Quyền và nghĩa vụ của Ban kiểm soát trong công ty cổ phần mới nhất

Trong cấu trúc quản trị đa tầng của mô hình công ty cổ phần, nếu Đại hội đồng cổ đông đại diện cho ý chí sở hữu, Hội đồng quản trị đại diện cho tư duy chiến lược, thì Ban kiểm soát chính là hiện thân của sự liêm chính và tính minh bạch. Được ví như "mắt thần" của các nhà đầu tư, Ban kiểm soát không trực tiếp cầm lái con tàu doanh nghiệp nhưng lại là người giám sát từng chuyển động của bộ máy điều hành, đảm bảo rằng mọi quyết sách của Hội đồng quản trị và Ban giám đốc đều thượng tôn pháp luật và Điều lệ công ty. Đặc biệt, trong bối cảnh nền kinh tế hiện đại đầy rẫy những rủi ro về xung đột lợi ích và sự bất đối xứng thông tin, vai trò của Ban kiểm soát lại càng trở nên tối thượng.

1. Các quyền hạn của Ban kiểm soát trong việc giám sát quản lý doanh nghiệp

Điều 170 Luật Doanh nghiệp 2020 trao cho Ban kiểm soát những quyền hạn rộng rãi và có tính thực thi cao để đảm bảo công tác giám sát không bị cản trở bởi các rào cản hành chính bên trong doanh nghiệp. Những quyền hạn này bao trùm từ việc tiếp cận thông tin, kiểm tra hồ sơ đến việc can thiệp trực tiếp bằng các kiến nghị cải cách hệ thống quản trị. Việc sử dụng đúng đắn và quyết liệt các quyền hạn này chính là chìa khóa để Ban kiểm soát thực hiện tốt vai trò "cảnh báo sớm" các rủi ro có thể gây nguy hại đến sự tồn vong của doanh nghiệp. Các quyền của Ban kiểm soát như sau:

1.1. Quyền giám sát Hội đồng quản trị và Giám đốc hoặc Tổng giám đốc

Quyền giám sát cấp cao nhất của Ban kiểm soát tập trung vào việc theo dõi hành vi và quyết định của Hội đồng quản trị và Ban điều hành. Ban kiểm soát có quyền tham dự và tham gia thảo luận tại các cuộc họp của Hội đồng quản trị và Đại hội đồng cổ đông để nắm bắt các quyết định chiến lược ngay từ giai đoạn sơ khai. Điều này cho phép Ban kiểm soát đưa ra các ý kiến phản biện kịp thời, yêu cầu ghi lại các bảo lưu trong biên bản họp nếu nhận thấy có dấu hiệu vi phạm pháp luật hoặc gây thiệt hại cho công ty.

Pháp luật cũng trao cho Ban kiểm soát quyền giám sát việc tổ chức thực hiện các chiến lược phát triển và kế hoạch kinh doanh hàng năm. Khi phát hiện có thành viên Hội đồng quản trị hoặc người điều hành vi phạm các trách nhiệm trung thực, cẩn trọng quy định tại Điều 165 Luật Doanh nghiệp, Ban kiểm soát phải ngay lập tức thông báo bằng văn bản cho Hội đồng quản trị, yêu cầu đình chỉ hành vi vi phạm và thực hiện các biện pháp khắc phục hậu quả. Quyền năng này mang tính chất răn đe mạnh mẽ, buộc những người nắm giữ quyền lực điều hành phải luôn hành động trong khuôn khổ các quy tắc quản trị chuẩn mực.

1.2. Quyền kiểm tra sổ sách kế toán và các tài liệu liên quan

Để thực hiện chức năng giám sát một cách thực chất, Ban kiểm soát được trao quyền tiếp cận không giới hạn vào hệ thống hồ sơ tài chính và tài liệu quản trị của công ty. Quyền này bao gồm việc xem xét sổ kế toán, các chứng từ ghi chép và các tài liệu khác tại trụ sở chính, các chi nhánh hoặc bất kỳ địa điểm làm việc nào của doanh nghiệp. Sự tiếp cận này giúp Ban kiểm soát thẩm định tính hệ thống, nhất quán và phù hợp của công tác kế toán cũng như việc lập báo cáo tài chính, từ đó phát hiện các sai lệch hoặc gian lận tài chính tiềm ẩn.

Hơn nữa, Hội đồng quản trị và Ban điều hành có nghĩa vụ cung cấp đầy đủ, chính xác và kịp thời mọi thông tin, tài liệu liên quan đến công tác quản lý, điều hành theo yêu cầu của Ban kiểm soát. Quyền được cung cấp thông tin này là nền tảng để Ban kiểm soát thực hiện các cuộc kiểm tra đột xuất hoặc định kỳ, đảm bảo tính trung thực của các báo cáo tài chính hàng năm và bán niên trước khi trình lên cổ đông. Đây là một công cụ kiểm soát trực tiếp, giúp xóa bỏ sự bất đối xứng thông tin giữa những người quản trị và những người giám sát.

1.3. Quyền kiến nghị thay đổi, bổ sung phương thức quản lý và điều hành

Vai trò của Ban kiểm soát không chỉ giới hạn ở việc phát hiện lỗi mà còn hướng tới mục tiêu phát triển bền vững thông qua quyền kiến nghị cải tiến quản trị. Ban kiểm soát có thẩm quyền đề xuất với Hội đồng quản trị hoặc Đại hội đồng cổ đông các biện pháp nhằm sửa đổi, bổ sung, cải tiến cơ cấu tổ chức quản lý, giám sát và điều hành hoạt động kinh doanh. Những kiến nghị này thường xuất phát từ việc rà soát và đánh giá hiệu lực của hệ thống kiểm soát nội bộ, quản lý rủi ro và các cơ chế cảnh báo sớm của công ty.

Trong quá trình thực hiện nhiệm vụ, Ban kiểm soát có quyền sử dụng tư vấn độc lập hoặc bộ phận kiểm toán nội bộ của công ty để có được các đánh giá chuyên sâu và khách quan hơn. Việc đưa ra các kiến nghị thay đổi phương thức quản lý giúp doanh nghiệp không ngừng hoàn thiện bộ máy, tối ưu hóa quy trình và nâng cao năng lực cạnh tranh. Ban kiểm soát cũng có thể tham khảo ý kiến của Hội đồng quản trị trước khi trình báo cáo, kết luận chính thức lên Đại hội đồng cổ đông nhằm đảm bảo tính khả thi và sự đồng thuận trong các biện pháp cải tổ.

2. Nghĩa vụ của Ban kiểm soát theo quy định của pháp luật doanh nghiệp hiện hành

Đi đôi với các quyền năng rộng lớn, Ban kiểm soát phải gánh vác những nghĩa vụ pháp lý và đạo đức nặng nề nhằm đảm bảo rằng họ không lạm dụng quyền hạn và luôn hoạt động vì lợi ích cao nhất của doanh nghiệp. Các nghĩa vụ này tạo thành khung trách nhiệm giải trình của Kiểm soát viên, buộc họ phải duy trì sự cẩn trọng và trung thực tuyệt đối trong mọi hành động. Việc vi phạm các nghĩa vụ này không chỉ làm mất đi uy tín cá nhân mà còn dẫn đến những hậu quả pháp lý nghiêm trọng đối với Kiểm soát viên. Nghĩa vụ của Ban kiểm soát cần thực hiện như sau:

2.1. Nghĩa vụ tuân thủ pháp luật và Điều lệ công ty

Nghĩa vụ cơ bản nhất của mỗi Kiểm soát viên là tuân thủ nghiêm túc các quy định của pháp luật, Điều lệ công ty, các nghị quyết của Đại hội đồng cổ đông và các chuẩn mực đạo đức nghề nghiệp. Trong quá trình thực hiện quyền và nghĩa vụ được giao, Ban kiểm soát phải đảm bảo không gây gián đoạn hoặc cản trở các hoạt động kinh doanh bình thường của doanh nghiệp. Mọi cuộc kiểm tra, giám sát phải được tiến hành theo đúng quy trình, trình tự đã được quy định trong quy chế hoạt động của Ban kiểm soát và Điều lệ công ty.

Việc tuân thủ này còn đòi hỏi các Kiểm soát viên phải chịu trách nhiệm cá nhân về phần việc của mình và cùng liên đới chịu trách nhiệm trước pháp luật về các quyết định chung của Ban. Điều này ngăn chặn tình trạng đùn đẩy trách nhiệm hoặc thiếu trách nhiệm trong quá trình giám sát tập thể. Mỗi thành viên phải tích cực tham gia vào các cuộc họp, đóng góp ý kiến và biểu quyết dựa trên sự hiểu biết thấu đáo về tình hình doanh nghiệp và các quy định pháp lý hiện hành.

2.2. Nghĩa vụ trung thực và cẩn trọng vì lợi ích tối ưu của công ty và cổ đông

Nghĩa vụ trung thực và cẩn trọng là tiêu chuẩn đạo đức cao nhất đối với một Kiểm soát viên. Họ phải thực hiện nhiệm vụ một cách tốt nhất nhằm bảo đảm lợi ích hợp pháp tối đa của công ty và cổ đông. Nghĩa vụ này bao gồm việc tuyệt đối trung thành với lợi ích của doanh nghiệp, không lạm dụng địa vị, chức vụ hoặc sử dụng thông tin, bí quyết, cơ hội kinh doanh và tài sản khác của công ty để trục lợi cá nhân hoặc phục vụ lợi ích của bất kỳ bên thứ ba nào.

Tính cẩn trọng đòi hỏi Ban kiểm soát phải thẩm định một cách kỹ lưỡng, hệ thống các báo cáo tài chính và tình hình kinh doanh. Họ không được phép đưa ra các kết luận vội vàng hoặc thiếu căn cứ dựa trên những dữ liệu chưa được kiểm chứng. Trong các giao dịch có liên quan đến những người quản lý hoặc cổ đông lớn, Ban kiểm soát có nghĩa vụ rà soát đặc biệt để đảm bảo tính công bằng và minh bạch, ngăn chặn mọi hành vi rút lõi tài sản doanh nghiệp thông qua các giao dịch thiếu lành mạnh.

2.3. Nghĩa vụ bảo mật thông tin và báo cáo kết quả giám sát

Trong quá trình thực hiện chức năng giám sát, Kiểm soát viên được tiếp cận với các thông tin nhạy cảm về chiến lược, tài chính và bí mật kinh doanh. Do đó, họ có nghĩa vụ tuyệt đối bảo mật các thông tin này, trừ trường hợp phải cung cấp cho Đại hội đồng cổ đông hoặc theo yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Việc tiết lộ thông tin trái phép không chỉ gây hại cho doanh nghiệp mà còn khiến Kiểm soát viên phải đối mặt với các yêu cầu bồi thường thiệt hại dân sự.

Bên cạnh đó, Ban kiểm soát có nghĩa vụ định kỳ báo cáo kết quả giám sát một cách trung thực và đầy đủ. Tại cuộc họp Đại hội đồng cổ đông thường niên, Ban kiểm soát phải trình các báo cáo quan trọng: báo cáo về kết quả kinh doanh, báo cáo đánh giá công tác quản trị của Hội đồng quản trị và báo cáo tự đánh giá hoạt động của mình. Các báo cáo này phải được chuẩn bị một cách khách quan, chỉ rõ những sai phạm, yếu kém cũng như các kiến nghị khắc phục cụ thể để cổ đông có cái nhìn toàn diện về thực trạng doanh nghiệp.

3. Tiêu chuẩn và điều kiện làm thành viên Ban kiểm soát 

Để đảm bảo Ban kiểm soát có đủ năng lực và tính độc lập để thực hiện các quyền hạn và nghĩa vụ nêu trên, Luật Doanh nghiệp 2020 thiết lập các tiêu chuẩn và điều kiện khắt khe tại Điều 169. Những quy định này nhằm sàng lọc những cá nhân thực sự có chuyên môn và đạo đức, đồng thời loại bỏ các mối quan hệ có thể dẫn đến xung đột lợi ích trong quá trình giám sát, cụ thể:

3.1. Năng lực chuyên môn và đào tạo

Thành viên Ban kiểm soát phải là cá nhân có năng lực hành vi dân sự đầy đủ và không thuộc các đối tượng bị cấm thành lập, quản lý doanh nghiệp. Về mặt chuyên môn, Kiểm soát viên bắt buộc phải được đào tạo một trong các chuyên ngành về kinh tế, tài chính, kế toán, kiểm toán, luật hoặc quản trị kinh doanh. Quy định này đảm bảo rằng các thành viên Ban kiểm soát có đủ nền tảng kiến thức để đọc hiểu báo cáo tài chính, phân tích các rủi ro pháp lý và đánh giá các quy trình quản trị phức tạp.

Đối với vị trí Trưởng Ban kiểm soát, yêu cầu này còn được nâng cao hơn với bắt buộc phải có bằng tốt nghiệp đại học trở lên trong các chuyên ngành nêu trên. Trong thực tiễn, nhiều doanh nghiệp còn quy định trong Điều lệ các tiêu chuẩn cao hơn về số năm kinh nghiệm thực tế trong lĩnh vực kế toán hoặc kiểm toán để đảm bảo hiệu quả công việc. Việc chuyên môn hóa đội ngũ Kiểm soát viên là bước đi tất yếu để nâng tầm công tác giám sát từ hình thức sang thực chất.

3.2. Tính độc lập và mối quan hệ gia đình

Tính độc lập là "linh hồn" của Ban kiểm soát. Kiểm soát viên không được giữ các chức vụ quản lý tại công ty và không nhất thiết phải là cổ đông hay người lao động của doanh nghiệp đó. Một điều kiện quan trọng để duy trì sự khách quan là Kiểm soát viên không được là người có quan hệ gia đình (vợ, chồng, cha đẻ, cha nuôi, mẹ đẻ, mẹ nuôi, con đẻ, con nuôi, anh, chị, em ruột) của thành viên Hội đồng quản trị, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc và những người quản lý khác.

Sự tách biệt này ngăn chặn các hành vi thông đồng hoặc nể nang trong quá trình kiểm tra. Ngoài ra, để đảm bảo sự hiện diện và khả năng nắm bắt tình hình thực tế, pháp luật quy định hơn một nửa số thành viên Ban kiểm soát phải thường trú tại Việt Nam. Đối với các doanh nghiệp niêm yết, các tiêu chuẩn về tính độc lập còn được siết chặt hơn thông qua các quy định của pháp luật chứng khoán, bao gồm việc không được là nhân viên của công ty kiểm toán độc lập đã thực hiện kiểm toán cho công ty trong 03 năm liên tiếp trước đó.

4. Trách nhiệm và hậu quả pháp lý khi thành viên Ban kiểm soát vi phạm nghĩa vụ

Mọi hành vi lơ là trách nhiệm hoặc cố ý vi phạm các nghĩa vụ trung thực, cẩn trọng đều dẫn đến những hậu quả pháp lý nghiêm trọng đối với thành viên Ban kiểm soát. Hệ thống pháp luật không chỉ dừng lại ở các biện pháp xử lý hành chính hay kỷ luật nội bộ mà còn thiết lập cơ chế bồi thường thiệt hại vật chất và các chế tài về chức vụ để bảo vệ quyền lợi cổ đông.

4.1. Trách nhiệm bồi thường thiệt hại phát sinh

Thành viên Ban kiểm soát phải chịu trách nhiệm cá nhân hoặc liên đới về các thiệt hại gây ra cho công ty do vi phạm nghĩa vụ của mình. Nếu Kiểm soát viên không thực hiện đúng chức trách giám sát, dẫn đến việc bỏ lọt các hành vi vi phạm của Hội đồng quản trị gây thất thoát tài sản, họ có thể bị buộc phải bồi thường thiệt hại phát sinh. Đặc biệt, mọi khoản lợi nhuận mà Kiểm soát viên thu được từ việc sử dụng trái phép thông tin, cơ hội kinh doanh của công ty đều phải được hoàn trả toàn bộ cho doanh nghiệp.

Trong trường hợp Ban kiểm soát đưa ra các báo cáo thẩm định sai sự thật hoặc thiếu cẩn trọng, gây hiểu lầm cho cổ đông trong việc ra quyết định đầu tư, họ cũng phải chịu trách nhiệm về các hệ quả tài chính tiêu cực kéo theo. Trách nhiệm bồi thường này là công cụ kinh tế mạnh mẽ buộc các Kiểm soát viên phải luôn duy trì tinh thần trách nhiệm cao nhất trong công việc, đồng thời khuyến khích họ mua bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp để giảm thiểu rủi ro cá nhân.

4.2. Cơ chế miễn nhiệm hoặc bãi nhiệm thành viên

Bên cạnh trách nhiệm vật chất, thành viên Ban kiểm soát còn phải đối mặt với việc bị tước bỏ tư cách chức vụ nếu không hoàn thành nhiệm vụ hoặc vi phạm đạo đức. Đại hội đồng cổ đông có quyền miễn nhiệm Kiểm soát viên trong các trường hợp: không còn đủ tiêu chuẩn, điều kiện theo quy định; có đơn từ chức và được chấp thuận; hoặc các trường hợp khác quy định tại Điều lệ. Việc bãi nhiệm được thực hiện khi Kiểm soát viên không thực hiện đúng quyền và nghĩa vụ được giao, vi phạm nghiêm trọng các quy định quản trị.

Quy trình bầu, miễn nhiệm và bãi nhiệm Kiểm soát viên được thực hiện theo nguyên tắc đa số phiếu hoặc bầu dồn phiếu đối với công ty đại chúng. Điều này đảm bảo rằng các Kiểm soát viên luôn chịu sự giám sát tối cao từ phía chủ sở hữu. Một thành viên Ban kiểm soát bị bãi nhiệm vì sai phạm không chỉ mất chức vụ hiện tại mà còn bị ảnh hưởng nghiêm trọng đến uy tín nghề nghiệp, gây khó khăn cho việc đảm nhận các vị trí tương tự trong tương lai.

5. Những lưu ý thực tiễn khi vận hành Ban kiểm soát tại doanh nghiệp

Việc áp dụng các quy định của Luật Doanh nghiệp 2020 vào thực tiễn đòi hỏi doanh nghiệp phải có những bước đi cụ thể để hiện thực hóa vai trò của Ban kiểm soát. Sự thành công của mô hình giám sát không chỉ nằm ở các dòng chữ trong luật mà ở cách thức doanh nghiệp xây dựng quy trình và tạo lập môi trường làm việc cộng tác giữa các bộ phận kiểm soát nội bộ.

5.1. Xây dựng quy chế hoạt động của Ban kiểm soát

Để Ban kiểm soát hoạt động hiệu quả, doanh nghiệp cần xây dựng một Quy chế hoạt động chi tiết, dựa trên mẫu quy định tại Thông tư 116/2020/TT-BTC. Quy chế này cần xác định rõ lộ trình kiểm tra hàng năm, quy trình tiếp nhận thông tin từ Ban điều hành, cách thức tổ chức các cuộc họp Ban kiểm soát và phương thức biểu quyết. Một quy chế rõ ràng giúp các thành viên Ban kiểm soát biết được mình cần làm gì, khi nào và làm như thế nào, tránh tình trạng chồng chéo hoặc bỏ sót công việc.

Quy chế cũng nên quy định cụ thể về ngân sách hoạt động, thù lao và quyền được thuê chuyên gia tư vấn độc lập của Ban kiểm soát. Việc đảm bảo nguồn lực tài chính độc lập giúp Ban kiểm soát không bị chi phối bởi Ban điều hành trong việc thực hiện các cuộc kiểm tra chuyên sâu. Thực tiễn tại các ngân hàng lớn như HDBank hay TPBank cho thấy, một quy chế hoạt động chuyên nghiệp là nền tảng để Ban kiểm soát thực thi quyền năng giám sát một cách mạnh mẽ và có hệ thống.

5.2. Phối hợp thông tin giữa Ban kiểm soát và bộ phận kiểm toán nội bộ

Sự phối hợp giữa Ban kiểm soát và bộ phận kiểm toán nội bộ là yếu tố then chốt để tối ưu hóa hiệu quả giám sát. Trong khi Ban kiểm soát thực hiện giám sát ở cấp độ quản trị cho Đại hội đồng cổ đông, thì bộ phận kiểm toán nội bộ thường tập trung vào các rủi ro vận hành và tuân thủ hằng ngày. Sự chia sẻ thông tin và dữ liệu giữa hai bộ phận này giúp Ban kiểm soát có được cái nhìn sâu sắc và chi tiết về các lỗ hổng hệ thống mà không cần phải tự mình thực hiện mọi thao tác kiểm tra kỹ thuật.

Doanh nghiệp nên thiết lập cơ chế báo cáo song song, theo đó các báo cáo của kiểm toán nội bộ phải được gửi đồng thời cho cả Hội đồng quản trị và Ban kiểm soát. Ban kiểm soát cũng có quyền yêu cầu bộ phận kiểm toán nội bộ thực hiện các cuộc kiểm tra chuyên đề về những vấn đề mà họ nghi ngờ có sai phạm hoặc theo yêu cầu của cổ đông thiểu số.

Kết luận

Hệ thống quyền và nghĩa vụ của Ban kiểm soát theo các quy định mới nhất không chỉ là những công cụ pháp lý để "kiểm tra và xử phạt", mà sâu sắc hơn, đó là nền tảng để kiến tạo một nền quản trị doanh nghiệp minh bạch và nhân văn. Qua việc thực hiện quyền tiếp cận thông tin tuyệt đối, quyền thẩm định báo cáo tài chính và nghĩa vụ báo cáo trung thực trước Đại hội đồng cổ đông, Ban kiểm soát đã tạo ra một "màng lọc" an toàn cho dòng vốn của các nhà đầu tư. Khi quyền lực điều hành được đối trọng bằng một cơ chế giám sát độc lập và sắc bén, doanh nghiệp sẽ tránh được những vết xe đổ của sự độc đoán hay những sai lầm chiến lược gây thiệt hại nghiêm trọng.

Trong tương lai, khi các tiêu chuẩn về quản trị công ty trở thành thước đo giá trị của doanh nghiệp trên trường quốc tế, vai trò của Ban kiểm soát sẽ không ngừng được nâng tầm. Việc thực thi đúng và đủ các nghĩa vụ về tính cẩn trọng, trung thực và bảo mật thông tin chính là "chìa khóa vàng" để doanh nghiệp thu hút những dòng vốn lớn và bền bỉ. Hy vọng rằng, với những phân tích chi tiết về quyền năng và trách nhiệm pháp lý này, các Kiểm soát viên sẽ luôn giữ vững tâm thế độc lập, bản lĩnh để thực hiện sứ mệnh cao cả của mình, đưa công ty cổ phần phát triển không chỉ về quy mô mà còn về uy tín và niềm tin trên thị trường kinh doanh đầy biến động.

Mọi vướng mắc pháp lý vui lòng liên hệ Luật sư tư vấn pháp luật trực tuyến qua điện thoại gọi: 1900.6162 để được đội ngũ luật sư giàu kinh nghiệm của Công ty luật Minh Khuê tư vấn, giải đáp chi tiết.Chúng tôi rất hân hạnh khi nhận được sự hợp tác của quý khách hàng. Xin chân thành cảm ơn!