Thực hiện cấp bản sao giấy khai sinh ở đâu? Cần giầy tờ gì?

1. Bản sao giấy khai sinh là gì?

Giấy khai sinh được coi là giấy tờ tùy thân đầu tiên và bắt buộc đối với mọi công dân Việt Nam. Ngoài ra, giấy khai sinh được chia thành 2 bản giấy khai sinh bản chính và bản sao giấy khai sinh. Giấy khai sinh chỉ được cấp một bản chính. Biết người dân sợ mất bản chính, nhà nước đề ra luật phải có bản sao giấy khai sinh. Bản sao giấy khai sinh là mẫu giấy khai sinh được sao y từ bản chính giấy khai sinh và có đóng dấu đỏ xác nhận của cơ quan có thẩm quyền để đảm bảo tính pháp lý của giấy khai sinh.

Giấy khai sinh chính là giấy tờ hộ tịch “gốc”, đầu tiên và quan trọng nhất của mỗi cá nhân. Tất cả các giấy tờ của cá nhân đều phải “khớp” thông tin với Giấy khai sinh. Nếu sai, người dân phải căn cứ vào Giấy khai sinh để đính chính, điều chỉnh giấy tờ đó.

Khoản 1 và khoản 6 điều 2  quy định: Cấp bản sao từ sổ gốc là việc cơ quan, tổ chức đang quản lý sổ gốc, căn cứ vào sổ gốc để cấp bản sao. Bản sao từ sổ gốc có nội dung đầy đủ, chính xác như nội dung ghi trong sổ gốc.

Bản sao là bản chụp từ bản chính hoặc bản đánh máy có nội dung đầy đủ, chính xác như nội dung ghi trong sổ gốc. Theo đó, bản sao giấy khai sinh là bản chụp từ bản chính hoặc bản đánh máy hoặc bản sao được cấp từ sổ gốc có nội dung đầy đủ, chính xác như nội dung ghi trong bản chính giấy khai sinh. Bản sao giấy khai sinh có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác. Xem thêm: Xin cấp bản sao giấy khai sinh thì xin ở đâu?

Thủ tục cấp bản sao giấy khai sinh tại Việt Nam đối với người khai sinh ở nước ngoài?

2. Bản sao giấy khai sinh có giá trị pháp lý không?

Bản sao giấy khai sinh được cấp khi có yêu cầu. Căn cứ vào khoản 1 Điều 2 Nghị định 23/2015/NĐ-CP do Chính phủ ban hành ngày 16/02/2015 về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch thì bản sao giấy khai sinh được hiểu là việc cấp bản sao từ sổ gốc, do cơ quan đang quản lý sổ gốc, căn cứ vào sổ gốc để cấp bản sao, có nội dung đúng với nội dung ghi trong sổ gốc. Bên cạnh đó, theo khoản 1 Điều 3 Nghị định 23/2015/NĐ-CP thì bản sao được cấp từ sổ gốc sẽ có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác. 

Tại điều 3 Nghị định 23/2015/NĐ-CP có nêu rõ về giá trị pháp lý của bản sao được cấp từ sổ gốc, bản sao được chứng thực từ bản chính, chữ ký được chứng thực và hợp đồng, giao dịch được chứng thực. Theo đó, bản sao được cấp từ sổ gốc có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

Như vậy, bản sao giấy khai sinh được cấp từ sổ gốc được công nhận là có giá trị pháp lý và có thể thay thế cho bản chính trong các giao dịch, trừ những trường hợp pháp luật có quy định khác.

Ngoài ra, căn cứ vào khoản 9 Điều 4 Luật Hộ tịch năm 2014 thì trích lục khai sinh là một dạng trích lục hộ tịch và được hiểu là văn bản do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp cho cá nhân để chứng minh sự kiện hộ tịch của cá nhân đã đăng ký khai sinh của họ tại cơ quan đăng ký hộ tịch. Bản chính Giấy khai sinh được cấp ngay sau khi cá nhân thực hiện thủ tục đăng ký khai sinh. Bản sao trích lục hộ tịch bao gồm: bản sao trích lục được cấp từ Cơ sở dữ liệu hộ tịch và bản sao trích lục được chứng thực từ bản chính giấy khai sinh. Thêm vào đó, căn cứ vào khoản 1 Điều 3, khoản 7 Điều 2 Nghị định 23/2015/NĐ-CP thì sổ hộ tịch được xác định là sổ gốc và bản sao trích lục hộ tịch chính là bản sao được cấp từ sổ gốc đó. Bản sao trích lục giấy khai sinh là bản sao trích lục hộ tịch và sẽ có giá trị tương đương với bản chính. Do đó, bản sao giấy khai sinh thực chất là bản sao trích lục giấy khai sinh và có giá trị tương tự như bản chính.

3. Thực hiện cấp bản sao giấy khai sinh ở đâu?

Căn cứ theo quy định cụ thể tại Điều 4 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP của Chính Phủ quy định về Cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch có nội dung cụ thể như sau:

- Cơ quan, tổ chức đang quản lý sổ gốc có thẩm quyền và trách nhiệm cấp bản sao từ sổ gốc theo quy định tại Nghị định này, trừ trưởng hợp pháp luật có quy định khác.

- Việc cấp bản sao từ sổ gốc được thực hiện đồng thời với việc cấp bản chính hoặc sau thời điểm cấp bản chính.

Như vậy, căn cư theo quy định được nêu cụ thể bên trên thì cơ quan có thẩm quyền giải quyết việc cấp bản sao giấy khai sinh sẽ là cơ quan nơi đang thực hiện việc quản lý sổ gốc hay chính là giấy khai sinh gốc. Hiện nay, cơ quan quản lý hộ tịch bao gồm UBND cấp xã và UBND cấp huyện nơi đăng ký khai sinh ban đầu. Theo đó, tùy thuộc vào thời điểm xin cấp bản sao giấy khai sinh đang do cơ quan nào quản lý thì cơ quan đó có thẩm quyền giải quyết việc cấp bản sao.

>> Tham khảo ngay: Thủ tục cấp bản sao giấy khai sinh tại Việt Nam đối với người khai sinh ở nước ngoài?

4. Thủ tục cấp bản sao giấy khai sinh

Luật Minh Khuê tư vấn các vấn đề pháp lý liên quan cụ thể như sau:

4.1 Đối tượng được yêu cầu cấp bản sao giấy tờ khai sinh

Người được yêu cầu cấp bản sao giấy khai sinh sổ gốc phải đáp ứng điều kiện tại Điều 16 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, tức là bao gồm các đối tượng sau:

- Cá nhân, tổ chức được cấp bản chính

- Người đại diện theo pháp luật, người đại diện theo ủy quyền của cá nhân, tổ chức được cấp bản chính

- Cha, mẹ, con; vợ, chồng; anh, chị, em ruột; người thừa kế khác của người cấp bản chính trong trường hợp người đó đã chết.

4.2 Hồ sơ để cấp bản sao giấy khai sinh từ sổ gốc

Hồ sơ xin trích lục bản sao giấy khai sinh bao gồm các loại giấy tờ, tài liệu cụ thể như sau:

– Tờ khai cấp bản sao trích lục hộ tịch theo mẫu được quy định sẵn.

– Giấy tờ tùy thân (hộ chiếu/chứng minh nhân dân/thẻ căn cước công dân hoặc giấy tờ khác có dán ảnh và thông tin cá nhân do cơ quan có thẩm quyền cấp, còn giá trị sử dụng).

– Giấy tờ ủy quyền (Trong trường hợp ủy quyền thực hiện thủ tục).

– Sổ hộ khẩu của chủ thể là người yêu cầu cấp bản sao trích lục hộ tịch.

Trong trường hợp hồ sơ được gửi qua bưu điện và các chủ thể muốn nhận giấy khai sinh thông qua đường bưu điện, các chủ thể đó cũng sẽ cần chuẩn bị thêm một khoản phí cho dịch vụ gửi hàng qua bưu điện, mức giá thực tế sẽ tùy thuộc vào hãng dịch vụ bưu điện các chủ thể đó lựa chọn sử dụng.

Lưu ý: 

- Đối với trường hợp người được ủy quyền không phải là ông, bà, cha, mẹ, con, vợ, chồng, anh, chị, em ruột của người được ủy quyền, cần phải có văn bản ủy quyền được công chứng, chứng thực theo quy định;

- Đối với trường hợp người được ủy quyền là ông, bà, cha, mẹ, con, vợ, chồng, anh, chị, em ruột của người được ủy quyền.

4.3 Trình tự tiến hành thủ tục xin cấp giấy khai sinh bản sao

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ

Người có nhu cầu cấp bản sao giấy khai sinh cần phải chuẩn bị hồ sơ để xin cấp bản sao giấy khai sinh. Hồ sơ để cấp bản sao giấy khai sinh từ sổ gốc được quy định tại Điều 2 Nghị định 123/2015/NĐ-CP.

Bước 2: Nộp hồ sơ 

Sau khi hoàn tất hồ sơ và cung cấp đầy đủ những giấy tờ liên quan, người có yêu cầu xin cấp trích lục giấy khai sinh sẽ nộp hồ sơ tại cơ quan có thẩm quyền về quản lý cơ sở dữ liệu hộ tịch. Cụ thể là tại Ủy ban nhân dân cấp xã/ phường/ thị trấn nơi đăng ký thường trú.

Trường hợp người yêu cầu cấp bản sao khai sinh từ bản gốc gửi yêu cầu qua bưu điện thì phải gửi kèm theo bản sao có chứng thực của các giấy tờ phải xuất trình nêu trên. 01 phong bì dán tem ghi rõ họ tên, địa chỉ người nhận cho cơ quan, tổ chức cấp bản sao.

Bước 3: Tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả

Cán bộ tiếp nhận hồ sơ có trách nhiệm kiểm tra, đối chiếu các thông tin ghi trong Tờ khai và tính hợp lệ của các giấy tờ do người yêu cầu cung cấp.

- Nếu hồ sơ đầy đủ và hợp lệ thì cán bộ tiếp nhận hồ sơ sẽ căn cứ vào hệ thống cơ sở dữ liệu hộ tịch và ghi rõ nội dung bản sao khai sinh theo đúng nội dung đã ghi nhận trong sổ gốc. Sau đó sẽ báo cáo lên Thủ trưởng cơ quan quản lý về cơ sở dữ liệu hộ tịch và ký xác nhận về việc cấp trích lục cho người yêu cầu.

- Nếu hồ sơ chưa đầy đủ thì cán bộ tiếp nhận có trách nhiệm hướng dẫn để hoàn thiện hồ sơ theo quy định cho người đến nộp. Sau khi được hướng dẫn mà vẫn không được hoàn thiện, bổ sung đầy đủ thì cán bộ tiếp nhận sẽ từ chối tiếp nhận hồ sơ và việc từ chối này phải được thể hiện qua văn bản và ghi rõ lý do từ chối.

Công ty Luật Minh Khuê mong muốn gửi đến quý khách hàng những thông tin tư vấn hữu ích. Nếu quý khách hàng đang gặp phải bất kỳ vấn đề pháp lý nào hoặc có câu hỏi cần được giải đáp, hãy liên hệ với Tổng đài tư vấn pháp luật trực tuyến qua số hotline 1900.6162. Hoặc quý khách hàng gửi yêu cầu chi tiết qua email: lienhe@luatminhkhue.vn để được hỗ trợ và giải đáp thắc mắc nhanh chóng. Xin trân trọng cảm ơn sự hợp tác của quý khách hàng!