Cần làm gì sau khi thay đổi trụ sở công ty?

1. Hiểu như thế nào về thay đổi trụ sở công ty?

- Trụ sở chính của công ty được định nghĩa tại Điều 42 Luật doanh nghiệp 2020 cụ thể: Trụ sở chính của doanh nghiệp đặt trên lãnh thổ Việt Nam, là địa chỉ liên lạc của doanh nghiệp và được xác định theo địa giới đơn vị hành chính; có số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có). Việc thay đổi trụ sở công ty được hiểu là công ty có sự thay đổi địa chỉ liên lạc của doanh nghiệp do một số nguyên nhân nhất định. Việc thay đổi trụ sở công ty cần đáp ứng được đầy đủ các điều kiện theo quy định của pháp luật và phải được tiến hành theo trình tự, thủ tục nhất định.

- Về thủ tục thay đổi trụ sở công ty, theo quy định hiện nay, việc thay đổi trụ sở công ty được thực hiện theo trình tự, thủ tục tại Điều 47 Nghị định 01/2021/NĐ-CP ngày 04 tháng 01 năm 2021 Nghị định về đăng ký doanh nghiệp, cụ thể như sau:

Bước 1: Theo quy định của pháp luật, trước khi đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở chính sang quận, huyện, tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương khác nơi đặt trụ sở chính dẫn đến thay đổi cơ quan thuế quản lý, doanh nghiệp phải thực hiện các thủ tục với Cơ quan thuế liên quan đến việc chuyển địa điểm theo quy định của pháp luật về thuế

Bước 2: Trường hợp chuyển địa chỉ trụ sở chính, doanh nghiệp gửi hồ sơ đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi đặt trụ sở mới. Hồ sơ bao gồm các giấy tờ sau đây: Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp do người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp ký; Nghị quyết, quyết định của chủ sở hữu công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên; nghị quyết, quyết định và bản sao biên bản họp của Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, công ty hợp danh, của Đại hội đồng cổ đông đối với công ty cổ phần về việc chuyển địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp

Bước 3: Sau khi tiếp nhận hồ sơ đăng ký doanh nghiệp, theo quy định của pháp luật,  Phòng Đăng ký kinh doanh trao Giấy biên nhận, kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ và cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp cho doanh nghiệp theo quy định

- Theo quy định tại khoản 4 Điều 47 Nghị định 01/2021/NĐ-CP ngày 04 tháng 01 năm 2021 Nghị định về đăng ký doanh nghiệp việc thay đổi trụ sở doanh nghiệp không làm thay đổi quyền và nghĩa vụ của doanh nghiệp.

2. Xử phạt vi phạm hành chính hành vi thay đổi trụ sở công ty không đúng quy định pháp luật

Hiện nay, theo quy định của pháp luật, nội dung bắt buộc trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp có thông tin về trụ sở công ty, vì vậy theo quy định tại khoản 2 Điều 39 của Luật doanh nghiệp 2020, công ty phải làm thủ tục đăng ký thay đổi nội dung giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp trong vòng 10 ngày kể từ ngày có thay đổi.

Theo quy định tại Điều 44 Nghị định 122/2021/NĐ-CP ngày 28 tháng 12 năm 2021 Nghị định Quy định về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực kế hoạch và đầu tư, việc vi phạm về thời hạn đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính với mức xử phạt cụ thể như sau:

- Tại khoản 1 Điều 44 Nghị định 122/2021/NĐ-CP có quy định hình thức xủ phạt cảnh cáo đối với hành vi vi phạm thời hạn đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, đăng ký thay đổi nội dung đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh quá thời hạn quy định từ 01 ngày đến 10 ngày. 

- Đối với hành vi vi phạm thời hạn đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, đăng ký thay đổi nội dung đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh quá thời hạn quy định từ 11 ngày đến 30 ngày thì mức xử phạt theo quy định là từ Phạt tiền từ 3.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng

- Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với hành vi vi phạm thời hạn đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, đăng ký thay đổi nội dung đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh quá thời hạn quy định từ 31 ngày đến 90 ngày

- Pháp luật có quy đình về việc phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng đối với hành vi vi phạm thời hạn đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, đăng ký thay đổi nội dung đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh quá thời hạn quy định từ 91 ngày trở lên. 

- Phạt tiền từ 20.000.000 đồng đến 30.000.000 đồng đối với hành vi không đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, đăng ký thay đổi nội dung đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh.

Bên cạnh việc áp dụng hình thức phạt tiện, pháp luật còn quy định về các biện pháp khắc phục hậu quả: bao gồm

- Buộc đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, đăng ký thay đổi nội dung đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh đối với hành vi vi phạm quy định tại khoản 1, khoản 2, khoản 3 và khoản 4 Điều 44 Nghị định 122/2021/NĐ-CP  trong trường hợp chưa đăng ký thay đổi theo quy định

- Bên cạnh đó, pháp luật quy định có thể áp dụng biện pháp buộc đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, đăng ký thay đổi nội dung đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh đối với hành vi vi phạm quy định tại khoản 5 Điều này.

3. Cần làm gì sau khi thay đổi trụ sở công ty?

Sau khi thay đổi trụ sở của công ty, công ty cần lưu ý một số vấn đề sau:

- Khi thay đổi trụ sở của công ty, công ty cần tiến hành thủ tục thay đổi thông tin trên chữ ký số: hiện nay pháp luật coi chữ ký số của doanh nghiệp như con dấu sử dụng trong giao dịch điện tử, cho nên ngay sau khi hồ sơ hợp lệ công ty phải cập nhật thông tin địa chỉ trên chữ ký số;

- Bên cạnh đó, sau khi thay đổi trụ sở công ty, công ty cấn tiến hành thực hiện thủ tục thay đổi địa chỉ trên hóa đơn điện tử;

- Khi thay đổi trụ sở công ty, các công ty cần chú ý tới việc thay đổi con dấu: phục vụ hoạt động giao dịch, kí kết hợp đồng…;

- Trong trường hợp công ty thay đổi trụ sở sang một địa phương khác mà có sự thay đổi về cơ quan bảo hiểm xã hội, thì sau khi thực hiện thủ tục thay đổi trụ sở công ty, công ty cần thực hiện thay đổi cơ quan quản lý bảo hiểm xã hội theo quy định của pháp luật.

- Ngoài ra, các công ty cần lưu ý về vấn đề địa điểm nộp thuế khi thay đổi trụ sở công ty, cụ thể theo quy định tại khoản 2 Điều 10 Thông tư 105/2020/TT-BTC thay  đổi thông tin đăng ký thuế làm thay đổi cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Người nộp thuế đăng ký thuế cùng với đăng ký doanh nghiệp, đăng ký hợp tác xã, đăng ký kinh doanh khi có thay đổi địa chỉ trụ sở sang tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương khác hoặc thay đổi địa chỉ trụ sở sang địa bàn cấp huyện khác nhưng cùng địa bàn tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương làm thay đổi cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Người nộp thuế nộp hồ sơ thay đổi cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp (cơ quan thuế nơi chuyển đi) để thực hiện các thủ tục về thuế trước khi đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở đến cơ quan đăng ký kinh doanh, cơ quan đăng ký hợp tác xã. 

Như vậy, có thể nói sau khi thực hiện thủ tục thay đổi trụ sở công ty, các công ty cần chú ý tới vấn đề về việc thay đổi thông tin chữ ký số; thay đổi địa chỉ trên hóa đơn điện tử; thực hiện thay đổi con dấu; thay đổi cơ quan bảo hiểm xã hội; và thực hiện thủ tục về nội dung pháp lý về thuế theo quy định của pháp luật.

Trên đây là một số vấn đề pháp lý có liên quan đến các vấn đề sau khi thay đổi trụ sở công ty. Để có thể hiểu rõ hơn, tham khảo bài viết: Thủ tục thay đổi địa chỉ công ty theo quy định luật mới năm 2023.

Mọi thắc mắc liên hệ 19006162 hoặc email lienhe@luatminhkhue.vn để được giải đáp chi tiết.

Trân trọng!