Làm thế nào để có mã số mã vạch trên sản phẩm?

1. Khái niệm mã số, mã vạch?

Căn căn vào hoản 1 Điều 3 Thông tư số 10/2020/TT-BKHCN định nghĩa mã số là một dãy số hoặc chữ được sử dụng để định danh sản phẩm, dịch vụ, địa điểm, tổ chức, cá nhân. Mã số này được sử dụng với mục đích nhằm phân định giữa các loại hàng hóa, chứng minh về nguồn gốc xuất xứ của loại hàng hóa đó cũng như là phân biệt các loại hàng hóa giữa những nhà sản xuất khác nhau. Mã vạch này được sử dụng trong quá trình luân chuyển hàng hóa ra thị trường, từ khâu của người sản xuất hàng hóa đến những người bán buôn hàng hóa sau đó phân phối đến những người bán lẻ và lưu hành sản phẩm đến tay những người tiêu dùng. 

Căn cứ theo quy định tại Khoản 2 Điều 3 Thông tư số 10/2020/TT-BKHCN định nghĩa mã vạch là một phương thức lưu trữ và truyền tải thông tin của mã số bằng: 

- Loại ký hiệu vạch tuyến tính (mã vạch một chiều).

- Tập hợp điểm (Data Matrix, QRcode, PDF417 và các mã vạch hai chiều khác).

- Chip nhận dạng qua tần số vô tuyến (RFID).

- Các công nghệ nhận dạng khác

Hiểu một cách đơn giản mã vạch là một dãy các vạch có mức độ đậm, nhạt, dài, ngắn khác nhau, những vạch này có khoảng trống song song đặt xem kẽ nhau. Việc sắp đặt này được sắp xếp theo một quy tắc mã hóa nhất định. Các sắp đặt này thể hiện mã số hoặc cả chữa lẫn số dưới dạng các thiết bị đọc có gắn đầu Laser có thể nhận và đọc được. 

Tiền tố mã quốc gia của Việt Nam hiện là "893", tiền tố này do tổ chức GS1 cấp cho GS1 Việt Nam. GS1 là tên viết tắt của tổ chức mã số, mã vạch quốc tế, xây dựng và ban hành các tiêu chuẩn quốc tế về mã số, mã vạch, quy định các thủ tục quản lý, sử dụng và cung cấp các dịch vụ có liên quan. Tổ chức GS1 có các thành viên làm đại diện tại mỗi nước, tại Việt Nam là GS1 Việt Nam.

Khi các cá nhân, tổ chức sử dụng mã số, mã vạch có tiền tố mã quốc gia Việt Nam "893" thì phải có trách nhiệm đăng ký sử dụng mã số. mã vạch tại bộ phận một cửa của Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng hoặc trực tuyến tại Cổng dịch vụ công quốc gia hoặc Cổng dịch vụ công của Bộ khoa học và Công nghệ.

2. Sử dụng mã số, mã vạch đem lại những lợi ích gì?

Đa số các hàng hóa được lưu hành trên thị trường, cung ứng đến tay người tiêu dùng thì đều có mã số, mã vạch. Việc sử dụng mã số, mã vạch này đảm bảo về nguồn gốc xuất xứ của hàng hóa đang được lưu hành trên thị trường và đem lại nhiều lợi ích cho bên sản xuất và phân phối hàng hóa, cụ thể: 

- Nhu cầu của những người tiêu dùng là cần biết rõ sản phẩm mà mình đang sử dụng có nguồn gốc xuất xử như thế nào, có đáng tin tưởng đề sử dụng hay không do đó việc đăng ký sử dụng mã số, mã vạch một phần nào đó thỏa mãn được nhu cầu của khách hàng

- Tiết kiệm được các phần chi phí, nhân lực và thời gian trong các khâu kiểm kê và tính toán

- Việc bán hàng hóa tự động sẽ trở nên dễ dàng hơn cũng như là tạo điều kiện cho việc thu ngân của các quầy thu ngân trở nên nhanh chóng và chính xác hơn rất nhiều trong việc tính tiền và làm hóa đơn cho khách hàng

3. Thủ tục cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng mã số, mã vạch

3.1 Thủ tục nộp hồ sơ trực tiếp

Như đã nêu ở mục trên thì tổ chức, cá nhân sử dụng mã số, mã vạch có tiền tố mã quốc gia Việt Nam "893" thì phải có trách nhiệm đăng ký. Thủ tục đăng ký sẽ được thực hiện theo quy định tại Điều 6 Thông tư 10/2020/TT-BKHCN, cụ thể: 

* Đối với trường hợp tổ chức cá nhân thực hiện thủ tục cấp mới Giấy chứng nhận đăng ký mã số, mã vạch thì cần chuẩn bị các giấy tờ được quy định tại điểm a Khoản 1 Điều 19c Nghị định số 74/2018/NĐ-CP, cụ thể gồm:

- Đơn đăng ký sử dụng mã số, mã vạch theo mẫu số 12 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định số 74/2018/NĐ-CP; 

- Bản sao giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp/Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư/Quyết định thành lập

* Đối với những trường hợp tổ chức, cá nhân đã được cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng mã số, mã vạch và Giấy chứng nhận được cấp bị mất, hư hỏng hoặc thay đổi thông tin về địa chỉ, tên của tổ chức, cá nhân đó. Tổ chức cá nhân sẽ cần chuẩn bị những hồ giấy giấy tờ được quy định tại điểm b Khoản 1 Điều 19c Nghị định số 74/2018/NĐ-CP gồm: 

- Đơn đề nghị cấp lại Giấy chứng nhận mã số, mã vạch theo Mẫu số 13 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định số 74/2018/NĐ-CP

- Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp/Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư hoặc Quyết định thành lập đối với trường thay đổi tên, địa chỉ

- Bản chính Giấy chứng nhận đã được cấp (trừ trường hợp tổ chức, cá nhân bị mất Giấy chứng nhận)

Sau khi chuẩn bị đầy đủ hồ sơ đã được nêu ở trên tổ chức, cá nhân nộp hồ sơ trực tiếp tại Bộ phận một cửa của Tổng cụ Tiêu chuẩn Đo lương Chất lượng hoặc gửi hồ sơ qua dịch vụ bưu chính đến Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng. 

- Đối với trường hợp cấp mới thì đối với trường hợp hồ sơ không đầy đủ thì trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ cơ quan có thẩm quyền thông báo cho tổ chức, cá nhân biết về việc hồ sơ không đầy đủ để tổ chức cá nhân sửa đổi và nộp bổ sung hồ sơ. Đối với trường hợp hồ sơ đã đầy đủ và hợp lệ thì tổ chức, cá nhân đóng các khoản phí theo quy định, trong thời hạn 20 ngày kể từ ngày nhận được hồ sơ cơ quan có thẩm quyền sẽ có trách nhiệm cấp Giấy chứng nhận cho tổ chức, cá nhân đăng ký

- Đối với trường hợp cấp lại Giấy chứng nhận thì trong thời hạn 15 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ đầy đủ và hợp lệ, cơ quan có thẩm quyền có trách nhiệm cấp lại Giấy chứng nhận cho tổ chức, cá nhân. Còn đối với trường hợp không đáp ứng được yêu cầu thì cơ quan có thẩm quyền phải có trách nhiệm thông báo bằng văn bản và nêu rõ lý do tại sao không cấp.

3.2 Thủ tục nộp hồ sơ qua dịch vụ công (online)

Để có thể đơn giản hóa và giảm chi phí khi thực hiện thủ tục hành chính thì Điều 7 Thông tư số 10/2020/TT-BKHCN đã hướng dẫn các tổ chức, cá nhân có nhu cầu cấp Giấy chứng nhận sử dụng mã số, mã vạch có thể nộp hồ sơ quan ứng dụng công nghệ thông tin, cụ thể là nộp hồ sơ trực tuyến trên Cổng dịch vụ công quốc gia hoặc Cổng dịch vụ công của Bộ Khoa học và Công nghệ. Hồ sơ đăng ký cụ thể như sau: 

* Đối với trường hợp cấp mới cần chuẩn bị các giấy tờ sau: 

- Biểu mẫu điện tử kê khai thông tin đăng ký có chữ ký số. Các nội dung trong biểu mẫu này phải được thực hiện theo đúng những nội dung trong Mẫu số 12 ban hành kèm theo Nghị định số 74/2018/NĐ-CP

- Bản sao điện tử Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp/ Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư/Quyết định thành lập hoặc các tài liệu có giá trị tương đương

* Đối với trường hợp cấp lại thì cần chuẩn bị những giấy tờ sau: 

- Biểu mẫu điện tử kê khai thông tin đăng ký cấp lại có chữ ký số. Các nội dung trong biểu mẫu điện tử phải có nội dung theo Mẫu số 13 Ban hành kèm theo Nghị định số 74/2018/NĐ-CP

- Bản sao điện tử Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư hoặc Quyết định thành lập doanh nghiệp hoặc các tài liệu có giá trị trương đương đối với trường hợp tổ chức thay đổi tên, địa chỉ (trừ trường hợp bị mất)

Sau khi đã chuẩn bị đầy đủ bộ hồ sơ nêu trên thì tổ chức, cá nhân thực hiện nộp hồ sơ đồng thời đóng phí đăng ký và duy trì thông qua chức năng thanh toán trực tuyến. Thời gian giải quyết thủ tục sẽ được quy định tại Khoản 4 Điều 7 Thông tư số 10/2020/TT-BKHCN.

4. Mức thu phí cấp mã số, mã vạch

Mức thu phí cấp mã số mã vạch và mức thu phí duy trì sử dụng mã số, mã vạch hàng năm được quy định cụ thể tại Thông tư số 232/2016/TT-BTC, cụ thể: 

• Đối với mức phí cấp và hướng dẫn sử dụng mã số mã vạch

• Mức thu phí duy trì sử dụng mã số, mã vạch hàng năm (niên phí)

Trên đây là nội dung Luật Minh Khuê đã biên soạn. Trường hợp quý khách hàng còn bất cứ vướng mắc gì về nội dung nêu trên Quý khách hàng vui lòng liên hệ trực tiếp với bộ phận Luật sư tư vấn pháp luật trực tuyến qua tổng đài, gọi ngay số: 19006162 để được hỗ trợ trực tiếp. Rất mong nhận được sự hợp tác từ Quý khách hàng. Trân trọng!