Mục lục bài viết

1. Quy định pháp luật về giấy khai sinh

Giấy khai sinh là văn bản do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp cho cá nhân khi được đăng ký khai sinh;

Trích lục hộ tịch là văn bản do cơ quan nhà  nước có thẩm quyền cấp nhằm chứng minh sự kiện hộ tịch của cá nhân đã đăng ký tại cơ quan đăng ký hộ tịch. Bản chính trích lục hộ tịch được cấp ngay sau khi sự kiện hộ tịch được đăng ký. Bản sao trích lục hộ tịch bao gồm bản sao trích lục hộ tịch được cấp từ Cơ sở dữ liệu hộ tịch và bản sao trích lục hộ tịch được chứng thực từ bản chính.

Nội dung Giấy khai sinh bao gồm các thông tin cơ bản về cá nhân như sau:

+ Thông tin của người được đăng ký khai sinh: Họ, chữ đệm và tên; giới tính; ngày, tháng, năm sinh; nơi sinh; quê quán; dân tộc; quốc tịch;

+ Thông tin của cha, mẹ người được đăng ký khai sinh: Họ, chữ đệm và tên; năm sinh; dân tộc; quốc tịch; nơi cư trú;

+ Số định danh cá nhân của người được đăng ký khai sinh;

( Việc xác định họ, dân tộc, đặt tên cho trẻ em phải phù hợp với pháp luật và yêu cầu giữ gìn bản sắc dân tộc, tập quán, truyền thống văn hóa tốt đẹp của Việt Nam; không đặt tên quá dài, khó sử  dụng; Trường hợp cha, mẹ không thỏa thuận được về họ, dân tộc, quê quán của con khi đăng ký khai sinh thì họ, dân tộc, quê quán của con được xác định theo tập quán nhưng phải bảo đảm theo họ, dân tộc, quê quán của cha hoặc mẹ)

>> Xem thêm: Thực hiện cấp bản sao giấy khai sinh ở đâu? Cần giầy tờ gì?

 

2. Trích lục giấy khai sinh là gì? 

Trích lục giấy khai sinh cũng là một văn bản do cơ quan có thẩm quyển của nhà nước cấp cho cá nhân nhằm mục đích để chứng minh về sự kiện hộ tịch của  cá nhân đó đã thực hiện đăng ký khai sinh tại cơ quan có thẩm quyền về đăng ký hộ tịch.

 

3. Thủ tục xin cấp bản sao giấy khai sinh từ sổ gốc và từ bản chính

So sánh giá trị giữa bản sao được cấp từ sổ gốc và bản sao được chứng thực từ bản chính

Bản sao được cấp từ sổ gốc có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác;

Bản sao được chứng thực từ bản chính theo quy định có giá trị sử dụng thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu chứng thực trong các giao dịch , trừ trường hợp pháp luật có quy định khác

Trong đó sổ gốc là sổ do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền lập ra khi thực hiện việc cấp bản chính theo quy định của pháp luật, trong đó có nội dung đầy đủ, chính xác như bản chính mà cơ quan, tổ chức đó đã cấp.

Do đó bản sao trích lục giấy khai sinh là bản sao trích lục hộ tịch và khác với bản sao giấy khai sinh ( bản sao được chứng thực từ bản chính) tuy nhiên cả hai đều có giá trị tương đương với bản chính. Xem thêm: Xin cấp bản sao giấy khai sinh thì xin ở đâu?

Cơ quan quản lý cơ sở dữ liệu hộ tịch 

+ Cơ quan đăng ký hộ tịch;

+ Bộ Tư pháp, Bộ Ngoại giao;

+ Sơ Tư pháp; Phòng tư pháp;

+ Các cơ quan có thẩm quyền theo quy định.

( Cơ quan đăng ký hộ tịch là Ủy ban nhân dân cấp xã, Ủy ban nhân dân cấp huyện, Cơ quan đại diện lãnh sự Việt Nam ở nước ngoài, Cơ quan đại diện ngoại giao )

Thủ tục cấp bản sao từ sổ gốc

- Xuất trình bản chính hoặc bản sao có chứng thực Giấy chứng minh nhân dân hoặc căn cước công dân hoặc hộ chiếu để người tiếp nhận hồ sơ kiểm tra. 

( trường hợp người yêu cầu là người đại diện theo pháp luật, người đại diện theo ủy quyền của cá nhân, tổ chức được cấp bản chính; cha, mẹ, con; vợ, chồng; anh, chị, em ruột; người thừa kết khác của người được cấp bản chính trong trường hợp người đó đã chết)

- Cơ quan, tổ chức căn cứ căn cứ vào sổ gốc để cấp bản sao cho người yêu cầu; nội dung bản sao phải ghi theo đúng nội dung đã ghi trong sổ gốc. Trường hợp không còn lưu giữ được sổ gốc hoặc trong sổ gốc không có thông tin về nội dung yêu cầu cấp bản sao thì cơ quan, tổ chức có trách nhiệm trả lời bằng văn bản cho người yêu cầu.

- Trường hợp người yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc gửi yêu cầu qua bưu điện thì phải gửi kèm theo bản sao chức thực giấy tờ ( Chứng minh nhân dân, căn cước công dân, hộ chiếu ), 01 phong bì dán tem ghi rõ họ tên, địa chỉ người nhận cho cơ quan, tổ chức cấp bản sao

( Thời hạn thực hiện yêu cầu phải được đảm bảo ngay trong ngày cơ quan, tổ chức tiếp nhận yêu cầu hoặc trong ngày làm việc tiếp theo, nếu tiếp nhận sau 15 giờ; trừ trường hợp quy định tại các Điều 21, 33 và Điều 37 của Nghị định 23/2015/NĐ-CP; Trường hợp yêu cầu gửi qua bưu điện thì thời hạn được thực hiện ngay sau khi cơ quan, tổ chức đủ hồ sơ hợp lệ theo dấu bưu điện đến)

Thủ tục chứng thực bảo sao từ bản chính

- Người yêu cầu chứng thực bản sao giấy khai sinh cần xuất trình bản chính giấy khai sinh làm cơ sở để chứng thực bản sao và bản sao cần chứng thực.

( trường hợp cơ quan, tổ chức tiến hành chứng thực có phương tiện để chụp thì người yêu cầu chứng thực bản sao giấy khai sinh thì chỉ cần  xuất trình bản chính cho cơ quan, tổ chức)

- Người thực hiện chứng thực kiểm tra bản chính, đối chiếu với bản sao, nếu nội dung bản sao đúng với bản chính giấy khai sinh ( bản chính đủ điều kiện theo quy định ) thì thực hiện chứng thực

+ Ghi đầy đủ lời chứng thực bản sao từ bản chính theo mẫu quy định;

+ Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu của cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực và ghi vào sổ chứng thực

Mỗi bản sao được chứng thực từ một bản chính giấy khai sinh hoặc nhiều bản sao được chứng thực từ một bản chính giấy khai sinh trong cùng một thời điển đều ghi một số chứng thực.

 

4. Thủ tục cấp bản sao trích lục hộ tịch trực tuyến từ Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử

Việc cấp bản sao trích lục giấy khai sinh trực tuyến được quy định tại Nghị định 87/2020/NĐ-CP , hướng dẫn tại Thông tư 01/2022TT-BTP 

-Cơ quan có thẩm quyền ( Cơ quan đăng ký hộ tịch; Bộ Tư pháp; Bộ Ngoại giao; Sở Tư pháp, Phòng tư pháp) cấp bản sao trích lục hộ tịch theo yêu cầu của cá nhân, không phụ thuộc vào nơi đã đăng ký việc hộ tịch và nơi cư trú của người có yêu cầu

- Người yêu cầu cấp bản sao trích lục hộ tịch, bản sao Giấy khai sinh có trách nhiệm cung cấp đầy đủ, chính xác các thông tin cần thiết gồm: tên giấy tờ hộ tịch; Số, ngày, tháng, năm đăng ký, cơ quan đã đăng ký việc hộ tịch.

Trường hợp không cung cấp được đầy đủ các thông tin nêu trên thì cần phải cung cấp được thông tin cơ bản trong giấy tờ hộ tịch đã đăng ký để có cơ sở tra cứu. Vi dụ như không cung cấp được số Giấy khai sinh, ngày, tháng, năm đăng ký khai sinh thì phải cung cấp được họ, chữ đẹm, tên, ngày ,tháng , năm sinh của người được khai sinh; họ, chữ đệm, tên, ngày, năm sinh của cha, mẹ người được khai sinh.

 

5. Thời hạn của bản sao giấy khai sinh, trích lục khai sinh ?

Đặc thù Giấy khai sinh là loại giấy tờ gốc của cá nhân, nhiều năm không thay đổi và không có thời hạn sử dụng như các loại giấy tờ khác như chứng minh nhân dân, thẻ căn cước công dân, phiếu lý lịch tư pháp, giấy xác nhận tình trạng hôn nhân,... 

Vì vậy trích lục giấy khai sinh không có thời hạn.

 

6. Những thắc mặc thường gặp về giấy khai sinh

Thời hạn đăng ký giấy khai sinh

Trong thời hạn 60 ngày kể từ ngày sinh con, cha hoặc mẹ có trách nhiệm đăng ký khai sinh cho con; trường hợp cha, mẹ không thể tự đăng ký khai sinh cho con thì ông hoặc bà hoặc người thân thích hoặc cá nhân, tổ  chức đang nuôi dưỡng trẻ em có trách nhiệm đăng ký khai sinh cho trẻ em;

( Công chức tư pháp - hộ tịch thường xuyên kiểm tra, đôn đốc việc đăng ký khai sinh cho trẻ em trên địa bàn trong thời hạn quy định; trường họp cần thiết thì thực hiện đăng ký khai sinh lưu động)

Thủ tục đăng ký khai sinh

Hồ sơ gồm:

+ Tờ khai theo mẫu quy định

+ Giấy chứng sinh ( trường hợp không có giấy chứng sinh thì thay thế bằng văn bản của người làm chứng xác nhận về việc sinh hoặc nếu không có người làm chứng thì phải có giấy cam đoan về việc sinh; trường hợp khai sinh cho trẻ em bị bỏ rơi phải có biên bản xác nhận về việc trẻ bị bỏ rơi do cơ quan có thẩm quyền lập; trường hợp khai sinh cho trẻ em sinh ra do mang thai hộ phải có văn bản chứng minh việc mang thai hộ theo quy định của pháp luật)

Nộp hồ sơ: Người đi đăng ký khai sinh nộp hồ sơ cho cơ quan đăng ký hộ tịch ( Ủy ban nhân dân cấp xã nơi cư trú của người cha hoặc người mẹ thực hiện đăng ký khai sinh)

Lệ phí hộ tịch

VIệc đăng ký khai sinh của công dân Việt Nam cư trú trong nước thì được miễn lệ phí đăng ký hộc tịch 

Tuy nhiên yêu cầu cấp bản  sao trích lục hộ tịch phải nộp lệ phí và căn cứ tại Thông tư 281/2016/TT-BTC quy định định mức phí khai thác, sử dụng thông tin trong Cơ sở dữ liệu hộ tịch thì lệ phí cấp trích lục khai sinh là 8 nghìn đồng/ bản.

Thời điểm nộp và địa điểm nộp là ngay tại thời điểm cấp lại trích lục giấy khai sinh và tại chính cơ quan cấp trích lục đó.

Giá trị pháp lý của giấy khai sinh

- Giấy khai sinh là giấy tờ gốc của cá nhân;

- Mọi hồ sơ, giấy tờ của cá nhân có nội dung về họ, chữ đệm, tên; ngày, tháng, năm sinh; giới tính; dân tộc; quốc tịch; quê quán; quan hệ cha, mẹ, con phải phù hợp với Giấy khai sinh của người đó;

- Trường hợp nội dung trong hồ sơ, giấy tờ cá nhân khác với nội dung trong Giấy khai sinh của người đó thì Thủ trưởng cơ quan, tổ chức quản lý hồ sơ hoặc cấp giấy tờ có trách nhiệm điều chỉnh hồ sơ, giấy tờ theo đúng nội dung trong Giấy khai sinh

Có được Ủy quyền làm giấy khai sinh , trích lục bản sao giấy khai sinh ?

Theo quy định tại Khoản 2 Điều 6 Luật Hộ tịch 2014. Các thủ tục kết hôn, nhận cha, mẹ, con thì các bên phải trực tiếp thực hiện tại cơ quan đăng ký hộ tịch. Nhưng đối với các việc đăng ký hộ tịch khác hoặc cấp bản sao trích lục hộ tịch thì người có yêu cầu trực tiếp hoặc ủy quyền cho người khác thực hiện.

(Việc ủy quyền phải lập thành văn bản, được chứng thực theo quy định của pháp luật. Trường hợp người được ủy quyền là ông, bà, cha, mẹ, con, vợ, chồng, anh, chị, em ruột của người ủy quyền thì văn bản ủy quyền không phải chứng thực)

>> Tìm hiểu thêm: Thủ tục cấp bản sao giấy khai sinh tại Việt Nam đối với người khai sinh ở nước ngoài?

Trên đây là phân tích hướng dẫn quy định về giấy khai sinh, trích lục, cấp bàn sao giấy khai sinh cũng như xác định thời hạn của bản sao giấy khai sinh của Luật Minh Khuê. Hi vọng những thông tin mà chúng tôi phân tích, đưa ra trên đây sẽ giúp ích cho quy khách trong thủ tục hành chính. Trong trường hợp quý bạn đọc có điều chưa rõ về bài viết hay có bất cứ khúc mắc về thủ tục hộ tịch vui lòng liên hệ trực tiếp Tổng đài tư vấn pháp luật trực tuyến theo số Hotline: 1900.6162 để được hỗ trợ giải đáp một cách nhanh, hiệu quả nhất. Rất mong nhận được sự hợp tác và tin tưởng của quý khách, Luật Minh Khuê xin trân trọng cảm ơn !