Thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính mới nhất

1. Quy định của pháp luật về chứng thực

Chứng thực được hiểu là việc các cơ quan, tổ chức có thẩm quyền thực hiện việc xác nhận, chứng nhận một sự viêc, giấy tờ, hoặc là văn bản, chữ ký cá nhân hoặc thông tin cá nhân của một người, một tổ chức. Một vấn đề quan trọng đó là việc chứng thực không đề cập đến nội dung của hợp đồng, và mục đích chính là chú trọng vào hình thức có thật.

- Hiện nay, khoản 1,2,3,4 Điều 2 Nghị định 23/2015/NĐ - CP quy định các loại chứng thực sau:

+ Chứng thực đối với "cấp bản sao từ bản gốc". Đây là việc cơ quan, tổ chức, đang quản lý sổ gốc, căn cứ vào sổ gốc để cấp bản sao. Bản sao từ sổ gốc có nội dung đầy đủ, chính xác như nội dung ghi trong sổ gốc.

+ Chứng thực bản sao từ bản chính. Đây là việc cơ quan tổ chức có thẩm quyền theo quy định căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính.

+ Chứng thực chữ ký. Chứng thực chữ ký là việc mà cơ quan, tổ chức có thẩm quyền theo quy định chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản là chữ ký của người yêu cầu chứng thực.

+ Chứng thực hợp đồng, giao dịch là việc cơ quan có thẩm quyền theo quy định của pháp luật chứng thực về thời gian, địa điểm giao kết hợp đồng, giao dịch.

- Về cơ quan có thẩm quyền thực hiện các cơ quan được phép thực hiện hoạt động chứng thực bao gồm: Phòng tư pháp cấp huyện, Uỷ ban nhân dân cấp xã, Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan đại diện lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài, Công chứng viên.

- Về giá trị pháp lý: Đối với chứng thực, bản sao được cấp từ sổ chính có giá trị sử dụng thay bản chính, trừ trường hợp có quy định khác. Với chữ ký được chứng thực có giá trị chứng minh người yêu cầu chứng thực đã ký chữ ký đó; hợp đồng, giao dịch chứng thực có giá trị chứng cứ chứng minh về thời gian, địa điểm các bên đã ký hợp đồng, giao dịch.

- Về thời hạn yêu cầu chứng thưc, tại Điều 7 Nghị định 23/2015/NĐ -CP có yêu cầu việc thực hiện chứng thực phải được thực hiện đảm bảo ngay trong ngày cơ quan, tổ chức tiếp nhận yêu cầu hoặc trong ngày làm việc tiếp theo trong trường hợp tiếp nhận yêu cầu sau 15 giờ

- Về quyền và nghĩa vụ của người thực hiện chứng thực Điều 9 Nghị định 23/2015/NĐ - CP gồm một số nội dung sau:

+ Phải bảo đảm được tính trung thực, khách quan khi thực hiện chứng thực;

+ Chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc chứng thực của mình

+ Không được phép tiến hành chứng thực hợp đồng, giao dịch, chứng thực chữ ký có liên quan đến tài sản, lợi ích của bản thân mình hoặc của những người thân thiết là vợ hoặc chồng, hoặc cha mẹ đẻ; cham mẹ nuôi; cha mẹ nuôi của vợ hoặc chồng; con đẻ, con nuôi, con dâu, con rể, ông ,bà, anh chị em ruột của vợ hoặc chồng, cháu là con của con đẻ, con nuôi.

+ Từ chối chứng thực trong các trường hợp mà pháp luật quy định

+ Người chứng thực được phép yêu cầu cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan cung cấp thông tin cần thiết để xác minh tính hợp pháp của giấy tờ, văn bản yêu cầu chứng thực.

+ Được phép lập biên bản tạm giữ, chuyển cơ quan nhà nước có thẩm quyền xử lý theo quy định của pháp đối với giấy tờ, văn bản yêu cầu công chứng trong các trường hợp văn bản được cấp sai thẩm quyền, giả mạo,....

2. Thủ tục Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm của Việt Nam cấp hoặc chứng nhận.

- Cơ quan thực hiện: Uỷ ban nhân dân cấp xã

- Các bước thực hiện dựa trên quy định tại Thông tư số 20/2015/TT-BTP của Bộ trưởng bộ tư pháp quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP  :

+ Bước 1: Người có yêu cầu chứng thực tiến hành hoạt động xuất trình hồ sơ trực tiếp tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của Uỷ ban nhân dân phường, xã, thị trấn.

+ Bước 2: Công chức có thẩm quyền tiếp nhận hồ sơ, sau đó tiến hành kiểm tra thông tin thành phần, số lượng hồ sơ. Trong trường hợp hồ sơ đầy đủ giấy tờ theo quy định thì chuyển cho người có thẩm quyền chứng thực. Trường hợp hồ sơ chưa đủ giấy tờ thì hướng dẫn người dân nộp hồ sơ đến cơ quan có thẩm quyền chứng thực, nếu hồ sơ không đúng cơ quan có thẩm quyền. Trong trường hợp, người yêu cầu chứng thực chỉ xuất trình bản chính thì Uỷ ban nhân dân cấp xã tiến hành chụp từ bản chính để thực hiện chứng thực, trừ trường hợp khoogn có phương tiện để chụp.

Thời hạn giải quyết việc chứng thực là 15 giờ, nếu sau 15 giờ cơ quan tiếp nhân hồ sơ không thể trả kết quả trong ngày hoặc có thoả thuận về thời gian trả kết quả với người yêu cầu chứng thực thì người tiếp nhận hồ sơ phải có phiếu ghi hẹn rõ thời gian (giờ, ngày) trả kết quả cho người yêu cầu chứng thực.

+ Bước 3: Người thực hiện chứng thực tiến hành kiểm tra bản chính, đối chiếu với bản sao. Nếu nội dung bản sao đúng với bản chính và giấy tờ, văn bản không thuộc các trường hợp không được dùng để làm cơ sở để chứng thực bản sao thì thực hiện chứng thực theo quy định, cụ thể, phải ghi đầy đủ lời chứng thực bản sao từ bản chính theo mẫu quy định; ký và ghi rõ họ tên, đóng dấu của Uỷ ban nhân dân cấp xã nơi thực hiện chứng thực và ghi vào sổ chứng thực. Nếu bản sao có từ hai trang trở lên thì lời chứng được ghi vào tranh cuối, nếu bản sao có từ 2 tờ trở lên thì phải đóng dấu. Trường hợp từ chối chứng thực, người thực hiện chứng thực phải giải thích lý do bằng văn bản cho người yêu càu chứng thực. 

+ Bước 4: Người yêu cầu chứng thực nhận kết quả tại nơi nộp hồ sơ

3. Tại sao cần phải chứng thực?

Trong một số trường hợp các giấy tờ mà các cơ quan nhà nước hoặc các tổ chức yêu cầu phải chứng thực để đảm bảo về mặt pháp lý thì việc chứng thực bắt buộc phải thực hiện. Các giấy tờ được chứng thực sẽ có nhiều ý nghĩa về mặt pháp lý, và có thể sử dụng thay thế bản chính để tránh thất lạc bản chính, hoặc nhiều trường hợp bạn có thể cần bản chính cho nhiều hoạt động, nhiều hồ sơ khác nhau, lúc đó việc sử dụng bảo sao được chứng thực có ý nghĩa như sử dụng bản chính. 

Ngoài ra, rất nhiều trường hợp chữ ký bị giả mạo do đó, để xác định tính tự nguyện của các bên trong giao hợp, hoặc trong hợp đồng, việc chứng thực có ý nghĩa rất to lớn trong việc xác định tính hợp pháp của giao dịch, của hợp đồng, xác định trách nhiệm của người ký về nội dung giấy tờ, văn bản.

Đối với những hợp đồng, giao dịch đã được chứng thực, đây được coi là một nguồn chứng để chứng minh về thời gian và địa điểm các bên đã ký kết hợp đồng, sự tự nguyện của các bên.

Có thể nói chứng thực mang lại tính đảm bảo về mặt pháp lý trong một số trường hợp và có ý nghĩa vô cùng quan trọng trong việc xác minh tính đúng đắn về thời gian và địa điểm thực hiện nghĩa vụ trong một số trường hợp. Pháp luật hiện nay đã quy định và hướng dẫn khá cụ thể việc thực hiện hoạt động chứng thực. Do hoạt động chứng thực thường được diễn ra tại Uỷ ban nhân dân các cấp, để tránh tình trạng quan liêu, làm mất thời gian của người dân, pháp luật đã quy định cụ thể trách nhiệm của người thực hiện hoạt động chứng thực nhằm tạo thuận lợi cho mọi hoạt động của người dân. Không những thế còn đảm bảo sự công bằng, hạn chế tình trạng cửa quyền của một số cá nhân, tổ chức có thẩm quyền.

Trên đây là một số vấn đề xoay quang việc chứng thực. Có thể nói, chứng thực là một hoạt động được diễn ra thường xuyên và rất hay bị nhầm lần với công chứng. Để có thể hiểu rõ hơn về chứng thực, tham khảo bài viết: Phân biệt công chứng và chứng thực 

Để được giải đáp chi tiết về các vấn đề pháp lý có liên hệ 19006162 hoặc địa chỉ email lienhe@luatminhkhue.vn.

Trân trọng