Hiện nay, thủ quỹ không còn là một nghề xa lạ trên thị trường tuyển dụng. Tuy nhiên, nhiều người vẫn nhầm lẫn và hiểu sai về vị trí đặc thù này. Hãy cùng Luật Minh Khuê tìm hiểu về công việc của thủ quỹ.

Thị trường ngày nay phát triển đồng thời với sự đa dạng hóa các sản phẩm và dịch vụ. Cùng với đó, hệ thống doanh nghiệp cũng ngày càng phức tạp hơn để đáp ứng những thay đổi và yêu cầu từ cả môi trường nội và ngoại. Tuy vậy, trong mỗi công ty và doanh nghiệp, vị trí của thủ quỹ là không thể thiếu và không thể thay thế.

Việc làm thủ quỹ đã được coi là một cánh tay phải đắc lực trong việc cân đối thu chi của doanh nghiệp từ lâu. Thủ quỹ có vai trò giống như một "người gác cổng" để đảm bảo rằng tiền không bị lãng phí và được sử dụng vào những mục đích chính đáng. Một nhân viên thủ quỹ phải hiểu rõ trách nhiệm của mình và nắm bắt được bản chất công việc cũng như quy trình bắt buộc trong ngành nghề đặc thù này.

Không cần phải tranh cãi về vai trò quan trọng của công việc thủ quỹ trong các công ty, doanh nghiệp và thậm chí là trong nền kinh tế. Trách nhiệm lớn nhất của nhân viên thủ quỹ luôn là đảm bảo tính minh bạch và sự thống nhất trong hoạt động quỹ của đơn vị.

 

1. Thủ quỹ là gì?

Thủ quỹ là vị trí trong một tổ chức hoặc doanh nghiệp, đảm nhiệm việc quản lý và giám sát các hoạt động tài chính. Vai trò chính của thủ quỹ là quản lý tiền mặt, quản lý các tài khoản ngân hàng, đảm bảo sự liên lạc với các bên liên quan về các khoản chi phí và thu nhập của tổ chức.

Ngoài việc quản lý tài chính, thủ quỹ cũng có trách nhiệm giám sát việc chuẩn bị các báo cáo tài chính, phát triển chiến lược tài chính dài hạn và đưa ra các khuyến nghị về cải thiện quản lý tài chính của tổ chức.

Với các tổ chức hoặc doanh nghiệp lớn, thủ quỹ thường có vai trò quan trọng trong quản lý tài sản và các khoản đầu tư, bao gồm các quyết định về đầu tư, chi tiêu và tái đầu tư.

 

2. Mẫu mô tả công việc của nhân viên thủ quỹ

2.1. Bản mô tả công việc nhân viên thủ quỹ (Mẫu số 1)

Vị trí: Nhân viên Thủ quỹ

Mô tả công việc:

  • Kiểm soát toàn bộ hoạt động thu chi tiền phát sinh trong quá trình hoạt động doanh nghiệp, bao gồm kiểm tra phiếu thu, phiếu chi, thực hiện công tác ký xác nhận, giao các liên, tạm ứng và lưu trữ, quản lý toàn bộ các loại giấy tờ liên quan đến quá trình này.
  • Thực hiện việc thanh toán tiền mặt hàng ngày theo quy trình thanh toán của công ty.
  • Kiểm tra, kiểm soát và quản lý các loại chứng từ trước khi thu, chi, bao gồm giấy giới thiệu, chữ ký các bên liên quan, chứng minh thư nhân dân, số tiền.
  • Thực hiện các nghiệp vụ thu chi tài chính, quản lý tiền mặt của công ty.
  • Lưu trữ chứng từ thu chi tiền.
  • Làm việc với kế toán tổng hợp về số dư tồn quỹ nhằm phục vụ các mục tiêu kinh doanh hay đảm bảo việc chi trả lương, bảo hiểm, phúc lợi khác cho nhân viên.
  • Chịu trách nhiệm lưu trữ chứng từ thu chi tiền mặt.
  • Thực hiện công việc thu, chi tiền mặt của doanh nghiệp đúng chính sách trong phạm vi trách nhiệm của người thủ quỹ.
  • Kiểm đếm thu, chi tiền mặt chính xác từng giai đoạn và bảo quản an toàn quỹ tiền mặt của đơn vị.
  • Điều tiết cân đối giữa việc thu và chi sao cho cân đối tránh trường hợp bội chi, tránh trường hợp phạm pháp như hành vi rửa tiền.
  • Thực hiện nghiêm chỉnh, quản lý định mức tồn quỹ tiền mặt của Nhà nước quy định, thực hiện việc phân bổ sử dụng sao cho phù hợp, hợp lý đối với mức quỹ chưa được sử dụng đến sau khi nhân viên thủ quỹ hạch toán vấn đề chia.
  • Hạch toán chính xác đầy đủ các nghiệp vụ của quỹ tiền mặt, kết hợp với việc làm các báo cáo chính xác.

Điều kiện cần thiết để trở thành nhân viên thủ quỹ:

Để trở thành một nhân viên thủ quỹ, cần phải có trình độ văn hóa tối thiểu là trung cấp kế toán hoặc tương đương. Ngoài ra, người ứng tuyển cần có kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực tài chính, kế toán hoặc làm việc với tiền mặt. Tính cẩn thận, tỉ mỉ và trung thực là những phẩm chất cần thiết để làm việc tốt trong vị trí này.

Yêu cầu công việc Yêu cầu công việc của nhân viên thủ quỹ bao gồm:

  • Có khả năng kiểm soát và quản lý tài chính
  • Cẩn thận, tỉ mỉ trong công việc kiểm tra chứng từ
  • Sử dụng thành thạo các phần mềm kế toán, công cụ văn phòng
  • Có khả năng làm việc độc lập và làm việc nhóm
  • Tinh thần trách nhiệm cao và giữ bí mật thông tin công ty
  • Có kỹ năng giao tiếp, đàm phán để giải quyết các vấn đề về tài chính với các đối tác, đối tượng liên quan.

Lương và phúc lợi:

Mức lương của nhân viên thủ quỹ thường dao động từ 8 triệu đến 15 triệu đồng mỗi tháng tùy thuộc vào kinh nghiệm và năng lực của từng cá nhân cũng như quy mô và điều kiện của doanh nghiệp. Ngoài lương cơ bản, nhân viên thủ quỹ còn được hưởng các chế độ phúc lợi như bảo hiểm, thưởng, phụ cấp và các chế độ phúc lợi khác theo quy định của công ty.

Kết luận:

Nhân viên thủ quỹ là một trong những vị trí quan trọng trong doanh nghiệp để đảm bảo quản lý và kiểm soát tài chính. Để làm việc tốt trong vị trí này, cần có kiến thức chuyên môn về tài chính, kế toán, tính cẩn thận, trung thực và khả năng quản lý tài chính tốt. Mức lương và phúc lợi của nhân viên thủ quỹ thường tương đối ổn định và hấp dẫn đối với những người có năng lực.

>> Xem thêm: Mẫu bản mô tả công việc Nhân viên y tế chuẩn nhất 

 

2.2. Bản mô tả công việc nhân viên thủ quỹ (Mẫu số 2)

Mô tả công việc:

Nhân viên thủ quỹ có trách nhiệm kiểm soát toàn bộ hoạt động thu chi tiền phát sinh trong quá trình hoạt động doanh nghiệp. Công việc bao gồm kiểm tra phiếu thu, phiếu chi, thực hiện việc ký xác nhận và giao dịch liên quan đến tạm ứng và lưu trữ, quản lý các giấy tờ liên quan đến quá trình này.

Các công việc chính:

  • Kiểm tra tính hợp pháp và hợp lý của chứng từ trước khi xuất, nhập tiền khỏi quỹ.
  • Kiểm tra chất lượng tiền mặt để phát hiện tiền giả và báo cáo kịp thời.
  • Thực hiện thanh toán tiền mặt theo quy trình hàng quý, hàng tháng, hàng ngày của doanh nghiệp.
  • Kiểm kê và đối chiếu quỹ hàng ngày với kế toán tổng hợp.
  • Quản lý quỹ tiền mặt trong két sắt của doanh nghiệp.
  • Quản lý chìa khoá két sắt tiền an toàn và không cho phép truy cập trái phép.
  • Phân loại và quản lý chất lượng tiền mặt để dễ dàng nhận biết và xác định lưu lượng tiền.
  • Lưu trữ và kiểm kê chứng từ thu chi tiền.
  • Quản lý định mức tiền lẻ, tiền chẵn của doanh nghiệp và phân phát cho bộ phận thu ngân.
  • Đảm bảo đủ số dư trong quỹ tiền để phục vụ kinh doanh và chi trả lương cho nhân viên, thông báo kịp thời số dư quỹ cho kế toán tổng hợp.
  • Thực hiện các công việc khác do Kế toán trưởng và Giám đốc giao.

KPI công việc:

  • Tỷ lệ giải quyết vấn đề ngay từ lần liên hệ đầu tiên (FCR).
  • Chỉ số đánh giá sự hài lòng của nhân viên (Employee Satisfaction Index).
  • Mức độ cam kết và thái độ của nhân viên (Employee Engagement Level).

Quyền hạn:

  • Yêu cầu Kế toán cơ sở đối chiếu số liệu quỹ tiền mặt và sổ sách kế toán, cũng như kiểm kê đột xuất khi cần thiết.
  • Báo cáo trực tiếp với cấp trên khi phát hiện vụ việc có ảnh hưởng đến tiền mặt.

Yêu cầu công việc:

Tiêu chuẩn kiến thức: Tốt nghiệp Trung học ngành nghề tài chính kế toán hoặc tương đương trở lên.

Kỹ năng: Có kinh nghiệm liên tục trên 1 năm đảm nhận vai trò thủ quỹ tại các doanh nghiệp.

Đạo đức: Công việc thủ quỹ yêu cầu những người có phẩm chất đạo đức, trung thực, cẩn trọng, chịu khó, lịch sự và hoà nhã với mọi thành viên trong công ty.

Những năng lực liên quan:

  • Kiến thức: Hiểu về chuyên môn nghiệp vụ.
  • Kỹ năng: Phân tích và xử lý tình huống, ra quyết định, tư duy tập trung vào kết quả, tổ chức và quản lý thời gian, giải trình, đối mặt với áp lực, quản trị rủi ro.
  • Thái độ: Tỉ mỉ, cẩn thận, trung thực, bền bỉ, kiên trì.

>> Xem thêm: Bản mô tả công việc của Nhân viên bán hàng mới nhất 

 

3. Một số câu hỏi thường gặp khi phỏng vấn công việc thủ quỹ

  1. Bạn có kinh nghiệm làm việc như thủ quỹ trong quá khứ không? Hãy kể cho chúng tôi về các nhiệm vụ và trách nhiệm của bạn trong vai trò đó.
  2. Bạn đã từng quản lý quỹ tiền mặt và chứng từ thu chi trước đây chưa? Hãy cho chúng tôi biết về quy trình và phương pháp bạn đã sử dụng.
  3. Làm thủ quỹ đòi hỏi bạn phải chịu trách nhiệm kiểm tra tính hợp pháp và hợp lý của các chứng từ. Bạn đã có kinh nghiệm kiểm tra và xác minh tính chính xác của các chứng từ không?
  4. Làm thủ quỹ, bạn sẽ thực hiện kiểm kê và đối chiếu quỹ hàng ngày. Bạn đã từng thực hiện quy trình này như thế nào trong quá khứ?
  5. Làm thủ quỹ, bạn sẽ phải quản lý số dư trong quỹ tiền mặt. Làm thế nào để đảm bảo rằng số dư tồn trong quỹ luôn đủ để phục vụ kinh doanh và chi trả lương?
  6. Bạn đã từng gặp phải tình huống xử lý tiền giả trước đây chưa? Hãy cho chúng tôi biết về kỹ năng của bạn trong việc phát hiện tiền giả và xử lý tình huống đó.
  7. Trong vai trò thủ quỹ, việc làm việc chính xác và chi tiết là rất quan trọng. Làm thủ quỹ, bạn đã từng gặp phải tình huống đòi hỏi sự tỉ mỉ và cẩn thận như thế nào?
  8. Đạo đức và trung thực là những yếu tố quan trọng trong công việc thủ quỹ. Bạn có thể chia sẻ với chúng tôi về cách bạn đảm bảo tính trung thực và đạo đức trong công việc của mình?
  9. Công việc thủ quỹ đòi hỏi kỹ năng quản lý thời gian và ưu tiên công việc. Làm thế nào bạn tổ chức và quản lý công việc của mình để đảm bảo hiệu quả và đáp ứng các mục tiêu đề ra?

Trên đây là một số vấn đề liên quan đến Bản mô tả công việc của kế toán nội bộ do Luật Minh Khuê biên soạn. Nếu quý bạn đọc có thắc mắc, hoặc cần được hỗ trợ về lĩnh vực pháp luật lao động, có thể liên hệ đến tổng đài tư vấn pháp luật miễn phí 19006162 để được đội ngũ luật sư, chuyên viên của chúng tôi hỗ trợ kịp thời.  Trân trọng cảm ơn.