Trình tự thực hiện thủ tục chứng thực chữ ký mới nhất

1. Chứng thức chữ ký được hiểu như thế nào?

Khoản 1 Điều 2 Nghị định 23/2015/NĐ-CP ngày 16 tháng 02 năm 2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch đã quy định như sau: Chứng thực chữ ký là quá trình mà cơ quan, tổ chức có thẩm quyền, theo quy định tại Nghị định này, xác nhận rằng chữ ký trên giấy tờ, văn bản là chữ ký của người đã yêu cầu chứng thực.

Điều này có nghĩa là khi một người yêu cầu chứng thực chữ ký trên giấy tờ hoặc văn bản, cơ quan, tổ chức có thẩm quyền sẽ tiến hành kiểm tra và xác minh tính chính xác của chữ ký đó. Quá trình chứng thực này nhằm đảm bảo tính xác thực và pháp lý của giấy tờ, văn bản đó, giúp tăng cường sự tin cậy và giá trị pháp lý của chữ ký.

Việc chứng thực chữ ký là một quy trình quan trọng trong việc xác nhận tính hợp pháp và đáng tin cậy của các tài liệu pháp lý. Nó đóng vai trò quan trọng trong việc bảo vệ quyền và lợi ích của các bên liên quan và tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực hiện các giao dịch và hoạt động pháp lý khác.

2. Các bước thực hiện chứng thực chữ ký 

Người yêu cầu chứng thực chữ ký, điểm chỉ hoặc không thể ký phải xuất trình các giấy tờ phục vụ việc chứng thực chữ ký. Điều này đảm bảo rằng người yêu cầu chứng thực có đủ thông tin và chứng cứ cần thiết để xác minh tính hợp pháp của chữ ký. 

Người có nhu cầu chứng thực chữ ký cần nộp 01 bộ hồ sơ trực tiếp tại Ủy ban nhân dân cấp xã, Phòng Tư pháp, Tổ chức hành nghề công chứng, cơ quan đại diện hoặc ngoài trụ sở của cơ quan thực hiện chứng thực nếu người yêu cầu thuộc diện người già yếu, không thể đi lại được, đang bị tạm giữ, tạm giam, thi hành án phạt tù hoặc có lý do chính đáng khác. Hồ sơ yêu cầu chứng thực bao gồm các văn bản sau:

- Bản chính hoặc bản sao của Giấy chứng minh nhân dân, Căn cước công dân hoặc Hộ chiếu, khi được chứng thực vẫn còn giá trị sử dụng.

- Khi yêu cầu chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản bằng tiếng nước ngoài, nếu người thực hiện chứng thực không hiểu rõ nội dung của giấy tờ, văn bản đó, người thực hiện chứng thực có quyền yêu cầu người yêu cầu chứng thực cung cấp bản dịch tiếng Việt của nội dung đó (bản dịch không cần công chứng hoặc chứng thực chữ ký của người dịch). Người yêu cầu chứng thực phải chịu trách nhiệm về nội dung của bản dịch được cung cấp.

Trong trường hợp người yêu cầu chứng thực không thông thạo tiếng Việt, người yêu cầu phải có người phiên dịch. Người phiên dịch phải có đủ năng lực hành vi dân sự theo quy định của pháp luật, thông thạo tiếng Việt và ngôn ngữ mà người yêu cầu chứng thực sử dụng. Người phiên dịch có thể do người yêu cầu chứng thực mời hoặc do cơ quan thực hiện chứng thực chỉ định. Thù lao phiên dịch phải được trả bởi người yêu cầu chứng thực.

Người thực hiện chứng thực (hoặc người tiếp nhận hồ sơ trong trường hợp tiếp nhận tại bộ phận một cửa, một cửa liên thông) sẽ kiểm tra giấy tờ yêu cầu chứng thực. Nếu thấy đủ giấy tờ theo quy định và người yêu cầu chứng thực đáp ứng đầy đủ yêu cầu, nhận thức và làm chủ được hành vi của mình, và việc chứng thực không thuộc các trường hợp không được chứng thực chữ ký, người thực hiện chứng thực yêu cầu người yêu cầu chứng thực ký hoặc điểm chỉ trước mặt và tiến hành chứng thực như sau:

- Ghi đầy đủ lời chứng thực chữ ký theo mẫu quy định dưới chữ ký được chứng thực hoặc trang liền sau trang giấy tờ, văn bản có chữ ký được chứng thực. Trong trường hợp hồ sơ được tiếp nhận tại bộ phận một cửa, một cửa liên thông, người tiếp nhận hồ sơ ký vào dưới lời chứng theo mẫu quy định và chuyển hồ sơ cho người thực hiện chứng thực.

- Sau khi người thực hiện chứng thực đã kỹ và ghi rõ thông tin cá nhân, họ tên và đóng dấu của cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực, họ cũng cần ghi thông tin vào sổ chứng thực. Điều này giúp bảo đảm việc theo dõi và quản lý thông tin về việc chứng thực chữ ký.

Khi chứng thực giấy tờ, văn bản có từ 02 tờ trở lên, người thực hiện chứng thực phải đóng dấu giáp lai giữa giấy tờ, văn bản chứng thực chữ ký và trang ghi lời chứng. Điều này đảm bảo tính toàn vẹn và liên kết giữa các tài liệu trong quá trình chứng thực chữ ký. Việc đóng dấu giáp lai trên giấy tờ, văn bản chứng thực chữ ký không chỉ mang tính chất bảo mật mà còn tạo độ tin cậy cho tài liệu chứng thực.

Khi cơ quan, tổ chức tiếp nhận yêu cầu trong ngày thì sẽ được giải quyết trong ngày luôn. Còn nếu tiếp nhận yêu cầu sau 15 giờ thì cơ quan nhận yêu cầu chứng thực chữ ký sẽ giải quyết vào ngày làm việc tiếp theo. Nếu trường hợp trả kết quả trong ngày làm việc tiếp theo thì người tiếp nhận hồ sơ phải cung cấp phiếu hẹn ghi rõ thời gian (bao gồm ngày, giờ) trả kết quả cho người yêu cầu chứng thực chữ ký.

Chi phí để thực hiện thủ tục chứng thực chữ ký được quy định như sau:

- Tại Ủy ban nhân dân cấp xã, Phòng Tư pháp, Tổ chức hành nghề công chứng: 10 nghìn đồng/ trường hợp (trường hợp được tính là một hoặc nhiều chữ ký trong một giấy tờ, văn bản). 

- Tại cơ quan đại diện: 10 USD/ bản.

Quy định này giúp ngăn chặn việc thay đổi trái phép, làm giả hoặc mất mát thông tin trong quá trình xử lý giấy tờ và văn bản chứng thực chữ ký. Việc áp dụng đóng dấu giáp lai cho giấy tờ, văn bản chứng thực chữ ký là một biện pháp quan trọng để bảo vệ tính hợp pháp và đáng tin cậy của các tài liệu này trong quá trình xử lý và lưu trữ.

3. Những trường hợp không được yêu cầu chứng thực chữ ký

Theo quy định tại Điều 25 Nghị định 23/2015/NĐ-CP thì đối với những trường hợp sau đây, việc chứng thực chữ ký không được thực hiện:

- Tại thời điểm chứng thực, người yêu cầu chứng thực chữ ký không nhận thức và không làm chủ được hành vi của mình.

- Người yêu cầu chứng thực chữ ký xuất trình Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu không còn giá trị sử dụng hoặc làm giả.

- Giấy tờ, văn bản mà người yêu cầu chứng thực ký vào có nội dung vi phạm pháp luật, đạo đức xã hội, bao gồm tuyên truyền, kích động chiến tranh, chống chế độ xã hội chủ nghĩa Việt Nam, xuyên tạc lịch sử của dân tộc Việt Nam, xúc phạm danh dự, nhân phẩm, uy tín của cá nhân, tổ chức hoặc vi phạm quyền công dân.

- Giấy tờ, văn bản có nội dung là hợp đồng, giao dịch, trừ trường hợp là Giấy ủy quyền đối với trường hợp ủy quyền không có thù lao, không có nghĩa vụ bồi thường của bên được ủy quyền và không liên quan đến việc chuyển quyền sở hữu tài sản, quyền sử dụng bất động sản hoặc trường hợp pháp luật có quy định khác. Ví dụ như:

+ Ủy quyền việc nộp hộ, nhận hộ hò sơ, giấy tờ, trừ trường hợp pháp luật quy định không được ủy quyền;

+ Ủy quyền nhận hộ lương hưu, bưu phẩm, trợ cấp, phụ cấp;

+ Ủy quyền nhờ trông nom nhà cửa;

+ Ủy quyền của thành viên hộ gia đình để vay vốn tại Ngân hành chính sách xã hội hoặc trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

Trên đây là những trường hợp không được phép chứng thực chữ ký theo quy định của Nghị định 23/2015/NĐ-CP.

Nếu quý khách có nhu cầu tìm hiểu thêm về các vấn đề pháp lý liên quan đến mua bán tài sản trên đất thuê hàng năm hoặc cần sự hỗ trợ về các vấn đề pháp lý khác, chúng tôi đề xuất quý khách tham khảo bài viết của Luật Minh Khuê. Các bài viết của Luật Minh Khuê cung cấp thông tin chi tiết và sự hiểu biết sâu sắc về lĩnh vực pháp lý.

Để nhận được sự hỗ trợ và giải đáp thắc mắc, quý khách có thể liên hệ với bộ phận luật sư tư vấn pháp luật trực tuyến của Luật Minh Khuê. Quý khách có thể gọi ngay tổng đài điện thoại 24/7 theo số: 1900.6162 hoặc gửi email trực tiếp tới địa chỉ lienhe@luatminhkhue.vn. Đội ngũ luật sư chuyên nghiệp của chúng tôi sẽ sẵn lòng hỗ trợ quý khách và giải đáp mọi thắc mắc một cách nhanh chóng và chính xác. Chúng tôi trân trọng sự quan tâm và theo dõi của quý khách hàng đối với bài viết của Luật Minh Khuê.