Kính chào công ty luật Minh Khuê. Hiện tôi đang nghiên cứu quy định về tố tụng dân sự phục vụ yêu cầu công việc. Luật sư cho tôi hỏi trong giải quyết vụ án dân sự, cơ quan tiến hành tố tụng cần nghiên cứu phân tích hồ sơ vụ án như thế nào? Nội dung nào cần được làm rõ? Phương pháp áp dụng để nghiên cứu hồ sơ là gì? Sắp xếp hồ sơ tài liệu ra sao?

Rất mong nhận được tư vấn của luật sư. Tôi xin chân thành cảm ơn!

Người gửi: Nông Hưng - Lạng Sơn

Câu hỏi được biên tập từ chuyên mục tư vấn luật Dân sự của Công ty luật Minh Khuê

>> Luật sư tư vấn pháp luật Dân sự, gọi: 1900.6162

Trả lời:

Chào bạn, cảm ơn bạn đã tin tưởng và gửi câu hỏi đề nghị tư vấn luật đến Bộ phận luật sư tư vấn pháp luật của Công ty Luật Minh Khuê. Nội dung câu hỏi của bạn đã được đội ngũ luật sư của Chúng tôi nghiên cứu và tư vấn cụ thể như sau:

Cơ sở pháp lý:

- Bộ luật tố tụng dân sự năm 2015

1. Vụ án dân sự là gì?

Vụ án dân sự là các tranh chấp xảy ra giữa các đương sự mà theo quy định của Bộ luật Tố tụng dân sự thì cá nhân, tổ chức tự mình hoặc thông qua người đại diện hợp pháp khởi kiện vụ án tại Tòa án có thẩm quyền để yêu cầu bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của mình.

2. Các nội dung cần quan tâm làm rõ trong quá trình nghiên cứu hồ sơ vụ án

2.1. Vì sao cần nghiên cứu hồ sơ vụ án dân sự?

Theo quy định của Bộ luật tố tụng dân sự hiện hành thì các đương sự trong vụ án dân sự có nghĩa vụ chứng minh, Tòa án là cơ quan thu thập chứng cứ. Trong quá trình Thẩm phán tiếp nhận tài liệu, chứng cứ do đương sự giao nộp, hoặc Tòa án trực tiếp thu thập tài liệu, chứng cứ, Thẩm phán được phân công giải quyết vụ án đã ít nhiều nắm được tình tiết của vụ án, nhưng để giải quyết được đúng đắn thì Thẩm phán phải nghiên cứu kỹ hồ sơ vụ án. Nếu không nghiên cứu kỹ hồ sơ thì rất dễ phạm sai lầm. Vì có những vấn đề chỉ khi nghiên cứu kỹ, toàn diện các tài liệu, chứng cứ của vụ án thì mới hiểu được bản chất của vụ án hoặc mói thấy được cần phải thu thập thêm tài liệu, chứng cứ gì, cần kiểm tra, xác minh thêm vấn để gì, có cần tạm đình chỉ, đình chỉ hay phải chuyển vụ án cho cơ quan, Tòa án khác giải quyết không? Hoặc đã đủ điểu kiện để đưa vụ án ra xét xử chưa và xác định trọng tâm phải kiểm tra, làm rõ tại phiên tòa là các vấn đề gì.

Do đó, nghiên cứu hồ sơ vụ án là quá trình Thẩm phán xem xét, đốĩ chiếu, phân tích các tài liệu có trong hồ sơ vụ án để xác định các vấn đề cần phải xử lý tiếp. Nghiên cứu hồ sơ vụ án đồng thời cũng là quá trình đánh giá các tài liệu đó trong mối quan hệ biện chứng nhằm xâu chuỗi các tình tiết, sự kiện được ghi nhận trong các tài liệu, để xác định bản chất của sự việc, từ đó đề ra hưống giải quyết phù hợp.

2.2. Nội dung cơ bản cần làm rõ trong quá trình nghiên cứu hồ sơ vụ án dân sự là gì?

Khi nghiên cứu hồ sơ vụ án dân sự, hôn nhân và gia đình phải làm rõ những nội dung cơ bản sau:

2.2.1. Xác định đúng các yêu cầu của đương sự

Bộ luật tố tụng dân sự hiện hành quy định Tòa án chỉ giải quyết vụ án theo yêu cầu của đương sự. Những vấn đê' mà đương sự không yêu cầu thì Tòa án không giải quyết. Đây là phạm vi giải quyết của Tòa án đốỉ vổi mỗi vụ án cụ thể. Do đó, nghiên cứu hồ sơ vụ án phải rút ra được đương sự yêu cầu giải quyết vấn đề gì. Trong quá trình nghiên cứu phải bám sát vào yêu cầu của đương sự để xem xét.

2.2.2. Xác định quan hệ pháp luật phải giải quyết của vụ án

Quá trình nghiên cứu tài liệu, chứng cứ trong hồ sơ vụ án, Thẩm phán phải xác định được quan hệ pháp luật cần giải quyết.

Quan hệ pháp luật cần giải quyết trong vụ án thưòng xuất phát từ yêu cầu của nguyên đơn, yêu cầu phản tố của bị đơn và yêu cầu của người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan có yêu cầu độc lập của vụ án.

Trong một vụ án có thể chỉ có một quan hệ pháp luật mà Tòa án phải giải quyết, nhưng cũng có thể có nhiều quan hệ pháp luật phải giải quyết. Nếu vụ án có nhiều quan hệ pháp luật phải giải quyết, thông thường sẽ có một quan hệ pháp luật có tính chủ đạo là căn nguyên khỏi phát vụ án. Từ quan hệ pháp luật này, trên cơ sỏ yêu cầu của đương sự có thể phát sinh các quan hệ pháp luật khác có liên quan đến quan hệ pháp luật đó.

Việc xác định đúng, đầy đủ quan hệ pháp luật cần phải giải quyết có ý nghĩa hết sức quan trọng, giúp cho việc xác định các tài liệu, chứng cứ cần thu thập, xác định được thành phần đương sự của vụ án, xác định được pháp luật cần áp dụng để giải quyết vụ án.

2.2.3. Xác định đầy đủ các đương sự, địa vị tố tụng của. đương sự trong vụ án

Đương sự trong vụ án dân sự là cá nhân, cơ quan, tổ chức bao gồm nguyên đơn, bị đơn, người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan.

Trong một vụ án dân sự bao giờ cũng có nguyên đơn, bị đơn và có thể có người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan. Số lượng đương sự trong một vụ án cụ thể nhiều hay ít phụ thuộc vào tính chất vụ án, loại quan hệ tranh chấp. Việc xốc định đầy đủ đương sự, xác định đúng địa vị tô' tụng của họ có ý nghĩa hết sức quan trọng, giúp cho việc nắm bắt được hết các yêu cầu của đương sự, yêu cầu họ cung cấp chứng cứ, thu thập chứng cứ để giải quyết vụ án được toàn diện, đầy đủ, hạn chế việc kéo dài giải quyết vụ án.

2.2.4. Xác định được các tài liệu, chứng cứ làm cơ sở cho việc giải quyết vụ án

Trong vụ án có thể có rất nhiều tài liệu, rất nhiều nguồn chứng cứ được thu thập, các tài liệu, các nguồn chứng cứ đã thu thập trong hồ sơ có thể có nội dung đôì lập, mâu thuẫn nhau. Khi nghiên cứu hồ sơ, tài liệu Thẩm phán phải xác định được các yêu cầu, các nội dung, các vấn đề, các tài liệu, chứng cứ nào đương sự đã thống nhất, các vấn đề nào đương sự không thống nhất. Trong sô' các tài liệu, các nguồn chứng cứ được thu thập, có trong hồ sơ vụ án thì nội dung của tài liệu, của nguồn chứng cứ nào chứa đựng chứng cứ óủa vụ án. Các tài liệu, các nguồn chứng cứ có trong hồ sơ đã đủ làm rõ các tình tiết của vụ án chưa? Có cần phải thu thập thêm chứng cứ, tài liệu nào? tài liệu, chứng cứ nào cần phải kiểm tra, xác minh nhằm khẳng định tính xác thực của tài liệu. Chỉ khi làm rõ được các vấn đề nêu trên, thì Thẩm phán mới có thể xác định hướng hoạt động tô' tụng tiếp theo phù hợp, như phải triệu tập thêm đương sự, nhân chứng nào? yêu cầu đương sự nào giao nộp thêm tài liệu, chứng cứ gì? Có tạm đình chỉ, hay đình chỉ không? Hoặc quyết định đưa vụ án ra xét xử? các vấn đề cần tập trung hỏi, đối chất, làm rõ tại phiên tòa, ....

2.2.5. Bước đầu xác định các văn bản, các điều luật cần áp dụng và sơ bộ định hướng giải quyết vụ án

Sau khi nghiên cứu xong hồ sơ, tổng hợp, đánh giá các tài liệu, chứng cứ trong vụ án, xác định các quan hệ pháp luật cần giải quyết, bước đầu Thẩm phán phải xác định sơ bộ các văn bản pháp luật, các điều luật (cả nội dung và tố tụng) cần áp đụng và hướng giải quyết từng quan hệ pháp luật trong vụ án, từ đó có hưóng chuẩn bị các văn bản pháp luật cần thiết, chuẩn bị cho việc xét xử tại phiên tòa, cho việc nghị án, viết bản án sau này.

3. Kiểm tra, sắp xếp hồ sơ vụ án trước khi nghiên cứu

Muốn nghiên cứu hồ sơ đạt hiệu quả cao, tiết kiệm được thời gian, giúp cho việc xem xét, ghi nhớ, phân tích, đánh giá các tài liệu đó được khách quan, thuận lợi thì phải sắp xếp hồ sơ theo một trật tự nhất định là rất cần thiết. Đặc biệt vụ án có nhiều đương sự, nhiều nhân chứng và họ có nhiều lời khai khác nhau; có nhiều văn bản yêu cầu và kết luận giám định, nhiều văn bản ghi kết quả những lần định giá, thẩm định giá, nhiều văn bản xem xét, thẩm định tại chỗ trong những thời điểm khác nhau, ... Hồ sơ có hàng trăm bút lục thì việc sắp xếp hồ sơ khoa học, có đánh số bút lục trước khi nghiên cứu có ý nghĩa đặc biệt quan trọng không chỉ đối với Thẩm phán cấp sơ thẩm mà còn ý nghĩa tác dụng trong quá trình quản lý, sử dụng của cấp phúc thẩm, cấp giám đốc thẩm và công tác lưu trữ, khai thác sau đó.

Dù việc sắp xếp hồ sơ có ý nghĩa thực tiễn rất cao, nhưng không phải Thẩm phán nào, Chánh án nào cũng có ý thức quan tâm đầy đủ về vấn đề này, đây là vấn đề mà các Thẩm phán cần phải quan tâm lưu ý rút kinh nghiệm.

Việc sắp xếp hồ sơ nên theo từng tập, theo thứ tự thời gian:

Tập một gồm, các văn bản tố tụng. Trong tập này chia ra theo chủ đề thành nhiều tập nhỏ là tập các giấy báo, giấy triệu tập đương sự, nhân chứng, quyết định đưa vụ án ra xét xử, tập các văn bản, quyết định trưng cầu giám định, định giá, ... Mỗi tập nhỏ của từng chủ đề đều phải sắp xếp theo thứ tự thời gian, để tiện nghiên cứu, khai thác.

Tập hai gồm, các tài liệu, các nguồn chứng cứ do đương sự giao nộp hay do Tòa án trực tiếp thu thập. Nếu vụ án có nhiều đương sự, có nhiều lời khai của nhân chứng, có nhiều biên bản định giá, nhiều kết luận giám định, nhiều tài liệu khác do đương sự, cơ quan tổ chức, cá nhân cung cấp cho Tòa án, ... thì chia ra nhiều tập nhỏ gồm:

- Tập lời khai của nguyên đơn,

- Tập lời khai của bị đơn,

- Tập lời khai của nhân chứng,

- Tập xem xét thẩm định tại chỗ (nếu xem xét, thẩm định nhiều lần; nhiều tài sản, ở nhiều thời điểm khác nhau vối nhiều biên bản xem xét, thẩm định thì mới xếp thành tập riêng),

- Tập các biên bản định giá,

- Tập các tài liệu dùng để giám định, biên bản kết luận giám định,

- Tập các tài liệu, chứng cứ khác.

Sau khi xét xử sơ thẩm thì có tập ba là: các tài liệu về phiên tòa sơ thẩm gồm biên bản phiên tòa, biên bản nghị án, bản án sơ thẩm...

Tập bốn: gồm các tài liệu về kháng cáo, kháng nghị, tài liệu, chứng cứ đương sự nộp khi kháng cáo...

Tập năm là: Tập phúc thẩm gồm biên bản phiên tòa, biên bản nghị án, bản án phúc thẩm.

Lời khai của mỗi nguyên đơn, mỗi bị đơn, mỗi nhân chứng (có nhiều lời khai) thì sắp xếp vào một tập và luôn luôn xếp theo thứ tự thời gian.

Khi sắp xếp các tài liệu phải kiểm tra đã đánh số bút lục và có danh mục tài liệu chưa? Nếu hồ sơ chưa được đánh số bút lục, chưa có danh mục tài liệu thì Thẩm phán phải kịp thời bổ sung. Nếu hồ sơ đã được đánh số’ bút lục, đã có danh mục tài liệu thì Thẩm phán phải kiểm tra xem tài liệu có trong hồ sơ có phù hợp với danh mục tài liệu không, nếu thiếu thì thiếu bút lục nào? phải tìm hiểu nguyên nhân và kịp thời khắc phục.

4. Phương pháp nghiên cứu hồ sơ vụ án

Thứ nhất, các tình tiết của vụ án có mối liên hệ với nhau, chúng phát sinh, phát triển, diễn biến theo một trình tự nhất định. Do đó, việc nghiên cứu hồ sơ phải theo một trình tự lôgic, điều này sẽ giúp cho việc xem xét, ghi nhớ, phân tích, đánh giá các tài liệu, chứng cứ được thuận lợi, nhất là khi hồ sơ có nhiều bút lục, các đương sự, nhân chứng có nhiều lời khai, các lời khai bổ sung cho nhau hoặc có lời khai trái ngược, mâu thuẫn nhau; số lượng tài sản tranh chấp, yêu cầu Tòa án giải quyết nhiều, v.v. thì việc nghiên cứu theo trình tự lôgic sẽ rất có ích cho việc ghi nhớ, sử dụng chúng trong quá trình phân tích, đánh giá và xét xử.

Thứ hai, việc nghiên cứu nên bắt đầu từ đơn khỏi kiện, lời khai của nguyên đơn, bị đơn, nhân chứng... các biên bản đốì chất và nghiên cứu theo thứ tự thời gian. Nghiên cứu hết lời khai của nguyên đơn này, mới chuyển sang nghiên cứu lời khai của nguyên đơn khác, khi nghiên cứu hết lời khai của nguyên đơn mối chuyển sang nghiên cứu lời khai của bị đơn, nhân chứng. Khi nghiên cứu cần có bản ghi tóm tắt nội dung từng bút lục. Việc ghi tóm tắt sẽ rất có ích trong việc tổng hợp, đánh giá, đôì chiếu khi phát hiện có sự mâu thuẫn và thuận lợi khi cần sử dụng tài liệu tại phiên tòa, đặc biệt đối với những hồ sơ dày cả trăm trang đến nghìn trang tài liệu.

Thứ ba, việc nghiên cứu phải toàn diện, khách quan.

Việc nghiên cứu hồ sơ một cách khách quan, toàn diện là tiền đề, là điều kiện để Thẩm phán giải quyết đúng đắn Vụ án dân sự. Có nghiên cứu khách quan, toàn diện hồ sơ mới có thể nắm bắt được các sự kiện, các tình tiết diễn biến của vụ án đã được phản ánh trong hồ sơ. về nguyên tắc Thẩm phán phải nghiên cứu, xem xét tất cả các tài liệu có trong hồ sơ vụ án, không được bỏ qua bất kỳ tài liệu, chứng cứ nào.

Về phương pháp xem xét, nghiên cứu phải bắt đầu từ việc nghiên cứu riêng biệt từng tài liệu, chứng cứ cụ thể, nhưng đồng thời phải xem xét chúng, đặt chúng trong mối liên hệ với từng tài liệu, chứng cứ khác. Trước, trong khi nghiên cứu cấm kỵ việc có định kiến trước về bất kỳ tài liệu, nguồn chứng cứ nào và cũng không được mặc định trước về hướng xử lý của vụ án. Khi đã có định kiến sẽ làm cho Thẩm phán không xem xét, nghiên cứu kỹ và toàn diện các tài liệu, chứng cứ; do đó sẽ không nhận thức đúng bản chất của tình tiết, sự kiện được thể hiện trong hồ sơ, dẫn đến các quyết định không phù hợp với chứng cứ, tài liệu có trong hồ sơ vụ án.

Trên đây là tư vấn của chúng tôi. Nếu còn vướng mắc, chưa rõ hoặc cần hỗ trợ pháp lý khác bạn vui lòng liên hệ bộ phận tư vấn pháp luật trực tuyến qua tổng đài điện thoại số: 1900.6162 để được giải đáp.

Rất mong nhận được sự hợp tác!

Trân trọng./.

Luật Minh Khuê - Sưu tầm & biên tập