Căn cứ pháp lý

Luật doanh nghiệp 2014 

Nghị định 78/2015/NĐ-CP đăng ký doanh nghiệp

Nội dung trả lời:

Thưa luật sư! Tôi cần tư vấn một vấn đề sau: Công ty chúng tôi có địa chỉ trụ sở chính trên đăng ký kinh doanh tại một nơi nhưng văn phòng làm việc tại một nơi. Như vậy công ty chúng tôi có cần phải đăng ký với cơ quan thuế về văn phòng làm việc hay không? và các chi phí liên quan đến văn phòng như tiền thuê nhà làm văn phòng có được tính vào chi phí hợp lý hay không? Nếu được thì cần những thủ tục gì?

Luật doanh nghiệp 2014 quy định về trụ sở chính của doanh nghiệp như sau

Điều 43. Trụ sở chính của doanh nghiệp

"Trụ sở chính của doanh nghiệp là địa điểm liên lạc của doanh nghiệp trên lãnh thổ Việt Nam, có địa chỉ được xác định gồm số nhà, ngách, hẻm, ngõ phố, phố, đường hoặc thôn, xóm, ấp, xã, phường, thị trấn, huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương; số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có)"

Như vậy nếu doanh nghiệp bạn không hoạt động tại địa điểm ghi trên đăng ký kinh doanh thì bạn phải tiến hành các thủ tục đăng ký, thông báo với cơ quan thuế theo quy định tại Điều 40 Nghị định số 78/2015/NĐ-CP quy định về việc thay đổi trụ sở chính của của doanh nghiệp như sau

Điều 40. Đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp

"1. Trước khi đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở chính, doanh nghiệp phải thực hiện các thủ tục với cơ quan thuế liên quan đến việc chuyển địa điểm theo quy định của pháp luật về thuế.

>> Xem thêm:  Doanh nghiệp có vốn điều lệ 30 tỷ, chi nhánh có được tự in hóa đơn ?

2. Trường hợp chuyển địa chỉ trụ sở chính đến nơi khác trong phạm vi tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương nơi doanh nghiệp đã đăng ký, doanh nghiệp gửi Thông báo đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đã đăng ký.Nội dung Thông báo gồm:

a) Tên, mã số doanh nghiệp, mã số thuế hoặc số Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (trường hợp doanh nghiệp chưa có mã số doanh nghiệp, mã số thuế);

b) Địa chỉ trụ sở chính dự định chuyển đến;

c) Họ, tên, chữ ký của người đại diệntheo pháp luật của doanh nghiệp.

Kèm theo Thông báo phải có Quyết địnhvà bản sao hợp lệ biên bản họp của Hội đồng thành viên đối với công ty tráchnhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, của Đại hội đồng cổ đông đối với công ty cổ phần và của các thành viên hợp danh đối với côngty hợp danh; quyết định của chủ sở hữu công ty đối với công ty trách nhiệm hữuhạn một thành viên. Quyết định, biên bản họp phải ghi rõ những nội dung đượcsửa đổi trong Điều lệ công ty.

Khi nhận Giấy đề nghị, Phòng Đăng kýkinh doanh trao Giấy biên nhận, kiểm tra tính hợp lệ củahồ sơ và cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanhnghiệp cho doanh nghiệp.

3. Trường hợp chuyển địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp sang tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương khác nơi doanh nghiệp đã đăng ký, doanh nghiệp gửi Thông báo đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi dự định đặt trụ sở mới. Nội dung Thông báo gồm:

a) Tên, mã số doanh nghiệp, mã số thuế hoặc số Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (trường hợp doanh nghiệp chưacó mã số doanh nghiệp, mã số thuế);

b) Địa chỉ trụ sở chính dự địnhchuyển đến;

c) Họ, tên, số Chứng minh nhân dânhoặc Hộ chiếu hoặc chứng thực cá nhân hợp pháp khác quy định tại Điều 10 Nghịđịnh này, địa chỉ thường trú và chữ ký của người đại diện theo pháp luật củadoanh nghiệp.

Kèm theo Thông báo phải có:

- Bản sao hợp lệ Điều lệ đã sửa đổi của công ty;

- Danh sách thành viên đối với côngty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên; danh sáchngười đại diện theo ủy quyền đối với côngty trách nhiệm hữu hạn một thành viên; danh sách cổ đông sáng lập, cổ đông lànhà đầu tư nước ngoài, người đại diện theo ủy quyền của cổ đông là tổ chức nướcngoài đối với công ty cổ phần; danh sách thành viên hợpdanh đối với công ty hợp danh;

- Quyết định và bản sao hợp lệ biênbản họp của Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thànhviên trở lên, của Đại hội đồng cổ đông đối với công ty cổ phần, của các thànhviên hợp danh đối với công ty hợp danh; Quyết định của chủsở hữu công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên.

Khi nhận Thông báo, Phòng Đăng kýkinh doanh nơi doanh nghiệp dự định đặt trụ sở mới trao Giấy biên nhận, kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ, cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp cho doanh nghiệp và gửi thông tin đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi trước đây doanh nghiệpđã đăng ký.

4. Việc thay đổi địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp không làm thay đổi quyền và nghĩa vụ của doanh nghiệp" 

Nếu công ty bạn vẫn có hoạt động đó thì bạn cần tiến hành thủ tục thành lập địa điểm kinh doanh, văn phòng đại diện, cụ thể:khi bạn muốn thành lập văn phòng đại diện thì doanh nghiệp của bạn cần phải gửi thông báo lập văn phòng đại diện tới Phòng Đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi đặt văn phòng đại diện. Nội dung thông báo gồm:

a) Mã số doanh nghiệp;

b) Tên và địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp;

c) Tên văn phòng đại diện dự định thành lập;

d) Địa chỉ trụ sở văn phòng đại diện;

đ) Nội dung, phạm vi hoạt động của văn phòng đại diện;

e) Họ, tên, nơi cư trú, số Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu hoặc chứng thực cá nhân hợp pháp khác của người đứng đầu văn phòng đại diện;

g) Họ, tên, chữ ký của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp.

Kèm theo thông báo này, phải có:

- Quyết định bằng văn bản và bản sao biên bản họp của Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần về việc thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện;

- Bản sao hợp lệ quyết định bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện;

- Bản sao hợp lệ một trong các giấy tờ chứng thực cá nhân quy định tại Điều 24 Nghị định này của người đứng đầu văn phòng đại diện;

trong đó giấy tờ chứng thực quy định tại Điều 24 đó là:

1. Giấy chứng minh nhân dân còn hiệu lực hoặc Hộ chiếu còn hiệu lực đối với công dân Việt Nam.

2. Một trong số các giấy tờ còn hiệu lực đối với người Việt Nam định cư ở nước ngoài sau đây:

a) Hộ chiếu Việt Nam;

b) Hộ chiếu nước ngoài (hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu nước ngoài) và một trong các giấy tờ chứng minh người gốc Việt Nam ở nước ngoài.

3. Giấy đăng ký tạm trú do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp và Hộ chiếu còn hiệu lực đối với người nước ngoài thường trú tại Việt Nam.

4. Hộ chiếu còn hiệu lực đối với người nước ngoài không thường trú tại Việt Nam.

Đối với công ty của bạn do thành lập văn phòng đại diện tại tỉnh, thành phố khác nơi mà công ty đạt trụ sở chính do đó trong thời hạn bảy ngày làm việc, kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện,công ty bạn phải thông báo bằng văn bản tới Phòng Đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi công ty đặt trụ sở chính để bổ sung vào hồ sơ đăng ký doanh nghiệp và được cấp lại Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

Hiện tại công ty tôi đang hoạt động ngành sản xuất gỗ, ván ép, ván lạng. Do không hiểu biết nên khi xin giấy phép kinh doanh, công ty tôi đã lấy địa chỉ trụ sở chính tại công ty ( nhà xưởng sản xuất). Theo quy định của nhà nước thì ngành sản xuất gỗ không được sản xuất tại trụ sở chính. Trường hợp này, công ty chúng tôi phải làm như thế nào. Bởi vì công ty chúng tôi chỉ có một địa điểm để sản xuất , cũng như kinh doanh và giao dịch.

Trường hợp này, bạn cần tiến hành thủ tục chuyển địa chỉ trụ sở chính theo quy định tại điều 40 Nghị định 78/2015/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp nêu trên và phải thông báo thành lập địa điểm kinh doanh cho phòng đăng ký kinh doanh cấp tỉnh trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày có quyết định thành lập địa điểm kinh doanh. Nội dung thông báo gồm:

a) Mã số doanh nghiệp;

b) Tên và địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp hoặc tên và địa chỉ chi nhánh (trường hợp địa điểm kinh doanh trực thuộc chi nhánh);

c) Tên, địa chỉ địa điểm kinh doanh;

d) Lĩnh vực hoạt động của địa điểm kinh doanh;

đ) Họ, tên, nơi cư trú, số Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu hoặc chứng thực cá nhân hợp pháp khác quy định tại Điều 24 Nghị định này của người đứng đầu địa điểm kinh doanh;

e) Họ, tên, chữ ký của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp.

Công ty em chuyển địa điểm làm việc (không chuyển địa chỉ trụ sở chính) thì có cần làm thủ tục đăng ký địa điểm làm việc mới và nhận hồ sơ thuế tại văn phòng làm việc mới không ạ? Và 2 địa điểm làm việc cũ có phải thông báo cắt không ạ?

Khi muốn chuyển địa điểm làm việc thì bạn cần Thông báo về việc thay đổi nội dung đăng ký hoạt động của Chi nhánh/Văn phòng đại diện/Địa điểm kinh doanh.Trường hợp dăng ký thay đổi nội dung đăng ký hoạt động của địa điểm kinh doanh, Kèm theo Thông báo thay đổi, nộp kèm:

Trường hợp địa điểm kinh doanh trực thuộc doanh nghiệp:

Giấy đề nghị bổ sung, cập nhật thông tin đăng ký hoạt động đối với chi nhánh/văn phòng đại diện/địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp hoạt động theo Giấy phép đầu tư, Giấy chứng nhận đầu tư;

Nếu chuyển địa điểm kinh doanh trong cùng địa bàn tỉnh thì nộp tờ khai điều chỉnh đăng ký thuế cho cơ quan thuế trực tiếp quản lý và hồ sơ này sẽ được gủi đến Cục thuế để thực hiện điều chỉnh lại thông tin về địa chỉ mới của người nộp thuế.

Nếu chuyển địa điểm kinh doanh khác tỉnh thì:

- Đối với nơi người nộp thuế chuyển đi, cần nộp Hồ sơ bao gồm: Giấy chứng nhận đăng ký thuế bản gốc, thông báo tình trạng kê khai, nộp thuế của đơn vị chuyển địa điểm kinh doanh.

- Đối với nơi người nộp thuế chuyển đến: 

Người nộp thuế cần nộp hồ sơ đăng ký thuế gồm tờ khai đăng ký thuế, bản sao giấy phép đăng ký kinh doanh cho cơ quan thuế quản lý nơi chuyển đến.

Kính gửi Luật Minh Khuê! Em muốn hỏi, công ty em có địa chỉ trụ sở chính tại tỉnh Bình Dương, vừa qua bên em có đăng ký kho hàng tại Thủ Đức TP.HCM dưới hình thức Chi Nhánh Phụ Thuộc, và được cấp giấy chứng nhận CN tại TPHCM. Bây giờ em không biết mình cần làm những hồ sơ gì với cơ quan thuế Quận Thủ Đức cho hợp lệ, có phải nộp thuế môn bài tại Thủ Đức không, hàngquý có phải kê khai thuế GTGT không, ở kho hàng này không phát sinh việc mua bán chỉ là nơi lưu trữ hàng hóa khi khách hàng giao đến. Rất mong nhận được sự hướng dẫn chi tiết từ Quý công ty.

Với cơ quan thuế Quận Thủ Đức bạn cần nộp thuế môn bài.

Về thuế môn bài: Điều 17 Thông tư 156/2013/TT-BTC quy định:

"1. Người nộp thuế môn bài nộp Tờ khai thuế môn bài cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp

Trường hợp người nộp thuế có đơn vị trực thuộc (chi nhánh, cửa hàng...) kinh doanh ở cùng địa phương cấp tỉnh thì người nộp thuế thực hiện nộp Tờ khai thuế môn bài của các đơn vị trực thuộc đó cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp của người nộp thuế."

Về thuế thu nhập doanh nghiệp:

Điểm c Khoản 1 Điều 12 quy định trách nhiệm nộp hồ sơ khai thuế thu nhập doanh nghiệp Thông tư 156/2013/TT-BTC: 
“c) Trường hợp người nộp thuế có đơn vị trực thuộc nhưng hạch toán phụ thuộc thì đơn vị trực thuộc đó không phải nộp hồ sơ khai thuế thu nhập doanh nghiệp; khi nộp hồ sơ khai thuế thu nhập doanh nghiệp, người nộp thuế có trách nhiệm khai tập trung tại trụ sở chính cả phần phát sinh tại đơn vị trực thuộc”.
 Như vậy, theo như quy định trên, chi nhánh sẽ không phải nộp hồ sơ kê khai thuế thu nhập doanh nghiệp, việc này sẽ khai tập trung tại trụ sở chính.

Theo như quy định tại Điều 11 Thông tư số 156/2013/TT-BTC thì:

"1. Trách nhiệm nộp hồ sơ khai thuế giá trị gia tăng cho cơ quan thuế

a) Người nộp thuế nộp hồ sơ khai thuế giá trị gia tăng cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp.

b) Trường hợp người nộp thuế có đơn vị trực thuộc kinh doanh ở địa phương cấp tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương cùng nơi người nộp thuế có trụ sở chính thì người nộp thuế thực hiện khai thuế giá trị gia tăng chung cho cả đơn vị trực thuộc.

Nếu đơn vị trực thuộc có con dấu, tài khoản tiền gửi ngân hàng, trực tiếp bán hàng hóa, dịch vụ, kê khai đầy đủ thuế giá trị gia tăng đầu vào, đầu ra có nhu cầu kê khai nộp thuế riêng phải đăng ký nộp thuế riêng và sử dụng hóa đơn riêng."

Chi nhánh của công ty bạn có địa chỉ cùng tỉnh, thành phố với công ty chính vì vậy việc kê khai và nộp thuế GTGT sẽ do công ty tiến hành, chi nhánh không phảo nộp thuế GTGT cho cơ quan thuế quận Thủ Đức.

Trên đây là nội dung tư vấn của chúng tôi dành cho quý khách hàng, ý kiến tư vấn dựa trên những quy định của pháp luật và thông tin mà quý khách hàng cung cấp. Mục đích đưa ra sự tư vấn là để cá nhân, tổ chức tham khảo. Nếu có vấn đề thắc mắc bạn có thể liên hệ với chúng tôi quá tổng đài 1900.6162 để được tư vấn pháp luật trực tiếp.

Trân trọng ./.

Bộ phận tư vấn Luật Doanh nghiệp - Công ty Luật Minh Khuê.