Mục lục bài viết

1. Tên thường gọi, tên khác là gì?
2. Thêm tên thường gọi, tên khác vào giấy khai sinh được không?
3. Thủ tục bổ sung, cập nhật thông tin hộ tịch
4. Nhiệm vụ, quyền hạn của công chức khi đến làm thủ tục liên quan đến bổ sung, thay đổi thông tin hộ tịch

1. Tên thường gọi, tên khác là gì?

Hiện tại, trong hệ thống pháp luật, không tồn tại một định nghĩa chính thức nào về các thuật ngữ như "tên thường gọi" hay "tên khác." Quy định về họ tên của một cá nhân được xác định chủ yếu thông qua các tài liệu chính thức như giấy khai sinh, chứng minh nhân dân, hộ chiếu, hoặc thẻ căn cước công dân. Các tên gọi thường hay tên khác không được rõ ràng định nghĩa, thường được mô tả dựa trên cách ghi chú trong một số văn bản hoặc sự sử dụng thông thường trong giao tiếp hằng ngày.

Trong ngữ cảnh của họ tên, tên gọi thường được hiểu là tên chính thức được ghi trong giấy khai sinh, trong khi tên khác đề cập đến những biệt danh, tên gọi thông thường trong thực tế cuộc sống, được sử dụng bởi gia đình, bạn bè, hay các tổ chức cụ thể. Sự linh hoạt này đặt ra nhiều thách thức trong việc xác định và quản lý thông tin cá nhân, do đó, cần có sự chú ý đặc biệt từ phía cơ quan quản lý và cộng đồng để giữ cho quá trình xác minh và sử dụng thông tin họ tên diễn ra một cách chính xác và công bằng.

2. Thêm tên thường gọi, tên khác vào giấy khai sinh được không?

Theo điều 4 của Luật Hộ tịch năm 2014, giấy khai sinh là một văn bản được cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp cho cá nhân sau khi họ được đăng ký khai sinh. Nội dung của giấy khai sinh bao gồm các thông tin cơ bản về cá nhân, như được quy định tại khoản 1 của điều 14 trong Luật Hộ tịch.

Điều 14 của Luật Hộ tịch 2014 quy định rõ nội dung đăng ký khai sinh, bao gồm thông tin chi tiết về người được đăng ký khai sinh như họ, chữ đệm, tên, giới tính, ngày, tháng, năm sinh, nơi sinh, quê quán, dân tộc, quốc tịch. Thêm vào đó, thông tin về cha và mẹ cũng được yêu cầu, bao gồm họ, chữ đệm, tên, năm sinh, dân tộc, quốc tịch, nơi cư trú. Một yếu tố quan trọng khác là số định danh cá nhân của người được đăng ký khai sinh.

Tuy nhiên, điều quan trọng cần lưu ý là giấy khai sinh chỉ chứa thông tin chính xác từ các yếu tố trên và không đề cập đến nội dung liên quan đến tên thường gọi của người đó. Nói cách khác, giấy khai sinh tập trung vào thông tin chính thức và không có sự bao gồm thông tin về các tên gọi khác mà người đó có thể sử dụng trong cuộc sống hàng ngày.

Bổ sung vào đó, theo Điều 26 của Luật Hộ tịch, việc thay đổi hộ tịch chỉ bao gồm việc thay đổi họ, chữ đệm và tên của cá nhân dựa trên nội dung khai sinh đã đăng ký, có căn cứ theo quy định của pháp luật dân sự. Thay đổi thông tin về cha, mẹ cũng chỉ được thực hiện sau khi được nhận làm con nuôi theo quy định của Luật Nuôi con nuôi. Tất cả những điều này cùng nhau mô tả rõ ràng rằng không có cơ sở pháp lý nào để bổ sung thông tin về tên thường gọi hay tên khác của một người vào giấy khai sinh theo quy định hiện hành.

3. Thủ tục bổ sung, cập nhật thông tin hộ tịch

Như đã được biết, quyền bổ sung hộ tịch là một quyền của công dân, và các cơ quan nhà nước được ủy quyền để thực hiện việc hỗ trợ và cập nhật thông tin hộ tịch cho những cá nhân đã đăng ký. Theo quy định tại Điều 29 của Luật Hộ tịch năm 2014, quy trình bổ sung hộ tịch bao gồm các bước sau:

- Hồ sơ bổ sung và cập nhật thông tin hộ tịch đều phải bao gồm các giấy tờ sau:

+ Tờ khai cải chính hộ tịch;

+ Bản chính giấy khai sinh;

+ Căn cước công dân của người có nhu cầu bổ sung thông tin.

- Thời hạn giải quyết là 03 ngày làm việc, và trong trường hợp cần xác minh, thời gian này có thể được kéo dài thêm 03 ngày làm việc.

- Đối với thẩm quyền đăng ký thay đổi, cải chính, và bổ sung hộ tịch, cá nhân đã chuyển nơi sinh sống có quyền yêu cầu Ủy ban nhân dân cấp xã nơi đã đăng ký hộ tịch trước đây. Hoặc người đó có thể thực hiện thủ tục tại Ủy ban nhân dân cấp xã nơi cư trú hiện tại để giải quyết việc thay đổi, cải chính hộ tịch cho những người chưa đủ 14 tuổi hoặc bổ sung hộ tịch cho công dân Việt Nam cư trú trong nước.

- Quy trình và thủ tục bổ sung thông tin hộ tịch được thực hiện như sau:

Sau khi công dân đã chuẩn bị hồ sơ theo quy định được mô tả trong bài viết này, họ tiến hành nộp bộ hồ sơ tại Ủy ban nhân dân cấp xã có thẩm quyền để tiến hành giải quyết. Trong thời hạn 3 ngày làm việc, tính từ ngày nhận đủ giấy tờ theo quy định, nhân viên công chức hộ tịch tại xã kiểm tra và xác nhận rằng việc bổ sung thông tin là đáp ứng đúng với quy định pháp luật.

Nếu công chức hộ tịch nhận thấy có cơ sở phù hợp, họ sẽ ghi vào sổ hộ tịch. Người yêu cầu và công chức thư pháp sẽ thực hiện ký thêm vào sổ hộ tịch để ghi nhận thông tin mới. Sau đó, công chức thư pháp sẽ báo cáo lên chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã để xin ý kiến đồng thuận.

Trong trường hợp thông tin được bổ sung vào Giấy khai sinh, công chức thư pháp - hộ tịch sẽ ghi nội dung bổ sung vào mục tương ứng và đóng dấu để xác nhận nội dung đã được bổ sung.

4. Nhiệm vụ, quyền hạn của công chức khi đến làm thủ tục liên quan đến bổ sung, thay đổi thông tin hộ tịch

Dựa vào quy định tại Điều 73 của Luật Hộ tịch năm 2014, công chức tư pháp - hộ tịch cấp xã, khi thực hiện nhiệm vụ và quyền hạn của mình, phải tuân thủ các nguyên tắc sau đây:

- Nghiêm túc tuân thủ các quy định của Luật Hộ tịch và các văn bản pháp luật liên quan đến hộ tịch.

- Trong quá trình đăng ký hộ tịch, công chức hộ tịch phải chịu trách nhiệm trước Ủy ban nhân dân cấp xã và pháp luật về mọi khía cạnh liên quan đến quy trình này.

- Chịu trách nhiệm tuyên truyền, phổ biến, và vận động nhân dân để họ tuân thủ các quy định của pháp luật về hộ tịch.

- Hỗ trợ Ủy ban nhân dân cấp xã quản lý và đăng ký hộ tịch cho người dân địa phương một cách kịp thời, chính xác, khách quan, và trung thực. Việc cập nhật thông tin sự kiện hộ tịch vào Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử cũng cần được thực hiện ngay lập tức khi có bất kỳ thay đổi nào.

- Chủ động trong việc kiểm tra, rà soát để đăng ký kịp thời thông tin về sinh, tử phát sinh trên địa bàn, đặc biệt là tại các địa bàn dân cư không tập trung, khu vực có điều kiện đi lại khó khăn, và cách xa trụ sở Ủy ban nhân dân cấp xã. Đồng thời, cần báo cáo Ủy ban nhân dân cấp xã để tổ chức đăng ký lưu động đối với các sự kiện như khai sinh, kết hôn, và khai tử.

- Liên tục nâng cao kiến thức về pháp luật để cập nhật và nâng cao năng lực và kỹ năng trong việc đăng ký hộ tịch. Công chức hộ tịch phải tham gia các lớp bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ được tổ chức bởi Ủy ban nhân dân hoặc cơ quan tư pháp cấp trên, đây không chỉ là quyền lợi cá nhân mà còn là nghĩa vụ bắt buộc.

- Làm việc dưới sự giám sát và quản lý của Ủy ban nhân dân cấp xã, công chức hộ tịch cần chủ động báo cáo và đề xuất cho Ủy ban nhân dân cùng cấp phối hợp với cơ quan, tổ chức kiểm tra và xác minh thông tin hộ tịch. Đồng thời, phối hợp với cơ quan Công an cùng cấp để cung cấp thông tin hộ tịch cơ bản của cá nhân cho Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư.