Các nội dung cần quan tâm làm rõ trong quá trình nghiên cứu hồ sơ vụ án dân sự.

1. Khái niệm hồ sơ vụ án dân sự

Trước hết, vụ án dân sự là việc có sự tranh chấp về quyền và nghĩa vụ giữa các đương sự mà họ không thể thương lượng được nên nhờ Tòa án giải quyết.

Hồ sơ vụ án dân sự là tập hợp các giấy tờ, tài liệu do Toà án thu thập hoặc soạn thảo trong quá trình thụ lí một vụ án dân sự và cần thiết cho việc giải quyết vụ án đó.

Thực tiễn xét xử thường phân biệt các thành phần của hồ sơ theo cách như sau: các ghi chép về lai lịch của vụ án, cho phép phân biệt vụ án này với vụ án khác như ngày thụ lÍ, số thụ lí, lai lịch của cáo bên, của người đại diện, người có quyền và lợi ích liên quan (nếu có), loại vụ việc, Thẩm phán phụ tách vụ việc;... các giấy tờ liên quan đến thủ tục giải quyết vụ án: quyết định về các biện pháp khẩn cấp tạm thời, quyết định trưng cầu giám định, các ý kiến, thư từ giao dịch; giấy triệu tập, giấy ủy quyền:.. các giấy tờ, tài liệu liên quan đến nội dung của vụ án: đơn kiện, tường trình, tài liệu chứng minh, piên bản giám định,... các biên bản lấy lời khai, biên pản hoà giải; các ghi chép về diễn biến của các phiên toà; bản án, quyết định của Toà án.

2. Ý nghĩa của hồ sơ vụ án dân sự

Hồ sơ vụ án dân sự giúp Toà án có các thông tin cập nhật về tiến trình thụ lí và giải quyết vụ án, nhất là về các quyết định đã được đưa ra và các biện pháp đã được thực hiện trong quá trình tố tụng, đồng thời, dựng lại diễn biến của việc thụ lí và xét xử vụ án qua các giai đoạn tố tụng. Qua hồ sơ, có thể biết được nội dung của vụ án; đặc biệt, trong trường hợp có kháng cáo, kháng nghị, Toà án cấp trên có thể dựa vào hồ sơ để có thể hình dung toàn bộ lịch sử của vụ án. Hồ sơ vụ án dân sự còn là nguồn tài liệu, tư liệu cho hoạt động nghiên cứu khoa học luật.

3. Các nội dung cần quan tâm làm rõ trong quá trình nghiên cứu hồ sơ vụ án

Theo quy định của Bộ luật tố tụng dân sự hiện hành thì các đương sự trong vụ án dân sự có nghĩa vụ chứng minh, Tòa án là cơ quan thu thập chứng cứ. Trong quá trình Thẩm phán tiếp nhận tài liệu, chứng cứ do đương sự giao nộp, hoặc Tòa án trực tiếp thu thập tài liệu, chứng cứ, Thẩm phán được phân công giải quyết vụ án đã ít nhiều nắm được tình tiết của vụ án, nhưng để giải quyết được đúng đắn thì Thẩm phán phải nghiên cứu kỹ hồ sơ vụ ần. Nếu không nghiên cứu kỹ hồ sơ thì rất dễ phạm sai lầm. Vì có những vấn đề chỉ khi nghiên cứu kỹ, toàn diện các tài liệu, chứng cứ của vụ án thì mới hiểu được bản chất của vụ án hoặc mói thấy được cần phải thu thập thêm tài liệu, chứng cứ gì, cần kiểm tra, xác minh thêm vấn để gì, có cần tạm đình chỉ, đình chỉ hay phải chuyển vụ án cho cơ quan, Tòa án khác giải quyết không? Hoặc đã đủ điểu kiện để đưa vụ án ra xét xử chưa và xác định trọng tâm phải kiểm tra, làm rõ tại phiên tòa là các vấn đề gì.

Do đó, nghiên cứu hồ sơ vụ án là quá trình Thẩm phán xem xét, đốĩ chiếu, phân tích các tài liệu có trong hồ sơ vụ án để xác định các vấn đề cần phải xử lý tiếp. Nghiên cứu hồ sơ vụ án đồng thời cũng là quá trình đánh giá các tài liệu đó trong mối quan hệ biện chứng nhằm xâu chuỗi các tình tiết, sự kiện được ghi nhận trong các tài liệu, để xác định bản chất của sự việc, từ đó đề ra hưống giải quyết phù hợp.

Khi nghiên cứu hồ sơ vụ án dân sự, hôn nhân và gia đình phải làm rõ những nội dung cơ bản sau:

3.1. Xác định đúng các yêu cầu của đương sự

Bộ luật tố tụng dân sự hiện hành quy định Tòa án chỉ giải quyết vụ án theo yêu cầu của đương sự. Những vấn đê' mà đương sự không yêu cầu thì Tòa án không giải quyết. Đây là phạm vi giải quyết của Tòa án đốỉ vổi mỗi vụ án cụ thể. Do đó, nghiên cứu hồ sơ vụ án phải rút ra được đương sự yêu cầu giải quyết vấn đề gì. Trong quá trình nghiên cứu phải bám sát vào yêu cầu của đương sự để xem xét.

3.2. Xác định quan hệ pháp luật phải giải quyết của vụ án

Quá trình nghiên cứu tài liệu, chứng cứ trong hồ sơ vụ án, Thẩm phán phải xác định được quan hệ pháp luật cần giải quyết.

Quan hệ pháp luật cần giải quyết trong vụ án thưòng xuất phát từ yêu cầu của nguyên đơn, yêu cầu phản tố của bị đơn và yêu cầu của người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan có yêu cầu độc lập của vụ án.

Trong một vụ án có thể chỉ có một quan hệ pháp luật mà Tòa án phải giải quyết, nhưng cũng có thể có nhiều quan hệ pháp luật phải giải quyết. Nếu vụ án có nhiều quan hệ pháp luật phải giải quyết, thông thường sẽ có một quan hệ pháp luật có tính chủ đạo là căn nguyên khỏi phát vụ án. Từ quan hệ pháp luật này, trên cơ sỏ yêu cầu của đương sự có thể phát sinh các quan hệ pháp luật khác có liên quan đến quan hệ pháp luật đó.

Việc xác định đúng, đầy đủ quan hệ pháp luật cần phải giải quyết có ý nghĩa hết sức quan trọng, giúp cho việc xác định các tài liệu, chứng cứ cần thu thập, xác định được thành phần đương sự của vụ án, xác định được pháp luật cần áp dụng để giải quyết vụ án.

3.3. Xác định đầy đủ các đương sự, địa vị tố tụng của. đương sự trong vụ án

Đương sự trong vụ án dân sự là cá nhân, cơ quan, tổ chức bao gồm nguyên đơn, bị đơn, người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan.

Trong một vụ án dân sự bao giờ cũng có nguyên đơn, bị đơn và có thể có người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan. Số lượng đương sự trong một vụ án cụ thể nhiều hay ít phụ thuộc vào tính chất vụ án, loại quan hệ tranh chấp. Việc xốc định đầy đủ đương sự, xác định đúng địa vị tố tụng của họ có ý nghĩa hết sức quan trọng, giúp cho việc nắm bắt được hết các yêu cầu của đương sự, yêu cầu họ cung cấp chứng cứ, thu thập chứng cứ để giải quyết vụ án được toàn diện, đầy đủ, hạn chế việc kéo dài giải quyết vụ án.

3.4. Xác định được các tài liệu, chứng cứ làm cơ sở cho việc giải quyết vụ án

Trong vụ án có thể có rất nhiều tài liệu, rất nhiều nguồn chứng cứ được thu thập, các tài liệu, các nguồn chứng cứ đã thu thập trong hồ sơ có thể có nội dung đôì lập, mâu thuẫn nhau. Khi nghiên cứu hồ sơ, tài liệu Thẩm phán phải xác định được các yêu cầu, các nội dung, các vấn đề, các tài liệu, chứng cứ nào đương sự đã thống nhất, các vấn đề nào đương sự không thống nhất. Trong sô' các tài liệu, các nguồn chứng cứ được thu thập, có trong hồ sơ vụ án thì nội dung của tài liệu, của nguồn chứng cứ nào chứa đựng chứng cứ óủa vụ án. Các tài liệu, các nguồn chứng cứ có trong hồ sơ đã đủ làm rõ các tình tiết của vụ án chưa? Có cần phải thu thập thêm chứng cứ, tài liệu nào? tài liệu, chứng cứ nào cần phải kiểm tra, xác minh nhằm khẳng định tính xác thực của tài liệu. Chỉ khi làm rõ được các vấn đề nêu trên, thì Thẩm phán mới có thể xác định hướng hoạt động tố tụng tiếp theo phù hợp, như phải triệu tập thêm đương sự, nhân chứng nào? yêu cầu đương sự nào giao nộp thêm tài liệu, chứng cứ gì? Có tạm đình chỉ, hay đình chỉ không? Hoặc quyết định đưa vụ án ra xét xử? các vấn đề cần tập trung hỏi, đối chất, làm rõ tại phiên tòa, V.V..

1.5. Bước đầu xác định các văn bản, các điều luật cần áp dụng và sơ bộ định hướng giải quyết vụ án

Sau khi nghiên cứu xong hồ sơ, tổng hợp, đánh giá các tài liệu, chứng cứ trong vụ án, xác định các quan hệ pháp luật cần giải quyết, bước đầu Thẩm phán phải xác định sơ bộ các văn bản pháp luật, các điều luật (cả nội dung và tố tụng) cần áp đụng và hướng giải quyết từng quan hệ pháp luật trong vụ án, từ đó có hưóng chuẩn bị các văn bản pháp luật cần thiết, chuẩn bị cho việc xét xử tại phiên tòa, cho việc nghị án, viết bản án sau này.

4. Các bước nghiên cứu hồ sơ vụ án của Kiểm sát viên

Trong thực tế, khi được giao nghiên cứu hồ sơ án dân sự Kiểm sát viên thường nghiên cứu thông qua các bước:

Bước 1: Nghiên cứu về trình tự thủ tục tố tụng mà Toà án tiến hành xem đã đảm bảo đúng theo trình tự quy định của BLTTDS năm 2015 không thông qua việc nghiên cứu các biên bản như: Biên bản giao nhận đơn khởi kiện giữa đương sự với Toà án; biên bản toà án thông báo cho đương sự nộp tiền tạm ứng án phí; thông báo thụ lý vụ án của Toà án, biên bản hòa giải, biên bản tiếp cận, công khai chứng cứ, biên bản niêm yết,…Việc nghiên cứu này giúp đánh giá được việc toà án thụ lý giải quyết vụ án có đúng thẩm quyền không, thời kiệu khởi kiện vụ án còn hay đã hết (đối với những vụ án dân sự có thời hiệu khởi kiện), trình tự thủ tục toà án tiếp nhận đơn khởi kiện có đúng quy định của pháp luật không…

Bước 2: Tiến hành nghiên cứu việc thu thập tài liệu, chứng cứ có trong vụ án của Thẩm phán đã đảm bảo đúng trình tự theo quy định của Điều 97 BLTTDS năm 2015 không thông qua việc nghiên cứu các bản tự khai, biên bản lấy lời khai đương sự của Thẩm phán; các quyết định định giá, thẩm định tại chỗ…từ đó, giúp cho KSV đánh giá được nguồn gốc các loại chứng cứ, tính có căn cứ, tính hợp pháp của từng loại chứng cứ.

Bước 3: Tiến hành nghiên cứu các yêu cầu của đương sự trong vụ án như: Yêu cầu của nguyên đơn, bị đơn, người có quyền lợi nghĩa vụ liên quan về các vấn đề họ yêu cầu Toà án cần giải quyết trong vụ án thông qua đơn khởi kiện, bản khai, biên bản lấy lời khai và các tài liệu liên quan đến vụ án mà đương sự đã cung cấp.

Bước 4: Trích cứu tóm tắt nội dung các phần mà mình đã nghiên cứu sau đó tổng hợp đánh giá lại các tài liệu, chứng cứ có trong vụ án đặt chúng trong mối liên hệ với nhau để dễ dàng xâu chuỗi các vấn đề có trong vụ án giúp cho việc dự kiến đường lối giải quyết vụ án; bài phát biểu của Kiểm sát viên tại phiên toà đúng theo quy định của pháp luật, không mang tính phiến diện, thiếu khách quan.

5. Kỹ năng chung khi nghiên cứu hồ sơ vụ án

– Nghiên cứu lời khai của bị đơn

Việc nghiên cứu lời khai của bị đơn cũng được tiến hành theo thứ tự thời gian. Sau khi nghiên cứu hết lời khai bị đơn này mới chuyển qua nghiên cứu lời khai bị đơn khác.

Khi nghiên cứu lời khai của bị đơn, vừa phải chú ý các điểm bị đơn thống nhất với nguyên đơn, đồng thời phải nắm được các điểm bị đơn khai khác nguyên đơn; các điểm bị đơn khai trước và sau mâu thuẫn nhau, những yêu cầu nào của nguyên đơn không được bị đơn chấp nhận và bị đơn đã cung cấp tài liệu, chứng cứ về vấn đề đó chưa? từ đó rút ra được kết luận có cần lấy lời khai tiếp của bị đơn hay nguyên đơn để làm rõ các điểm mâu thuẫn không? có cần hướng dẫn bị đơn cung cấp thêm tài liệu, chứng cứ không? Có cần đối chất giữa nguyên đơn và bị đơn không? Hay đó là các điểm thứ yếu, chỉ cần ra phiên tòa tập trung làm rõ là đủ và dự liệu cả phương pháp, cách thức làm rõ tại phiên tòa về vấn đề này.

Sau khi nghiên cứu hết lời khai bị đơn, nghiên cứu tiếp lời khai, tài liệu của các đương sự khác.

Nghiên cứu lời khai của người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan trong vụ án (nếu có)

Khi nghiên cứu lời khai của người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan cần nắm được yêu cầu của họ như thế nào? yêu cầu đó có phù hợp pháp luật hay không?

Nếu các đương sự (nguyên đơn, bị đơn, người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan) có người đại diện tham gia tố tụng, phải nghiên cứu lời khai của người đại diện và lời khai của người đại diện của đương sự nào thì xếp vào tập lời khai của đương sự đó. Về lời trình bày, khai báo của người đại diện của đương sự nào được xác định chính là lời khai của đương sự đó.

– Nghiên cứu lời khai của nhân chứng, các biên bản đối chất

Khi nghiên cứu lời khai của nhân chứng vừa chú ý về độ tuổi, năng lực, nhận thức, độ chính xác của thông tin, mối quan hệ của nhân chứng với đương sự trong vụ án, vừa chú ý các điểm nhân chứng khai thống nhất với nguyên đơn hoặc bị đơn… và những điểm khai khác hoặc khai mâu thuẫn với các đương sự.

Phải chú ý tìm hiểu nhân chứng biết được các tình tiết, sự kiện, nội dung của vụ án trong hoàn cảnh nào? (trực tiếp chứng kiến, nghe đương sự nào đó nói lại, nghe theo lời kể của người khác…).

Sau khi nghiên cứu lời khai của đương sự và nhân chứng, nhận thấy có điểm chưa rõ hoặc mâu thuẫn phải rút ra có cần tiến hành lấy lời khai tiếp không? Có cần đối chất không? Nội dung cần đối chất? và các đối tượng cần đối chất với nhau.

Nếu hồ sơ đã có biên bản đối chất, cần nghiên cứu kỹ các biên bản đối chất và đối chiếu với lời khai của các đương sự, nhân chứng có trong hồ sơ với nội dung các biên bản đối chất để từ đó rút ra được việc đối chất đó đã đúng, đã đủ chưa? Có cần đối chất thêm vấn đề gì?… Khi đối chất cần nêu rõ các điểm mâu thuẫn nhau, yêu cầu họ trình bày, lý giải, chứng minh về các vấn đề đang có mâu thuẫn và giải quyết vướng mắc (do lời khai mâu thuẫn nhau, mâu thuẫn tài liệu khác).

Nghiên cứu lời khai, tài liệu mà không rút ra được các vấn đề cần xử lý tiếp một cách đúng đắn thì cũng không phải là việc nghiên cứu đã tốt, đã đạt yêu cầu.

– Nghiên cứu các tài liệu, chứng cứ khác

Tùy theo từng loại việc tranh chấp, các đương sự sẽ cung cấp cho Tòa án những tài liệu tương ứng. Thẩm phán phải nghiên cứu kỹ các tài liệu này, từ đó tùy theo yêu cầu của nguyên đơn, sự thừa nhận hay phản tố của bị đơn, người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan, Thẩm phán phải tập trung nghiên cứu các điểm đó.

Đối với các tài liệu, chứng cứ khác được thu thập từ bất cứ nguồn nào, nếu qua nghiên cứu thấy việc thu thập tài liệu, chứng cứ đúng quy định Bộ luật Tố tụng Dân sự và các văn bản pháp luật khác có liên quan thì đều phải nghiên cứu kỹ nội dung các tài liệu, chứng cứ đó, xác minh tính đúng đắn của chứng cứ thì mới giúp cho Thẩm phán đánh giá chứng cứ khách quan, toàn diện sau khi đã nghiên cứu xong toàn bộ hồ sơ vụ án.

Những vụ có ý kiến của chính quyền cơ sở, đoàn thể, cơ quan, ban ngành mà các ý kiến có sự khác nhau, Thẩm phán cũng phải nghiên cứu hết, không được bỏ qua ý kiến nào. Sau khi nghiên cứu phải rút ra được có cần hỏi lại, lấy lại ý kiến của chính quyền cơ sở, đoàn thể nào không? Có cần lấy ý kiến của cả tập thể… không?

Thông thường việc nghiên cứu hồ sơ theo tuần tự như đã phân tích ở trên. Tuy nhiên, tùy theo diễn biến cụ thể mà có vụ khi đang nghiên cứu lời khai nguyên đơn có thể đối chiếu ngay với lời khai của bị đơn, của người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan, biên bản đối chất hoặc các tài liệu khác như bản kết luận giám định, biên bản định giá .v.v…

Trong thực tiễn cho thấy đối với những vụ án phức tạp, hồ sơ dày, việc nghiên cứu tuần tự, hết lời khai nguyên đơn, hết lời khai đương sự này mới chuyển qua nghiên cứu lời khai của đương sự khác là một phương pháp hiệu quả để đánh giá và soi xét tường tận.