Thủ tục chứng thực chữ ký được quy định như thế nào?

1. Chứng thực chữ ký là gì theo quy định?

"Chứng thực chữ ký" là quá trình mà cơ quan, tổ chức có thẩm quyền theo quy định tại Nghị định này xác nhận rằng chữ ký trên giấy tờ, văn bản là do người yêu cầu chứng thực thực hiện (Điều 2 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP).

Chữ ký được chứng thực theo quy định tại Nghị định này có giá trị làm chứng minh rằng người yêu cầu chứng thực đã ký chữ ký đó và là căn cứ để xác định trách nhiệm của người ký đối với nội dung của giấy tờ, văn bản (Điều 3 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP).

Do đó, ta có thể đơn giản hiểu rằng việc chứng thực chữ ký là quá trình mà một cơ quan nhà nước có thẩm quyền thực hiện để kiểm tra và so sánh chữ ký trên các tài liệu và giấy tờ liên quan.

2. Thủ tục chứng thực chữ ký theo quy định

Theo quy định tại Nghị định 23/2015/NĐ-CP về việc cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, các bước thực hiện thủ tục chứng thực chữ ký được mô tả như sau:

Bước 1: Người yêu cầu chứng thực chữ ký của mình cần cung cấp các giấy tờ sau:

- Bản chính hoặc bản sao được chứng thực của Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu vẫn còn giá trị sử dụng.

- Giấy tờ hoặc văn bản mà người đó sẽ ký.

Bước 2: Các nhân viên thực hiện chứng thực sẽ kiểm tra các giấy tờ được yêu cầu chứng thực. Nếu tất cả các giấy tờ đều đủ theo quy định và người yêu cầu chứng thực có sự minh mẫn, nhận thức và làm chủ được hành vi của mình tại thời điểm chứng thực, và không thuộc vào các trường hợp sau đây:

- Người yêu cầu chứng thực chữ ký không có sự nhận thức hoặc làm chủ được hành vi của mình tại thời điểm chứng thực.

- Người yêu cầu chứng thực chữ ký sử dụng Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu không còn giá trị hoặc làm giả.

- Giấy tờ hoặc văn bản mà người yêu cầu chứng thực ký vào chứa các nội dung vi phạm pháp luật, đạo đức xã hội, hoặc xúc phạm đến danh dự, nhân phẩm, uy tín của cá nhân hoặc tổ chức, hoặc vi phạm quyền công dân.

- Giấy tờ hoặc văn bản là hợp đồng hoặc giao dịch, ngoại trừ các trường hợp được quy định đặc biệt như Chứng thực chữ ký trong trường hợp ủy quyền không có thù lao, không có nghĩa vụ bồi thường từ bên được ủy quyền, và không liên quan đến việc chuyển quyền sở hữu tài sản hoặc quyền sử dụng bất động sản.

Nếu không có bất kỳ trường hợp nào từ danh sách trên, người yêu cầu chứng thực sẽ ký trước mặt và tiến hành chứng thực.

Bước 3: Thực hiện quá trình chứng thực bằng cách:

- Ghi đầy đủ lời chứng thực chữ ký theo mẫu quy định.

- Ký và ghi rõ họ tên, đóng dấu của cơ quan hoặc tổ chức thực hiện chứng thực và ghi vào sổ chứng thực.

Đối với các giấy tờ hoặc văn bản có từ hai trang trở lên, lời chứng thực sẽ được ghi vào trang cuối cùng. Nếu có từ hai tờ trở lên, cần phải đóng dấu giáp lai.

Lưu ý:

- Trong trường hợp chứng thực chữ ký tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông, công chức tiếp nhận hồ sơ sẽ kiểm tra các giấy tờ. Nếu thấy người yêu cầu chứng thực đáp ứng đủ điều kiện quy định tại Khoản 2 của Điều này, họ sẽ yêu cầu người đó ký vào giấy tờ cần chứng thực và sau đó chuyển cho người có thẩm quyền ký chứng thực.

- Thủ tục chứng thực chữ ký cũng áp dụng cho các trường hợp sau đây:

+ Chứng thực chữ ký của nhiều người trong cùng một giấy tờ, văn bản.

+ Chứng thực chữ ký của người khai lý lịch cá nhân.

+ Chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập theo quy định của pháp luật.

+ Chứng thực chữ ký trong Giấy ủy quyền đối với trường hợp ủy quyền không có thù lao, không có nghĩa vụ bồi thường từ bên được ủy quyền, và không liên quan đến việc chuyển quyền sở hữu tài sản, quyền sử dụng bất động sản.

Do đó, khi muốn chứng thực chữ ký cho bất kỳ loại giấy tờ nào đòi hỏi chủ thể có yêu cầu, phải đáp ứng các yêu cầu cụ thể theo quy định của pháp luật để thực hiện thủ tục một cách đúng trình tự và thuận lợi nhất.

Trong trường hợp chứng thực chữ ký trên giấy tờ, văn bản bằng tiếng nước ngoài, nếu người tiếp nhận hồ sơ hoặc người thực hiện chứng thực không hiểu rõ nội dung của giấy tờ, văn bản đó, họ sẽ yêu cầu người yêu cầu chứng thực cung cấp bản dịch ra tiếng Việt kèm theo. Bản dịch này không cần phải được công chứng hoặc chứng thực, tuy nhiên, người yêu cầu chứng thực sẽ chịu trách nhiệm về tính chính xác của bản dịch.

3. Thời gian giải quyết yêu cầu chứng thực chữ ký theo quy định

Theo quy định tại Điều 7 của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16/2/2015 của Chính phủ về việc cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch, thời hạn thực hiện yêu cầu chứng thực phải được đảm bảo ngay trong ngày cơ quan hoặc tổ chức tiếp nhận yêu cầu, hoặc trong ngày làm việc tiếp theo nếu yêu cầu được tiếp nhận sau 15 giờ. Điều này không áp dụng trong các trường hợp được quy định cụ thể tại Điều 21, Điều 33 và Điều 37 của Nghị định này.

Như vậy, trong trường hợp việc chứng thực được tiếp nhận sau 15 giờ và không thể xử lý và hoàn thành trong ngày hoặc cần thêm thời gian để xử lý theo quy định tại các Điều 21, 33 và 37 của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16/2/2015 của Chính phủ về việc cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch, người tiếp nhận hồ sơ phải cung cấp một phiếu hẹn. Phiếu hẹn này cần ghi rõ ngày tháng năm, giờ hẹn cụ thể và rõ ràng để thông báo về việc trả kết quả cho người yêu cầu chứng thực.

4. Giá trị pháp lý của giấy tờ, văn bản chứng thực chữ ký không đúng quy định

Nếu các giấy tờ, văn bản được chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký không tuân theo các quy định tại Nghị định số 23/2015/NĐ-CP của Chính phủ ngày 16 tháng 2 năm 2015 và Thông tư số 01/2020, chúng sẽ không có giá trị pháp lý.

Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện chịu trách nhiệm ban hành quyết định hủy bỏ giá trị pháp lý của các giấy tờ, văn bản chứng thực được quy định tại khoản 1 của Điều này đối với những giấy tờ, văn bản được chứng thực bởi Phòng Tư pháp. Tương tự, chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã có trách nhiệm ban hành quyết định hủy bỏ giá trị pháp lý của các giấy tờ, văn bản chứng thực được quy định tại khoản 1 của Điều này đối với những giấy tờ, văn bản được chứng thực bởi cơ quan của mình.

5. Việc ủy quyền chứng thực chữ ký, văn bản giấy tờ theo yêu cầu

Điều 24, khoản 4 của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP, ban hành ngày 16 tháng 2 năm 2015, đã quy định chi tiết về việc ủy quyền chứng thực chữ ký trên văn bản giấy tờ như sau: Chứng thực chữ ký trong Giấy ủy quyền đối với trường hợp ủy quyền không có thù lao, không có nghĩa vụ bồi thường của bên được ủy quyền và không liên quan đến việc chuyển quyền sở hữu tài sản, quyền sử dụng bất động sản.

Do đó, từ quy định này, ta có thể hiểu rằng việc ủy quyền, trong trường hợp không có thù lao, không có nghĩa vụ bồi thường từ bên được ủy quyền và không liên quan đến việc chuyển quyền sở hữu tài sản, quyền sử dụng bất động sản, sẽ được thực hiện thông qua hình thức chứng thực chữ ký trên giấy ủy quyền.

Bài viết liên quan: Chứng thực chữ ký là gì? Ai có thẩm quyền chứng thực chữ ký 2023 

Trên đây là toàn bộ nội dung bài viết của Luật Minh Khuê về vấn đề: Thủ tục chứng thực chữ ký được quy định như thế nào? Luật Minh Khuê xin tiếp nhận yêu cầu tư vấn của quý khách hàng qua số hotline: 1900.6162 hoặc email: lienhe@luatminhkhue.vn. Xin trân trọng cảm ơn quý bạn đọc đã quan tâm theo dõi!