Các quy định riêng về việc lập giấy khai sinh

1.Hộ tịch

Tình trạng nhân thân và chứng thư hộ tịch. Cá nhân được phân biệt với cá nhân khác bằng việc xác định những yếu tố tạo thành tình trạng nhân thân. Quan niệm cổ điển chỉ coi như chất liệu của tình trạng nhân thân những yếu tố gắn liền cá nhân với Nhà nước và gia đình: quốc tịch, quan hệ cha-con, mẹ-con và quan hệ vợ chồng.  Một số yếu tố cơ bản của tình trạng nhân thân được chính thức ghi nhận trong những giấy tờ do cơ quan Nhà nước có thẩm quyền lập, gọi là chứng thư hộ tịch. Khái niệm chứng thư hộ tịch. Ðó là văn bản do cơ quan Nhà nước lập nhằm ghi nhận những sự kiện cơ bản xác định tình trạng nhân thân của một người từ khi sinh ra đến khi chết. Ba loại chứng thư hộ tịch quan trọng nhất là giấy khai sinh, giấy chứng nhận đăng ký kết hôn và giấy chứng tử. Ta lần lượt tìm hiểu tổ chức hệ thống hộ tịch, lập chứng thư hộ tịch, hiệu lực của chứng thư hộ tịch và cải chính hộ tịch.

2.Tổ chức hệ thống hộ tịch

Cơ quan hộ tịch. Theo Nghị định số 158/2005/NĐ-CP ngày 27/12/05 cơ quan hộ tịch trong luật Việt Nam hiện hành được phân thành ba nhóm: cơ quan quản lý, cơ quan quản lý và đăng ký và cơ quan giúp việc. Bộ Tư pháp và Bộ Ngoại giao là các cơ quan quản lý hộ tịch. UBND cấp tỉnh là cơ quan quản lý hộ tịch trong phạm vi tỉnh và có trách nhiệm tiến hành việc đăng ký hộ tịch cho người nước ngoài, người Việt Nam định cư ở nước ngoài theo quy định của pháp luật về hộ tịch. UBND cấp huyện là cơ quan quản lý và đăng ký hộ tịch trong phạm vi huyện. Sở Tư pháp và phòng Tư pháp là cơ quan giúp việc cho UBND cấp mình trong công tác hộ tịch . UBND cấp xã là cơ quan quản lý hộ tịch trong phạm vi xã và có trách nhiệm đăng ký hộ tịch cho người Việt Nam thường trú tại Việt nam theo quy định của pháp luật về hộ tịch. Cơ quan lãnh sự là cơ quan quản lý hộ tịch trong phạm vi quản hạt lãnh sự và trách nhiệm đăng ký hộ tịch cho cho công dân Việt Nam ở nước ngoài. Biểu mẫu, sổ sách, hồ sơ hộ tịch. Biểu mẫu, sổ đăng ký hộ tịch được lập theo mẫu thống nhất do Bộ Tư pháp quy định. Sổ hộ tịch phải được lưu trữ, bảo quản để sử dụng lâu dài; phục vụ cho hoạt động quản lý của Nhà nước. Mỗi loại việc hộ tịch phải được đăng ký vào 2 quyển sổ (đăng ký kép), 1 quyển lưu tại ủy ban nhân dân cấp xã, nơi đăng ký hộ tịch; 1 quyển chuyển lưu tại ủy ban nhân dân cấp huyện. Những việc hộ tịch thuộc thẩm quyền của Sở Tư pháp và ủy ban nhân dân cấp huyện, thì chỉ đăng ký vào 1 quyển và lưu tại Sở Tư pháp và ủy ban nhân dân cấp huyện. Đối với sổ cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân, thì chỉ cần lập 1 quyển và lưu tại ủy ban nhân dân cấp xã (Nghị định số 158/2005/NĐ-CP ngày 27/12/05 Điều 70).

3. Lập chứng thư hộ tịch

Những người tham gia vào việc lập chứng thư hộ tịch Người lập chứng thư hộ tịch. Người lập chứng thư hộ tịch là Chủ tịch ủy ban nhân dân cấp có thẩm quyền đăng ký hộ tịch. Về đăng ký hộ tịch có yếu tố nước ngoài, Nghị định số 68/2002/NĐ-CP ngày 10/07/2007 quy định Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh có thẩm quyền ký giấy chứng nhận kết hôn, quyết định công nhận việc nhận cha, mẹ, con, quyết định cho nhận trẻ em Việt Nam làm con nuôi; Nghị định số 158/2005/NĐ-CP ngày 27/12/05 quy định Giám đốc Sở tư pháp có thẩm quyền ký chứng thư hộ tịch như giấy khai sinh, giấy chứng tử,… Cán bộ Tư pháp hộ tịch chịu trách nhiệm soạn thảo chứng thư hộ tịch do Chủ tịch UBND cấp xã ký; cán bộ Tư pháp của Phòng Tư pháp chịu trách nhiệm soạn thảo chứng thư hộ tịch do Chủ tịch UBND cấp huyện ký; cán bộ hộ tịch của Sở Tư pháp chịu trách nhiệm soạn thảo chứng thư hộ tịch do Chủ tịch UBND cấp tỉnh và Giám đốc Sở tư pháp ký, đồng thời giúp ủy ban nhân dân cấp tương ứng thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn trong đăng ký và quản lý hộ tịch. Người khai. Người khai là người đến cơ quan đăng ký hộ tịch để xác nhận với người lập chứng thư hộ tịch về việc xảy ra sự kiện cần được ghi nhận bằng chứng thư hộ tịch. Trong việc đăng ký kết hôn, người khai là những người kết hôn. Trong việc khai sinh và khai tử, người khai là người thân thích của người có tên trong chứng thư hộ tịch hoặc một cơ quan, tổ chức có trách nhiệm theo quy định của pháp luật về hộ tịch. Người làm chứng. Vai trò của người làm chứng chỉ được ghi nhận trong thủ tục lập một vài loại chứng thư hộ tịch (Nghị định số 158/2005/NĐ-CP ngày 27/12/05). - Làm chứng việc đăng ký khai sinh trong trường hợp trẻ em sinh ra ngoài cơ sở y tế. - Làm chứng việc khai tử cho người chết không rõ tung tích. Đối với người chết trên phương tiện giao thông, thì người chỉ huy hoặc điều khiển phương tiện giao thông phải lập biên bản xác nhận việc chết, có chữ ký của ít nhất hai người cùng đi trên phương tiện giao thông đó. Biên bản xác nhận việc chết thay cho Giấy báo tử. Đối với người chết tại nhà ở nơi cư trú, thì văn bản xác nhận việc chết của người làm chứng thay cho Giấy báo tử. Người làm chứng phải có đủ các điều kiện quy định tại Ðiều 17 Nghị định đã dẫn, tức là phảphải có năng lực hành vi dân sự đầy đủ và biết rõ sự việc làm chứng. Người làm chứng phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính xác thực của sự việc mà mình làm chứng.

4. Các quy định riêng về việc lập giấy khai sinh

Khai việc sinh. Người khai việc sinh, trên nguyên tắc, là cha, mẹ hoặc người thân thích của người được khai sinh (Nghị định số 158/2005/NĐ-CP Điều 14). Trường hợp trẻ bị bỏ rơi, người hoặc tổ chức đang tạm thời nuôi dưỡng trẻ có trách nhiệm đi đăng ký khai sinh (Nghị định số 158/2005/NĐ-CP Điều 16 khoản 2) Việc khai sinh phải được thực hiện trong thời hạn 60 ngày kể từ ngày sinh của trẻ (Nghị định số 158/2005/NĐ-CP Điều 14). Trong trường hợp trẻ sơ sinh bị bỏ rơi, thì người hoặc tổ chức đang tạm thời nuôi dưỡng trẻ có trách nhiệm đi đăng ký khai sinh sau 30 ngày, kể từ ngày phát hiện mà không tìm được cha, mẹ (Nghị định đã dẫn Điều 16 khoản 2). Trong trường hợp khai sinh quá hạn hoặc khai lại việc sinh, thì người phải khai vẫn là cha, mẹ, người thân thích, người đại diện theo pháp luật của người được khai sinh hoặc chính người được khai sinh, nếu người này có đủ năng lực hành vi. Nơi đăng ký khai sinh (Nghị định đã dẫn Điều 13 và Điều 49).

1. Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn (sau đây gọi là ủy ban nhân dân cấp xã), nơi cư trú của người mẹ thực hiện việc đăng ký khai sinh cho trẻ em; nếu không xác định được nơi cư trú của người mẹ, thì ủy ban nhân dân cấp xã, nơi cư trú của người cha thực hiện việc đăng ký khai sinh.

2. Trong trường hợp không xác định được nơi cư trú của người mẹ và người cha, thì ủy ban nhân dân cấp xã, nơi trẻ em đang sinh sống trên thực tế thực hiện việc đăng ký khai sinh.

3. Việc đăng ký khai sinh cho trẻ em bị bỏ rơi được thực hiện tại ủy ban nhân dân cấp xã, nơi cư trú của người đang tạm thời nuôi dưỡng hoặc nơi có trụ sở của tổ chức đang tạm thời nuôi dưỡng trẻ em đó.

 4. Việc đăng ký khai sinh cho trẻ em sinh ra tại Việt Nam, có cha và mẹ là người nước ngoài, được thực hiện tại Sở Tư pháp, nơi cư trú của người cha hoặc người mẹ, nếu họ có yêu cầu.

5.Việc đăng ký khai sinh cho trẻ em sinh ra tại Việt Nam, có cha hoặc mẹ là người nước ngoài, còn người kia là công dân Việt Nam định cư ở nước ngoài, được thực hiện tại Sở Tư pháp, nơi cư trú của người mẹ.

 6.Việc đăng ký khai sinh cho trẻ em sinh ra tại Việt Nam, có cha hoặc mẹ là người nước ngoài, còn người kia là công dân Việt Nam đang cư trú tại Việt Nam, được thực hiện tại Sở Tư pháp, nơi cư trú của người mẹ hoặc người cha là công dân Việt Nam. Nội dung giấy khai sinh. Giấy khai sinh được lập theo mẫu do Bộ Tư pháp thống nhất quản lý việc phát hành. Ta chỉ lưu ý một vài điểm: - Ngày sinh là ngày trẻ được sinh ra; trong trường hợp khai sinh cho trẻ bị bỏ rơi và không rõ ngày sinh, thì ngày phát hiện trẻ được coi là ngày sinh (Nghị định đã dẫn Ðiều 21). - Nơi sinh của trẻ bị bỏ rơi, trong trường hợp không thể được xác định, thì được quy ước là nơi lập biên bản về việc phát hiện trẻ bị bỏ rơi (Nghị định đã dẫn Ðiều 16 khoản 3). - Phần khai về cha, mẹ của trẻ bị bỏ rơi được để trống (Ðiều 16). Trong trường hợp có người nhận trẻ làm con nuôi, thì tên của cha, mẹ nuôi được ghi vào phần khai về cha, mẹ; nhưng trong cột ghi chú của Sổ đăng ký khai sinh phải ghi rõ “cha, mẹ nuôi”; nội dung ghi chú này phải được giữ bí mật, chỉ những người có thẩm quyền mới được tìm hiểu29 (cùng điều luật).

5. Các quy định riêng về việc lập giấy chứng tử

Khai việc tử. Người khai việc tử là người thân thích, chủ nhà hoặc cơ quan, tổ chức nơi có người chết (BLDS Ðiều 30). Thời hạn đi khai tử là 15 ngày, kể từ ngày chết (Nghị định đã dẫn Ðiều 20 khoản 1).Việc đăng ký khai tử cho người bị Toà án tuyên bố là đã chết được thực hiện khi quyết định của Toà án đã có hiệu lực pháp luật. Người yêu cầu Tòa án tuyên bố một người là đã chết phải thực hiện việc đăng ký khai tử (Nghị định đã dẫn Ðiều 21 khoản 1). Người đi khai tử phải nộp Giấy báo tử hoặc giấy tờ thay cho Giấy báo tử (Nghị định đã dẫn Ðiều 21 khoản 1) Nội dung giấy chứng tử. Giấy báo tử phải ghi rõ họ, tên, địa chỉ của người chết; giờ, ngày, tháng, năm chết; địa điểm chết và nguyên nhân chết (Nghị định đã dẫn Ðiều 22 khoản 1). Thẩm quyền cấp Giấy báo tử. Đối với người chết tại bệnh viện hoặc tại cơ sở y tế, thì Giám đốc bệnh viện hoặc người phụ trách cơ sở y tế đó cấp Giấy báo tử; đối với người cư trú ở một nơi, nhưng chết ở một nơi khác, ngoài cơ sở y tế, thì ủy ban nhân dân cấp xã, nơi người đó chết cấp Giấy báo tử; đối với người chết là quân nhân tại ngũ, công chức quốc phòng, quân nhân dự bị trong thời gian tập trung huấn luyện hoặc kiểm tra tình trạng sẵn sàng chiến đấu, phục vụ chiến đấu và những người được tập trung làm nhiệm vụ quân sự do các đơn vị quân đội trực tiếp quản lý, thì thủ trưởng đơn vị đó cấp Giấy báo tử; đối với người chết trong trại giam, trại tạm giam, nhà tạm giam hoặc tại nơi tạm giữ, thì Thủ trưởng cơ quan nơi giam, giữ người đó cấp Giấy báo tử; đối với người chết tại trường giáo dưỡng, cơ sở giáo dục do ngành Công an quản lý, thì Thủ trưởng các cơ quan đó cấp Giấy báo tử; đối với người chết do thi hành án tử hình, thì Chủ tịch Hội đồng thi hành án tử hình cấp Giấy báo tử; trường hợp một người bị Toà án tuyên bố là đã chết, thì quyết định của Toà án đã có hiệu lực pháp luật thay cho Giấy báo tử; trường hợp người chết có nghi vấn, thì văn bản xác định nguyên nhân chết của cơ quan công an hoặc của cơ quan y tế cấp huyện trở lên thay cho Giấy báo tử; đối với người chết trên phương tiện giao thông, thì người chỉ huy hoặc điều khiển phương tiện giao thông phải lập biên bản xác nhận việc chết, có chữ ký của ít nhất hai người cùng đi trên phương tiện giao thông đó. Biên bản xác nhận việc chết thay cho Giấy báo tử; đối với người chết tại nhà ở nơi cư trú, thì văn bản xác nhận việc chết của người làm chứng thay cho Giấy báo tử (Nghị định đã dẫn Ðiều 22 khoản 2). Giấy báo tử hoặc giấy tờ thay cho Giấy báo tử được cấp cho thân nhân người chết để đi khai tử. Trong trường hợp người chết không có thân nhân, thì Giấy báo tử được gửi cho ủy ban nhân dân cấp xã, nơi có thẩm quyền đăng ký khai tử để ủy ban nhân dân cấp xã đăng ký khai tử.

Luật Minh Khuê ( sưu tầm và biên tập)