Trong bối cảnh chuyển đổi số đang diễn ra mạnh mẽ trên mọi lĩnh vực của đời sống kinh tế – xã hội, hoạt động công chứng cũng từng bước thích ứng nhằm đáp ứng yêu cầu cải cách thủ tục hành chính và nâng cao chất lượng dịch vụ pháp lý. Sự ra đời của công chứng điện tử đánh dấu bước tiến quan trọng trong việc ứng dụng công nghệ thông tin vào quy trình chứng nhận hợp đồng, giao dịch, giúp tiết kiệm thời gian, chi phí và tăng tính minh bạch. Không chỉ tạo thuận lợi cho người dân và doanh nghiệp, hình thức này còn góp phần hiện đại hóa hoạt động quản lý nhà nước trong lĩnh vực công chứng. Tuy nhiên, để triển khai hiệu quả, pháp luật đã đặt ra những quy định cụ thể về điều kiện, trình tự, giá trị pháp lý và trách nhiệm của các chủ thể liên quan. Vì vậy, việc tìm hiểu công chứng điện tử là gì và các quy định pháp luật điều chỉnh là hết sức cần thiết.
1. Công chứng điện tử là gì?
Căn cứ khoản 1 Điều 64 Luật Công chứng 2024, văn bản công chứng điện tử được xác định là chứng thư điện tử được tạo lập theo nguyên tắc và phạm vi do luật định. Quy định này cho thấy công chứng điện tử là hình thức công chứng được thực hiện trên môi trường số, trong đó kết quả công chứng tồn tại dưới dạng dữ liệu điện tử thay vì văn bản giấy truyền thống. Bản chất của chứng thư điện tử là thông tin được tạo lập, gửi nhận và lưu trữ bằng phương tiện điện tử, có cấu trúc và khả năng truy xuất rõ ràng. Như vậy, công chứng điện tử không phải là bản chụp hay bản số hóa từ giấy, mà là bản gốc được hình thành ngay từ đầu bằng công nghệ số.
Như vậy, công chứng điện tử là phương thức xác nhận tính hợp pháp, xác thực của hợp đồng, giao dịch thông qua việc lập chứng thư điện tử thay cho văn bản giấy. Việc tạo lập này vẫn tuân thủ đầy đủ các nguyên tắc nghiệp vụ công chứng nhưng được thực hiện bằng hệ thống kỹ thuật số, bảo đảm tính toàn vẹn và an toàn dữ liệu. Nhờ đó, văn bản có thể được lưu trữ, truyền gửi và khai thác thuận tiện trong môi trường mạng. Quy định tại khoản 1 Điều 64 đã chính thức thừa nhận hình thức tồn tại mới của văn bản công chứng, mở rộng phạm vi áp dụng của hoạt động công chứng trong bối cảnh chuyển đổi số. Điều này tạo nền tảng pháp lý cho việc hiện đại hóa dịch vụ công chứng và đáp ứng nhu cầu giao dịch điện tử ngày càng phổ biến.
2. Thời điểm có hiệu lực của công chứng điện tử
Căn cứ khoản 2 Điều 64 Luật Công chứng năm 2024, văn bản công chứng điện tử có hiệu lực kể từ thời điểm được ký bằng chữ ký số của công chứng viên và chữ ký số của tổ chức hành nghề công chứng. Quy định này xác định rõ mốc thời gian làm phát sinh giá trị pháp lý của văn bản, bảo đảm tính chính xác và minh bạch trong việc xác lập quyền, nghĩa vụ của các bên. Khác với văn bản giấy được xác nhận bằng chữ ký tay và con dấu, văn bản điện tử được xác thực bằng công nghệ chữ ký số. Thời điểm ký số chính là thời điểm hoàn tất thủ tục công chứng và làm cho văn bản có hiệu lực thi hành. Nhờ đó, yếu tố thời gian được ghi nhận khách quan, hạn chế tranh chấp về hiệu lực.
Đồng thời, việc yêu cầu đồng thời hai chủ thể ký số thể hiện cơ chế kiểm soát trách nhiệm chặt chẽ trong hoạt động công chứng điện tử. Chữ ký số của công chứng viên thể hiện sự chứng nhận về tính hợp pháp, xác thực của hợp đồng, giao dịch, còn chữ ký số của tổ chức hành nghề công chứng xác nhận tư cách pháp lý của cơ quan thực hiện công chứng. Chỉ khi đáp ứng đầy đủ các điều kiện này, văn bản mới được coi là hoàn chỉnh về mặt pháp lý. Quy định đó bảo đảm tính an toàn, phòng ngừa giả mạo hoặc sửa đổi dữ liệu sau khi ký. Qua đó, thời điểm có hiệu lực của công chứng điện tử vừa mang ý nghĩa kỹ thuật, vừa mang ý nghĩa pháp lý quan trọng trong việc xác lập giá trị của văn bản.
3. Giá trị pháp lý của công chứng điện tử
Căn cứ khoản 3 Điều 64 Luật Công chứng 2024, văn bản công chứng điện tử được xác định có giá trị pháp lý theo quy định tại khoản 2 và khoản 3 Điều 6 của Luật này. Theo đó, công chứng điện tử trước hết có hiệu lực thi hành đối với các bên liên quan, trở thành căn cứ để các bên thực hiện quyền và nghĩa vụ đã cam kết trong hợp đồng, giao dịch. Văn bản điện tử có thể được sử dụng để yêu cầu cơ quan nhà nước có thẩm quyền giải quyết các thủ tục hành chính tương ứng. Điều này cho thấy pháp luật thừa nhận giá trị áp dụng thực tế của văn bản điện tử tương đương văn bản giấy. Nhờ vậy, giao dịch được công chứng điện tử vẫn bảo đảm tính bắt buộc thi hành và tính ổn định pháp lý.
Bên cạnh đó, theo khoản 3 Điều 6Luật Công chứng 2024 được dẫn chiếu, văn bản công chứng điện tử còn có giá trị chứng cứ, nghĩa là các tình tiết, sự kiện ghi nhận trong văn bản không phải chứng minh lại khi giải quyết tranh chấp. Đây là giá trị pháp lý quan trọng, thể hiện tính xác thực và độ tin cậy cao của hoạt động công chứng. Khi được xuất trình trước Tòa án hoặc cơ quan có thẩm quyền, văn bản điện tử được mặc nhiên thừa nhận, trừ trường hợp bị tuyên vô hiệu. Quy định này giúp giảm gánh nặng chứng minh cho các bên và nâng cao hiệu quả bảo vệ quyền lợi hợp pháp. Qua đó, công chứng điện tử không chỉ có giá trị hình thức mà còn có giá trị pháp lý đầy đủ về nội dung và chứng cứ.
4. Quy định chuyển đổi giữa văn bản điện tử và bản giấy
Căn cứ khoản 4 Điều 64 Luật Công chứng năm 2024, việc chuyển đổi hình thức giữa văn bản công chứng điện tử và văn bản công chứng giấy được thực hiện theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử. Quy định này cho phép văn bản công chứng tồn tại linh hoạt ở cả hai dạng mà không làm thay đổi bản chất pháp lý của giao dịch đã được chứng nhận. Theo đó, văn bản điện tử có thể được chuyển sang bản giấy để xuất trình, lưu trữ hoặc sử dụng trong các thủ tục hành chính truyền thống. Ngược lại, văn bản giấy cũng có thể được số hóa để khai thác, quản lý trên hệ thống dữ liệu điện tử. Cơ chế này tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình số hóa hoạt động công chứng và đáp ứng nhu cầu sử dụng đa dạng của cá nhân, tổ chức.
Đồng thời, khoản 4 còn xác định văn bản sau khi chuyển đổi có giá trị như bản gốc nếu đáp ứng đầy đủ các điều kiện theo pháp luật về giao dịch điện tử, qua đó bảo đảm tính toàn vẹn và tính xác thực của nội dung. Điều này giúp các bên yên tâm sử dụng bản chuyển đổi trong giao dịch mà không cần chứng minh lại hiệu lực pháp lý. Tuy nhiên, pháp luật cũng đặt ra ngoại lệ đối với một số loại văn bản chỉ được tồn tại dưới một hình thức duy nhất nhằm bảo đảm an toàn pháp lý, đặc biệt trong các giao dịch chuyển giao quyền sở hữu. Quy định này vừa bảo đảm sự linh hoạt, vừa duy trì sự kiểm soát cần thiết đối với những tài sản, giấy tờ đặc thù. Qua đó, việc chuyển đổi hình thức được thiết kế hài hòa giữa yêu cầu hiện đại hóa và yêu cầu bảo đảm an toàn pháp lý.
5. Kết luận
Như vậy, công chứng điện tử là xu hướng tất yếu phù hợp với tiến trình xây dựng chính phủ số và nền hành chính hiện đại, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động công chứng cũng như đáp ứng nhu cầu giao dịch ngày càng linh hoạt của xã hội. Việc áp dụng hình thức công chứng trên môi trường điện tử không chỉ giúp rút ngắn thời gian xử lý hồ sơ, giảm tiếp xúc trực tiếp mà còn tăng cường khả năng lưu trữ, tra cứu và bảo mật thông tin. Tuy nhiên, để bảo đảm giá trị pháp lý và an toàn cho các giao dịch, các tổ chức hành nghề công chứng và công chứng viên cần tuân thủ nghiêm ngặt các điều kiện kỹ thuật, quy trình nghiệp vụ và quy định pháp luật có liên quan. Đồng thời, người yêu cầu công chứng cũng cần hiểu rõ quyền, nghĩa vụ của mình khi tham gia công chứng trực tuyến. Trong thời gian tới, cùng với sự hoàn thiện của hệ thống pháp luật và hạ tầng công nghệ, công chứng điện tử hứa hẹn sẽ trở thành phương thức chủ đạo, góp phần thúc đẩy cải cách tư pháp và phát triển kinh tế số một cách bền vững.
Mọi vướng mắc bạn vui lòng trao đổi trực tiếp với bộ phận luật sư tư vấn pháp luật trực tuyến qua tổng đài 24/7 gọi số: 1900.6162 hoặc gửi qua email để nhận được sự tư vấn, hỗ trợ từ Luật Minh Khuê.
Rất mong nhận được sự hợp tác!
Trân trọng./.
