

+ Hóa đơn điện tử do cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh không bắt buộc phải có chữ ký số của cả người bán và người mua. Điều này đặc biệt áp dụng cho các hóa đơn điện tử mà cơ quan thuế cấp theo yêu cầu cụ thể của giao dịch.

+ Đối với hóa đơn điện tử khi bán xăng dầu cho cá nhân không kinh doanh, không cần phải có các thông tin chi tiết như tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn; tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua; cũng như chữ ký điện tử của người mua và người bán, thuế suất giá trị gia tăng. Quy định này nhằm giảm bớt các yêu cầu chi tiết không cần thiết cho các giao dịch bán lẻ.

+ Các hóa đơn điện tử dạng tem, vé, thẻ không yêu cầu chữ ký số của người bán, trừ khi chúng là hóa đơn điện tử do cơ quan thuế cấp mã. Ngoài ra, nếu tem, vé, thẻ điện tử đã có sẵn mệnh giá, thì không cần thiết phải có thông tin về đơn vị tính, số lượng, đơn giá.

+ Đối với chứng từ điện tử dịch vụ vận tải hàng không xuất qua website và hệ thống thương mại điện tử, khi được lập theo tiêu chuẩn quốc tế cho cá nhân không kinh doanh, không cần có ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu hóa đơn, số thứ tự hóa đơn, thuế suất giá trị gia tăng, mã số thuế, địa chỉ người mua, hoặc chữ ký số của người bán.

+ Đối với hóa đơn sử dụng cho thanh toán Interline giữa các hãng hàng không, lập theo quy định của Hiệp hội Vận tải Hàng không Quốc tế, không cần bao gồm các chỉ tiêu như ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu hóa đơn, tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua, chữ ký số của người mua, đơn vị tính, số lượng, đơn giá.

Những quy định này nhằm tạo thuận lợi trong việc quản lý và sử dụng hóa đơn điện tử, đồng thời giảm bớt những yêu cầu không cần thiết trong các giao dịch khác nhau, giúp các tổ chức, doanh nghiệp và cá nhân tiết kiệm thời gian và chi phí.

Ngoài ra, có thể tham khảo: Xuất hóa đơn tiếng Anh là gì? Hóa đơn đỏ, hóa đơn điện tử bằng tiếng Anh. Còn khúc mắc, liên hệ 1900.6162 hoặc gửi email tới: lienhe@luatminhkhue.vn để được hỗ trợ. Xin cảm ơn.