1. Giấy khai sinh dùng để làm gì?
Giá trị pháp lý được pháp luật ghi nhận tại Điều 6 Nghị định 123/2015/NĐ-CP như sau:
Giấy khai sinh là giấy tờ hộ tịch gốc của cá nhân tất cả hồ sơ, giấy tờ của cá nhân có nội dung về họ, chữ đệm, tên; ngày, tháng, năm sinh; giới tính; dân tộc; quốc tịch; quê quán; quan hệ cha, mẹ, con phải phù hợp với Giấy khai sinh của người đó.
Trong trường hợp nội dung trong hồ sơ, giấy tờ cá nhân khác với nội dung trong Giấy khai sinh của người đó thì Thủ trưởng cơ quan, tổ chức quản lý hồ sơ hoặc cấp giấy tờ có trách nhiệm điều chỉnh hồ sơ, giấy tờ theo đúng nội dung trong Giấy khai sinh.
Như vậy, giấy khai sinh là giấy tờ hộ tịch quan trong đối với công dân Việt Nam, trường hợp những giấy tờ khác có liên quan mà có nội dung sai so với giấy khai sinh thì đều phải cải chính, sửa đổi.
Giấy khai sinh có vừa có giá trị pháp lý và không bị giới hạn bởi không gian và thời gian. Nếu có thay đổi, sai sót cần chỉnh sửa trên giấy khai sinh thì người có quyền yêu cầu thay đổi, cải chính giấy khai sinh có thể yêu cầu Cơ quan có thẩm quyền để được xem xét giải quyết.
2. Giấy khai sinh bản sao dùng trong trường hợp nào?
Bản sao giấy khai sinh dùng trong một số trường hợp dưới đây:
*Trường hợp đăng ký nhập học: đối với các cấp trường Tiểu học, THCS, THPT, Đại học:
- Giấy báo nhập học;
- Bản sao học bạ THCS/THPT có chứng thực;
- Bản sao công chứng giấy khai sinh;
- Giấy chứng nhận tốt nghiệp tạm thời hoặc bằng tốt nghiệp THCS/THPT;
- Bản photo CMND/CCCD (có công chứng) (đối với Đại học)
- Ảnh thẻ 3×4 hoặc 4×6 (chuẩn bị tối thiểu 4 ảnh);
- Hồ sơ trúng tuyển theo mẫu của Bộ GD&ĐT(đối với Đại học)
* Trường hợp ly hôn:
- Đơn ly hôn (theo mẫu)
- Bản chính Giấy đăng ký kết hôn, giấy phải còn nguyên vẹn, không được tẩy xóa, làm rách.
- 01 bản sao có chứng thực sổ hộ khẩu của hai vợ chồng.
- 01 bản sao có chứng thực CMND/hộ chiếu của hai vợ chồng.
- Giấy khai sinh của con (bản sao có chứng thực)
* Trường hợp đăng ký lại giấy khai sinh bản chính.
Trường hợp mất giấy khai sinh bản chỉnh mà muốn xin cấp lại thì cần phải cầm theo cả giấy khai sinh bản sao, cụ thể hồ sơ cấp lại giấy khai sinh bản chính như sau:
Giấy tờ, tài liệu là cơ sở đăng ký lại khai sinh theo quy định tại điểm b khoản 1 Điều 26 Nghị định số 123/2015/NĐ-CP gồm:
- Bản sao Giấy khai sinh do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp hợp lệ.
- Bản chính hoặc bản sao giấy tờ có giá trị thay thế Giấy khai sinh được cấp trước năm 1945 ở miền Bắc và trước năm 1975 ở miền Nam.
* Trường hợp Cấp hộ chiếu:
Căn cứ Điểm a Khoản 2 Điều 15 Luật Xuất cảnh, nhập cảnh của công dân Việt Nam 2019 quy định :
- Giấy tờ liên quan đến việc cấp hộ chiếu phổ thông ở trong nước bao gồm:
- Bản sao giấy khai sinh hoặc trích lục khai sinh đối với người chưa đủ 14 tuổi;
- Hộ chiếu phổ thông cấp lần gần nhất đối với người đã được cấp hộ chiếu; trường hợp hộ chiếu bị mất phải kèm đơn báo mất hoặc thông báo về việc đã tiếp nhận đơn của cơ quan có thẩm quyền quy định tại Điều 28 của Luật này.
Sử dụng bản sao giấy khai sinh trong trường hợp quy định tại Điều 22 Nghị định 04/2020/TT-BTP: Công dân Việt Nam sinh ra ở nước ngoài, đã được đăng ký khai sinh tại cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài, nếu có yêu cầu ghi vào Sổ hộ tịch việc khai sinh thì cơ quan đăng ký hộ tịch thực hiện ghi vào Sổ hộ tịch, cấp Trích lục ghi vào Sổ hộ tịch việc khai sinh và bản sao Giấy khai sinh cho người yêu cầu.
Ngoài ra còn một số trường hợp khác theo quy định của luật.
3. Bản sao giấy khai sinh có giá trị tương đương với bản chính không?
Theo khoản 6 Điều 2 Nghị định 23/2015/NĐ-CP có định nghĩa về bản sao như sau
“Bản sao” là bản chụp từ bản chính hoặc bản đánh máy có nội dung đầy đủ, chính xác như nội dung ghi trong sổ gốc."
Đồng thời tại Điều 3 Nghị định 23/2015/NĐ-CP quy định bản sao giấy khai sinh có giá trị pháp lý như sau:
Giá trị pháp lý của bản sao được cấp từ sổ gốc, bản sao được chứng thực từ bản chính, chữ ký được chứng thực và hợp đồng, giao dịch được chứng thực
- Bản sao được cấp từ sổ gốc có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.
- Bản sao được chứng thực từ bản chính theo quy định tại Nghị định này có giá trị sử dụng thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu chứng thực trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.
- Chữ ký được chứng thực theo quy định tại Nghị định này có giá trị chứng minh người yêu cầu chứng thực đã ký chữ ký đó, là căn cứ để xác định trách nhiệm của người ký về nội dung của giấy tờ, văn bản.
- Hợp đồng, giao dịch được chứng thực theo quy định của Nghị định này có giá trị chứng cứ chứng minh về thời gian, địa điểm các bên đã ký kết hợp đồng, giao dịch; năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch.
Theo đó, từ quy định trên thì có thể hiểu bản sao Giấy khai sinh được cấp từ sổ gốc có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch.
Căn cứ tại Điều 4 Nghị định 23/2015/NĐ-CP cơ quan có thẩm quyền giải quyết việc cấp bản sao giấy khai sinh sẽ là cơ quan nơi đang thực hiện việc quản lý sổ gốc hay chính là giấy khai sinh gốc. Ở đây thì cơ quan có thẩm quyền giải quyết việc cấp bản sao giấy khai sinh sẽ là thuộc thẩm quyền của Uỷ ban nhân dân cấp xã. Việc cấp bản sao từ sổ gốc được thực hiện đồng thời với việc cấp bản chính hoặc sau thời điểm cấp bản chính.
4. Thủ tục cấp bản sao Giấy khai sinh từ sổ gốc.
Thủ tục cấp bản sao từ sổ gốc hay theo quy định pháp luật đây chính là thủ tục xin cấp trích lục hồ sơ, giấy tờ. Theo đó, người có yêu cầu cần phải thực hiện chuẩn bị hồ sơ và nộp tại cơ quan có thẩm quyền cấp trích lục. Trích lục hộ tịch theo quy định của luật hộ tịch là văn bản do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp nhằm chứng minh sự kiện hộ tịch của cá nhân đã đăng ký tại cơ quan đăng ký hộ tịch. Bản chính trích lục hộ tịch được cấp ngay sau khi sự kiện hộ tịch được đăng ký. Bản sao trích lục hộ tịch bao gồm bản sao trích lục hộ tịch được cấp từ Cơ sở dữ liệu hộ tịch và bản sao trích lục hộ tịch được chứng thực từ bản chính. Cụ thể hồ sơ và trình tự thực hiện như sau:
Điều 17 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP quy định, người yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc phải xuất trình:
- Bản chính hoặc bản sao có chứng thực Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu còn giá trị sử dụng để người tiếp nhận hồ sơ kiểm tra.
- Giấy ủy quyền trong trường hợp người yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc là người đại diện theo ủy quyền của cá nhân cấp bản chính thì phải lập Giấy ủy quyền có chứng thực chữ ký của người có thẩm quyền chứng thực tại UBND cấp xã nơi cư trú; trường hợp người yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc là cha, mẹ, con; vợ, chồng; anh, chị, em ruột; hoặc người thừa kế khác của người được cấp bản chính trong trường hợp người đó đã chết, thì phải xuất trình giấy tờ chứng minh quan hệ với người được cấp bản chính.
- Sổ hộ khẩu của chủ thể là người yêu cầu cấp bản sao trích lục hộ tịch.
Trong trường hợp hồ sơ được gửi qua bưu điện và các chủ thể muốn nhận giấy khai sinh thông qua đường bưu điện, các chủ thể đó cũng sẽ cần chuẩn bị thêm một khoản phí cho dịch vụ gửi hàng qua bưu điện, mức giá thực tế sẽ tùy thuộc vào hãng dịch vụ bưu điện các chủ thể đó lựa chọn sử dụng.
Trình tự thực hiện: Cơ quan, tổ chức căn cứ vào sổ gốc để cấp bản sao cho người yêu cầu. Nội dung bản sao phải ghi theo đúng nội dung đã ghi trong sổ gốc. Trường hợp không còn lưu trữ được sổ gốc hoặc trong sổ gốc không có thông tin về nội dung yêu cầu cấp bản sao thì cơ quan, tổ chức có trách nhiệm trả lời bằng văn bản cho người yêu cầu.
Thời hạn thực hiện yêu cầu chứng thực phải được bảo đảm ngay trong ngày cơ quan, tổ chức tiếp nhận yêu cầu hoặc trong ngày làm việc tiếp theo, nếu tiếp nhận yêu cầu sau 15 giờ.
Trên đây là bài viết của Luật Minh Khuê về : Những trường hợp nào phải nộp giấy khai sinh bản sao". Nếu có vướng mắc liên quan đến bài viết, hãy gọi 19006162 để được hỗ trợ.
