Hồ sơ vụ án dân sự là gì? Quy định về hồ sơ vụ án dân sự

1. Khái niệm hồ sơ vụ án dân sự

Trước hết, vụ án dân sự là việc có sự tranh chấp về quyền và nghĩa vụ giữa các đương sự mà họ không thể thương lượng được nên nhờ Tòa án giải quyết.

Hồ sơ vụ án dân sự là tập hợp các giấy tờ, tài liệu do Toà án thu thập hoặc soạn thảo trong quá trình thụ lí một vụ án dân sự và cần thiết cho việc giải quyết vụ án đó.

Thực tiễn xét xử thường phân biệt các thành phần của hồ sơ theo cách như sau: các ghi chép về lai lịch của vụ án, cho phép phân biệt vụ án này với vụ án khác như ngày thụ lÍ, số thụ lí, lai lịch của cáo bên, của người đại diện, người có quyền và lợi ích liên quan (nếu có), loại vụ việc, Thẩm phán phụ tách vụ việc;... các giấy tờ liên quan đến thủ tục giải quyết vụ án: quyết định về các biện pháp khẩn cấp tạm thời, quyết định trưng cầu giám định, các ý kiến, thư từ giao dịch; giấy triệu tập, giấy ủy quyền:.. các giấy tờ, tài liệu liên quan đến nội dung của vụ án: đơn kiện, tường trình, tài liệu chứng minh, piên bản giám định,... các biên bản lấy lời khai, biên pản hoà giải; các ghi chép về diễn biến của các phiên toà; bản án, quyết định của Toà án.

2. Ý nghĩa của hồ sơ vụ án dân sự

Hồ sơ vụ án dân sự giúp Toà án có các thông tin cập nhật về tiến trình thụ lí và giải quyết vụ án, nhất là về các quyết định đã được đưa ra và các biện pháp đã được thực hiện trong quá trình tố tụng, đồng thời, dựng lại diễn biến của việc thụ lí và xét xử vụ án qua các giai đoạn tố tụng. Qua hồ sơ, có thể biết được nội dung của vụ án; đặc biệt, trong trường hợp có kháng cáo, kháng nghị, Toà án cấp trên có thể dựa vào hồ sơ để có thể hình dung toàn bộ lịch sử của vụ án. Hồ sơ vụ án dân sự còn là nguồn tài liệu, tư liệu cho hoạt động nghiên cứu khoa học luật.

3. Thành phần của hồ sơ vụ án dân sự

* Điều đầu tiên và cần thiết nhất trước khi tiến hành khởi kiện vụ án dân sự là chúng ta phải có đơn khởi kiện từ người khởi kiện. Người khởi kiện có thể tự mình làm đơn khởi kiện hoặc những người thân theo quy định của Bộ luật Tố tụng Dân sự quy định hoặc nhờ các tổ chức hành nghề luật làm đơn. Nội dung và hình thức của đơn khởi kiện phải tuân theo quy định tại Điều 189 Bộ luật Tố tụng Dân sự 2015. Cụ thể:

" Hình thức, nội dung đơn khởi kiện

1. Cơ quan, tổ chức, cá nhân khởi kiện phải làm đơn khởi kiện.

2. Việc làm đơn khởi kiện của cá nhân được thực hiện như sau:

a) Cá nhân có đầy đủ năng lực hành vi tố tụng dân sự thì có thể tự mình hoặc nhờ người khác làm hộ đơn khởi kiện vụ án. Tại mục tên, địa chỉ nơi cư trú của người khởi kiện trong đơn phải ghi họ tên, địa chỉ nơi cư trú của cá nhân đó; ở phần cuối đơn, cá nhân đó phải ký tên hoặc điểm chỉ;

b) Cá nhân là người chưa thành niên, người mất năng lực hành vi dân sự, người có khó khăn trong nhận thức, làm chủ hành vi thì người đại diện hợp pháp của họ có thể tự mình hoặc nhờ người khác làm hộ đơn khởi kiện vụ án. Tại mục tên, địa chỉ nơi cư trú của người khởi kiện trong đơn phải ghi họ tên, địa chỉ nơi cư trú của người đại diện hợp pháp của cá nhân đó; ở phần cuối đơn, người đại diện hợp pháp đó phải ký tên hoặc điểm chỉ;

c) Cá nhân thuộc trường hợp quy định tại điểm a và điểm b khoản này là người không biết chữ, người khuyết tật nhìn, người không thể tự mình làm đơn khởi kiện, người không thể tự mình ký tên hoặc điểm chỉ thì có thể nhờ người khác làm hộ đơn khởi kiện và phải có người có đủ năng lực tố tụng dân sự làm chứng. Người làm chứng phải ký xác nhận vào đơn khởi kiện.

3. Cơ quan, tổ chức là người khởi kiện thì người đại diện hợp pháp của cơ quan, tổ chức đó có thể tự mình hoặc nhờ người khác làm hộ đơn khởi kiện vụ án. Tại mục tên, địa chỉ của người khởi kiện phải ghi tên, địa chỉ của cơ quan, tổ chức và họ, tên, chức vụ của người đại diện hợp pháp của cơ quan, tổ chức đó; ở phần cuối đơn, người đại diện hợp pháp của cơ quan, tổ chức phải ký tên và đóng dấu của cơ quan, tổ chức đó; trường hợp tổ chức khởi kiện là doanh nghiệp thì việc sử dụng con dấu theo quy định của Luật doanh nghiệp.

4. Đơn khởi kiện phải có các nội dung chính sau đây:

a) Ngày, tháng, năm làm đơn khởi kiện;

b) Tên Tòa án nhận đơn khởi kiện;

c) Tên, nơi cư trú, làm việc của người khởi kiện là cá nhân hoặc trụ sở của người khởi kiện là cơ quan, tổ chức; số điện thoại, fax và địa chỉ thư điện tử (nếu có).

Trường hợp các bên thỏa thuận địa chỉ để Tòa án liên hệ thì ghi rõ địa chỉ đó;

d) Tên, nơi cư trú, làm việc của người có quyền và lợi ích được bảo vệ là cá nhân hoặc trụ sở của người có quyền và lợi ích được bảo vệ là cơ quan, tổ chức; số điện thoại, fax và địa chỉ thư điện tử (nếu có);

đ) Tên, nơi cư trú, làm việc của người bị kiện là cá nhân hoặc trụ sở của người bị kiện là cơ quan, tổ chức; số điện thoại, fax và địa chỉ thư điện tử (nếu có). Trường hợp không rõ nơi cư trú, làm việc hoặc trụ sở của người bị kiện thì ghi rõ địa chỉ nơi cư trú, làm việc hoặc nơi có trụ sở cuối cùng của người bị kiện;

e) Tên, nơi cư trú, làm việc của người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan là cá nhân hoặc trụ sở của người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan là cơ quan, tổ chức; số điện thoại, fax và địa chỉ thư điện tử (nếu có).

Trường hợp không rõ nơi cư trú, làm việc hoặc trụ sở của người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan thì ghi rõ địa chỉ nơi cư trú, làm việc hoặc nơi có trụ sở cuối cùng của người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan;

g) Quyền, lợi ích hợp pháp của người khởi kiện bị xâm phạm; những vấn đề cụ thể yêu cầu Tòa án giải quyết đối với người bị kiện, người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan;

h) Họ, tên, địa chỉ của người làm chứng (nếu có);

i) Danh mục tài liệu, chứng cứ kèm theo đơn khởi kiện.

5. Kèm theo đơn khởi kiện phải có tài liệu, chứng cứ chứng minh quyền, lợi ích hợp pháp của người khởi kiện bị xâm phạm. Trường hợp vì lý do khách quan mà người khởi kiện không thể nộp đầy đủ tài liệu, chứng cứ kèm theo đơn khởi kiện thì họ phải nộp tài liệu, chứng cứ hiện có để chứng minh quyền, lợi ích hợp pháp của người khởi kiện bị xâm phạm. Người khởi kiện bổ sung hoặc giao nộp bổ sung tài liệu, chứng cứ khác theo yêu cầu của Tòa án trong quá trình giải quyết vụ án. “

Đơn khởi kiện là văn bản đầu tiên chúng ta nộp cho tòa án để yêu cầu giải quyết tranh chấp. Vì vậy, ngoài những thông tin về người khởi kiện, người bị kiện, tòa án thụ lý giải quyết thì chúng ta cần phải trình bày rõ ràng nội dung khởi kiện và những yêu cầu của chúng ta muốn Tòa án nghiên cứu, xem xét giải quyết.

* Đối với vụ án dân sự, điểm đặc biệt là người khởi kiện phải tự mình thu thập và cung cấp các chứng cứ chứng minh cho yêu cầu khởi kiện của mình cho cơ quan có thẩm quyền. Đây là những hồ sơ tài liệu quan trọng có liên quan đến yêu cầu khởi kiện.

Là căn cứ để Tòa án dựa vào đó xác định vấn đề và giải quyết vụ án theo đúng quy định của pháp luật.

Theo quy định tại Điều 94 Bộ luật Tố tụng Dân sự 2015, nguồn của chứng cứ là:

* Đối với hồ sơ vụ án dân sự, ngoài đơn khởi kiện (theo mẫu hoặc do đương sự tự viết), tuỳ từng vụ án mà hồ sơ gồm có các giấy tờ phù hợp.

Đối với những tranh chấp dân sự khác nhau thì chúng ta có thể cung cấp cho tòa án những chứng cứ, tài liệu khác nhau:

– Đối với vụ án ly hôn:

+ Giấy chứng nhận đăng ký kết hôn;

+ Giấy khai sinh của con (nếu có con);

+ Các giấy tờ liên quan đến tài sản chung (nếu có yêu cầu chia tài sản);

+ Các giấy tờ về nợ chung (nếu có);

+ Các giấy tờ tài liệu khác có liên quan như: chứng cứ xác định tình trạng hôn nhân qua sự phản ánh của cơ quan quản lý của vợ, chồng; tổ chức dân cư, đoàn thể, chính quyền địa phương; các chứng cứ về chỗ ở, thu nhập, nghề nghiệp, điều kiện nuôi dưỡng con v.v…

– Đối với vụ án tranh chấp quyền sử dụng đất:

+ Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất hoặc một trong các loại giấy tờ quy định Luật đất đai 2013

+ Các giấy tờ liên quan đến tranh chấp như hợp đồng, văn bản cho thuê, cho mượn, mua bán v.v…;

+ Biên bản hòa giải ở xã, phường (nếu có).

– Đối với vụ án thừa kế:

+ Các giấy tờ về quan hệ giữa người khởi kiện và người để lại tài sản: Giấy khai sinh, CMND, giấy chứng nhận kết hôn, sổ hộ khẩu, giấy giao nhận nuôi con nuôi (nếu có) để xác định diện và hàng thừa kế;

+ Di chúc (nếu có);

+ Giấy chứng tử của người để lại di sản thừa kế;

+ Bản kê khai các di sản;

+ Các giấy tờ, tài liệu chứng minh sở hữu của người để lại di sản và nguồn gốc di sản của người để lại di sản;

+ Các giấy tờ khác: Biên bản giải quyết trong họ tộc, biên bản giải quyết tại UBND xã, phường (nếu có), tờ khai khước từ nhận di sản (nếu có);

– Đối với tranh chấp về bồi thường thiệt hại ngoài hợp đồng

+ Biên bản làm việc, giải quyết của cơ quan chức năng;

+ Các giấy tờ, hóa đơn, chứng từ chứng minh thiệt hại. Trong loại tranh chấp này, người khởi kiện cần chứng minh từng khoản thiệt hại thực tế đã xảy ra bằng các chứng từ hoặc giấy biên nhận hợp lệ về các khoản chi phí hợp lý – những chi phí thực tế, cần thiết, phù hợp với tính chất, mức độ của thiệt hại, phù hợp với giá trung bình ở từng địa phương tại thời điểm chi phí….

– Đối với tranh chấp Hợp đồng:

+ Hợp đồng và/hoặc các giấy tờ, biên bản liên quan đến việc giao kết hợp đồng v.v..

+ Các tài liệu chứng cứ liên quan đến quan hệ hợp đồng; quá trình thực hiện hợp đồng và việc thực hiện/không thực hiện nghĩa vụ trong hợp đồng của các bên;

+ Các tài liệu chứng cứ chứng minh thiệt hại do hành vi vi phạm hợp đồng

– Đối với tranh chấp nhà ở:

+ Giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà. Trong trường hợp chưa có Giấy chứng nhận quyền sở hữu thì cần có các giấy tờ xác nhận chủ quyền nhà;

+ Các giấy tờ liên quan đến giao dịch nhà ở có tranh chấp như: Giấy cho mượn, cho thuê, cho ở nhờ, mua bán hoặc những giấy tờ khác thể hiện có quan hệ này;

+ Các giấy tờ, tài liệu của cơ quan có thẩm quyền về việc giải quyết nhà đang có tranh chấp (nếu có).

* Người khởi kiện cần phải cung cấp cho tòa giấy tờ tùy thân của người khởi kiện cũng như giấy tờ tùy thân của người bị kiện (nếu có), cùng với đó là những giấy tờ chứng minh mối quan hệ với những người có liên quan trong yêu cầu khởi kiện để tòa án xem xét về quyền khởi kiện để làm căn cứ giải quyết theo đúng quy định của pháp luật.

>> Tham khảo: Phương pháp nghiên cứu hồ sơ vụ án dân sự là gì? Vì sao cần kiểm tra sắp xếp hồ sơ vụ án dân sự?

4. Kỹ năng chung khi nghiên cứu hồ sơ vụ án dân sự

– Nghiên cứu lời khai của bị đơn

Việc nghiên cứu lời khai của bị đơn cũng được tiến hành theo thứ tự thời gian. Sau khi nghiên cứu hết lời khai bị đơn này mới chuyển qua nghiên cứu lời khai bị đơn khác.

Khi nghiên cứu lời khai của bị đơn, vừa phải chú ý các điểm bị đơn thống nhất với nguyên đơn, đồng thời phải nắm được các điểm bị đơn khai khác nguyên đơn; các điểm bị đơn khai trước và sau mâu thuẫn nhau, những yêu cầu nào của nguyên đơn không được bị đơn chấp nhận và bị đơn đã cung cấp tài liệu, chứng cứ về vấn đề đó chưa? từ đó rút ra được kết luận có cần lấy lời khai tiếp của bị đơn hay nguyên đơn để làm rõ các điểm mâu thuẫn không? có cần hướng dẫn bị đơn cung cấp thêm tài liệu, chứng cứ không? Có cần đối chất giữa nguyên đơn và bị đơn không? Hay đó là các điểm thứ yếu, chỉ cần ra phiên tòa tập trung làm rõ là đủ và dự liệu cả phương pháp, cách thức làm rõ tại phiên tòa về vấn đề này.

Sau khi nghiên cứu hết lời khai bị đơn, nghiên cứu tiếp lời khai, tài liệu của các đương sự khác.

Nghiên cứu lời khai của người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan trong vụ án (nếu có)

Khi nghiên cứu lời khai của người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan cần nắm được yêu cầu của họ như thế nào? yêu cầu đó có phù hợp pháp luật hay không?

Nếu các đương sự (nguyên đơn, bị đơn, người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan) có người đại diện tham gia tố tụng, phải nghiên cứu lời khai của người đại diện và lời khai của người đại diện của đương sự nào thì xếp vào tập lời khai của đương sự đó. Về lời trình bày, khai báo của người đại diện của đương sự nào được xác định chính là lời khai của đương sự đó.

– Nghiên cứu lời khai của nhân chứng, các biên bản đối chất

Khi nghiên cứu lời khai của nhân chứng vừa chú ý về độ tuổi, năng lực, nhận thức, độ chính xác của thông tin, mối quan hệ của nhân chứng với đương sự trong vụ án, vừa chú ý các điểm nhân chứng khai thống nhất với nguyên đơn hoặc bị đơn… và những điểm khai khác hoặc khai mâu thuẫn với các đương sự.

Phải chú ý tìm hiểu nhân chứng biết được các tình tiết, sự kiện, nội dung của vụ án trong hoàn cảnh nào? (trực tiếp chứng kiến, nghe đương sự nào đó nói lại, nghe theo lời kể của người khác…).

Sau khi nghiên cứu lời khai của đương sự và nhân chứng, nhận thấy có điểm chưa rõ hoặc mâu thuẫn phải rút ra có cần tiến hành lấy lời khai tiếp không? Có cần đối chất không? Nội dung cần đối chất? và các đối tượng cần đối chất với nhau.

Nếu hồ sơ đã có biên bản đối chất, cần nghiên cứu kỹ các biên bản đối chất và đối chiếu với lời khai của các đương sự, nhân chứng có trong hồ sơ với nội dung các biên bản đối chất để từ đó rút ra được việc đối chất đó đã đúng, đã đủ chưa? Có cần đối chất thêm vấn đề gì?… Khi đối chất cần nêu rõ các điểm mâu thuẫn nhau, yêu cầu họ trình bày, lý giải, chứng minh về các vấn đề đang có mâu thuẫn và giải quyết vướng mắc (do lời khai mâu thuẫn nhau, mâu thuẫn tài liệu khác).

Nghiên cứu lời khai, tài liệu mà không rút ra được các vấn đề cần xử lý tiếp một cách đúng đắn thì cũng không phải là việc nghiên cứu đã tốt, đã đạt yêu cầu.

– Nghiên cứu các tài liệu, chứng cứ khác

Tùy theo từng loại việc tranh chấp, các đương sự sẽ cung cấp cho Tòa án những tài liệu tương ứng. Thẩm phán phải nghiên cứu kỹ các tài liệu này, từ đó tùy theo yêu cầu của nguyên đơn, sự thừa nhận hay phản tố của bị đơn, người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan, Thẩm phán phải tập trung nghiên cứu các điểm đó.

Đối với các tài liệu, chứng cứ khác được thu thập từ bất cứ nguồn nào, nếu qua nghiên cứu thấy việc thu thập tài liệu, chứng cứ đúng quy định Bộ luật Tố tụng Dân sự và các văn bản pháp luật khác có liên quan thì đều phải nghiên cứu kỹ nội dung các tài liệu, chứng cứ đó, xác minh tính đúng đắn của chứng cứ thì mới giúp cho Thẩm phán đánh giá chứng cứ khách quan, toàn diện sau khi đã nghiên cứu xong toàn bộ hồ sơ vụ án.

Những vụ có ý kiến của chính quyền cơ sở, đoàn thể, cơ quan, ban ngành mà các ý kiến có sự khác nhau, Thẩm phán cũng phải nghiên cứu hết, không được bỏ qua ý kiến nào. Sau khi nghiên cứu phải rút ra được có cần hỏi lại, lấy lại ý kiến của chính quyền cơ sở, đoàn thể nào không? Có cần lấy ý kiến của cả tập thể… không?

Thông thường việc nghiên cứu hồ sơ theo tuần tự như đã phân tích ở trên. Tuy nhiên, tùy theo diễn biến cụ thể mà có vụ khi đang nghiên cứu lời khai nguyên đơn có thể đối chiếu ngay với lời khai của bị đơn, của người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan, biên bản đối chất hoặc các tài liệu khác như bản kết luận giám định, biên bản định giá .v.v…

Trong thực tiễn cho thấy đối với những vụ án phức tạp, hồ sơ dày, việc nghiên cứu tuần tự, hết lời khai nguyên đơn, hết lời khai đương sự này mới chuyển qua nghiên cứu lời khai của đương sự khác là một phương pháp hiệu quả để đánh giá và soi xét tường tận.

5. Việc quản lý, bảo quản, chuyển giao hồ sơ vụ án dân sự

Việc quản lí hổ sơ vụ án dân sự thuộc trách nhiệm của cơ quan hành chính của Toà án thụ lí, cụ thể là của các thư kí được phân công theo dõi vụ án. Việc tiếp cận và nghiên cứu hồ sơ vụ án của những người tiến hành tố tụng hoặc của người tham gia tố tụng được thực hiện theo các quy định chung về tố tụng dân sự.

Việc chuyển giao hồ sơ vụ án dân sự được thực hiện trong các trường hợp sau: Toà án thụ lí không có thẩm quyền giải quyết vụ án, hồ sơ phải được chuyển đến cơ quan có thẩm quyền; vụ án bị kháng cáo, kháng nghị hợp lệ, hồ sơ phải được chuyển đến cấp xét xử có thẩm quyền.

Việc bảo quản hồ sơ vụ án dân sự thuộc trách nhiệm của cơ quan hành chính của Toà án đã thụ lí và xét xử vụ án. Trong trường hợp vụ án được xét xử ở nhiếu cấp, thì sau khi việc xét xử kết thúc, hồ sơ phải được trả về cấp xét xử sơ thẩm để bảo quản. Để có thể bảo quản tốt hồ sơ vụ án, Toà án phải đánh số thứ tự các giấy tờ, tài liệu có trong hồ sơ và phải lập danh mục các giấy tờ, tài liệu đó. Thời hạn bảo quản hồ sơ vụ án dân sự chưa được quy định cụ thể trong luật hiện hành.