1. Chứng thực chữ ký là gì?

Chứng thực chữ ký là quy trình được tiến hành bởi các cơ quan, tổ chức có thẩm quyền theo quy định tại Nghị định này, nhằm xác minh và chứng nhận rằng chữ ký trên giấy tờ, văn bản là do chính người yêu cầu chứng thực tạo ra.

 

2. Trách nhiệm của người yêu cầu chứng thực chữ ký và người thực hiện chứng thực chữ ký

Người yêu cầu chứng thực chữ ký phải chịu trách nhiệm đối với nội dung của giấy tờ, văn bản mà họ ký để yêu cầu chứng thực chữ ký. Đồng thời, họ không được yêu cầu chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản có nội dung quy định tại Khoản 4 Điều 22 và Khoản 4 Điều 25 của Nghị định 23/2015/NĐ-CP.

Người thực hiện việc chứng thực chịu trách nhiệm đảm bảo tính xác thực của chữ ký của người yêu cầu chứng thực trên giấy tờ, văn bản.

 

3. Thủ tục chứng thực chữ ký

Người yêu cầu chứng thực chữ ký của mình phải cung cấp các giấy tờ sau đây:

  1. Bản chính hoặc bản sao có chứng thực của Chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu còn hiệu lực.
  2. Giấy tờ hoặc văn bản mà họ sẽ ký để yêu cầu chứng thực.

Người thực hiện chứng thực sẽ kiểm tra các giấy tờ yêu cầu chứng thực. Nếu thấy đủ giấy tờ theo quy định tại Khoản 1 của điều này, và người yêu cầu chứng thực đủ điều kiện, tức là minh mẫn, nhận thức và làm chủ hành vi của mình, và không thuộc các trường hợp cấm chứng thực theo Điều 25 của Nghị định 23/2015/NĐ-CP, thì người yêu cầu sẽ được yêu cầu ký trước mặt và tiến hành chứng thực theo các bước sau:

  1. Ghi chính xác lời chứng thực chữ ký theo mẫu quy định.
  2. Ký tên, ghi rõ họ tên và đóng dấu của cơ quan hoặc tổ chức thực hiện chứng thực. Sau đó, ghi thông tin vào sổ chứng thực.
  3. Đối với giấy tờ hoặc văn bản có từ hai trang trở lên, lời chứng thực sẽ được ghi vào trang cuối cùng. Nếu giấy tờ hoặc văn bản có từ hai tờ trở lên, thì phải đóng dấu giáp lai.

Quy trình chứng thực chữ ký như được quy định tại Khoản 1 và Khoản 2 của điều này cũng áp dụng cho các trường hợp sau:

  • Chứng thực chữ ký của nhiều người trong cùng một giấy tờ hoặc văn bản.
  • Chứng thực chữ ký của người khai lý lịch cá nhân.
  • Chứng thực chữ ký trong giấy tờ hoặc văn bản do cá nhân tự lập theo quy định pháp luật.
  • Chứng thực chữ ký trong Giấy ủy quyền, trừ khi ủy quyền không liên quan đến việc chuyển quyền sở hữu tài sản hoặc quyền sử dụng bất động sản, không có thù lao và không có nghĩa vụ bồi thường của bên được ủy quyền.

 

4. Các trường hợp không được chứng thực chữ ký 

Người yêu cầu chứng thực chữ ký phải chịu trách nhiệm về nội dung của giấy tờ, văn bản mà họ ký để yêu cầu chứng thực chữ ký. Theo Điều 25 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP, có các trường hợp sau đây sẽ không được chứng thực chữ ký:

  1. Người yêu cầu chứng thực không có nhận thức và không làm chủ được hành vi của mình khi chứng thực.
  2. Người yêu cầu chứng thực chữ ký sử dụng Chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu đã hết hạn sử dụng hoặc giả mạo.
  3. Giấy tờ, văn bản mà người yêu cầu chứng thực ký vào có nội dung sau:
  • Vi phạm pháp luật, đạo đức xã hội.
  • Tuyên truyền, kích động chiến tranh, chống đối chế độ xã hội chủ nghĩa Việt Nam.
  • Xuyên tạc lịch sử của dân tộc Việt Nam.
  • Xúc phạm danh dự, nhân phẩm, uy tín của cá nhân, tổ chức.
  • Vi phạm quyền công dân.
  1. Giấy tờ, văn bản có nội dung là hợp đồng, giao dịch, trừ trường hợp chứng thực chữ ký trong Giấy ủy quyền không có thù lao, không có nghĩa vụ bồi thường của bên được ủy quyền và không liên quan đến việc chuyển quyền sở hữu tài sản hoặc quyền sử dụng bất động sản.

Các trường hợp không được chứng thực chữ ký cũng áp dụng cho trường hợp chứng thực điểm chỉ khi người yêu cầu chứng thực chữ ký không thể ký được và trong trường hợp người yêu cầu chứng thực không thể ký hoặc điểm chỉ được.

 

5. Phạt đến 10 triệu đồng khi vi phạm về chứng thực chữ ký

Những người thực hiện việc chứng thực sẽ bị áp dụng các mức phạt tiền tương ứng nếu họ không chứng thực các trường hợp không được nêu rõ chữ ký như sau:

Stt

Lỗi

Mức phạt

Căn cứ

1

Chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản có nội dung là hợp đồng, giao dịch (trừ trường hợp chứng thực chữ ký trong Giấy ủy quyền không có thù lao, không có nghĩa vụ bồi thường của bên được ủy quyền và không liên quan đến việc chuyển quyền sở hữu tài sản, quyền sử dụng bất động sản)

03 - 05 triệu đồng

Điểm k khoản 3 Điều 24 Nghị định 110/2013/NĐ-CP được bổ sung tại Nghị định số 67/2015/NĐ-CP

2

Chứng thực chữ ký trong trường hợp giấy tờ văn bản có nội dung trái pháp luật, đạo đức xã hội; tuyên truyền, kích động chiến tranh, chống chế độ xã hội chủ nghĩa Việt Nam; xuyên tạc lịch sử của dân tộc Việt Nam; xúc phạm danh dự, nhân phẩm, uy tín của cá nhân, tổ chức; vi phạm quyền công dân

05 - 10 triệu đồng

Điểm đ khoản 3a Điều 24 Nghị định 110/2013 bổ sung tại Nghị định 67/2015

3

Chứng thực chữ ký trong trường hợp tại thời điểm chứng thực, người yêu cầu chứng thực không nhận thức và làm chủ được hành vi của mình

Điểm g khoản 3a Điều 24 Nghị định 110/2013 bổ sung tại Nghị định 67/2015

4

Chứng thực chữ ký trong trường hợp người yêu cầu chứng thực xuất trình bản chính hoặc bản sao có chứng thực Giấy chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu không còn giá trị sử dụng

Điểm h khoản 3a Điều 24 Nghị định 110/2013 bổ sung tại Nghị định 67/2015

 

 6. Tại sao cần chứng thực chữ ký?

Chứng thực chữ ký đóng vai trò quan trọng trong nhiều lĩnh vực khác nhau, và dưới đây là một số lý do vì sao nó cần thiết:

  • Xác định tính toàn vẹn và xác thực: Chứng thực chữ ký giúp xác định tính toàn vẹn của tài liệu và đảm bảo rằng chữ ký được gắn kết với người đã tạo ra nó. Điều này đảm bảo rằng tài liệu không bị sửa đổi trái phép và giúp xác định người tạo ra chữ ký.
  • Phòng ngừa gian lận và làm giả: Một chữ ký chứng thực khó bị làm giả hơn. Quy trình chứng thực bao gồm sự xác minh và kiểm tra cẩn thận, từ việc so sánh chữ ký với mẫu đã được lưu trữ đến việc sử dụng công nghệ tiên tiến như chữ ký điện tử. Điều này giúp ngăn chặn hành vi làm giả chữ ký và giữ cho các giao dịch trở nên đáng tin cậy hơn.
  • Tạo sự tin tưởng và minh bạch: Chứng thực chữ ký mang lại sự tin tưởng và minh bạch trong các giao dịch kinh doanh và pháp lý. Khi một chữ ký được chứng thực, nó tạo ra một bằng chứng rõ ràng về ý chí và cam kết của người ký. Điều này giúp các bên liên quan tin tưởng vào tính hợp pháp và trung thực của các tài liệu và giao dịch.
  • Quyền lợi và bảo vệ pháp lý: Chứng thực chữ ký đảm bảo quyền lợi và bảo vệ pháp lý của các cá nhân, tổ chức và cơ quan. Khi một chữ ký được chứng thực, nó có giá trị pháp lý và có thể được sử dụng làm bằng chứng trong các vụ án và tranh chấp pháp lý. Điều này bảo vệ quyền lợi của các bên liên quan và đảm bảo rằng các quy định pháp luật được tuân thủ.
  • Tuân thủ quy định pháp luật: Trong nhiều quốc gia, chứng thực chữ ký là một yêu cầu pháp lý. Việc tuân thủ quy định này là bắt buộc và giúp tạo ra một môi trường kinh doanh và giao dịch công bằng, minh bạch và tuân thủ luật pháp.

Trên cơ sở những lý do trên, việc chứng thực chữ ký đóng vai trò quan trọng trong việc bảo vệ quyền lợi và lợi ích hợp pháp của cá nhân, tổ chức và cộng đồng. Nó là một công cụ quan trọng để giảm thiểu rủi ro và xây dựng một môi trường kinh doanh và pháp lý đáng tin cậy.

 

7. Trách nhiệm của người dịch và người thực hiện chứng thực chữ ký người dịch là gì?

Trách nhiệm của người dịch và người thực hiện chứng thực chữ ký người dịch

- Người dịch phải chịu trách nhiệm trước khách hàng, trước cơ quan thực hiện chứng thực về tính chính xác của nội dung bản dịch; không được dịch những giấy tờ, văn bản quy định để yêu cầu chứng thực chữ ký người dịch.

- Người thực hiện chứng thực chịu trách nhiệm về tính xác thực về chữ ký của người dịch trong bản dịch.

Công ty Luật Minh Khuê mong muốn gửi đến quý khách hàng những thông tin tư vấn hữu ích. Nếu quý khách hàng đang gặp phải bất kỳ vấn đề pháp lý nào hoặc có câu hỏi cần được giải đáp, hãy liên hệ với Tổng đài tư vấn pháp luật trực tuyến qua số hotline 1900.6162. Hoặc quý khách hàng gửi yêu cầu chi tiết qua email: lienhe@luatminhkhue.vn để được hỗ trợ và giải đáp thắc mắc nhanh chóng. Xin trân trọng cảm ơn sự hợp tác của quý khách hàng!